Industrie- und Handelskammer Flensburg Heinrichstraße Flensburg. Industrie- und Handelskammer zu Kiel Bergstraße Kiel

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1 Finanzministerium des Landes Schleswig-Holstein Finanzministerium Postfach Kiel Industrie- und Handelskammer Flensburg Heinrichstraße Flensburg Industrie- und Handelskammer zu Kiel Bergstraße Kiel Ihr Zeichen: Ihre Nachricht vom: Mein Zeichen: VI O /18 Meine Nachricht vom: 25. September 2012 Christa Busch Christa.Busch@fimi.landsh.de Telefon: Telefax: Industrie- und Handelskammer Lübeck Fackenburger Allee Lübeck 23. Oktober 2012 Handwerkskammer Schleswig-Holstein Johanniskirchhof Flensburg Handwerkskammer Schleswig-Holstein Breite Straße Lübeck Vereinigung der Unternehmensverbände in Hamburg und Schleswig-Holstein e.v. Haus der Wirtschaftsverbände Postfach Rendsburg Apothekerkammer Schleswig-Holstein Düsternbrooker Weg Kiel Ärztekammer Schleswig-Holstein Bismarckallee Bad Segeberg Dienstgebäude Düsternbrooker Weg 64, Kiel Telefon Telefax poststelle@fimi.landsh.de Buslinie 41, 42, 51 -Adressen: Kein Zugang für elektronisch signierte oder verschlüsselte Dokumente. Das Landeswappen ist gesetzlich geschützt

2 - 2 - Zahnärztekammer Schleswig-Holstein Westring Kiel Tierärztekammer Schleswig-Holstein Hamburger Straße 99a Heide Schleswig-Holsteinische Rechtsanwaltskammer Gottorfstr Schleswig Landwirtschaftskammer Schleswig-Holstein Am Kamp Rendsburg Einzelhandelsverband Nord e.v. Hamburg, Schleswig-Holstein, Mecklenburg-Vorpommern Hopfenstraße Kiel Landwirtschaftlicher Buchführungsverband für Schleswig-Holstein und Hamburg e.v. Lorentzendamm Kiel Bauernverband Schleswig-Holstein e.v. Am Kamp Rendsburg Hotel- und Gaststättenverband DEHOGA Schleswig-Holstein e.v. Hamburger Chaussee Kiel Schleswig-Holsteinischer Waldbesitzerverband e.v. Hamburger Str Bad Segeberg - 3 -

3 - 3 - Baugewerbeverband Schleswig-Holstein Hopfenstr. 2e Kiel Sparkassen- und Giroverband für Schleswig-Holstein Faluner Weg Kiel Arbeitsgemeinschaft der kommunalen Landesverbände Schleswig-Holsteinischer Gemeindetag Reventlouallee Kiel Kommunaler Arbeitgeberverband Schleswig-Holstein Reventlouallee Kiel Nachrichtlich: Steuerberaterkammer Schleswig-Holstein Hopfenstraße 2 d Kiel info@stbk-sh.de Steuerberaterverband Schleswig-Holstein e.v. Willy-Brandt-Ufer Kiel info@stbvsh.de Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM); Information für Arbeitgeber zur schrittweisen Einführung des Abrufverfahrens für Arbeitgeber - 4 -

4 - 4 - Sehr geehrte Damen und Herren, wie Ihnen bereits bekannt ist, wird das elektronische Abrufverfahren für Arbeitgeber zum 1. Januar 2013 schrittweise starten. Bereits ab dem 1. November 2012 mit Wirkung zum 1. Januar 2013 können Arbeitgeber die von der Finanzverwaltung bereitgestellten ELStAM ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, wie z.b. die Steuerklasse und Freibeträge, abrufen. Sie benötigen hierfür deren Geburtsdatum und steuerliche Identifikationsnummer. Mit der erstmaligen Anwendung der ELStAM wird das Lohnsteuerabzugsverfahren für alle Beteiligten vereinfacht. Sobald der Arbeitgeber das elektronische Verfahren im Kalenderjahr 2013 nutzt, werden steuerlich bedeutsame Änderungen nach ihrer Eintragung im Melderegister (z. B. Heirat, Geburt eines Kindes, Kircheneintritt oder Kirchenaustritt) automatisch beim Lohnsteuerabzug der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers berücksichtigt. Antragsgebundene Freibeträge sind jedoch wie bisher jährlich beim Finanzamt neu zu beantragen. Ausnahme: Pauschbeträge für Menschen mit Behinderung und Hinterbliebene, die bereits über das Jahr 2012 hinaus gewährt wurden, werden ohne neuen Antrag weiterhin berücksichtigt. Die Arbeitgeber müssen ihre Software und ihre betrieblichen Abläufe an das neue elektronische Verfahren anpassen. Um den Arbeitgebern und der Verwaltung einen schrittweisen Einstieg in das neue Verfahren zu ermöglichen, wird in 2013 ein Einführungszeitraum geschaffen. Der Arbeitgeber hat die ELStAM zumindest für einen im Kalenderjahr 2013 endenden Lohnzahlungszeitraum abzurufen und anzuwenden. Ein Abruf mit Wirkung 2014 wäre zu spät. Weitere Hinweise zum Verfahren Näheres zum erstmaligen Abruf der ELStAM durch den Arbeitgeber und zu den Anwendungsgrundsätzen für den Einführungszeitraum 2013 regelt das Startschreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom. Oktober Das BMF-Schreiben steht zurzeit als Entwurf vom 2. Oktober 2012 auf den Internetseiten des BMF bereit, da das Gesetzgebungsverfahren zum Jahressteuergesetz 2013 noch nicht abgeschlossen ist (Hinweis auf Anlage 1). Ein zweites BMF-Schreiben (Anwendungsschreiben) ergänzt das Startschreiben und ist zu beachten, sobald der Arbeitgeber in das elektronische Verfahren einsteigt. Auch dieses BMF-Schreiben steht zurzeit als Entwurf vom 11. Oktober 2012 auf den Internetseiten des BMF bereit, da das Gesetzgebungsverfahren zum Jahressteuergesetz 2013 noch nicht abgeschlossen ist (Hinweis auf Anlage 2). Informationen zu ELStAM sowie die übersandten Unterlagen finden Sie im Übrigen auch auf der Internetseite des Finanzministeriums des Landes Schleswig-Holstein über den nachfolgenden Link:

5 - 5 - Unterrichtung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Den Arbeitgebern wird empfohlen, folgende Informationsschreiben/Vordrucke an ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer weiterzugeben: Anschreiben Arbeitnehmer zum Freibetrag über Arbeitgeber Dieses Anschreiben (Hinweis auf Anlage 3) sollte den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ab Oktober 2012 zugeleitet werden, damit diese daran erinnert werden, benötigte Freibeträge für 2013 beim Finanzamt neu zu beantragen. Anschreiben Arbeitnehmer zum Verfahrenseinstieg des Arbeitgebers Dieses Anschreiben (Hinweis auf Anlage 4) sollte den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zeitnah vor dem Zeitpunkt für die erstmalige Anwendung der ELStAM zugeleitet werden. Spätestens im letzten Lohnzahlungszeitraum mit Papier sollte der Arbeitgeber diese Information entsprechend transportieren. Anschreiben Arbeitnehmer mit der ersten Lohnabrechnung im elektronischen Verfahren Dieses Anschreiben (Hinweis auf Anlage 5) sollte den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern mit der ersten Lohnabrechnung im elektronischen Verfahren zugeleitet werden, um sie zu informieren, was im Falle von Abweichungen ihrer Lohnsteuerabzugsmerkmale von der vorherigen Lohnabrechnung ggf. zu veranlassen ist. Vordruck Bescheinigung zur Überprüfung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) Diesen Vordruck (Hinweis auf Anlage 6) sollte der Arbeitgeber auf Wunsch der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers nutzen, wenn er die erstmalig abgerufenen ELStAM mit den Angaben in den Lohnkonten abgleichen sollte und vermutet, dass die ELStAM ggf. unzutreffend sein könnten. Weitere Unterlagen/Hinweise für Arbeitgeber Leitfaden für Lohnbüros Als Erste Hilfe wurde für Arbeitgeber und Arbeitnehmer beim Auftreten der häufigsten Abweichungen und Problemstellungen bei Abruf der ELStAM ein Leitfaden für Lohnbüros entwickelt (Hinweis auf Anlage 7). Aktuelle Steuernummer / elektronisches Zertifikat Für die Teilnahme am elektronischen Abrufverfahren hat der Arbeitgeber seine Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer unter Angabe seiner aktuell gültigen Steuernummer in der ELStAM-Datenbank anzumelden. Dabei ist die Authentifizierung mit einem für diese Steuernummer gültigen elektronischen Zertifikat erforderlich. Sofern hierzu eine veraltete Steuernummer verwendet wird, können die Arbeitnehmer nicht angemeldet werden, so dass für diese kein elektronischer Abruf der ELStAM möglich wäre. Sofern die Aufgaben der Lohnbuchhaltung für das Unternehmen von einem Vertreter der steuerberatenden Berufe oder einem Dienstleister übernommen werden, ist - 6 -

6 - 6 - diesem die aktuelle Steuernummer mitzuteilen. Hotline Den Arbeitgebern steht unter der Telefonnummer eine kostenfreie Hotline zur Verfügung, die von Montag bis Freitag in der Zeit von 7.00 bis Uhr sowie Sonnabend, an Sonn- und Feiertagen von bis Uhr erreichbar ist. Eine Kontaktaufnahme ist auch per elektronischer Post an elstam-hotline@elster.de möglich. Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie dieses Schreiben mit Anlagen an Ihre Mitglieder zur Information und weiteren Veranlassung weitergeben würden. Ergänzender Hinweis: Die in den vorgenannten Anlagen 3 bis 5 angesprochenen Anschreiben der Arbeitgeber an ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind vom Kommunikationsprojekt ELStAM am 26. September 2012 an die Arbeitgeber-Spitzenverbände auf Bundesebene versandt worden. Wenn Sie diese drei Dokumente bereits auf diesem Wege erhalten und an Ihre Mitglieder weitergeleitet haben, besteht insoweit keine weitere Veranlassung. Weitere Informationen werde ich Ihnen zu gegebener Zeit übersenden. Mit freundlichen Grüßen gez. Albert Trost 7 Anlagen