1. Haushalts- und Finanzausschuss (zur Stellungnahme) 2. Verwaltungsrat (zur Stellungnahme) ZUSAMMENFASSUNG

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1 CA/25/17 Orig.: en München, den BETRIFFT: Vorläufige Leitlinien für das Budget 2018 VORGELEGT VON: EMPFÄNGER: Präsident des Europäischen Patentamts 1. Haushalts- und Finanzausschuss (zur Stellungnahme) 2. Verwaltungsrat (zur Stellungnahme) ZUSAMMENFASSUNG Das vorliegende Dokument enthält die Leitlinien für den Bewilligungshaushalt der Organisation (Hauptbudget) und die Prognose der Gesamtergebnisrechnung gemäß IFRS für Das Amt hat unter Berücksichtigung der erwarteten Zunahme des Arbeitsanfalls entsprechende vorläufige Haushaltsvoranschläge aufgestellt. Die Zahlen für Arbeitsaufkommen, Produktion und Produktivität werden in den nächsten Monaten weiter präzisiert. Der Haushalts- und Finanzausschuss und der Verwaltungsrat werden gebeten, eine positive Stellungnahme zu den vorläufigen Leitlinien für den Budgetentwurf der Organisation für 2018 abzugeben. CA/25/17 d

2 - I - INHALTSVERZEICHNIS Gegenstand Seite I. STRATEGISCH/OPERATIV 1 II. EMPFEHLUNG 1 III. ERFORDERLICHE MEHRHEIT 1 IV. KONTEXT 1 V. BEGRÜNDUNG 1 VI. WICHTIGSTE PLANUNGSGRUNDSÄTZE UND ANNAHMEN 2 VII. ALTERNATIVEN 4 VIII. FINANZIELLE AUSWIRKUNGEN 5 A. BEWILLIGUNGSHAUSHALT DER ORGANISATION - HAUPTBUDGET 5 B. PROGNOSE DER GESAMTERGEBNISRECHNUNG GEMÄSS IFRS 6 IX. RECHTSGRUNDLAGE 7 X. REFERENZDOKUMENTE 7 XI. VERÖFFENTLICHUNG EMPFOHLEN 7 ANLAGE 1 ANLAGE 2 VORLÄUFIGER BEWILLIGUNGSHAUSHALT NACH ARTIKEL 25 (1) A) FINANZORDNUNG FÜR PROGNOSE DER GESAMTERGEBNISRECHNUNG GEMÄSS IFRS FÜR CA/25/17 d

3 I. STRATEGISCH/OPERATIV 1. Operativ II. EMPFEHLUNG 2. Der Haushalts- und Finanzausschuss und der Verwaltungsrat werden gebeten, eine positive Stellungnahme zu den vorläufigen Leitlinien für den Budgetentwurf der Organisation für 2018 abzugeben. III. ERFORDERLICHE MEHRHEIT 3. Einfache Mehrheit IV. KONTEXT 4. Die vorläufigen Leitlinien bilden die Grundlage des Budgetentwurfs 2018 und der Voranschläge , CA/50/17. V. BEGRÜNDUNG 5. Mit diesem Dokument werden die Leitlinien für den Bewilligungshaushalt der Organisation (Hauptbudget) und die Prognose der Gesamtergebnisrechnung gemäß IFRS für 2018 vorgelegt. Wie in den vergangenen Jahren unterbreitet das Amt diese Leitlinien im Mai dem Haushalts- und Finanzausschuss und im Juni dem Verwaltungsrat zur Stellungnahme, damit die Aufstellung des Haushalts im Amt enger mit dessen Genehmigung durch die Aufsichtsorgane verzahnt wird. 6. Die Leitlinien für das Budget 2018 wurden unter Zugrundelegung der wesentlichen Leitlinien aus der Finanzstudie erstellt, die 2016 von einem unabhängigen Beratungsunternehmen durchgeführt wurde, wobei der Schwerpunkt darauf lag, die Personalkosten und die künftigen Verbindlichkeiten des Amts besser unter Kontrolle zu bekommen. 7. Zusammen mit dem Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2016 (CA/60/17 und CA/10/17) sowie dem Bericht des Kollegiums der Rechnungsprüfer (CA/20/17) gibt das vorliegende Dokument einen Gesamtüberblick über die finanzielle Situation der EPO. CA/25/17 d 1/9

4 8. Als nächste Schritte im Prozess der Haushaltsaufstellung werden der Entwurf des Budgets und Stellenplans für 2018 und die Voranschläge vorgelegt, und zwar wie üblich auf der Oktobertagung des Haushalts- und Finanzausschusses (CA/50/17) bzw. der Dezembertagung des Verwaltungsrats (CA/50/17 + Add. 1). VI. WICHTIGSTE PLANUNGSGRUNDSÄTZE UND ANNAHMEN 9. Der vorläufige Bewilligungshaushalt der Organisation (Hauptbudget) für siehe ANLAGE 1 - und die vorläufige Prognose der Gesamtergebnisrechnung gemäß IFRS - siehe ANLAGE 2 - basieren im Wesentlichen auf folgenden Annahmen: 9.1. EINNAHMEN Die Einnahmen wurden auf der Grundlage einer Prognose von insgesamt Einreichungen im Jahr 2018 geschätzt; gegenüber dem im letztjährigen Budget (CA/D 1/16) prognostizierten Wert von ist das ein Plus von 4 %. Beim Verhältnis von europäischen Direktanmeldungen zu Euro-PCT-Anmeldungen wird für 2018 davon ausgegangen, dass es gegenüber 2017 mit 21:79 nahezu konstant bleibt. Basierend auf dieser Entwicklung des Gesamtaufkommens der Einreichungen rechnet das Amt für 2018 mit europäischen Direktanmeldungen und in die regionale Phase eintretenden PCT- Anmeldungen, gegenüber im Budget 2017 (+5 %). Die Zahl der veröffentlichten Patente wird mit für 2018 um 13 % höher angesetzt als in früheren Voranschlägen (2017: ). Beim Ertrag aus dem RFPSS-Planvermögen wurde zu Planungszwecken erneut der Wert 5,75 % zugrunde gelegt, der im Einklang mit dem langfristigen Anlageziel der RFPSS steht. CA/25/17 d 2/9

5 9.2. AUSGABEN UND INVESTITIONEN Entsprechend der beschlossenen strategischen Ausrichtung wird das Amt den Gesamtpersonalbestand weiterhin konstant bei der im Stellenplan vorgesehenen Zahl von Planstellen halten. Vor diesem Hintergrund verfolgt es weiter seine Strategie, Personalressourcen innerhalb des Verwaltungs- und Unterstützungsbereichs umzuverteilen bzw. in die Kernbereiche zu transferieren. Angesichts der erwarteten höheren Anmeldezahlen (erwartetes jährliches Wachstum von 5 % gegenüber dem Plan für 2017) wird davon ausgegangen, dass die Zahl der besetzten Prüferstellen 2018 um 70 finanzierte Stellen von derzeit auf steigt. Die Gehaltsanpassungen zum 1. Juli 2017 und 2018 wurden jeweils mit 2 % in Ansatz gebracht. Die Haushaltsvoranschläge 2018 sehen wie im Jahr 2017 vor, dass ein Betrag in Höhe von 3 % der Grundgehälter für die Laufbahnentwicklung und Bonuszahlungen gemäß den Bestimmungen des Laufbahn-/Leistungsmanagementsystems zur Verfügung gestellt wird. Bei den Schätzungen für die leistungsorientierten Verpflichtungen (Defined Benefit Obligations - DBO) wurde wie in den vergangenen Jahren ein prognostizierter Abzinsungssatz von 5 % zugrunde gelegt. Die zweijährliche Inflationsanpassung der Gebühren wurde vom Rat 2005 beschlossen und ist seither ein wichtiger Faktor bei der Gewährleistung der Stabilität und Nachhaltigkeit der Finanzen des Amts sowie der Verhinderung von Gebührenschwankungen für die Nutzer. Es wird vorgeschlagen, am Grundsatz der zweijährlichen Inflationsanpassung der Gebühren zwar generell festzuhalten, die Anpassung 2018 aber auszusetzen, da sich der Referenzindex nur geringfügig geändert hat. Die IT-Roadmap wird ein Investitionsschwerpunkt bleiben. Derzeit werden die Projektkosten (Kapitel 32/42) für 2018 auf 21,3 Mio. EUR geschätzt. Die Gesamtkosten für IM werden für 2018 mit 132,5 Mio. EUR veranschlagt. Darüber hinaus müssen im Budget für Betriebsausgaben 2018 für Umzugs-, Unterbringungs- und andere einschlägige Kosten des Bauprojekts für das neue Hauptgebäude rund 14 Mio. EUR von 2017 nach 2018 verschoben werden. CA/25/17 d 3/9

6 Die momentanen Schätzungen der Kapitalausgaben belaufen sich auf rund 93 Mio. EUR für 2018 und liegen damit um rund 54 Mio. EUR unter dem Budget Gemäß den letzten verfügbaren Informationen über den Zahlungsplan zum Bauprojekt für das neue Hauptgebäude in Den Haag sind für 2018 Investitionen in Höhe von 23 Mio. EUR geplant. Das Projekt liegt damit innerhalb des vom Verwaltungsrat genehmigten Budgetrahmens. Vor dem Hintergrund des gestiegenen Sicherheitsrisikos in Europa muss das Amt erweiterte Sicherheitsvorrichtungen entwickeln, was mit etwa 6 Mio. EUR bei den Betriebskosten und 11 Mio. EUR bei den Kapitalausgaben veranschlagt wird. Das einheitliche Patent soll sich entsprechend der Voraussetzung einer strikten Haushaltsneutralität vollständig aus eigenen Einnahmen finanzieren. Die erforderlichen Einzelheiten zu den Einnahmen und Ausgaben für den einheitlichen Patentschutz werden im Herbst mit dem Budgetentwurf 2018 vorgelegt. Die Haushaltsvoranschläge zum einheitlichen Patentschutz werden vor der Tagung des Haushalts- und Finanzausschusses dem Engeren Ausschuss zur Genehmigung vorgelegt. Die Haushaltsansätze für 2018 tragen der Umsetzung des Konzepts "Early Certainty" Rechnung. Der erwartete Rückgang bei den Jahresgebühren für Patentanmeldungen wird voraussichtlich vollständig ausgeglichen durch einen Anstieg bei den Jahresgebühren für erteilte Patente (s. Nr. 11 unten). Die Schätzungen basieren auf dem derzeit beobachteten Anmelderverhalten. VII. ALTERNATIVEN 10. Alternativen werden nicht vorgelegt, da sich das Dokument unmittelbar aus den vorliegenden Hypothesen ergibt. CA/25/17 d 4/9

7 VIII. FINANZIELLE AUSWIRKUNGEN A. BEWILLIGUNGSHAUSHALT DER ORGANISATION - HAUPTBUDGET 11. Bei den Einnahmen aus Eingangsbearbeitung, Recherche, Prüfung, Einspruch und Beschwerde wird mit einem Anstieg um 3,6 Mio. EUR gegenüber dem Budget 2017 gerechnet. Dabei ist jedoch zu betonen, dass die Prognose auf einer Extrapolation des derzeit beobachteten Anmelderverhaltens basiert. Aufgrund der erwarteten höheren Einnahmen aus Benennungen werden die Einnahmen aus Benennungs- und Jahresgebühren gegenüber dem Budget 2017 voraussichtlich um rund 4 Mio. EUR ansteigen. Die laufenden Produktivitätsanstrengungen des Amts werden dazu beitragen, den anhängigen Bestand zu verringern, während weitere Anstrengungen hinsichtlich Qualität und Pünktlichkeit darauf abzielen, die durchschnittliche Anhängigkeitsdauer von Anmeldungen zu verkürzen und den Bestand der beim EPA anhängigen Anmeldungen zu "verjüngen". Infolgedessen wird angenommen, dass die Jahresgebühreneinnahmen für Anmeldungen um 45 Mio. EUR zurückgehen - von 505 Mio. EUR im Jahr 2017 auf 460 Mio. EUR im Jahr , während sich die höhere Zahl an Erteilungen in höheren Einnahmen aus Jahresgebühren für erteilte Patente niederschlagen wird. Die Jahresgebühren für erteilte Patente werden voraussichtlich um 45 Mio. EUR steigen - von 505 Mio. EUR im Jahr 2017 auf 550 Mio. EUR Der Rückgang bei den Finanzeinnahmen um 1,5 Mio. EUR wird teilweise ausgeglichen durch einen Anstieg von 0,7 Mio. EUR aus internen Steuern, was zu einem Rückgang von 0,7 Mio. EUR bei den Betriebs- und Finanzeinnahmen führt. 12. Insgesamt werden die Betriebseinnahmen mit Mio. EUR angesetzt, das sind 6,7 Mio. EUR mehr als im Haushaltsjahr davor. 13. Die Gesamtpersonalausgaben steigen gegenüber dem Budget 2017 um 11 Mio. EUR bzw. 0,7 %, was hauptsächlich auf die prognostizierte Inflationsanpassung der Gehälter, die durch Laufbahnentwicklung/Beförderung bedingten Gehaltserhöhungen sowie die Finanzierung von 70 zusätzlichen Prüferstellen 2018 zurückzuführen ist. Der Anstieg der Grundgehälter wird durch drei Elemente bestimmt: erstens durch den sich aus dem Gehaltsanpassungsverfahren ergebenden Inflationsausgleich der Gehälter, der im Budget 2017 und 2018 jeweils mit 2 % angesetzt wurde; zweitens durch die Auswirkungen von Laufbahnentwicklung und Bonuszahlungen, die für die Zwecke der Planung weiterhin mit 3 % veranschlagt werden; drittens durch die Reduktion der Personalkosten 2018, die teilweise die Steigerungen bei den zwei vorstehenden Elementen ausgleicht und hauptsächlich bedingt ist durch die Gehaltsunterschiede zwischen pensionierten und neu eingestellten Bediensteten sowie durch Variationen bei den übrigen Gehaltskomponenten. CA/25/17 d 5/9

8 14. Die allgemeinen Betriebsausgaben (ohne Personalkosten) steigen um 21 Mio. EUR. Der Anstieg ist vorwiegend auf die Verzögerungen beim Projekt New Main (+14 Mio. EUR) sowie auf den IT-Bereich (+4 Mio. EUR) und Sicherheitsmaßnahmen (+3 Mio. EUR) zurückzuführen. Genauere Voranschläge werden in CA/50/17 vorgelegt. 15. Unter Zugrundelegung der obigen Leitlinien ergibt sich ein geschätzter Betriebsüberschuss von 218 Mio. EUR im Bewilligungshaushalt, das sind 25 Mio. EUR weniger als im Budget Die Kapitalausgaben belaufen sich auf insgesamt 93 Mio. EUR. Dies entspricht einem Rückgang um 54 Mio. EUR gegenüber 2017 und steht im Einklang mit der Entwicklung des Projekts für die Renovierung des Gebäudes EPO II in Den Haag (Konzeptions- und Bauzeitraum ). 17. Ausgehend von den derzeitigen Schätzungen weist der Bewilligungshaushalt der Organisation (Hauptbudget) einen Überschuss von 142 Mio. EUR auf. B. PROGNOSE DER GESAMTERGEBNISRECHNUNG GEMÄSS IFRS 18. Die betrieblichen Erträge wurden gegenüber dem Budget 2017 (CA/D 1/16) um 12 Mio. EUR nach unten korrigiert; dies reflektiert die erwartete Abnahme bei den Jahresgebühren für Anmeldungen infolge der Abnahme von anhängigen Fällen. 19. Der laufende Dienstzeitaufwand für die leistungsorientierten Verpflichtungen wird für 2018 und die Folgejahre mit einem angenommenen durchschnittlichen Abzinsungssatz von 5 % berechnet. Dieser Wert wird seit der ersten Anwendung im Budget 2012 (CA/D 1/11) kontinuierlich zugrunde gelegt und entspricht dem standardmäßig für die Einheitskostenberechnung verwendeten Abzinsungssatz. Die Gesamtpersonalkosten steigen im Vergleich zum IFRS-Plan 2017 um 12 Mio. EUR bzw. 0,9 %. 20. Die Änderung unter "Abschreibungen und sonstige Ausgaben" entspricht dem vorstehend beschriebenen Anstieg der allgemeinen Betriebsausgaben. 21. Das Betriebsergebnis ist mit 99 Mio. EUR positiv (- 46 Mio. EUR). CA/25/17 d 6/9

9 22. Beim Finanzergebnis werden als Ertrag die erwarteten Erträge des RFPSS- Vermögens Ende 2016 und als Aufwendungen die mit der Standardzinsrate von 5 % abgezinsten leistungsorientierten Verpflichtungen zugrunde gelegt. Das Finanzergebnis hat sich gegenüber dem Budget 2017 nach IFRS um 12 Mio. EUR verbessert und liegt bei -61 Mio. EUR. Es ist von der Entwicklung der Finanzmärkte abhängig und bleibt weiterhin höchst volatil. 23. Das Gesamtergebnis beträgt 38 Mio. EUR, d. h. 34 Mio. EUR weniger als im Budget IX. RECHTSGRUNDLAGE 24. Artikel 37, 38, 42 und 46 EPÜ X. REFERENZDOKUMENTE 25. Budget 2017 (CA/D 1/16), Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2016 (CA/60/17), Bericht des Kollegiums der Rechnungsprüfer zur Jahresrechnung für das Geschäftsjahr 2016 (CA/20/17) XI. VERÖFFENTLICHUNG EMPFOHLEN 26. Ja CA/25/17 d 7/9

10 ANLAGE 1 VORLÄUFIGER BEWILLIGUNGSHAUSHALT NACH ARTIKEL 25 (1)A) FINANZORDNUNG FÜR 2018 (in ) CA/D 1/16 Entwurf Differenz Kap. HAUPTBUDGET Budget Budget Budget / 2017 Abschnitt 1: Betriebsabschnitt Verfahrensgebühren Benennungs- und Jahresgebühren Sonstige Betriebs- und Finanzeinnahmen Einnahmen insgesamt Personal Allgemeine Betriebsausgaben Projekt- und Finanzausgaben Ausgaben insgesamt Überschuss Betriebsabschnitt Abschnitt 2: Kapitalabschnitt 65 Rückzahlung von dem Personal gewährten Baudarlehen Einnahmen insgesamt Liegenschaften und Gebäude Mobiliar und Geräte EDV/Sachanlagen und immaterielle Anlagen Darlehen und Vorschüsse an Dritte Ausgaben insgesamt Überschuss Bewilligungshaushalt

11 ANLAGE 2 PROGNOSE DER GESAMTERGEBNISRECHNUNG GEMÄSS IFRS FÜR 2018 (in ) IFRS Gesamtergebnisrechnung Europäische Patentorganisation CA/D 1/16 Entwurf Differenz Budget Budget Budget / 2017 ERTRÄGE Umsatzerlöse aus Patent- und Verfahrensgebühren Sonstige betriebliche Erträge Erträge insgesamt AUFWENDUNGEN Leistungen für Bedienstete Abschreibungen und sonstige Ausgaben Aufwendungen insgesamt BETRIEBSERGEBNIS FINANZERGEBNIS JAHRESERGEBNIS Übriges Gesamtergebnis GESAMTERGEBNIS