Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU- DSGVO) und ihre Auswirkungen auf Unternehmen

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1 avedos GRC GmbH Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU- DSGVO) und ihre Auswirkungen auf Unternehmen Oktober 2017

2 Inhalt 1. Der Datenschutzbeauftragte Die Datenschutzfolgenabschätzung Das Verfahrensverzeichnis Privacy by Design und Privacy by Default Meldung von Datenpannen an die Behörde Meldungen von Datenpannen an die Betroffenen Dokumentation von Datenpannen Fahrplan zur Umsetzung... 5 avedos GRC GmbH Seite 2

3 Die EU-Datenschutz-Grundverordnung tritt am 25. Mai 2018 in Kraft und wird zu erheblichen Veränderungen im Umgang mit personenbezogenen Daten in Unternehmen führen. Hier finden Sie die wichtigsten Änderungen, die umzusetzen sind. 1. Der Datenschutzbeauftragte Die EU-Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet Unternehmen zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Kerntätigkeit des Unternehmens zählt und wenn die Überwachung von Personen notwendig ist. Insbesondere sind Krankenhäuser, Versicherungen, Banken sowie Telekommunikations- und Internetanbieter betroffen. Zum Datenschutzbeauftragten können Mitarbeiter aber auch externe Personen bestellt werden. Die Aufgaben umfassen vor allem die Aufklärung von Mitarbeitern und Vorgesetzten über die Regelungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung und die regelmäßige Prüfung der Einhaltung dieser. 2. Die Datenschutzfolgenabschätzung Der Mindestinhalt der Folgenabschätzung umfasst eine systemische Beschreibung der Verarbeitungsvorgänge, die Abschätzung der Notwendigkeit der Verarbeitung, die Einschätzung der Risiken, die durch den Verarbeitungsprozess entstehen und geeignete Abhilfemaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Die Erstellung der Datenschutzfolgenabschätzung ist verpflichtend, wenn die Verwendung von Daten ein hohes Risiko für persönliche Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen darstellt. 3. Das Verfahrensverzeichnis Das Verfahrensverzeichnis umfasst die Dokumentation aller im Unternehmen durchgeführten Datenverarbeitungstätigkeiten. Jeder Verarbeitungsvorgang muss in einer Art festgehalten werden, die die Zulässigkeit der Verarbeitung überprüfbar und nachvollziehbar macht. Zur Führung eines Verfahrensverzeichnisses sind Unternehmen verpflichtet, die mehr als 50 Mitarbeiter haben und Unternehmen, die weniger als 50 Mitarbeiter haben, wenn ein Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen besteht oder besonders sensible Daten verarbeitet werden. Der Mindestinhalt des Verfahrensverzeichnisses beinhaltet die Kontaktdaten der für die Verarbeitung verantwortlichen Person bzw. des Datenschutzbeauftragten, Angaben zur Kategorie der personenbezogenen Daten und Angaben zum Zweck der Verarbeitung. avedos GRC GmbH Seite 3

4 4. Privacy by Design und Privacy by Default Die EU-Datenschutz-Grundverordnung sieht vor, dass bereits im Vorfeld Maßnahmen ergriffen werden, die eine Grundlage für rechtskonformen Datenschutz schaffen. So muss bei der Auswahl von Datenverarbeitungsprogrammen darauf geachtet werden, dass deren Technikgestaltung die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien ermöglicht -> Privacy by Design. Darüber hinaus sind Systemkonfigurationen zu wählen, die bestmöglich auf die Anforderungen der EU-Datenschutz- Grundverordnung angepasst sind -> Privacy by Default. Maßnahmen hierfür sind beispielsweise Datenminimierung, Pseudoanonymisierung, Anonymisierung, Verschlüsselung, Einsatz von Datensicherheits-erhaltenden Protokollen (Privacypreserving protocols) und die strikte Einhaltung von OPT-In Verfahren. 5. Meldung von Datenpannen an die Behörde Datenpannen sind zu melden, wenn der Schutz personenbezogener Daten verletzt wurde oder Risiken für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen bestehen, unabhängig davon, um welche Datenarten es sich handelt. Die Abwägung, ob ein Risiko besteht, obliegt dem betreffenden Unternehmen, wobei schon ein einfaches Risiko ausreicht, um die Meldepflicht auszulösen. Die formalen Anforderungen an die Meldung, die innerhalb von 72 Stunden erfolgen und in einfacher Sprache gestaltet werden soll, beinhalten: Beschreibung der Art der Verletzung Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen und ergriffene oder vorgeschlagene Maßnahmen zur Behebung oder Abmilderung der Verletzung 6. Meldungen von Datenpannen an die Betroffenen Im Gegensatz zur Meldung an die Behörde, die bereits im Falle eines einfachen Risikos erfolgen muss, ist die Voraussetzung für eine verpflichtende Meldung an die Betroffenen erst bei einem hohen Risiko gegeben. Die Meldepflicht entfällt jedoch, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft: Es wurden im Vorfeld geeignete IT-Sicherheitsmaßnahmen getroffen (z.b. Verschlüsselung). Es wurden nach der Datenpanne geeignete IT-Sicherheitsmaßnahmen getroffen. avedos GRC GmbH Seite 4

5 Die Benachrichtigung wäre ein unverhältnismäßiger Aufwand (dann aber öffentliche Bekanntmachung). Dennoch hat die Behörde nach ihrer Prüfung die Möglichkeit, mittels Beschluss zu entscheiden, dass ein Unternehmen die Meldung an die Betroffenen nachholen muss. Die formalen Anforderungen entsprechen den Anforderungen der Meldung an die Behörde mit der Ausnahme, dass es keine festen Regelungen hinsichtlich der Frist gibt, innerhalb derer die Meldung erstattet werden muss. 7. Dokumentation von Datenpannen Jede Datenschutzverletzung muss ausnahmslos - unabhängig von der Abschätzung des Risikos für die betroffenen Personen - dokumentiert werden. Hierbei sind alle zusammenhängenden Fakten, Auswirkungen und Maßnahmen zu erfassen. 8. Fahrplan zur Umsetzung In einem ersten Schritt wird das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VdV) aufgebaut. Hierbei spielt vor allem die Erstellung einer effektiven Risikolandkarte eine Rolle sowie die Klassifikation und Risikobeurteilung für Betroffene sowie die Datenschutz-Folgenabschätzung in den relevanten Fällen. Im zweiten Schritt werden die operativen Prozesse und Workflows zur Bearbeitung von Anfragen und Datenpannen eingeführt. Darüber hinaus folgt die Integration in die bestehende Systemlandschaft. Der dritte Schritt beinhaltet alle weiteren relevanten Aufgabenstellungen für den Aufbau eines DPMS, wie die Einführung des Management Systems und die Implementierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Der vierte und letzte Schritt umfasst die Integration mit dem ISMS und den relevanten Management Systemen sowie die Verknüpfung der Verarbeitungstätigkeiten mit den Assets des ISMS. avedos GRC GmbH Seite 5

6 Zur detaillierten Planung einer geeigneten Umsetzung wenden Sie sich bitte an unsere Experten: Marcus Noetzel Reinhard Schüller Director Sales Director Sales Germany Austria & Switzerland dataprotection@avedos.com dataprotection@avedos.com avedos GRC GmbH Seite 6

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