Phantomlohn Beitragsnachforderungen für nicht gezahltes Arbeitsentgelt

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1 Phantomlohn Beitragsnachforderungen für nicht gezahltes Arbeitsentgelt Referent: Harry Jutzas 2013, PAYCHEX, Inc. All rights reserved.

2 Übersicht der Fälligkeit in der Sozialversicherung und in der Lohnsteuer Sozialversicherung Beiträge sind fällig, wenn der Anspruch entsteht Lohnsteuer ist fällig, wenn das Arbeitsentgelt zufließt Anspruchsprinzip Entstehungsprinzip Zuflussprinzip Ausnahmen in der Sozialversicherung: Das Zuflussprinzip gilt für die Unfallversicherung und für vereinbarte Wertguthaben und Einmalzahlungen 2

3 In der Sozialversicherung gilt das sogenannte Entstehungsprinzip auch Anspruchsprinzip genannt. Beitragspflichtig sind alle tatsächlich geleisteten Zahlungen und Zuwendungen, soweit sie der Versicherungspflicht unterliegen Beitragspflichtig sind jedoch solche Ansprüche des Arbeitnehmers, die der Arbeitgeber nicht oder noch nicht ausgezahlt hat. 14 Arbeitsentgelt (1) Arbeitsentgelt sind alle laufenden oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung, gleichgültig, ob ein Rechtsanspruch auf die Einnahmen besteht, unter welcher Bezeichnung oder in welcher Form sie geleistet werden und ob sie unmittelbar aus der Beschäftigung oder im Zusammenhang mit ihr erzielt werden. Folie 3 von

4 22 Entstehen der Beitragsansprüche, Zusammentreffen mehrerer Versicherungsverhältnisse (1) Die Beitragsansprüche der Versicherungsträger entstehen, sobald ihre im Gesetz oder auf Grund eines Gesetzes bestimmten Voraussetzungen vorliegen. Bei einmalig gezahltem Arbeitsentgelt sowie bei Arbeitsentgelt, das aus Arbeitszeitguthaben abgeleiteten Entgeltguthaben errechnet wird, entstehen die Beitragsansprüche, sobald dieses ausgezahlt worden ist. Satz 2 gilt nicht, soweit das einmalig gezahlte Arbeitsentgelt nur wegen eines Insolvenzereignisses im Sinne des 165 des Dritten Buches vom Arbeitgeber nicht ausgezahlt worden ist oder die Beiträge für aus Arbeitszeitguthaben abgeleiteten Entgeltguthaben schon aus laufendem Arbeitsentgelt gezahlt wurden. Folie 4 von

5 Grundlagen für den Rechtsanspruch des Arbeitnehmers Gesetzliche Ansprüche nach dem Mindestlohngesetz Leistungen nach dem Arbeitnehmerentsendegesetz Allgemeinverbindliche Tarifverträge Tarifverträge, wenn Tarifbindung besteht Betriebsvereinbarungen Individuelle Arbeitsverträge Aufzeichnungen nach dem Nachweisgesetz Leistungen aufgrund betrieblicher Übung Leistungen nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz Leistungen nach dem Bundesurlaubsgesetz Ansprüche aus rechtskräftigen Urteilen Folie 5 von

6 Häufige Fehlerquellen bei der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung (DRV) nach 28p Abs. 1 SGB IV Unterbezahlung oder fehlende Zahlungen während der Entgeltfortzahlung wegen Krankheit Unterbezahlung oder fehlende Zahlung während des gesetzlich vorgeschriebenen Erholungsurlaubs Unterlassene Zahlungen für Minijobber und kurzfristig Beschäftigten Folie 6 von

7 Prüfen Sie, ob es vertraglich vereinbart ist, dass Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit gezahlt werden. Werden solche Zuschläge gezahlt, sind sie auch während der Entgeltfortzahlung wegen Krankheit, Urlaub und Feiertag zu zahlen. Ausnahmen: Nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz 4 (4) Durch Tarifvertrag kann eine von den Absätzen 1, 1a und 3 abweichende Bemessungsgrundlage des fortzuzahlenden Arbeitsentgelts festgelegt werden. Im Geltungsbereich eines solchen Tarifvertrages kann zwischen nichttarifgebundenen Arbeitgebern und Arbeitnehmern die Anwendung der tarifvertraglichen Regelung über die Fortzahlung des Arbeitsentgelts im Krankheitsfalle vereinbart werden. 7

8 4 Höhe des fortzuzahlenden Arbeitsentgelts (Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall) (1) Für den in 3 Abs. 1 bezeichneten Zeitraum ist dem Arbeitnehmer das ihm bei der für ihn maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit zustehende Arbeitsentgelt fortzuzahlen. (1a) Zum Arbeitsentgelt nach Absatz 1 gehören nicht das zusätzlich für Überstunden gezahlte Arbeitsentgelt und Leistungen für Aufwendungen des Arbeitnehmers, soweit der Anspruch auf sie im Falle der Arbeitsfähigkeit davon abhängig ist, dass dem Arbeitnehmer entsprechende Aufwendungen tatsächlich entstanden sind, und dem Arbeitnehmer solche Aufwendungen während der Arbeitsunfähigkeit nicht entstehen. Erhält der Arbeitnehmer eine auf das Ergebnis der Arbeit abgestellte Vergütung, so ist der von dem Arbeitnehmer in der für ihn maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit erzielbare Durchschnittsverdienst der Berechnung zugrunde zu legen. *) *) Gleiches gilt für unregelmäßige Entgeltbestandteile, die während der regelmäßigen Arbeitszeit erzielt werden. Folie 8 von

9 11 Urlaubsentgelt (1) Das Urlaubsentgelt bemisst sich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst, das der Arbeitnehmer in den letzten dreizehn Wochen vor dem Beginn des Urlaubs erhalten hat, mit Ausnahme des zusätzlich für Überstunden gezahlten Arbeitsverdienstes. Bei Verdiensterhöhungen nicht nur vorübergehender Natur, die während des Berechnungszeitraums oder des Urlaubs eintreten, ist von dem erhöhten Verdienst auszugehen. Verdienstkürzungen, die im Berechnungszeitraum infolge von Kurzarbeit, Arbeitsausfällen oder unverschuldeter Arbeitsversäumnis eintreten, bleiben für die Berechnung des Urlaubsentgelts außer Betracht. Zum Arbeitsentgelt gehörende Sachbezüge, die während des Urlaubs nicht weitergewährt werden, sind für die Dauer des Urlaubs angemessen in bar abzugelten. (2) Das Urlaubsentgelt ist vor Antritt des Urlaubs auszuzahlen. Folie 9 von

10 13 Unabdingbarkeit (1) Von den vorstehenden Vorschriften mit Ausnahme der 1, 2 und 3 Abs. 1 kann in Tarifverträgen abgewichen werden. Die abweichenden Bestimmungen haben zwischen nichttarifgebundenen Arbeitgebern und Arbeitnehmern Geltung, wenn zwischen diesen die Anwendung der einschlägigen tariflichen Urlaubsregelung vereinbart ist. Im übrigen kann, abgesehen von 7 Abs. 2 Satz 2, von den Bestimmungen dieses Gesetzes nicht zuungunsten des Arbeitnehmers abgewichen werden. 7 Zeitpunkt, Übertragbarkeit und Abgeltung des Urlaubs (2) Der Urlaub ist zusammenhängend zu gewähren, es sei denn, dass dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe eine Teilung des Urlaubs erforderlich machen. Kann der Urlaub aus diesen Gründen nicht zusammenhängend gewährt werden, und hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Urlaub von mehr als zwölf Werktagen, so muss einer der Urlaubsteile mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage umfassen. 10

11 28p Prüfung bei den Arbeitgebern (1) Die Träger der Rentenversicherung prüfen bei den Arbeitgebern, ob diese ihre Meldepflichten und ihre sonstigen Pflichten nach diesem Gesetzbuch, die im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag stehen, ordnungsgemäß erfüllen; sie prüfen insbesondere die Richtigkeit der Beitragszahlungen und der Meldungen ( 28a) mindestens alle vier Jahre. Die Prüfung soll in kürzeren Zeitabständen erfolgen, wenn der Arbeitgeber dies verlangt. Die Einzugsstelle unterrichtet den für den Arbeitgeber zuständigen Träger der Rentenversicherung, wenn sie eine alsbaldige Prüfung bei dem Arbeitgeber für erforderlich hält. Die Prüfung umfasst auch die Entgeltunterlagen der Beschäftigten, für die Beiträge nicht gezahlt wurden. 11

12 28f Aufzeichnungspflicht, Nachweise der Beitragsabrechnung und der Beitragszahlung (1) Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen im Geltungsbereich dieses Gesetzes in deutscher Sprache zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung ( 28p) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. Satz 1 gilt nicht hinsichtlich der Beschäftigten in privaten Haushalten. Die landwirtschaftlichen Krankenkassen können wegen der mitarbeitenden Familienangehörigen Ausnahmen zulassen. Für die Aufbewahrung der Beitrags-abrechnungen und der Beitragsnachweise gilt Satz 1. 12

13 (2) Hat ein Arbeitgeber die Aufzeichnungspflicht nicht ordnungsgemäß erfüllt und können dadurch die Versicherungs- oder Beitragspflicht oder die Beitragshöhe nicht festgestellt werden, kann der prüfende Träger der Rentenversicherung den Beitrag in der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung und zur Arbeitsförderung von der Summe der vom Arbeitgeber gezahlten Arbeitsentgelte geltend machen. Satz 1 gilt nicht, soweit ohne unverhältnismäßig großen Verwaltungsaufwand festgestellt werden kann, dass Beiträge nicht zu zahlen waren oder Arbeitsentgelt einem bestimmten Beschäftigten zugeordnet werden kann. Soweit der prüfende Träger der Rentenversicherung die Höhe der Arbeitsentgelte nicht oder nicht ohne unverhältnismäßig großen Verwaltungsaufwand ermitteln kann, hat er diese zu schätzen. Dabei ist für das monatliche Arbeitsentgelt eines Beschäftigten das am Beschäftigungsort ortsübliche Arbeitsentgelt Mitberücksichtigen. 13

14 Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrages (Beitragsverfahrensverordnung - BVV) 8 Entgeltunterlagen (1) Der Arbeitgeber hat in den Entgeltunterlagen folgende Angaben über den Beschäftigten aufzunehmen:... das Arbeitsentgelt nach 14 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung, ausgenommen sind Sachbezüge und Belegschaftsrabatte, soweit für sie eine Aufzeichnungspflicht nach dem Einkommensteuergesetz nicht besteht das beitragspflichtige Arbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung, seine Zusammensetzung und zeitliche Zuordnung, 14

15 Die Betriebsprüfung ist angekündigt. Bereiten Sie alle erforderlichen Unterlagen sorgfältig vor! Der Betriebsprüfer stellt häufig fest, dass Zuschläge für Sonntags-, Feiertagsarbeit und Nachtzuschläge weder in der Urlaubszeit noch in der Entgeltfortzahlung nicht gezahlt und demnach auch nicht verbeitagt wurden. Deshalb sind einige Prüfer dazu geneigt, das Summenbeitragsverfahren nach 28f Abs. 2 SGB IV anzuwenden. Das kann durch die Hochrechnung bzw. Schätzung zu erheblichen unter Umständen ungerechtfertigten Beitragsnachforderungen kommen. 15

16 Interessante Urteile zum Thema Summenbeitragsbescheid Das Bundessozialgericht (BSG, Urteil vom , 12 RK 30/83) hat festgelegt, das die Beitragserhebung grundsätzlich personenbezogen ermittelt werden muss. Auch dann, wenn der Arbeitgeber seine Aufzeichnungspflicht zwar verletzt und damit erschwert hat, jedoch eine personenbezogene Ermittlung nicht unmöglich ist. (BSG aao; LSG Bayern Beschluss vom L 5 R 933/12 B ER). Ein Summenbeitragsbescheid ist nur zulässig, wenn eine personenbezogene Ermittlung unmöglich ist (BSG Urteil vom , B 12 R 1/11 R). 16

17 Widerspruch? Das muss im Einzelfall geprüft werden. Tatsächlich gehen die Betriebsprüfer von der Lohnsumme aus. Berücksichtigt werden dabei die Urlaubsansprüche der Beschäftigten und der Krankenstand in Prozent. Insbesondere beim Krankenstand besteht eine gewisse Verhandlungsmöglichkeit. In den meisten Fällen steckt hinter einem Summenbeitragsbescheid eine gewisse Bestrafung. Eine seriöse Ermittlung aus der Lohnsumme oder Schätzung muss nachvollziehbar sein. Wenn die Feststellungen nicht nachvollziehbar sind, sollte ein Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer zu Rate gezogen werden, der eine erneute Überprüfung vornehmen kann. In solchen Fällen ist jedenfalls ein Widerspruch sinnvoll. 17

18 Prüfen Sie, ob andere Nachweismöglichkeiten bestehen Gibt es Lohnartenlisten, die personenbezogen auswertbar sind? Haben die Arbeitnehmer überhaupt einen Anspruch auf Zahlung von Zuschlägen? Gibt es Schichtpläne aus denen die zuschlagsberechtigten Zeiten ermittelbar sind? Existiert eine elektronische Zeiterfassung, aus der die zuschlagsberechtigten Zeiten zu ermitteln sind? Sind bestimmte Mitarbeiter von zuschlagsfähigen Arbeitszeiten ohnehin ausgeschlossen? 18

19 Wie kann man sich für die Zukunft absichern? Auf der sichern Seite sind Sie, wenn Sie grundsätzlich unständige Entgeltbestandteile, die in der regelmäßigen vereinbarten Arbeitszeit in einem Durchschnittsspeicher einfließen lassen. Im Krankheits- oder Urlaubsfall können solche Zahlungen dann tageweise aus diesem Durchschnittspeicher zusätzlich zum Entgelt als Tagesbasis Krankheit und Urlaub nachweislich vergütet werden. Achten Sie darauf, dass Minijobber und kurzfristig Beschäftigte generell einen Entgeltfortzahlungs- und Urlaubsanspruch haben. 19