SEPA. Single Euro Payments Area Wesentliche Neuerungen bei der Nutzung des SEPA-Lastschriftverfahrens

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1 SEPA Single Euro Payments Area Wesentliche Neuerungen bei der Nutzung des SEPA-Lastschriftverfahrens

2 2 3 Der europäische Zahlungsverkehr wird Realität Mit SEPA (Single Euro Payments Area) wird der EU-Zahlungsverkehr neu strukturiert. Durch die EU-Verordnung 260/2012 ist die Nutzung der neuen SEPA-Verfahren für alle Banken und Zahlungsdienstleister und damit auch für deren Kunden spätestens zum 1. Februar 2014 gesetzlich vorgeschrieben. Die Aareal Bank AG hat sich zusammen mit Ihren IT-Partnern umfassend auf das Thema SEPA vorbereitet. Der heutige Zahlungsverkehr wird gemäß der zeitlichen Vorgaben der EU im Jahr 2013 auf die SEPA-Verfahren umgestellt. Um die neuen SEPA-Lastschriftverfahren nutzen zu können, ist eine Anpassung der vertraglichen Grundlagen insbesondere des Zusatzvertrags für den Einzug von Forderungen durch Lastschriften und der dazugehörigen Bedingungen für den Lastschrifteinzug erforderlich. Hieraus ergeben sich auch Ergänzungen im Preis- und Leistungsverzeichnis der Bank. Einen Überblick über die wichtigsten Änderungen finden Sie nachfolgend. Gläubiger-Identifikationsnummer Für den Einzug von Forderungen durch SEPA-Lastschriften benötigt jeder Lastschrifteinreicher (Gläubiger) eine eindeutige Identifikationsnummer. Diese Identifikationsnummer wird einmalig durch die Deutsche Bundesbank vergeben (Beantragung unter: Bitte ergänzen Sie falls bereits vorhanden Ihre eigene Gläubiger-Identifikationsnummer im Zusatzvertrag über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften. Bitte beachten Sie: Sofern Sie im jeweiligen Kontosystem der Aareal Bank AG Konten für andere Kontoinhaber führen, z.b. offene Fremdkonten für Wohnungseigentümergemeinschaften, benötigen Sie für den Einzug von Forderungen zugunsten dieser Konten die jeweilige eindeutige Gläubiger- Identifikationsnummer des Kontoinhabers. Diese abweichenden Gläubiger- Identifikationsnummern sind jedoch nur auf Verlangen der Aareal Bank AG mitzuteilen. Es ist nicht notwendig, sie in den Zusatzvertrag über den Einzug von Forderungen durch Lastschriften zu übertragen. Mandatserteilung Eine weitere Voraussetzung zum Einzug von Forderungen durch Lastschriften ist das SEPA-Lastschriftmandat. Dieses ersetzt die heutige Einzugsermächtigung und muss von Ihnen ab dem Zeitpunkt der SEPA-Umstellung schriftlich mit allen neuen Zahlern vereinbart werden. Das SEPA-Lastschriftmandat trägt verpflichtende Merkmale und obligatorische Textpassagen: Name und Adresse des Zahlungsempfängers (Kontoinhaber des Gutschriftskontos) und seine Gläubiger-Identifikationsnummer, Angabe, ob das Mandat für wiederkehrende Zahlungen oder eine einmalige Zahlung gegeben wird, eine eindeutige, durch die Mandatsverwaltung Ihres ERP-Systems vergebene Mandatsreferenz (Vertragsnummer des Mandates, kann dem Zahler auch nachträglich mitgeteilt werden), Name, Anschrift, Kontoverbindung (IBAN und BIC) und Unterschrift des Zahlers sowie das Datum der Unterschrift, Ermächtigung des Zahlungsempfängers durch den Zahler, Zahlungen vom Konto des Zahlers mittels SEPA-Basislastschrift einzuziehen, Weisung des Zahlers an seinen Zahlungsdienstleister, die vom Zahlungs empfänger auf das Konto des Zahlers gezogenen SEPA-Basislastschriften einzulösen. Das SEPA-Lastschriftmandat müssen Sie als Zahlungsempfänger einschließlich Änderungen mindestens 14 Monate lang nach Erlöschen des Mandats in der gesetzlich vorgeschriebenen Form aufbewahren.

3 4 5 Bestehende Einzugsermächtigungen als SEPA-Lastschriftmandat In Schriftform vorliegende Einzugsermächtigungen können auch für das SEPA-Lastschriftverfahren genutzt werden. Dazu muss eine solche Einzugsermächtigung einmalig migriert werden: Jeder Einzugsermächtigung, die als SEPA-Basislastschriftmandat weiter genutzt werden soll, muss der Zahlungsempfänger im ERP-System die entsprechende Gläubiger-Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers und eine eindeutige Mandatsreferenz zuordnen. Zudem muss er den Zahler vor dem ersten SEPA-Basislastschrifteinzug über den Wechsel auf den Einzug per SEPA-Basislastschrift unter Angabe der Gläubiger-Identifikationsnummer und der Mandatsreferenz schriftlich unterrichten. Dies ersetzt nicht die grundsätzlich erforderliche Ankündigung des SEPA-Basislastschrift-Einzugs (s.u.); beides kann allerdings gemeinsam in einem Schriftstück zusammengefasst werden. Der erste Einzug mittels SEPA-Basislastschrift wird als Erstlastschrift (s. u.) gekennzeichnet. Das Datum der Mandatsunterschrift des Zahlers muss im Fall der Migration dem Datum entsprechen, an dem der Zahler unterrichtet wird. SEPA-Basislastschriften und Vorlagefristen SEPA-Basislastschriften werden durch Ihr IT-System erstellt und elektronisch an die Bank übermittelt. Bei der Einreichung der SEPA-Lastschriftaufträge wird unterschieden, ob es sich um einen erstmaligen Einzug handelt (zugrundeliegendes Mandat wurde noch nie ausgeführt) oder einen wiederkehrenden Einzug (zugrundeliegendes Mandat wurde innerhalb der letzten 36 Monate schon einmal ausgeführt). Dementsprechend wird Ihr IT-System auch zwei unterschiedliche Dateien bzw. Lastschriftlisten erstellen. SEPA-Basislastschriftaufträge beinhalten immer einen Fälligkeitstag, der die termingenaue Belastung des Kontos des Zahlers sicherstellt. Darüber hinaus hat der Zahlungsdienstleister des Zahlers bzw. der Zahler selbst im SEPA-Verfahren die Möglichkeit, die Belastung bereits vor dem konkreten Fälligkeitstag zu prüfen. Damit diese Prüfung durchgeführt werden kann, müssen SEPA-Basislastschriftaufträge vor dem Fälligkeitstag bei der Bank eingereicht werden: SEPA-Basislastschriften, Erstlastschriften: 6 Geschäftstage vor dem Fälligkeitstag SEPA-Basislastschriften, Folgelastschriften: 3 Geschäftstage vor dem Fälligkeitstag Die Aareal Bank AG stellt gemäß aktuellem Preis- und Leistungsverzeichnis eine fristgerechte Ausführung Ihrer Aufträge bis zur Einreichung am jeweilig letztmöglichen Geschäftstag um 15:30 Uhr sicher. Danach eingereichte Aufträge werden nach Möglichkeit ebenfalls fristgerecht bearbeitet.

4 6 7 Ankündigung des SEPA Basislastschrift-Einzugs Der Zahlungsempfänger ist verpflichtet, den Zahler vor der konkreten Belastung über den Belastungsbetrag und den Belastungstermin (Fälligkeitstag) zu unterrichten. Sofern zwischen Zahlungsempfänger und Zahler keine abweichende Frist vereinbart wird, muss diese Information den Zahler 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstag erreichen. Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Lastschriftbeträgen genügen die einmalige Unterrichtung des Zahlers vor dem Lastschrifteinzug und die Angabe der Fälligkeitstage. Meilensteine der Prozessanpassung im Rahmen der SEPA-Umstellung Identifikation relevanter IT-Systeme und deren SEPA-Update Geschäftspartner-Bankverbindungen mit IBAN und BIC anreichern bis Q2/2013 Ausführung des SEPA-Lastschrifteinzugsauftrags Registrierung zum SEPA-Lastschriftverfahren: Gläubiger-ID für jeden Kontoinhaber Das Clearing der SEPA-Basislastschriften wird in der Regel am beauftragten Fälligkeitstag durchgeführt. An diesem Tag wird der Zahlungsdienstleister des Zahlers dessen Konto belasten. Die Gutschrift erfolgt am gleichen Tag beim Zahlungsempfänger. Dieses vom heutigen Verfahren abweichende Buchungsverhalten müssen Sie bei Ihrer Kontendisposition berücksichtigen. SEPA-Fahrplan Die Umstellung auf SEPA ist durch den europäischen Gesetzgeber verpflichtend geregelt. Bitte beachten Sie, dass nach dem 31. Januar 2014 keine deutsche Bank Überweisungs- und Lastschriftaufträge in der heutigen Struktur mehr entgegennehmen darf. Migration der gültigen Einzugsermächtigungen Information der Geschäftspartner zur Umstellung des Lastschrifteinzugs Anpassung der Korrespondenzvorlagen Umstellung der Überweisungs- und Lastschrifteinzugsaufträge Mitarbeiterschulung bis Q3/2013 laufend Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, die nachfolgenden Meilensteine in Ihrem Unternehmen im Jahr 2013 einzuplanen. Impressum Design / Layout: S/COMPANY Die Markenagentur GmbH, Fulda Produktion: Druckerei Chmielorz GmbH, Wiesbaden-Nordenstadt

5 Aareal Bank Wohnungswirtschaft Telefon: Fax: Filiale Berlin Wallstraße Berlin Telefon: Fax: Filiale Essen Alfredstraße Essen Telefon: Fax: Filiale Hamburg Pelzerstraße Hamburg Telefon: Fax: Filiale Leipzig Neumarkt Leipzig Telefon: Fax: Filiale München Prinzregentenstraße München Telefon: Fax: Filiale Rhein-Main Telefon: Fax: Filiale Stuttgart Büchsenstraße Stuttgart Telefon: Fax: Integrated Payment Solutions Telefon: Fax: /2013

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