Einleitung. Abfrage erstellen

Transkript

1 Einleitung Die folgende Anleitung beschreibt wie Sie Kundendaten im MS Excel aus der P2 Datenbank importieren können, um mit MS Word Seriendrucke an Ihre Kunden zu erzeugen. Dieser Vorgang besteht aus zwei Teilen: Zuerst müssen Sie eine Abfrage in MS Excel erstellen. Dieses Verfahren wird in Kapitel II Abfrage erstellen beschrieben. Später können Sie diese Abfrage immer wieder benutzen, um Daten aus der P2-Datenbank zu importieren. Dieses Verfahren wird in dem Kapitel Gespeicherte Abfrage verwenden beschrieben. In dem Kapitel Seriendruck in MS Word werden gebräuchliche Seriendrucke anhand von Beispielen dargestellt. Vorraussetzung für den Datenimport ist, dass ein Programm namens MS Query auf Ihrem PC installiert ist. MS Query ist kostenlos und gehört zu der Programmgruppe MS Office. Sollte MS Query nicht installiert sein, wenden Sie sich bitte an Ihren PC-Support. Abfrage erstellen 1. Starten Sie MS Excel. 2. Wählen Sie das Menü Daten Externe Daten Neue Abfrage erstellen... Abb. 1. Menü Daten Externe Daten Neue Abfrage erstellen Wählen Sie aus der Liste im Register Datenbanken den Eintrag kfz* mit einem Klick der linken Maustaste aus. Abb. 2. Fenster Datenquelle auswählen 4. Es erscheint das Fenster ODBC-Konfiguration für ASA. In dem ersten Register ODBC steht schon der Name der Datenbank kfz.

2 Abb. 3. ODBC-Konfiguration Register ODBC 5. Klicken Sie auf das Register Login und geben Sie im Feld Benutzer-ID export ein und im Feld Kennwort export. Sollte dieser Nutzer nicht funktionieren, verwenden Sie bitte die Benutzer-ID bungert und das Kennwort sesam. Abb. 4. ODBC-Konfiguration Register Login 6. Bestätigen Sie die Eingaben mit einem Klick auf den Schalter OK. 7. Im jetzt erscheinenden Fenster Spalten auswählen markieren Sie den Eintrag kunde in der Liste Verfügbare Tabellen und Spalten durch einen Klick mit der linken Maustaste. 8. Zwischen den Listen Verfügbare Tabellen und Spalten und Spalten in Ihrer Abfrage klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf den oberen Schalter mit dem Pfeil nach rechts. 9. In der Liste Spalten in Ihrer Abfrage erscheinen nun alle Spalten aus der Tabelle kunde.

3 10. Klicken Sie auf den Schalter Weiter. Abb. 5. Query-Assistent Spalten auswählen 11. Sie gelangen in das Fenster Query-Assistent Daten filtern. Klicken Sie hier direkt auf den Schalter Weiter. Abb. 6. Query-Assistent Daten filtern 12. Sie gelangen in das Fenster Query-Assistant Sortierreihenfolge. Klicken Sie auch hier direkt auf den Schalter Weiter. Abb. 7. Query-Assistent Sortierreihenfolge 13. Sie gelangen dann in den Dialog Query-Assistent Fertig stellen. Klicken Sie erst auf den Schalter Abfrage speichern...

4 Abb. 8. Query-Assistent Fertig stellen 14. Es erscheint das Fenster Speichern unter. Geben Sie im Feld Dateiname kfzkunde ein und klicken Sie dann auf den Schalter Speichern. Abb. 9. Abfrage speichern 15. Im Fenster Query-Assistent Fertig stellen klicken Sie jetzt auf den Schalter Fertig stellen. Abb. 10. Query-Assistent Fertig stellen 16. In MS Excel erscheint nun eine Abfrage, in welcher Zelle der Datenimport beginnen soll. Der Eintrag =$A$1 ist korrekt. Bestätigen Sie das Fenster mit einem Klick auf den Schalter OK. Abb. 11. Externe Daten an MS Excel zurückgeben

5 17. Rufen Sie nun in MS Excel das Menü Datei Speichern auf. 18. Geben Sie im Feld Dateiname kunden ein. Abb. 12. MS Excel Fenster Datei Speichern unter 19. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf auf den Schalter Speichern. 20. Beenden Sie MS Excel. Gespeicherte Abfrage verwenden 21. Starten Sie MS Excel. 22. Wählen Sie das Menü Daten Externe Daten Gespeicherte Abfrage ausführen... Abb. 13. Menü Daten Externe Daten Gespeicherte Abfrage ausführen 23. Es erscheint das Fenster Abfrage ausführen. Wählen Sie aus der Dateiliste kfzkunde und klicken Sie auf den Schalter Daten importieren.

6 Abb. 14. Fenster Abfrage ausführen 24. In MS Excel erscheint nun eine Abfrage, in welcher Zelle der Datenimport beginnen soll. Der Eintrag =$A$1 ist korrekt. Bestätigen Sie das Fenster mit einem Klick auf den Schalter OK. Abb. 15. Externe Daten an MS Excel zurückgeben 25. Es erscheint das Fenster ODBC-Konfiguration für ASA. In dem ersten Register ODBC steht schon der Name der Datebank kfz. Abb. 16. ODBC-Konfiguration Register ODBC 26. Klicken Sie auf das Register Login und geben Sie im Feld Benutzer-ID export ein und im Feld Kennwort export.

7 Abb. 17. ODBC-Konfiguration Register Login 27. Bestätigen Sie die Eingaben mit einem Klick auf den Schalter OK. 28. Rufen Sie in MS Excel das Menü Datei Speichern auf. 29. Geben Sie im Feld Dateiname kunden ein und klicken Sie auf den Schalter Speichern. Abb. 18. MS Excel Fenster Datei Speichern unter 30. Wenn der Hinweis erscheint, dass die Datei kunden.xls bereits existiert, klicken Sie im folgenden Fenster auf den Schalter Ja, um die Datei zu überschreiben. Abb. 19. Bestätigung Datei überschreiben