Exakte kontinuierliche Personalbedarfsberechnung, differenziert nach Qualifikationen. Kurzanleitung

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1 START Tour 1 Tour 2 Tour 3 Tour 4 Tour 5 Tour 6 Tour 7 Tour 8 Tour 9 Tour 10 Tour 11 Tour 12 Tour 13 Tour 14 Tour 15 Tour 17 Tour 16 Tour 18 Grunddaten Zeit alle Touren zusammen 2005 Thomas Sießegger, Hamburg personalbedarf@siessegger.de Net: hier finden Sie auch ergänzende kostenlose Dateien, z.b. für die Zeit- und Leistungserfassung. Exakte kontinuierliche Personalbedarfsberechnung, differenziert nach Qualifikationen Kurzanleitung Einleitung Dies ist eine Personalbedarfsberechnung für bis zu 18 Touren, mit jeweils bis zu 18 Patienten pro Tour. Mit Hilfe dieses EXCEL-Tools soll es Ihnen kontinuierlich möglich sein, Ihr Personal exakt zu berechnen - und zwar auf Basis der abzuschließenden Arbeitsverträge. Die Steuerung erfolgt entweder durch die Buttons am oberen Bildrand - oder wenn Sie es anders gewohnt sind, durch Klicken auf die Mappen am unteren Bildrand. Für alle Fälle gilt: Sie müssen, können und dürfen nur die gelb hinterlegten Felder eingeben. Alle anderen Felder sind mit einem Kennwort geschützt. Wenn möglich, schließen Sie bitte die anderen Anwendungen, weil bei älteren und langsameren Rechnern durchaus Verzögerungen stattfinden können, welche die Funktionsfähigkeit kurzfristig einschränken können. Sollte EXCEL "stehen bleiben", speichern Sie einfach ab - und öffnen die Datei neu. Dann müsste es funktionieren. Die Datei ist relativ aufwändig programmiert. KPD No 001 c Personalbedarfsberechnung / 1. Anleitung / Seite 1, by Thomas Sießegger, Hamburg

2 Das Grundprinzip der Personalberechnung Das Stundenmodell, welches der Berechnung zugrunde liegt Die Arbeitszeit der Pflege-Mitarbeiter setzt sich z.b. folgendermaßen zusammen D = Netto-Pflege-Zeit Diese Zeit wird beim Patienten erbracht, die Minuten und Stunden werden von der Pflegedienstleitung im Rahmen der Personal- Einsatz-Planung festgelegt. + Fahrt- und/oder Wege-Zeit Diese Zeit wird benötigt von einem Patienten zum anderen, von der Station zum ersten Patienten oder vom letzten Patienten bis zur Station. Gemessen wird dies z.b. von Haustür des letzten zur Haustür des nächsten Patienten. C = Einsatz-Zeit Diese Zeit sind die Mitarbeiter im Einsatz: Sie setzt sich zusammen aus Pflegezeit und Fahrt- und/oder Wegezeit. + Organisations-Zeit Hier handelt es sich um Arbeitszeit, welche nicht Pflegezeit oder Fahrt- und/oder Wegezeit ist. Oder anders formuliert z.b. Auto waschen, tanken, Dienstbesprechung, Übergabe, Verwaltungsarbeiten der Pflege-Mitarbeiter usw. B = Anwesenheits-Zeit Diese Zeit sind die Mitarbeiter tatsächlich im Dienst. + Ausfallzeiten für Urlaub und Krankheit Diese Zeiten werden den Mitarbeitern zwar bezahlt, die Stunden stehen dem Pflegedienst aber nicht zur Verfügung. A = Bezahlte Arbeits-Zeit Das sind die Zeiten, die den Mitarbeitern für die Lohn-/Gehaltsabrechnung angerechnet werden. Diese Stunden sind gleichzeitig jene, welche im Arbeitsvertrag berücksichtigt werden müssen Std. = 100,0% Std. + 28,6% Std. = 128,6% Std. + 42,9% Std. = 142,9% Std. = 78,6% Std. = 178,6% Ausgehend von der tatsächlich vom Patienten benötigten Zeit, berechnet die Datei die Zeitanteile zusätzlich mit ein, die aufgrund von Erfahrungen in der Zeiterfassung bis hin zur Berechnung des Arbeitsvertrags notwendig sind. KPD No 001 c Personalbedarfsberechnung / 1. Anleitung / Seite 2, by Thomas Sießegger, Hamburg

3 1. Definition der Qualifikationen Bitte definieren Sie in der Mappe "START" selbst Ihre Qualifikationen. Vier verschiedene Qualifikationen sind möglich. Es sind aber schon sinnvolle Qualifikationen vorgegeben [die Sie jedoch problemlos überschreiben können]. 2. Wie setzt sich Arbeitszeit zusammen? Hierfür ist zunächst einmal eine Zeiterfassung die Voraussetzung. Nach diesem ersten Schritt geben Sie bitte ein, wie sich die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter zusammen setzt. Das kann auf Basis einer Vollzeitkraft erfolgen - oder durch Eingabe der Stunden aller Mitarbeiter. Die EXCEL-Datei verwendet letzten Endes nur die Relationen. START Tour 1 Tour 2 Tour 3 Tour 4 Tour 5 Tour 6 Tour 7 Tour 8 Tour 9 Tour 10 Tour 11 Tour 12 Tour 13 Tour 14 Tour 15 Tour 17 Tour 16 Tour 18 Grunddaten Zeit alle Touren zusammen Personalbedarfsberechnung für den gesamten Pflegedienst Grunddaten Zeit Zeiterfassung Anleitung A = Jahres-Arbeitszeit: - Urlaub, Krankheit, sonst. Ausfallzeiten B = Anwesenheitszeit: - Organisationszeiten C = Einsatzzeit: - Fahrt- und Wegezeiten C = "Netto"-Zeit beim Kunden: pro Jahr pro Monat pro Woche Zuschlag Multiplikator 1.925,00 Std. 160,42 Std. 36,92 Std. + 86,6% 1, ,00 Std. 100,0% 1.540,00 Std. 128,33 Std. 29,53 Std. + 49,3% 1,493 8,0% 123,20 Std. 92,0% 1.416,80 Std. 118,07 Std. 27,17 Std. + 37,3% 1,373 25,0% 385,00 Std. 67,0% 1.031,80 Std. 85,98 Std. 19,79 Std. Ein Vollzeit-Arbeitsplatz = 38,50 Std. Weitere berechnete Annahmen: 365 Tage pro Jahr 30,42 Tage pro Monat im Durchschnitt 52,14 Wochen pro Jahr im Durchschnitt 4,35 Wochen pro Monat im Durchschnitt Wenn Sie hier die Zeitanteile Ihrer Mitarbeiter eintragen, werden alle Qualifikationen mit eben diesen Zeitanteilen berechnet. Es kann aber sein, dass die Zeitanteile unterschiedlich sind. Zum Beispiel erbringen die examinierten Pflegefachkräfte sehr viele Behandlungspflegen; diese sind meist von sehr kurzer Dauer. Die Fahrtzeiten von Patient zu Patient sind aber im Prinzip gleich wie bei allen anderen Mitarbeitern, nur fallen sie prozentual stärker ins Gewicht. Das müsste bei der Personalbedarfsberechnung berücksichtigt werden. Wenn Sie also die anteiligen Zeiten für Fahrt/Wege und für die Organisationszeiten differenziert berücksichtigen möchten, dann drücken Sie bitte den organge-farbenen Knopf,... und Sie kommen auf die nächste Seite: KPD No 001 c Personalbedarfsberechnung / 1. Anleitung / Seite 3, by Thomas Sießegger, Hamburg

4 3. Wie unterscheiden sich die Qualifikationen in den Zeitanteilen? Eine Auswertung wird später in zwei Varianten möglich sein: a] gleiche Zeitanteile für alle Qualifikationen b] unterschiedliche Zeitanteile bei den Qualifikationen. Beide Varianten führen zu unterschiedlichen Ergebnissen. Wenn eine entsprechende differenzierte Zeiterfassung vorliegt, empfehle ich ich die zweite Variante. KPD No 001 c Personalbedarfsberechnung / 1. Anleitung / Seite 4, by Thomas Sießegger, Hamburg

5 4. Festlegung der individuellen Patienten-Zeiten in jeder Tour Durch Klicken auf die Knöpfe am oberen Bildrand gelangen Sie in die einzelnen Touren. Hier sind nun verschiedene Eingaben möglich und notwendig: Bezeichnung der Tour [1, 2 od...] Name der Mitarbeiter/in Qualifikation der Mitarbeiter/in Name des Patienten Zeitbedarf in Minuten Häufigkeit pro Woche Um die Touren nicht nur mit Nummern zu versehen, ist es hier möglich, den Touren einen Namen zu geben. Diese Namen erscheinen später auch in der Auswertung. Tragen Sie hier bitte den Namen der Mitarbeiterin ein. Diese Namen erscheinen später auch in der Auswertung. Hier haben Sie die Wahl zwischen den von Ihnen selbst angelegten Qualifikationen. In der Voreinstellung sind folgende Qualifikationen vorgesehen [die Sie aber in der Mappe START ändern könnten, wenn Sie möchten]: - Examinierte Pflegefachkraft [3-jährige Ausbildung] - Pflegekraft ["Helferin"] [1-jährige Ausbildung] - Un- oder angelernte/r Mitarbeiter/in - Zivildienstleistende, Mitarbeiter im FSJ o.ä. Tragen Sie hier bitte die Namen der Patienten ein. Es sollten nur die Patienten berücksichtigt werden, die kontinuierlich und voraussichtlich für längere Zeit versorgt werden. Bitte vergessen Sie nicht, Patienten [mit ihren Daten] zu löschen, wenn diese nicht mehr versorgt werden. Tragen Sie hier bitte die Netto-Pflegezeit ein, so wie Sie auch im Personal-Einsatz-Plan vorgesehen ist. Diese Zeiten müssen realistisch sein! Verwenden Sie bitte nicht die Zeiten, die der MDK bei der Begutachtung verwendet, sondern hier müssen wirklich exakte Minutenwerte eingegeben werden; nicht im 5-Min.-Takt! Wenn die 3 festgelegten Zeilen [früh, mittags, abends] nicht ausreichen, gibt es noch zwei weitere variable Zeilen. Reichen auch diese nicht aus, müssten Sie den Patienten ein zweites Mal anlegen. Das hat keine Auswirkungen auf die Berechnung der Personalstärke. Wie oft wird der Patient pro Woche versorgt? Geben Sie hier bitte die Anzahl der Einsätze ein. Nun wird automatisch der Personalbedarf berechnet, der in Arbeitsverträgen berücksichtigt werden muß. Dies ist zunächst eine Berechnung pro Tour. KPD No 001 c Personalbedarfsberechnung / 1. Anleitung / Seite 5, by Thomas Sießegger, Hamburg

6 5. Auswertungen Bitte geben Sie zuerst die Patienten für alle Touren ein. Sie bekommen nun einen kompletten Überblick, wie sich die individuellen Zeiten der Patienten auf die benötigte Arbeitszeit auswirken. Diese Berechnung geht zunächst einmal davon aus, dass Sie undifferenziert nach Qualifikationen gerechnet haben. Die errechneten Werte stellen immer einen Maximalwert dar. Sie errechnen das durchschnittlich benötigte Personal. Ein Ausgleich erfolgt durch Über- bzw. Mehrstunden bzw. durch Freizeitausgleich oder Arbeitszeitkonten. Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist es aber immer besser, mit der tatsächlichen Besetzung ca. 10% unter der errechneten zu bleiben, um die darüber hinausgehenden Stunden auszuzahlen [kein Freizeitausgleich!]. So machen Sie die [sprung-]fixen Kosten zu variablen Kosten. Arbeitsrechtlich ist das aber nicht ganz in Ordnung. ;-)) Wenn Sie für die unterschiedlichen Qualifikationen unterschiedliche Zeitanteile verwendet haben, so sollten Sie auf diesen Knopf 2.] Alternative Berechnung mit Zeitanteilen, die unterschiedlich für die Qualifikationen sind drücken. Sie erhalten dann alternativ diese Auswertung: KPD No 001 c Personalbedarfsberechnung / 1. Anleitung / Seite 6, by Thomas Sießegger, Hamburg