Protokoll der außerordentlichen Mitgliederversammlung des Vereins Westwind Wir Nordrhein-Westfalen in Berlin e.v. am 9. Mai 2016

Transkript

1 Protokoll der außerordentlichen Mitgliederversammlung des Vereins Westwind Wir Nordrhein-Westfalen in Berlin e.v. am 9. Mai 2016 in der Vertretung des Landes Nordrhein-Westfalen beim Bund, Hiroshimastr , Berlin Versammlungsleitung: Erik Bettermann - Vorsitzender Protokollführerin: Rita Brückner - Mitglied des Vorstands Zahl der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder: 36 (bis Uhr), 37 (ab Uhr) sowie 2 Gäste Anlagen: 1. Teilnehmerliste 2. Satzung in der Fassung vom 14. Mai Übersicht zu den Satzungsänderungen und Beschlüssen 4. Satzung in der von der a.o. Mitgliederversammlung beschlossenen Neufassung Zeit: Beginn: Uhr, Ende Uhr Tagesordnung TOP 1 TOP 2 TOP 3 TOP 4 TOP 5 Begrüßung und Konstituierung Westwind-Website und soziale Netzwerke 2.1 Präsentation der neuen Website Jo Meder, Internetmanufaktur Meder 2.2 Aussprache Bericht des Vorstandes 3.1 Änderungen in Arbeit und Profil des Westwind e.v. 3.2 Finanzplanung Gabriele Weber, Schatzmeisterin Anträge 4.1 Satzungsänderungen Vorschlag des Westwind-Vorstands vom Weitere Anträge Entscheidung über Ausnahme von 7 Abs. 3 (Geschäftsführung) Nachwahl für ein ausgeschiedenes Vorstandsmitglied Gemeinsamer Ausklang

2 TOP 1 Begrüßung und Konstituierung 1.1 Begrüßung Erik Bettermann begrüßt in seiner Funktion als Westwind-Vorsitzender die Mitglieder und zwei Gäste Er begründet die Einberufung der außerordentlichen Mitgliederversammlung mit den vom Vorstand angestrebten Satzungsänderungen, die wegen einer absehbaren Änderung in der Geschäftsführung und für eine damit zusammenhängende Strukturveränderung des Vorstands notwendig sei. Es sei beabsichtigt, diese Änderungen durch eine im November 2016 vorgezogene Neuwahl des Vorstandes umzusetzen. Dazu sei eine frühzeitige Entscheidung der Mitgliederversammlung über die Satzungsänderungen erforderlich, die erst nach Eintrag in das Vereinsregister wirksam werden. 1.2 Bestimmung eines Protokollführers Erik Bettermann bestimmt mit Zustimmung der Versammlung das Vorstandsmitglied Rita Brückner zur Protokollführerin ( 14 (2) der Satzung). 1.3 Feststellung der Beschlussfähigkeit Erik Bettermann stellt gemäß 14 (5) i.v. mit 13 der Satzung die Beschlussfähigkeit der Versammlung nach 16 fest. 1.4 Feststellung der Tagesordnung Die mit der rechtzeitig am versandten Einladung vorgeschlagene Tagesordnung wird mit Zustimmung der Versammlung um zwei Punkte erweitert: TOP Entscheidung über Ausnahme von 7 (3) (Geschäftsführung) TOP 5 Neuwahl für ein ausgeschiedenes Vorstandsmitglied Die Tagesordnung wird einstimmig angenommen. TOP 2 Westwind-Website und soziale Netzwerke 1.1 Präsentation der neuen Website Erik Bettermann begrüßt als Gast Herrn Jo Meder von der Internetmanufaktur Meder und übergibt ihm das Wort. Herr Meder präsentiert den Entwurf des neuen Webauftritts des Vereins, erläutert die Handhabung der Website und erklärt, dass nach Abschluss noch weiterer erforderlicher Programmierungen die Website noch vor der Sommerpause ins Netz gestellt werden könne. Erik Bettermann richtet seinen besonderen Dank an das Westwind-Mitglied Dr. Jörg Restorff, dem Initiator für die Entwicklung eines neuen Internetauftrittes. 1.2 Aussprache Dr. Restorff begründet seine Ideen zur Entwicklung einer neuen, attraktiven, modernen Website, deren Gestaltung er gemeinsam mit Herrn Meder durchgeführt habe und zeigte sich mit dem nun präsentierten Ergebnis sehr zufrieden. Sicherheitsfragen im Umgang mit der Website wurden diskutiert; insbesondere die Einführung einer Pinnwand, die Mitglieder zukünftig für eigene Mitteilungen und Informationen nutzen können, führte zu Nachfragen, die jedoch von Herrn Meder und vom Vorstand mit dem Hinweis auf die geplante Moderation der Einträge durch ein Vorstandsmitglied zufriedenstellend beantwortet wurden.

3 TOP 3 Bericht des Vorstandes 3.1 Änderungen in Arbeit und Profil des Westwind e.v. Erik Bettermann nimmt zu folgenden Punkten Stellung: Strukturänderung Für eine noch effizientere Arbeit des Vorstandes sei eine Veränderung der Strukturen erforderlich. So sollten neben dem Vorsitzende/r, dem Stellvertretende/n Vorsitzenden, und dem/der Schatzmeisterin nun auch der Geschäftsführer Vorstandsmitglied im engeren Sinne ( 26 BGB) sein, weil der derzeitige Geschäftsführer wegen Erreichens der Altersgrenze bald aus seiner Funktion ausscheidet. Zudem wird auch künftig der/die Bevollmächtigte des Landes NRW beim Bund, soweit sie/er zustimmt Vorstandsmitglied ohne Wahlakt. In den maximal 9 Personen umfassenden Vorstand sollen weitere Mitglieder gewählt werden können, die die Verantwortung für Inhalte und Durchführung laufender Projekte des Vereins übernehmen Verhältnis Landesvertretung Westwind e.v. Hier sei eine Klarstellung beabsichtigt, die die Zusammenarbeit auch in der Zukunft auf eine solide Basis stellt Mitgliederakquisition Die Mitgliederzahl weist eine leicht steigende Tendenz auf. Gleichwohl sollen Bemühungen um weitere Mitglieder vor allem auch fördernde - verstärkt in den Focus gerückt werden, neben attraktiven Veranstaltungen und einer attraktiven Website sollen neue Ideen zur Mitgliederwerbung entwickelt werden. Die Mitglieder werden ausdrücklich zur aktiven Mitgliederwerbung aufgerufen. Damit wird auch den Anliegen einzelner Mitglieder Rechnung getragen, die auf diesem Feld noch Potenzial sehen und den Vorstand und die Geschäftsführung auch in der Vergangenheit unterstützt und ermutigt haben, der Mitgliederwerbung mehr Aufmerksamkeit zu widmen. Darüber hinaus soll die Verankerung im politischen Umfeld verstärkt werden u.a. durch eine Ansprache der NRW-Landesgruppen in den Bundestagsfraktionen von SPD und CDU Amtsdauer des Vorstandes Erik Bettermann erläutert zudem die in dem zur Abstimmung stehenden Satzungsentwurf ausgewiesenen Alternativen zur Amtsdauer des Vorstandes ( 9 der Satzung). Er erklärt, dass nach Ansicht eines Teils des zurzeit amtierenden Vorstandes zur kontinuierlichen Weiterarbeit eine Änderung des entsprechenden Paragrafen, der laut geltender Fassung nur eine einmalige Wiederwahl zulässt, erforderlich sei. Die Diskussion hierzu habe zu keiner einheitlichen Haltung im Vorstand geführt, so dass er sich entschlossen habe, der Mitgliederversammlung beide Optionen zur Aussprache und Entscheidung vorzuschlagen. 3.2 Finanzplanung Gabriele Weber gibt einen kurzen Überblick, indem sie über die Einnahmen aus Mitgliedsbeiträgen in Höhe von ca Euro und Rücklagen in Höhe von Euro, sowie für die Entwicklung der Website in Höhe von Euro berichtet. Sie verweist im Übrigen auf ihren ausführlichen Finanzbericht im Rahmen der nächsten ordentlichen Versammlung, die auf den 2. November 2016 terminiert ist.

4 TOP 4 Anträge 4.1 Satzungsänderungen Vorschlag des Westwind-Vorstandes vom Die Beschlussfassungen zu den Änderungsvorschlägen des amtierenden Vereinsvorstandes und den Anträgen in der außerordentlichen Mitgliederversammlung sind in der diesem Protokoll als Anlage beigefügten Übersicht zusammengefasst. Erik Bettermann erklärt, dass die der Versammlung mit der Einladung zugesandte Satzung mit den eingearbeiteten Änderungsvorschlägen des Vorstandes in zwei Punkten geändert wurde und als Tischvorlage zur Verfügung gestellt wird: 2. 9 Amtsdauer des Vorstandes: Ergänzung in den Alternativen 1 und 2: der/die stellvertretende Vorsitzende Beschlussfassung des Vorstandes: Hier wurde der Antrag des Vorsitzenden, zur Plausibilität des Paragrafen Korrekturen vorzunehmen, in die Tischvorlage eingearbeitet Vorstand: Beschreibung der Aufgabe von Beisitzern Die Versammlung erklärt sich mit diesen Änderungen und der Vorgehensweise einverstanden. Zum Änderungsvorschlag des Vorstandes zu 7 Abs. 4 Dem geschäftsführenden Vorstandsmitglied kann eine Aufwandsentschädigung nach Maßgabe der Geschäftsordnung des Vorstandes gewährt werden entspannt sich eine Diskussion, in deren Verlauf die Erwartung geäußert wird, dass die Aufwandsentschädigung transparent gemacht und der Mitgliederversammlung mitgeteilt werden soll. Mit dem Hinweis des Vorsitzenden, dass die Höhe der Aufwandsentschädigung selbstverständlich im Rechenschaftsbericht/Finanzbericht des Vorstandes bzw. des/r Schatzmeister/in festgehalten wird, wird dieser Erwartung entsprochen. Die nach Abstimmung über die einzelnen Änderungsanträge (vgl. Anlage 3) geänderte Satzung wird in ihrer Gesamtheit von der Mitgliederversammlung einstimmig angenommen (Anlage 4). 4.2 Weitere Anträge Entscheidung über die Ausnahme von 7 Abs. 3 der Satzung Nach der zurzeit gültigen Fassung des 7 Abs. 3 bestellt der Vorstand zur Erledigung der laufenden Geschäfte einen Geschäftsführer, der Vereinsmitglied sein muss, aber nicht zugleich dem Vorstand oder dem Beirat angehören darf. Da der derzeitige Geschäftsführer seine Tätigkeit in Kürze einstellen wird, wird im Vorgriff auf die verabschiedete Satzungsänderung die Ausnahme dieser Regelung beantragt, um den Weg dafür freizumachen, dass ein Vorstandsmitglied diese Aufgabe bis zur vorgezogenen Neuwahl des Vorstandes, die auf den 2. November 2016 terminiert ist, wahrnehmen kann. Die Ausnahme von 7 Abs. 3 der Satzung wird einstimmig gebilligt, der Vorstand wird in seiner nächsten Sitzung aus seinem Kreis ein Mitglied mit der Übernahme der Aufgabe zunächst bis zur Mitgliederversammlung im November betrauen.

5 TOP 5 Nachwahl für ein ausgeschiedenes Vorstandsmitglied Erik Bettermann macht ausdrücklich darauf aufmerksam, dass die Nachwahl eines ausgeschiedenen Vorstandsmitglieds dem Vorstand und nicht der Mitgliederversammlung obliegt. Gleichwohl schlägt er die Nachwahl in diesem Rahmen vor. Ausgeschieden ist Rüdiger Oppers, der Vertreter von EVONIK Industries. Der Vorschlag, Norbert Neß, seinen Nachfolger bei EVONIK, in den Vorstand zu wählen, wird angenommen. Berlin, 9. Mai 2016 Erik Bettermann Versammlungsleiter Rita Brückner Protokollführerin