Prozessautomatisierung im Sozialwesen. Die Veränderungen in unserer Prozesslandschaft und wie wir damit umgehen Katharina Amend

Transkript

1 Prozessautomatisierung im Sozialwesen Die Veränderungen in unserer Prozesslandschaft und wie wir damit umgehen 1

2 Wer bin ich? Katharina Amend Caritas Betriebsträgergesellschaft Speyer Prozessmanagement und Organisationsentwicklung Master Health Care Management (M.Sc.) EFQM Assessor 2

3 Agenda Wer wir sind Unser Weg im Prozessmanagement Prozessautomatisierung Lessons learned 3

4 Wer wir sind Caritasverband für die Diözese Speyer 8 Caritas-Zentren 2 Caritas-Förderzentren für wohnungslose Menschen Altenpflegeschule Zentrale (Spitzenverband, Träger, Dienstleister) Caritas Betriebsträgergesellschaft 100 % Tochtergesellschaft des Caritasverbandes für die Diözese Speyer 14 Caritas-Altenzentren 8 Caritas Förderzentren für Menschen mit Behinderungen und psychischen Beeinträchtigungen 4

5 Wo wir sind 5

6 Unser Weg Projekt Einführung Prozessmanagement Installation IYOPRO Schulungen des Projektteams Erarbeitung Prozesslandkarte 6

7 Unser Weg

8 Unser Weg Workflow-Pilotprojekt (Intellivate) Grundlagenschulung (QMB) Notationsschulung (Intellivate) Reifegrad-Analyse eden IYOPRO-Anwendertreffen für Modellierer (bis heute) Festlegung Konventionen 8

9 Unser Weg

10 Unser Weg ,32 Stellenanteile im Bereich POE OPM-Schulung (QMB) Prozessworkshops: Leistungsprozesse Arbeitsfeld: Altenhilfe, Behindertenhilfe, Jugendhilfe Prozessgrenzen Prozesszweck 1 0

11 Unser Weg

12 Beispiel Leistungsprozesse Wir entwickeln in enger Abstimmung mit dem Prozess "Organisation strategisch steuern" an den Bedürfnissen der Kunden ausgerichtete Angebote. Unser Ziel ist es, durch Innovation die Marktfähigkeit des Unternehmens dauerhaft zu sichern. In einem festgelegten Rahmen werden Kunden und Partner einbezogen, interne Entscheidungen getroffen und Vereinbarungen mit Leistungsträgern abgeschlossen. 1 2

13 Beispiel Leistungsprozesse 1 3

14 Beispiel Leistungsprozesse 1 4

15 Unser Weg

16 Unser Weg IYOPRO PowerUser-Schulung (Intellivate) Prozessportal Schulungen Steigerung der Nutzerfreundlichkeit (Bsp.: Suchfunktion, Druckfunktion etc.) Prozessportalzugriffe Prozessworkshops Fortsetzung Leistungsprozesse Mit Medikamenten sicher umgehen (CBS komplett) Einzelne Prozesse in den Arbeitsfeldern 1 6

17 Unser Weg

18 Unser Weg Übersicht Prozesse Umstrukturierung StaPOE 3 VZ Stellen Themen: Strategie, Prozessmanagement, Software, Projektmanagement Zuständigkeitsbereich: Caritasverband + CBS 1 8

19 Was wir schon gemeinsam mit Intellivate verändert haben Deutsche Begriffe Portal Suchfunktion Druckfunktion Kommentarfunktion News Bezug zum Prozess Verknüpfungen in unser Dateisystem Einfacher Hyperlinks setzen usw. Steigerung der Nutzerfreundlichkeit 1 9

20 Was bedeutet Prozessautomatisierung? Klassischen Vorteile gelten auch bei uns Fehlerreduktion Routinearbeiten Verkürzung der Verarbeitungszeit schnelle, transparente und einheitliche Bearbeitung geringeren Prozesskosten 2 0

21 Workflows in Aktion Supervision beantragen und auswerten EFQM Evaluation durchführen Ticketsystem für IYOPRO-Support (intern) 2 1

22 Workflows Testbetrieb: Dienstvertrag beantragen Ethikberatung beantragen und auswerten Ausbuchen eines Kleinstbetrag beantragen Entwicklung: Zielvereinbarungsgespräche vereinbaren und auswerten Fort- und Weiterbildungen beantragen und auswerten 2 2

23 Beispiel Supervision 2 3

24 Beispiel Supervision - wird gelöscht - Wechsel des Vorgesetzten - Vorgesetzte/r abwesend 2 4

25 Beispiel Supervision 2 5

26 Lessons learned Durchschnittliche Prozessportalzugriffe im Monat: 67 ( 94, 46) 887 Workflowlizenzen 21 Professional-Lizenzen (Modellierer) Datenleitungen in einigen Regionen unsere Serverfarm und Ordnerstruktur (Ablagesystematik, Datenfriedhöfe) Unterscheidung Prozesse und strategische Projekte 2 6

27 Lessons learned - Mitarbeiter Umgang mit Software und PC allgemein auf Papier verzichten fällt schwer Zugang zum System (Einzel, Gruppe, kein) Entwicklung CBS + DiCV fehlende QM Struktur im DiCV 2 7

28 Wann lohnt sich eine Prozessautomatisierung bei uns? Verwaltungsprozesse mit überschaubarer Anzahl von Akteuren Zusammenarbeit von unterschiedlichen Abteilungen bzw. den Einrichtungen und der Zentrale weniger in unseren kundenbezogenen Leistungsprozessen Prozessklarheit 2 8

29 Was wir noch brauchen? Das Vorankommen steht und fällt mit dem jeweiligen Prozessverantwortlichen und dem Prozessmanager separater Zugang für Prozessmanager Weitere Schulungen unserer Führungskräfte und Mitarbeiter Mehr freigegebene Prozesse im Portal 2 9

30 Was wir uns wünschen? Einfache Druckfunktion aus dem Portal heraus Verknüpfungen mit unseren verschiedenen Softwares 3 0

31 Unser Umfeld - soziale Dienstleistungen Gesetzgebung Angehörige Bundesteilhabegesetz, Pflegestärkungsgesetz etc. Kunden, Bewohner Digitale Transformation Arbeitskräftemangel MDK DiCV + CBS Träger Gesellschaft Globalisierung Kirche Wettbewerber Sanierungsprozess Mitarbeiter Erhöhte Qualitäts- & Effizienzanforderungen Demografischer Wandel 3 1

32 Unsere Ziele Aktuelle Strategie Fokussierung auf Prozesse Automatisierungspotenzial konsequentes Managen der wichtigsten Projekte und Prozesse Ablagesystematik und Dokumentenlenkung Prozesskennzahlen Etablierung unserer aktuellen Workflows Einführung Audits 150 Prozessportalzugriffe (Führungskräfte) 3 2

33 Danke für ihre Aufmerksamkeit Der Weg ist das Ziel - Konfuzius Geduld Kontinuität Selbsterkenntnis 3 3