AGILIA DYNABASE. Forms. Benutzer- Dokumentation

Transkript

1 AGILIA Benutzer- Dokumentation DYNABASE

2 Vorwort Vielen Dank für das Vertrauen, das Sie uns mit dem Erwerb von AGILIA entgegengebracht haben. Dieses Benutzerhandbuch ermöglicht Ihnen, die wichtigsten Funktionen von AGILIA schnell und effektiv zu erlernen. Dieser Teil des Benutzerhandbuches beschreibt den genauen Umgang mit dem Modul: Dynabase. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit AGILIA. Bitte lesen Sie sich die folgende Anleitung gründlich durch. Sollten Sie trotzdem einmal Fragen haben, so kontaktieren Sie bitte unseren Support: Bezogen auf unsere Produkte bieten wir auch Trainings an. Eine detaillierte Beschreibung der Trainings senden wir Ihnen gerne zu. Haben Sie noch Fragen? Schicken Sie uns eine an: oder rufen Sie uns an unter: Hinweis: Die Ansichten der abgebildeten Menüs und Screenshots können unter Umständen von Ihrer individuellen Bildschirmansicht variieren abhängig von Ihren individuellen Einstellungen, Ihren Rechten in AGILIA und den Modulen, die Sie erworben haben. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH Schillerstr. 1 * 4020 Linz * Austria call * fax office@ebitonline.com * surf Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und Verbreitung sowie der Übersetzung, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung durch ebit e business & IT EntwicklungsGmbH reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Es wird darauf verwiesen, dass alle Angaben in dieser Dokumentation trotz sorgfältiger Bearbeitung ohne Gewähr erfolgen und eine Haftung ausgeschlossen ist. agilia, ebit und das ebit Logo sind Marken der ebit e business & IT EntwicklungsGmbH. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 2 / 12

3 Inhalte 1 ALLGEMEINES... 4 Wo finde ich den Menüpunkt? NEUES FORMULAR ANLEGEN... 5 Schritt 1 Formular Basisdaten... 5 Schritt 2 Objekte hinzufügen... 6 Schritt 3 Objekte positionieren und Formular erstellen ERZEUGTE FORMULARE VERWENDEN PROFILE MIT FORMULAREN BEARBEITEN ÄNDERUNGEN AN BESTEHENDEN FORMULAREN ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 3 / 12

4 1 Allgemeines Im Herzstück von AGILIA, dem Modul Dynabase, können Sie all Ihre Adress- und Kontaktdaten einfach und praktisch verwalten. ist Teil des Moduls Dynabase von AGILIA. Sie können damit einfach und schnell Formulare () erstellen, die ganz Ihren Wünschen entsprechen. Diese können Sie für Ihre individuelle Dateneingabe nützen können. In diesem Teil der Benutzerdokumentation finden Sie die Beschreibung der Bereiche, die sich mit der Erzeugung von Formularen () in AGILIA beschäftigen. Wo finde ich den Menüpunkt? Im Menü DYNABASE finden Sie den Menüpunkt FORMS. Hier haben Sie die Auswahl zwischen folgenden Menüpunkten: FORMGENERATOR, NEUES FORM und ERZEUGTE FORMS. Abbildung 1: Menu ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 4 / 12

5 2 Neues Formular anlegen Hier erfahren Sie, welche Schritte notwendig sind, damit Sie in AGILIA ein neues Formular im System anlegen können. Dies ist der erste Schritt, um zu einem Formular für Ihre individuelle Dateneingabe zu gelangen. Wählen Sie im Menü FORMS den Menüpunkt NEUES FORM, um ein neues Formular anlegen zu können. Schritt 1 Formular Basisdaten Geben Sie die Basisdaten für das zu erzeugende Formular an. Abbildung 2: Neues Formular Schritt 1 1 Vergeben Sie einen aussagekräftigen Formularnamen. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Hinweis: Der Formularname darf keine Leerzeichen enthalten. 2 Geben Sie einen Formulartitel ein. 3 Definieren Sie die Anzahl der Spalten und der Zeilen, die Ihr neues Formular haben soll. Diese Felder sind Pflichtfelder. Hinweis: Bedenken Sie, dass Beschriftungen jeweils auch ein eigenes Feld beanspruchen. Es ist zu empfehlen, die Anzahl der Zeilen im Zweifelsfall etwas höher zu wählen. 4 Wählen Sie eine Hintergrundfarbe aus. Als Standardwert ist "#FFFFFF" (weiß) eingestellt. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Hinweis: Sie können einen anderen Farbcode eingeben. Es handelt sich um den Web- Code für RGB-Farben die ersten beiden Ziffern für Rot, die zweiten beiden Ziffern für Grün, die dritten beiden Ziffern für Blau (RGB). 5 Wählen Sie aus, ob bei einer Fehlermeldung ein Ton abgespielt werden soll. 6 Bestimmten Sie, ob im Formular die Buttons "Speichern" und "Neu laden" zur Verfügung stehen sollen. 7 Wählen Sie den Dot-Button des Feldes "Usergruppe". Es öffnet sich ein neues Auswahlfenster. Dort wählen Sie jene User aus, die das fertig gestellte Formular im Menüpunkt ERZEUGTE FORMS aufrufen dürfen. 8 Sie können den Status auswählen (aktiv oder inaktiv). Inaktive Formulare scheinen in Folge nicht im Menüpunkt ERZEUGTE FORMS auf, können jedoch für eine spätere Verwendung weiterhin gespeichert bleiben. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 5 / 12

6 9 löscht das Formular. Klicken Sie auf und Sie gelangen zum nächsten Schritt der Formgeneration. Sie haben erfolgreich den Grundstein für Ihr späteres Formular gelegt. Schritt 2 Objekte hinzufügen Legen Sie fest, welche Objekte im Formular zur Verfügung stehen sollen. Abbildung 3: Neues Formular Schritt 2 Schritt 1 Wählen Sie in der Liste "hinzufügbare Objekte" zwischen "PERSON" und "COMPANY" aus. Hinweis: Je nach Auswahl (Person oder Firma) variieren die weiteren Objekte, die Sie hinzufügen können. Schritt 2 Klicken Sie auf "Formularobjekte" hinzuzufügen., um das gewählte Objekt in der Liste Schritt 3 Bestimmen Sie weitere Objekte, die Sie später im Formular zur Auswahl haben wollen. Dazu wiederholen Sie Schritt 1 bis Schritt 2. Hinweis: Es erscheinen nun die passenden Objekte im Feld "hinzufügbare Objekte" z.b. zum ausgewählten "Person" können Sie nun "Adresse", "Anrede", hinzufügen. Hinweis: Falls Sie ein bereits hinzugefügtes Objekt entfernen wollen, wählen Sie dieses aus und klicken auf Schritt 4 Wiederholen Sie diese Schritte, bis Sie Ihre gewünschten Objekte ausgewählt haben und klicken Sie auf. Sie haben erfolgreich Objekte für Ihr Formular festgelegt. Schritt 3 Objekte positionieren und Formular erstellen Wählen Sie nun die Gestaltung und den Aufbau Ihres neuen Formulars aus: Schritt 1 Wählen Sie entweder ein Objekt aus der Liste "Eingabefeld" aus oder schreiben im Feld "statischer Text" einen beliebigen Text. Hinweis: Beachten Sie, dass mindestens ein Eingabefeld des Hauptobjektes "Person" oder "Firma" (z.b. Vorname oder Firmenname) zum Formular hinzugefügt werden muss, damit dieses korrekt funktioniert bzw. angezeigt wird. Schritt 2 Wählen Sie die Position Ihres neuen Feldes im leeren Formular. Dazu markieren Sie die gewünschte Checkbox. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 6 / 12

7 Schritt 3 Bestätigen Sie die gewählte Position mit einem Klick auf oder je nachdem, welches Feld Sie im Formular erstellen wollen. Das neue Feld wird im Formular erstellt. Schritt 4 Definieren Sie die Details (Ausrichtung, Breite, ) der jeweiligen Felder (siehe Abbildung 4: Neues Formular Schritt 3). Schritt 5 Wiederholen Sie Schritt 1 bis 4 solange, bis Sie mit Ihrem Formular zufrieden sind. Schritt 6 Definieren Sie bei Bedarf die Funktionen (benutzerdef. Funktionen, Funktionsaufruf für Buttons, Übersicht der Funktionen). Schritt 7 Klicken Sie auf auf, um das Formular zu speichern und anschließend, um Ihr neues Formular zu erzeugen. Schritt 8 Folgen Sie dem Link "erzeugtes Formular anzeigen" und Sie können das erzeugte Formular benutzen. Hinweis: Sie können das erzeugte Formular unter dem Menüpunkt ERZEUGTE FORMS aufrufen. Sie haben erfolgreich Ihre gewünschten Objekte positioniert und ein Formular erstellt. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 7 / 12

8 Die Felder der Bildschirmansicht werden nun im Detail erklärt. Abbildung 4: Neues Formular Schritt 3 1 Aus der Liste "Eingabefeld" wählen Sie das gewünschte Objekt, dass Sie später in Ihrem Formular als Eingabefeld erhalten wollen. 2 fügt das Objekt als Eingabefeld an der im Formular markierten Position hinzu. 3 Im Feld "statischer Text" können Sie einen beliebigen Text eintragen. Dieser kann z.b. als Beschriftung oder Erklärung für das Eingabefeld dienen. 4 fügt den Text an der im Formular markierten Position hinzu. 5 Der Dot-Button des Feldes "benutzerdef. Funktionen" öffnet ein neues Fenster. Hier können Sie JavaScript- und ASP-Funktionen für das Formular eingeben und speichern. 6 Der Dot-Button des Feldes "Funktionsaufruf für Buttons" öffnet ein neues Fenster. Hier können Sie JavaScript-Funktionen für den Speichern- und Neu Laden-Button des Formulars eingeben und speichern. 7 Der Dot-Button des Feldes "Übersicht der Funktionen" öffnet ein neues Fenster. Hier sehen Sie eine Übersicht der etwaigen JavaScript- oder ASP-Funktionen für die Felder Ihres Formulars. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 8 / 12

9 8 erzeugt das fertig gestellte Formular. 9 speichert das Formular, kann die zuletzt gespeicherte Version neu laden oder löscht markierte, bereits dem Formular hinzugefügte Objekte wieder aus diesem heraus. 10 Markieren Sie die Checkbox, um ein Feld an dieser Stelle zu positionieren bzw. um dieses Feld wieder zu löschen. 11 Der "Vorgabewert" bestimmt, welche Werte im Formular bereits vorgegeben, also bereits ersichtlich sind. 12 Die Ausrichtung (linksbündig, zentriert, rechtsbündig) können Sie frei wählen. 13 Definieren Sie, ob das Feld ein "Mussfeld" (Pflichtfeld) sein soll. 14 Wählen Sie den Status des Schreibschutzes aus. Schreibgeschützte Felder können Sie im fertigen Formular nicht überschreiben. 15 Mit der Option "Nicht anzeigen" werden Felder im Formular nicht angezeigt. 16 Mit der "Reihenfolge" legen Sie fest, in welcher Reihenfolge die Felder (durch die Tabulator-Taste) angesprochen werden sollen. Vergeben Sie dazu Nummern (1- ). Hinweis: Jedes hinzugefügte Eingabefeld wird mit "Reihenfolge 0" hinzugefügt. Um ein Feld aus der Tabulator-Reihenfolge zu entfernen, lassen Sie die Reihenfolge auf "0". Dieses Feld wird nicht mit der Tabulatortaste angesprungen. 17 Die Einstellung "User setzt Vorgabe" erlaubt Ihnen, bei der Eingabe von Daten einen bestimmten Wert als Vorgabe zu setzten. Es ist also ein Wert bereits im Feld vorgegeben und muss nicht mehr ausgefüllt werden kann jedoch geändert werden. 18 "Bei gesp. Profil ändern erlaubt" erlaubt Ihnen das Ändern von bereits gespeicherten Profil-Daten, wenn dieses Profil mit Hilfe eines Formulars bearbeitet wird. 19 Der Dot-Button des Feldes "Funktionsaufruf" öffnet ein neues Fenster. Hier können Sie JavaScript- und ASP-Funktionen für das Feld eingeben und speichern. 20 Wählen Sie, ob das Feld im Formular ein- oder mehr-zeilig dargestellt wird. 21 Definieren Sie die Breite des Feldes und gegebenenfalls die Zeilenanzahl bei mehrzeiligen Feldern. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 9 / 12

10 3 Erzeugte Formulare verwenden Hinweis: Wird in Schritt 3 (siehe Schritt 3 Objekte positionieren und Formular erstellen) das Formular gespeichert und erzeugt, so können Sie das neue Formular sofort anzeigen bzw. testen, indem Sie dem Link " erzeugtes Formular anzeigen" folgen. Um Ihre bereits erzeugten Formulare anzusehen bzw. zu benützen, wählen Sie im Menü FORMS den Menüpunkt ERZEUGTE FORMS. Es werden Ihnen alle erzeugten angezeigt, die den Status "aktiv" aufweisen. Abbildung 5: Erzeugtes Formular auswählen Nach Auswahl eines verfügbaren Formulars wird dieses in einem eigenen Fenster gemäß der vorher gemachten Einstellungen dargestellt. Ein Formular könnte beispielsweise wie folgt aussehen: Abbildung 6: Beispiel-Formular Sie können nun Daten in das Formular eingeben. Klicken Sie auf, um die Eingaben im System zu speichern. Sie erhalten eine Statusmeldung, z.b. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 10 / 12

11 4 Profile mit Formularen bearbeiten Sie haben die Möglichkeit, in AGILIA bestehende Profile mit Ihren individuell erstellten Formularen zu bearbeiten. Wählen Sie im Menü FORMS den Menüpunkt PROFILLISTE (oder z.b. ), um Profile zu suchen und diese mit dem gewünschten Formular zu bearbeiten. Die Profilliste erscheint ähnlich wie im Menü PROFILE mit der Ausnahme, dass Sie Ihr Formular auswählen können. Abbildung 7: Profilliste Schritt 1 Suchen Sie die gewünschten Profile mit Hilfe der Suchfelder. Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %). Schritt 2 Wählen Sie das Formular aus, mit dem Sie die gewählten Profile bearbeiten wollen. Hinweis: Achten Sie darauf, dass Sie Formulare entweder auf Firmen oder auf Personen anwenden können je nachdem welche Einstellung bei der Erstellung des Formulars gewählt wurde. Passt ein Formular nicht für das gewählte Profil, bekommen Sie beispielsweise folgende Meldung: Schritt 3 Klicken Sie auf das gewünschte Profil. Dieses wird im gewählten Formular dargestellt (in diesem Beispiel können Sie nun der Kontaktperson der Firma eine neue Mobilnummer hinzufügen bzw. eine alte Nummer korrigieren). Abbildung 8: Formular auf Profil anwenden Schritt 4 Klicken Sie auf, um die Eingabe zu speichern. Sie haben erfolgreich ein Profil mittels Formular geändert bzw. dem Profil neue Daten hinzugefügt. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 11 / 12

12 5 Änderungen an bestehenden Formularen Prinzipiell können sämtliche angegebenen Daten verändert werden. Auch bereits positionierte Eingabefelder bzw. statische Texte können verändert, gelöscht und neu positioniert werden. Dazu wählen Sie im Menü FORMS den Menüpunkt FORMGENERATOR. Hier können Sie die bereits erstellten Formulare suchen. Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %). Abbildung 9: Formgenerator Um ein Formular zu bearbeiten, klicken Sie auf den Formular-Namen oder auf. Es öffnet sich das gewählte Formular. Es besteht die Möglichkeit, die "Anzahl der Spalten" und die "Anzahl der Zeilen" zu verändern, solange keine bereits positionierten Datenfelder bzw. statische Texte davon betroffen sind. Hinweis: Sie können die Anzahl der Spalten bzw. Zeilen beliebig erhöhen, jedoch nur mit Einschränkungen verkleinern. Ist ein positioniertes Datenfeld von einer Einschränkung betroffen, weist Sie das System auf diesen Umstand hin und verhindert gleichzeitig diese Einschränkung. Folgen Sie den Schritten 1 3 (wie im Kapitel 2 Neues Formular anlegen beschrieben) und nehmen Sie Ihre Änderungen vor. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 12 / 12