Tel.: Fax: Schwellenwert in Höhe von XX0.000 EUR ist damit erreicht bzw. überschritten? Ja (vgl. 2 VgV)

Transkript

1 (Vergabestelle) (Bearbeiter/-in) (Datum) Tel.: Fax: Vergabevermerk (v1.7 v ) Dokumentation gem. 20 VOL/A bzw. 24 EG Betr.: 1. Allgemeine Angaben 1.1. Art der Leistung und Angaben zur Bedarfsermittlung: 1.2. Falls auf eine Ausschreibung nach VOL/A verzichtet werden soll - Mitteilung der Gründe: (Bsp.: Fälle des 100 Abs. 2 GWB, In-House-Geschäft, öffentlich-öffentliche Kooperation, Dienstleistungskonzession) 1.3. Angaben zum Auftragswert und dessen Berechnung (vgl. 3 VgV): (beachte, dass alle Optionen einzuberechnen sind und die Deckelung auf 48 Monate) Schwellenwert in Höhe von XX0.000 EUR ist damit erreicht bzw. überschritten? Ja (vgl. 2 VgV) Nein 1.4. Vergabeart: (Unterschwellenbereich) Öffentliche Ausschr. (Oberschwellenbereich) Offenes Verfahren Beschränkte. Ausschr. Nichtoffenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb Freihändige Vergabe Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb Direktkauf, 3 Abs. 6 VOL/A Wettbewerbl. Dialog 1.5. Gründe für die Wahl der Vergabeart (entfällt bei öffentl. Ausschreibung / Offenem Verfahren): ( 3 Abs. 3-5; 3 EG Abs. 2-4 sowie evtl. Runderlasse) 1.6. Aufteilung in Teil- oder Fachlose möglich? Ja Nein Beschreibung der Lose bzw. Gründe (technischer und/oder wirtschaftlicher Art) für den Verzicht auf eine Losaufteilung: (Nur im Oberschwellenbereich): Davon werden folgende Lose gemäß 2 Nr. 7 VgV als Kleinstlos nach VOL/A 1. Abschnitt ausgeschrieben: -1-

2 1.7. Rahmenvereinbarung? Ja Nein (max. 4 Jahre einschl. aller Verlängerungsoptionen) Kurze Erläuterung, insb. Angaben zum Mengengerüst (vgl. 4 VOL/A / 4 EG): Ggf. Gründe, weshalb die Rahmenvereinbarung länger als 4 Jahre abgeschlossen werden soll: 1.8. Optionen: 1.9. Sind Nebenangebote zugelassen? Ja Nein Wenn Ja, Angabe der Mindestkriterien: (nicht erforderlich bei nationaler Vergabe) Eignungsnachweise und ggf. Bepunktung/Gewichtung bei Teilnahmewettbewerb: (Beachte, dass die Eignungskriterien in der Bekanntmachung zu benennen sind. Beachte auch Grundsatz der Eigenerklärungen, 6 Abs. 3 VOL/A; 7 EG Abs. 1) Beispiel: (1) Darstellung Unternehmensprofil (Name, Anschrift, Rechtsform, organisatorische Gliederung, Mitarbeiter, Leistungsspektrum, Gründungsdatum, Niederlassungen) (2) Handelsregisterauszug oder vergleichbar (3) Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit (siehe Formblatt XY) (4) Eigenerklärungen über den Gesamtumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre sowie über den Umsatzanteil, der innerhalb dieses Zeitraums mit vergleichbaren Leistungen erzielt wurde. (5) Referenzliste der wesentlichen innerhalb der letzten drei Jahre vom Unternehmen erbrachten Leistungen, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind unter Angabe des Rechnungswerts, des Leistungsorts, der Leistungszeit sowie dem Kunden und Kontaktdaten eines dortigen Ansprechpartners. Es sind mindestens drei Referenzen zu belegen. Ggf. Gründe, weshalb ein Nachweis über eine Eigenerklärung hinausgehen soll: 2. Vergabeunterlagen 2.1. Die Vergabeunterlagen bestehen aus folgenden Dokumenten: Beispiel: Aufforderung zur Angebotsabgabe -2-

3 Vordruck Angebotsschreiben Bewerbungsbedingungen Leistungsbeschreibung Vertragsbedingungen Preisblatt Formblatt XY Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit Formblatt XY Erklärungen zum Tariftreuegesetz Angebotskennzettel 2.2. Gilt nur für den Oberschwellenbereich: Sind energieverbrauchsrelevante Waren, technische Geräte oder Ausrüstungen Gegenstand einer Lieferleistung oder wesentliche Voraussetzung zur Ausführung einer Dienstleistung? Ja Nein Wenn Ja, dann müssen die Anforderungen gemäß 4 Abs. 5 und 6b VgV beachtet werden. Dies wird durch folgende Maßnahmen umgesetzt: 2.3. Soll von dem Gebot der produktneutralen Ausschreibung abgewichen werden? Ja Nein Wenn Ja, Gründe für das Abweichen: (vgl. 7 Abs. 3, 4; 8 EG Abs. 7) 2.4. Die VOL/B sind zum Vertragsbestandteil gemacht worden. Folgende weitere Allgemeine Zusätzlichen Vertragsbedingungen sind Bestandteil: 2.5. Ist eine Vertragsstrafe vorgesehen? Ja Nein Wenn Ja, Begründung: (vgl. 9 Abs. 2, 11 EG Abs. 2) 2.6. Ist eine Sicherheitsleistung vorgesehen? Ja Nein Wenn Ja, Begründung: (vgl. 9 Abs. 4, 11 EG Abs. 4) 2.7. Zuschlagskriterien und Gewichtung: Preis zu % Leistung zu % Leistungskriterien und ggf. Gewichtung/Bepunktung: (beachte im Oberschwellenbereich ggf. Anwendbarkeit 4 Abs. 4 i.v.m. 6b VgV: Energieeffizienz als Zuschlagskriterium ist angemessen zu berücksichtigen) 2.8. ggf. Angaben zur Bewertungsmethode: (z.b. Bezugnahme auf UfAB V) 3. Öffnung und Auswertung der Teilnahmeanträge (nur bei einem Teilnahmewettbewerb zu prüfen, sonst diese Ziffer löschen) 3.1. Eignungsprüfung wie unten 5: -3-

4 (Erläuterung, ob die verlangten Nachweise (ggf. nach Nachforderung) vorliegen (formelle Prüfung) und inwieweit hieraus auf die Eignung des Bieters/Bewerbers (nicht) geschlossen werden kann (materielle Prüfung) Ggf. Erklärungen oder Nachweise, die bis zu einer bestimmten Frist nachgefordert wurden: (Zu beachten, dass nur formal fehlende oder fehlerhafte Nachweise nachgefordert werden dürfen, aber keine inhaltliche Korrektur erfolgen darf, noch nicht abschließend in Rspr. geklärt) 3.2. Wurde die Höchstzahl der aufzufordernden Unternehmen in der Bekanntmachung begrenzt? Ja Nein Wenn Ja, auf wie viele Unternehmen und nach welcher obj. Methode erfolgt die Begrenzung/Auswahl? (z.b. Punktesystem hinsichtlich der Eignungskriterien; auch bei nationaler Vergabe zu empfehlen) 3.3. Folgende Bewerber wurden zur Abgabe von Angeboten aufgefordert: 4. Öffnung der Angebote ( 14 VOL/A; 17 EG) 4.1. Angebotseröffnung am:., in Durch mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers, namentlich: Name und Anschrift der Bieter und Angabe, ob ein Nebenangebot eingereicht wurde: Name Eingangsdatum lt Eingangsvermerk Anmerkungen zur Angebotsöffnung Endbeträge B1-4-

5 B2 B Ggf. schriftliche Aufklärung über ein Angebot oder die Eignung. Inhalt der Aufklärung: (vgl. 15 bzw. 18 EG) 4.5. Ggf. Erklärungen oder Nachweise, die bis zu einer bestimmten Frist nachgefordert wurden: (Zu beachten, dass nur formal fehlende oder fehlerhafte Nachweise nachgefordert werden dürfen, aber keine inhaltliche Korrektur erfolgen darf, noch nicht abschließend in Rspr. geklärt) 4.6. Auszuschließende Angebote (vgl. 16 Abs. 3, 4 VOL/A, 1. Abschnitt bzw. 19 Abs. 3, 4 EG VOL/A, 2. Abschnitt): 5. Eignungsprüfung (soweit nicht bereits im Teilnahmewettbewerb erfolgt, dann hier den Abschnitt löschen) (Erläuterung, ob die verlangten Nachweise (ggf. nach Nachforderung) vorliegen (formelle Prüfung) und inwieweit hieraus auf die Eignung des Bieters/Bewerbers (nicht) geschlossen werden kann (materielle Prüfung); bei fehlenden Nachweisen Ziffer 3.6 beachten) 6. Prüfung der Angemessenheit der Preise Erscheint ein Angebot im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig? Ja Nein Bei Ja : Welches Ergebnis brachte die Aufklärung? Kurze Erläuterung des Vorgangs: (vgl. 16 Abs. 6 Satz 1; 19 EG Abs. 6 Satz 1) 7. Prüfung der Wirtschaftlichkeit der Angebot 7.1. Ergebnis der Prüfung und Wertung der Angebote und ggf. Nebenangebote -5-

6 (hier ggf. Prüfung Vergleichbarkeit/Gleichwertigkeit): 7.2. Informationsschreiben bzgl. der Nichtberücksichtigung wurden versandt am: (vgl. 19 VOL/A / 101a GWB; im Unterschwellenbereich besteht Informationspflicht nur auf Antrag) an folgende Unternehmen: Die Information erfolgte per Fax/elektronisch? Ja Nein Auf die Information wurde gem. 19 Abs. 3 VOL/A; 22 Abs. 2 EG bzw. 101 a Abs. 2 GWB verzichtet Ja Nein Gründe für den Verzicht: (nur bei Oberschellenvergabe:) Der Zuschlag darf frühestens am erteilt werden. Hinweis zur Berechnung: 10 (Versendung per /Telefax) bzw. 15 Kalendertage beginnend mit dem Tag nach der Absendung der Information, vgl. 101a Abs. 1 GWB Der Zuschlag wurde erteilt An: Am: Mittels: Zum Preis von: Sonstiges: 8. Bekanntmachung über die Auftragserteilung (bei Unterschwellenvergabe) Über die Auftragsvergabe wurde gemäß 19 Abs. 2 VOL/A auf der Internetseite des Auftraggebers informiert Ja Nein Auf eine Veröffentlichung der Informationen über die Auftragsaufgabe wurde verzichtet, - da der Auftragswert unter EUR netto lag - da der Auftrag nicht nach Beschränkter Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb bzw. nach Freihändiger Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb ausgeschrieben wurde - da die Informationen unter 19 Abs. 3 VOL/A fallen (bei Oberschwellenvergabe) Über die Auftragserteilung wurde innerhalb von 48 Tagen nach Zuschlag, nämlich am nach 23 Abs. 1 Satz 1 EG Mitteilung gemacht. Auf die Mitteilung wurde gem. 23 Abs. 1 Satz 2 EG verzichtet Ja Gründe für den Verzicht: Nein 9. Sonstiges 9.1. Die Ausschreibung ist aufgehoben worden: Ja Nein -6-

7 Bei Aufhebung: Nennung des Grundes: (vgl. 17 VOL/A; 20 EG; bei VOF: sachliche Gründe für den Verzicht ) 9.2. Sonstige Angaben (z. B. nach Aufhebung: Information an die Bieter; Neuausschreibung Öffentl./Beschr. Ausschreibung, Offenes/Nichtoffenes Verfahren -, Verhandlungen mit Bietern zum Zwecke der freihändigen Vergabe): Das Vergabeverfahren ist abgeschlossen. (Datum, Unterschrift) Hinweis und Haftungsausschluss: Diese Vorlage ersetzt nicht den eigentlichen Vergabevermerk. Die hier enthaltene Checkliste dient Ihnen als Hilfe für die Erstellung des Vergabevermerks nach VOL/A. Bei Verwendung dieser Vorlage als Vergabevermerk ist unsere Haftung ausgeschlossen. Grundsätzlich gilt, dass der Vergabevermerk die Entscheidung der Vergabestelle nachvollziehbar darstellt. Die einzelnen Schritte der Vergabe sollten daher zeitnah in einem Vergabevermerk dargestellt werden. Sollten Sie Vorschläge zur Verbesserung dieser Vorlage haben oder Fehler entdecken, sind wir für jeden Hinweis an roderic.ortner(at)bho-legal.com sehr dankbar. [Stand: ] -7-