Interne Revision. Bericht gemäß 49 SGB II. Prüfung der Abbildung/ Befüllung der Zielindikatoren im Controllingsystem der BA Überregionale Revision

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1 Interne Revision Revision SGB II Bericht gemäß 49 SGB II Prüfung der Abbildung/ Befüllung der Zielindikatoren im Controllingsystem der BA Überregionale Revision Dezember 2011

2 Inhaltsverzeichnis 1. Revisionsauftrag 1 2. Zusammenfassung 1 3. Revisionsergebnisse Kundenabmeldungen im Vermittlungs-, Beratungs- und Informationssystem Internes Kontrollsystem Organisatorische Sicherungsmaßnahmen Fachaufsicht Sonstige Feststellungen 6 Anlage Abkürzungsverzeichnis Dezember 2011

3 1. Revisionsauftrag Der Vorstand der BA hat in Abstimmung mit dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales die Interne Revision SGB II beauftragt, das Thema Abbildung/Befüllung der Zielindikatoren zu prüfen. Durch die Revision sollte festgestellt werden, ob bei der Kundenabmeldung im Zusammenhang mit Auswahl des Lebenslauftyps im IT-Fachverfahren VerBIS die Möglichkeit besteht, den Zielindikator Integrationsquote strategisch zu verändern. Ferner sollten Erkenntnisse zu den implementierten Kontrollen und Maßnahmen zur Risikominimierung gewonnen werden. Daraus ergaben sich für die Revision folgende Zielfragen: Bestehen Möglichkeiten, das Ergebnis beim Zielindikator Integrationsquote durch eine strategisch veränderte Dateneingabe in den gemeinsamen Einrichtungen zu beeinflussen? Existieren interne organisatorische Sicherungsmaßnahmen und Kontrollen zur Dateneingabe im IT-Fachverfahren VerBIS und wirken diese? Die Beurteilung von IT-Kontrollen war nicht Gegenstand der Revision. 2. Zusammenfassung Trotz risikoorientierter Fallauswahl waren nur in 12 von 170 Fällen die relevanten Lebenslauftypen in VerBIS fehlerhaft. Fachaufsicht wurde aussagegemäß in 7 von 8 geprüften ge durchgeführt. Belege hierzu gab es nur in wenigen Fällen. 92 % der geprüften Lebenslauftypen waren weisungskonform in VerBIS eingegeben worden. Hinweise auf eine aus strategischen Gründen veränderte Dateneingabe liegen nicht vor (Ziffer 3.1). In den geprüften ge existierten zahlreiche organisatorische Sicherungsmaßnahmen im Hinblick auf eine ordnungsgemäße Auswahl und Anlage der Lebenslauftypen in VerBIS. Diese waren zwar häufig nicht schriftlich fixiert bzw. dokumentiert, waren aber insgesamt für eine Risikominimierung geeignet (Ziffer 3.2.1). Nach den Angaben von 7 der 8 geprüften ge stand das Thema integrationsrelevante Lebenslaufeinträge risikoorientiert im Fokus der Fachaufsicht. Entsprechende Aktivitäten und Ergebnisse waren jedoch häufig nicht dokumentiert (Ziffer 3.2.2). Dezember

4 3. Revisionsergebnisse 3.1 Kundenabmeldungen im Vermittlungs-, Beratungs- und Informationssystem 92 % der geprüften Lebenslauftypen waren weisungskonform in VerBIS eingegeben worden. Hinweise auf eine aus strategischen Gründen veränderte Dateneingabe liegen nicht vor. Zielindikator im Zielsystem des SGB II zur Erfolgsmessung bei der Verbesserung der Integration in Erwerbstätigkeit ist die Integrationsquote, die den Anteil der im Berichtszeitraum in Ausbildung oder Erwerbstätigkeit (abhängige Beschäftigung am ersten Arbeitsmarkt bzw. selbständige Tätigkeit) integrierten Kunden im Kundenkontakt gemessen an allen Kunden im Kundenkontakt ausweist. Eine Integration liegt vor, wenn ein Kunde aus dem Kundenkontakt im Rechtskreis des SGB II abgeht und eine Ausbildung oder abhängige Beschäftigung auf dem ersten Arbeitsmarkt im In- bzw. Ausland bzw. eine selbständige Erwerbstätigkeit von mindestens 15 Stunden wöchentlich und einer Dauer von über 7 Tagen aufnimmt. Sollbeschreibung Eine weisungskonforme Eingabe der integrationsrelevanten Lebenslauftypen Berufsausbildung, Berufspraxis, Selbständigkeit in VerBIS ist Voraussetzung für eine zutreffende Abbildung der Integrationsquote und damit zugleich Basis für eine valide Erfolgsmessung. Verbindliche Regelungen zu den relevanten Kundenabmeldungen und Lebenslaufeinträgen enthalten die fachlichen VerBIS-Arbeitshilfen. Hiernach sind die genannten Lebenslauftypen ausschließlich für Erwerbstätigkeiten mit mindestens 15 Stunden wöchentlich anzulegen. Fälschlicherweise durchgeführte Abmeldungen bzw. Lebenslaufeinträge, z. B. Erwerbstätigkeiten mit nachträglicher Unterschreitung der 15 Stunden-Grenze, sind rückgängig zu machen und die Lebenslaufeinträge in VerBIS entsprechend zu korrigieren. In die Prüfung wurden Fälle einbezogen, die im Jahr 2009 mit integrationsrelevanten Lebenslaufeinträgen in VerBIS abgemeldet worden waren, für die jedoch keine Anmeldung zur Sozialversicherung erfolgt war. Bei Fällen dieser Konstellation besteht das Risiko, dass die Zählung als Integration zu Unrecht erfolgt ist. In 8 geprüften gemeinsamen Einrichtungen (ge) wurden insgesamt 170 Kundenabmeldungen in die Prüfung einbezogen. Im Rahmen der Einzelfallprüfungen wurde durch Einsichtnahme in die Fachanwendungen (VerBIS, A2LL) und - soweit notwendig - der Leistungsakten überprüft, ob nach vorliegendem Sachverhalt die integrationsrelevanten Lebenslauftypen Berufsausbildung, Berufspraxis oder Selbständigkeit zu Recht angelegt worden waren. Bezogen auf den Aspekt Lebenslauftyp waren von den 170 geprüften Lebenslaufeinträgen 157 fehlerfrei (92 %), 12 Lebenslaufeinträge (7 %) waren fehlerhaft, einer (1 %) nicht nachvollziehbar. Die 157 fehlerfreien Fälle verteilten sich auf Feststellungen Lebenslaufeinträge in VerBIS 92 Fälle mit Berufspraxis bzw. Berufsausausbildung, 56 Fälle mit Berufspraxis im Ausland sowie 9 Fälle mit Selbständigkeit. Dezember

5 Die Korrektheit des Lebenslaufeintrags wurde ergänzend durch Einsichtnahme in A2LL hinsichtlich der Leistungsgewährung plausibilisiert. Hierbei wurde festgestellt, dass in 76 Fällen die Leistung eingestellt worden war, in 64 Fällen unter Anrechnung des Einkommens ALG II weitergewährt wurde sowie in 13 Fällen aufgrund fehlender Lohnzahlung des Arbeitgebers bzw. fehlender Einkünfte aus Selbständigkeit ALG II ohne Anrechnung des Einkommens weitergezahlt worden war. 4 Fälle, in denen eine Auslandsbeschäftigung aufgenommen wurde, konnten leistungsrechtlich in A2LL nicht abschließend geklärt werden. Die 12 in VerBIS fehlerhaft vorgenommenen Lebenslaufeinträge setzten sich wie folgt zusammen: In 5 der 12 fehlerhaften Fälle erfolgte bei der Eingabe eine unzutreffende Auswahl des Lebenslauftyps in VerBIS. Beispielsweise wurden Erwerbstätigkeiten mit einem Umfang unter 15 Stunden wöchentlich oder nicht versicherungspflichtige Praktika im Lebenslauf fehlerhaft als Berufspraxis gekennzeichnet. In 7 der 12 fehlerhaften Fälle waren nachträglich die Lebenslaufeinträge in VerBIS nicht oder unzutreffend korrigiert worden. Beispielsweise wurde unterlassen, nicht zustande gekommene Beschäftigungsverhältnisse nachträglich zu löschen oder es wurde fälschlicherweise 1 Tag als Berufspraxis im Lebenslauf eingetragen. Fehlerhafte Lebenslaufeinträge Für 10 der 12 fehlerhaften Fälle erfolgte möglicherweise die Abbildung einer Integration zu Unrecht. 2 fehlerhafte Fälle führten die Wirksamkeit der nachträglichen Datenkorrektur vorausgesetzt zu keiner Abbildung einer Integration, weil der unkorrekte Lebenslaufeintrag zu einem Abgang in ungeförderte Beschäftigung unter 7 Kalendertagen führte (keine Integration). Hinsichtlich der Fehlerverteilung auf die ge wurden folgende Feststellungen getroffen: In 2 ge waren alle geprüften Lebenslaufeinträge korrekt. In 3 ge war je ein geprüfter Lebenslaufeintrag nicht korrekt. In 2 ge waren je 2 geprüfte Lebenslaufeinträge nicht korrekt. In einer ge waren 5 geprüfte Lebenslaufeinträge nicht korrekt. Hinweise auf Steuerungsimpulse, die aus strategischen Gründen auf veränderte Lebenslaufeinträge zur Beeinflussung der Integrationsquote zielen, wurden im Rahmen der Revision nicht vorgefunden. Sowohl die geringe Anzahl der fehlerhaft angelegten Lebenslauftypen in VerBIS als auch die Art und Nachvollziehbarkeit der Fehlerursachen lassen keinen Rückschluss auf eine strategische und systematische Beeinflussung der Abbildung der Integrationsquote zu. Bewertung Den ge wird empfohlen, bei der Auswahl von integrationsrelevanten Lebenslauftypen - insbesondere bei nachträglich erforderlichen Korrekturen aufgrund von veränderten Verhältnissen - auf eine ordnungsgemäße Umsetzung der relevanten Regelungen zu achten. Empfehlung an die gemeinsamen Einrichtungen Dezember

6 3.2 Internes Kontrollsystem Interne Kontrollsysteme (IKS) sind Bestandteil der Qualitätssicherung im SGB II und dienen der Sicherstellung einer rechtmäßigen, wirtschaftlichen und wirksamen Aufgabenerledigung. Die wesentlichen Bestandteile eines IKS sind organisatorische Sicherungsmaßnahmen und Fachaufsicht Organisatorische Sicherungsmaßnahmen In den geprüften ge existierten zahlreiche organisatorische Sicherungsmaßnahmen im Hinblick auf eine ordnungsgemäße Auswahl und Anlage der Lebenslauftypen in VerBIS. Diese waren zwar häufig nicht schriftlich fixiert bzw. dokumentiert, waren aber insgesamt für eine Risikominimierung geeignet. Fehler können vermieden werden, wenn organisatorische Sicherungsmaßnahmen getroffen sind und praktiziert werden. Diese stellen Regelungen dar, die bereits im Vorfeld nicht rechtmäßiges oder unwirtschaftliches Handeln verhindern sollen. Sie umfassen unter anderem folgende Aspekte: Sollbeschreibung Prozesse, Schnittstellen und Zuständigkeiten (einschließlich Kommunikationsmodell) festlegen, Kompetenzen zuweisen und dokumentieren sowie Datenzugriffe einschränken. 7 der 8 ge erklärten, dass hinsichtlich der Anlage der Lebenslaufeinträge in VerBIS Verantwortlichkeiten festgelegt worden seien. Danach war die Eingabe der integrationsrelevanten Lebenslauftypen ( Berufsausbildung, Berufspraxis, Selbständigkeit ) vorgesehen: Feststellungen In 2 ge ausschließlich durch speziell geschulte Mitarbeiter/-innen in der Eingangszone, in 5 ge ausschließlich durch Fachkräfte des Bereiches Markt und Integration bzw. durch jede Integrationsfachkraft für ihre eigenen Kundinnen/Kunden. In einer ge war aussagegemäß keine Verantwortlichkeit für die Auswahl und Anlage der integrationsrelevanten Lebenslaufeinträge in VerBIS festgelegt. Die Eingabe sollte dort erfolgen, wo im Bereich Markt und Integration zuerst von der Aufnahme der Ausbildung oder Erwerbstätigkeit Kenntnis erlangt wird. In 3 ge wurde angegeben, dass die durchgeführten Eingaben der Lebenslauftypen zusätzlich durch spezielle Fachkräfte (Beauftragte für Datenqualitätsmanagement, VerBIS-Fachbetreuer/-in) zu prüfen seien. Diese organisatorische Sicherungsmaßnahme solle der Risikominimierung fehlerhafter Lebenslaufeinträge in VerBIS dienen. 7 von 8 geprüften ge erklärten, die Mitarbeiter/-innen regelmäßig oder zumindest anlassbezogen bezüglich einer ordnungsgemäßen Auswahl und Anlage der Lebenslauftypen in VerBIS zu sensibilisieren. In 3 ge konnte eine regelmäßige Information zu Lebenslaufeinträgen anhand von Dokumenten nachvollzogen werden. Eine ge sah keine Veranlassung, die korrekte Auswahl der geprüften Lebenslauftypen zu thematisieren. Dezember

7 Alle 8 befragten Integrationsfachkräfte bestätigten, dass sie zum Thema Lebenslaufeinträge qualifiziert wurden. Die Intensität/Durchführungsart reichte dabei nach ihren Angaben von VerBIS-Qualifizierungen im Rahmen der erstmaligen Einarbeitung und Eigenstudium über anlassbezogene Qualifizierungen bis zu regelmäßigen Veranstaltungen von VerBIS-Fachbetreuern/Beauftragten für Datenqualitätsmanagement. Alle Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer der geprüften ge gaben an, hinsichtlich der Einrichtung und Löschung von VerBIS-Berechtigungen die zentrale Vorgabe zur Vergabe von Berechtigungen im IT-Verfahren VerBIS zu beachten. Die Durchführung entsprechender Kontrollen wurde von 3 ge bejaht, Belege hierfür wurden von einer dieser ge vorgelegt. In den geprüften ge existierten zahlreiche organisatorische Sicherungsmaßnahmen im Hinblick auf eine ordnungsgemäße Auswahl und Anlage der Lebenslauftypen in VerBIS. Diese waren zwar häufig nicht schriftlich fixiert bzw. dokumentiert, waren aber insgesamt für eine Risikominimierung (siehe Ziffer 3.1) geeignet. Bewertung Fachaufsicht Nach den Angaben von 7 der 8 geprüften ge stand das Thema integrationsrelevante Lebenslaufeinträge risikoorientiert im Fokus der Fachaufsicht. Entsprechende Aktivitäten und Ergebnisse waren jedoch häufig nicht dokumentiert. Die Fachaufsicht umfasst die fachliche Weisungs- und Aufsichtsbefugnis der Führungskräfte über die rechtmäßige, zweckmäßige und wirtschaftliche Durchführung der Aufgaben. Sollbeschreibung Die Grundsicherungsstellen entscheiden eigenverantwortlich, welche Instrumente sie im Sinne einer wirtschaftlichen und wirksamen Ausübung der Fachaufsicht einsetzen. Das Verfahren zur Durchführung der Kontrollen ist durch eine eindeutige Verfahrensregelung, ein internes Fachaufsichtskonzept, zu beschreiben und im IKS zu integrieren. Form und Umfang der Fachaufsicht hängen dabei von der im Rahmen der Risikobeurteilung individuell erarbeiteten Risikostrategie ab. Regelungen zur Fachaufsicht zu den integrationsrelevanten Lebenslauftypen ( Berufsausbildung, Berufspraxis, Selbständigkeit ) gab es in 2 der 8 geprüften ge. Die befragten Integrationsfachkräfte in diesen beiden ge gaben an, die Regelungen bzw. Inhalte der Fachaufsicht zu kennen. Feststellungen 7 der 8 befragten Teamleiter/-innen gaben an, Fachaufsicht zum Thema Lebenslaufeinträge auszuüben. Dies konnte in 3 ge anhand von Belegen nachvollzogen werden. Die 8 hierzu befragten Integrationsfachkräfte in den geprüften ge bestätigten in den Interviews die Ausübung von Fachaufsicht zum Thema Lebenslaufeinträge. 5 der befragten Teamleiter/-innen erklärten, bei identifizierten Defiziten im Umgang mit VerBIS-Lebenslaufeinträgen gezielt Maßnahmen zu deren Abbau einzuleiten (z. B. Dienstbesprechungen, Schulungen und gezielte Mitarbeiteransprache) und diese nachzuhalten. Dezember

8 2 der 8 befragten Geschäftsführungen der ge ließen sich nach ihren Angaben zu den Ergebnissen der Fachaufsicht berichten. Nach den Angaben von 7 der 8 geprüften ge stand das Thema integrationsrelevante Lebenslaufeinträge risikoorientiert im Fokus der Fachaufsicht. Entsprechende Aktivitäten und Ergebnisse waren jedoch häufig nicht dokumentiert. Aus Sicht der Internen Revision war dies im Hinblick auf die geringe festgestellte Fehlerzahl (siehe Ziffer 3.1) akzeptabel. Eine Dokumentation der Aktivitäten und Ergebnisse der Fachaufsicht erhöht die Transparenz und ermöglicht ein rechtzeitiges Erkennen veränderter Risikosituationen. Den gemeinsamen Einrichtungen wird empfohlen, weiterhin risikoorientiert Fachaufsicht zu integrationsrelevanten Lebenslaufeinträgen auszuüben. Die Aktivitäten und Ergebnisse der Fachaufsicht sollten zur Erhöhung der Transparenz und zum rechtzeitigen Erkennen veränderter Risikosituationen dokumentiert werden. Bewertung Empfehlung an die gemeinsamen Einrichtungen 3.3 Sonstige Feststellungen Eine der geprüften ge hatte festgelegt, dass zur Vermeidung von Sonstigen Abgängen rechtzeitig vor Beendigung von Eingliederungsmaßnahmen (z.b. AGH, FbW) in jedem Fall eine Arbeitslosigkeit in VerBIS zu erfassen ist. Ein Automatismus, dass in jedem Fall eine Arbeitslosigkeit zu erfassen ist, ist nicht zulässig und verfälscht statistische Daten. Es ist in jedem Einzelfall zu prüfen, ob tatsächlich eine Arbeitslosigkeit vorliegt. Die betroffene ge hat ihre Regelung nach dem Hinweis der Internen Revision aufgehoben. Bewertung Diese Prüfung wurde in Übereinstimmung mit den Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision durchgeführt. Dezember

9 Abkürzungsverzeichnis Anlage A2LL Arbeitslosengeld II- Leistungen zum Lebensunterhalt (web-basierte Fachsoftware zur Umsetzung des SGB II-Leistungsrechts) BA Bundesagentur für Arbeit ge gemeinsame Einrichtung nach 44 b SGB II in der ab geltenden Fassung IKS internes Kontrollsystem SGB II Zweites Buch Sozialgesetzbuch VerBIS Vermittlungs-, Beratungs- und Informationssystem Dezember