Prüfbericht «IKS-Funktionsprüfung Lagerprozess Gruppe Verteidigung»

Größe: px

Ab Seite anzeigen:

Download "Prüfbericht «IKS-Funktionsprüfung Lagerprozess Gruppe Verteidigung»"

Monica Esser
vor 6 Jahren
Abrufe

1 Eidgenössisches Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport VBS Generalsekretariat VBS Interne Revision VBS 3. Oktober 2016 Prüfbericht «IKS-Funktionsprüfung Lagerprozess Gruppe Verteidigung» Revision R 062

2 Eidgenössisches Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport VBS Generalsekretariat VBS Interne Revision VBS Herr Korpskommandant André Blattmann Chef der Armee Bundeshaus Ost 3003 Bern Bern, 3. Oktober 2016 Revision «IKS-Funktionsprüfung Lagerprozess Gruppe Verteidigung» Sehr geehrter Herr Korpskommandant Blattmann Gerne lassen wir Ihnen unseren Bericht zur Revision «IKS-Funktionsprüfung Lagerprozess Gruppe Verteidigung» zukommen. Die Prüfarbeiten haben wir zwischen Juni und August 2016 durchgeführt. Den vorliegenden Bericht haben wir mit unseren Ansprechpartnern bei der LBA besprochen. Sollten Sie Fragen zu diesem Dokument haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Freundliche Grüsse Interne Revision VBS Verteiler C VBS GS VBS EFK Interne Revision VBS Schauplatzgasse 11, 3003 Bern

3 Revision R 062: Prüfbericht «IKS-Funktionsprüfung Lagerprozess Gruppe Verteidigung» 1 Einleitung Ein Internes Kontrollsystem (IKS) umfasst jene Vorgänge und Massnahmen in einer Verwaltungseinheit, welche eine ordnungsmässige Buchführung und finanzielle Berichterstattung sicherstellen. Ein IKS besteht nach in der Praxis weit verbreiteter Auffassung in der Regel aus den folgenden Kontrollkomponenten: Kontrollumfeld: Dieses resultiert aus dem Leitbild der Verwaltungseinheit und individuellen Eigenschaften der Mitarbeitenden. Es reicht von Fragen der Integrität und ethischen Grundwerten bis zur Organisationsstruktur und Kompetenzsicherung. Risikobeurteilung: Diese dient der Identifikation und Bewertung der Risiken, welchen die Verwaltungseinheit bei der Verfolgung der gesteckten Ziele ausgesetzt ist. Kontrollaktivitäten: Diese stellen sicher, dass Massnahmen gegen identifizierte Risiken und zur Erreichung der Ziele korrekt ausgeführt werden. Information und Kommunikation: Informations- und Kommunikationswege sollen gewährleisten, dass die Mitarbeitenden diejenigen Informationen sammeln und austauschen können, die für die Erfüllung ihrer Aufgabe nötig sind. Überwachung: Die Überwachung der internen Kontrolle dient dazu, allenfalls notwendige Anpassungen rechtzeitig zu erkennen. 2 Auftrag Der wertmässige Bestand der aktivierten Vorräte der Gruppe Verteidigung beträgt per 31. Dezember 2015 rund CHF 0.3 Mrd. (hauptsächlich Brennstoffe und Medikamente). Zudem bestehen über Rüstungskredite beschaffte Vorräte (z.b. Bekleidung und Munition), die nicht in der Bilanz der Bundesrechnung erfasst sind. Aufgrund der mengen- sowie wertmässigen Bedeutung dieser Vorräte kommt der ordnungsgemässen Prozessführung eine wesentliche Bedeutung zu. Daher haben wir im Auftrag der Eidgenössischen Finanzkontrolle (EFK) das IKS im Lagerprozess der Gruppe Verteidigung geprüft. Die Basis dazu bildet die Fachliche Weisung Nr. 1 der EFK vom 17. Juni 2015 sowie die Mehrjahresplanung zu den IKS-Funktionsprüfungen vom 23. September Der Lagerprozess in Kürze Der Lagerprozess stellt das Kerngeschäft der Logistikbasis der Armee (LBA) dar. Vereinfacht kann er in drei Teilprozesse unterteilt werden: Wareneingang (Anlieferung von Lagerartikeln); Lagerbewirtschaftung (Verwaltung, Bestandesführung und Inventarisierung); sowie Warenausgang (Auslieferung von Lagerartikeln zum Verbrauch oder Gebrauch). 3/9

4 Revision R 062: Prüfbericht «IKS-Funktionsprüfung Lagerprozess Gruppe Verteidigung» Aufgrund des hohen Datenvolumens werden die Prozessschritte in SAP abgewickelt. Angesichts der zahlreichen Artikel und den vielen Mitarbeitenden an den verschiedenen Lagerstandorten in der Schweiz spielt die Stammdaten- und Berechtigungsverwaltung eine entsprechend hohe Rolle. 4 Prüfmethodik Zu Beginn unserer Prüfung beurteilten wir das generelle IKS der Gruppe Verteidigung in einer summarischen Art und Weise. Anschliessend prüften wir die Existenz sowie die Wirksamkeit des IKS im Lagerprozess: Diese Existenzprüfung zeigt auf, ob das IKS vorhanden und überprüfbar (d.h. dokumentiert) ist; das IKS den Geschäftsrisiken und der Geschäftstätigkeit angepasst ist; das IKS den zuständigen Mitarbeitenden bekannt ist; das IKS angewendet wird; sowie ein Kontrollbewusstsein im Unternehmen vorhanden ist. Mit der Wirksamkeitsprüfung wird das dauernde und richtige Funktionieren der Schlüsselkontrollen (konsequente Anwendung des 4-Augenprinzip und der Funktionentrennung) im Lagerprozess geprüft. Aus Risikoüberlegungen haben wir uns im Rahmen dieser Prüfung auf das Armeelogistikcenter Thun mit den schweizweiten Poolfunktionen für Verpflegung, Bekleidung (Brenzikofen) und Munition (Uttigen) sowie auf die Armeeapotheke (Ittigen) fokussiert. Auf eine Prüfung der Brennstofflager haben wir verzichtet, da wir in vergangenen Jahren ein gutes Gesamtbild der diesbezüglichen IKS-Prozesse erhalten haben. An dieser Stelle bedanken wir uns bei allen Beteiligten für die angenehme und engagierte Zusammenarbeit. 5 Generelle Einschätzungen zum IKS Einleitend halten wir fest, dass wir im Rahmen der Prüfung ein gutes Gesamtbild des IKS bei der Gruppe Verteidigung erhalten haben. Aus unserer Sicht sind die für die finanzielle Berichterstattung wesentlichen Prozesse in einer risikoorientierten und zweckdienlichen Form aufgezeichnet. Der IKS-Regelbetrieb wird alljährlich ordnungsgemäss angestossen. Zudem nimmt der IKS-Beauftragte seine Aufgaben in einer angemessenen Art und Weise wahr. Ebenfalls werden die Empfehlungen aus unseren früheren Prüfungen laufend umgesetzt. Nachfolgend gehen wir im Detail auf das IKS im Lagerprozess ein. 4/9

5 Revision R 062: Prüfbericht «IKS-Funktionsprüfung Lagerprozess Gruppe Verteidigung» 6 Existenz des IKS im Lagerprozess Unsere Prüfungshandlungen haben aufgezeigt, dass das IKS des Lagerprozesses in einer umfassenden Weise im Solution-Manager SAP der Gruppe Verteidigung dokumentiert ist. Risikokontrollmatrix sowie Prozessanweisung wurden den Geschäftsrisiken sowie der Geschäftstätigkeit angepasst. Die im Lagerprozess involvierten Mitarbeitenden kennen die massgebenden Dokumente und wenden diese auch in der täglichen Arbeit an. Zudem gewannen wir den Eindruck, dass bei allen beteiligten Personen ein gut entwickeltes Kontrollbewusstsein besteht. Ergänzend stellten wir fest, dass ein Berechtigungskonzept für die Zugriffe auf das SAP-System besteht und zurzeit überarbeitet wird. Aufgrund unserer Prüfungsfeststellungen können wir die Existenz des IKS im Lagerprozess bestätigen. 7 Wirksamkeit des IKS im Lagerprozess Wie zu Beginn erwähnt, fokussierten wir aus Risiko- und Wesentlichkeitsüberlegungen bei unseren Wirksamkeitsprüfungen auf das Armeelogistikcenter Thun sowie die Armeeapotheke. Insgesamt halten wir jedoch fest, dass die bestehenden IKS-Dokumente an allen Standorten ihre Gültigkeit haben. 7.1 Armeelogistikcenter Thun Einleitend stellen wir fest, dass bei den geprüften Standorten die Lagerbewirtschaftung nur teilweise elektronische Lesegeräte (Handhelds) eingesetzt werden. Dies bringt mit sich, dass Lagerbewegungen oft noch von Hand in SAP eingepflegt werden müssen. Aus unserer Sicht könnte der konsequente Einsatz von Handhelds die Wirtschaftlichkeit und Datenqualität über alle Teilprozesse zusätzlich verbessern. Jedoch betonen wir, dass die Wirksamkeit des IKS auch mit einer manuellen Verarbeitung von Lagerbewegungen sichergestellt werden kann Wareneingang Dieser Teilprozess kann verschiedene Arten von Wareneingängen enthalten. Zur Hauptsache handelt es sich um Lieferungen von Bestellungen bei Dritten oder bei einem anderen Armeelogistikcenter. Der Rückschub von der Truppe nach einer Rekrutenschule oder einem Fortbildungsdienst wird ebenfalls wie ein Wareneingang behandelt. Dabei sind folgende Schlüsselkontrollen relevant: 5/9

8 Revision R 062: Prüfbericht «IKS-Funktionsprüfung Lagerprozess Gruppe Verteidigung» Bei unserer Wirksamkeitsprüfung haben wir uns in erster Linie auf die Arbeiten und Dokumente der Zertifizierungsstelle abgestützt. Zudem nahmen wir in den Lagerräumlichkeiten der Armeeapotheke einen Augenschein. In den vergangenen drei Jahren wurde der Armeeapotheke in allen drei Teilprozessen stets ein gutes Zeugnis ausgestellt. Daraus abgeleitet kommen wir zum Schluss, dass die Wirksamkeit des IKS im Lagerprozess gegeben ist. 7.3 Fazit Wirksamkeit Insgesamt kommen wir zum Schluss, dass die Schlüsselkontrollen im Lagerprozess der Gruppe Verteidigung durchgeführt und nachvollziehbar dokumentiert werden. Die Wirksamkeit des IKS kann daher bestätigt werden. 8 Empfehlungen Aus unserer Prüfung leiten wir folgende Empfehlungen ab: Zu 7.1: Wir empfehlen zu überprüfen, wie der flächendeckende Einsatz der Handhelds weiter vorangetrieben werden kann. Damit könnte den Aspekten der Wirtschaftlichkeit und Datenqualität über alle Teilprozesse weiter Rechnung getragen werden. Zu 7.1.2: Wir empfehlen, bei palettenweisen Anlieferungen - auf der Basis von Stichproben - vollständige Wareneingangskontrollen vorzunehmen. Ergänzend ist eine Annahme der Warenlieferungen «unter Vorbehalt» zu prüfen. Zu 7.1.2: Wir empfehlen, das Plombiermaterial konsequent unter Verschluss zu halten und nur einem eingeschränkten Personenkreis verfügbar zu machen. 8/9

Ähnliche Dokumente

1 Zusammenfassung... 3

Revision R 048 Schlussbericht Inhaltsverzeichnis 1 Zusammenfassung... 3 2 Auftrag und Vorgehen... 4 2.1 Ausgangslage... 4 2.2 Auftrag... 4 2.3 Prüfungsumfang und -grundsätze... 4 2.4 Abgrenzung... 4 2.5