Vergabeentscheidung für die soziale Betreuung dezentral untergebrachter Asylbewerber im Landkreis Rostock

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1 .y Landkreis Rostock Kreistag Landkreis Rostock Drucksache Nr.: VI- KA Sichtvermerk des Landrates q_c;: zuständiges Erstellungsdatum AmUEinbringer im KTB angenommen am 4'. DJ. (ot )._ Amt für Service und Gebäudemanagement abschließende Beratung im [gj Kreisausschuss 0Kreistag [gj öffentlich 0 nicht öffentlich Beratungsfolge I Abstimmungsergebnis Datum dafür dagegen Enthaltung Ausschuss für Wirtschaft, Landwirtschaft. Bau. Planung und Umwelt Ausschuss für Bildung, Kullur und Jugend Ausschuss für Familie, Senioren, Soziales und Gesundheit Jugendhilfeausschuss Rechnungsprüfungsausschuss Haushalts- und Finanzausschuss Eigenbetriebsausschuss Kreisausschuss X Kreistag Aufgabe/Betreff Vergabeentscheidung für die soziale Betreuung dezentral untergebrachter Asylbewerber im Landkreis Rostock Beschlussvorschlag Der Kreisausschuss beschließt, den Zuschlag auf das günstigste Angebot der BiLSE-lnstitut GmbH aus 8273 Güstrow mit einem Betreuungsstundensatz in Höhe von 45,73 EUR brutto zu erteilen. Der Vertrag beginnt am und läuft bis zum Das Vertragsverhältnis verlängert sich danach auf unbestimmte Zeit, wenn es nicht spätestens 2 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit gekündigt wird. Begründung Anlage detaillierte Begründung Zuschlagserteilung Anlage 2 Preisspiegel (bei zusätzlichem Platzbedarf Ersatzseite beifügen)

2 - --, :,e:. Landkreis Rostock Kreistag Landkreis Rostock Drucksache Nr.: VI- KA Finanzielle Auswirkungen Ja Teilhaushalt i 9 '-- Produkt Ergebnishaushalt [2g Ja ,37 pro Jahr Haushaltsjahr(e) Finanzhaushalt Ja ,37 pro Jahr Haushaltsjahr(e) EUR EUR Erläuterungen zu finanziellen Auswirkungen (falls noch nicht mit der Begründung gegeben) Die Kosten für die soziale Betreuung der dezentral untergebrachter Asylbewerber des Landkreises Rostock werden zu 00% vom Landesamt für Innere Verwaltung M-V, Abteilung Migration und Flüchtlingsangelegenheiten M-V erstattet. Bearbeitungsvermerk Fachamt Dezernent 7 I' Kommunalaufsichts- und Rechtsamt.' J; ti //c;a(;/ I l _ J : {! \_ LU,,, ' I

3 Anlage zur Vl-KA detaillierte Begründung zur Zuschlagserteilung Die Vergabestelle des Landkreises Rostock hat die soziale Betreuung der dezentral untergebrachten Asylbewerber im Landkreis Rostock auf Anordnung des Landesamtes für innere Verwaltung M-V, Abteilung Migration und Flüchtlingsangelegenheiten erstmalig ausgeschrieben. Die Ausschreibungsbedingungen mit Leistungsbeschreibung wurde vom Landesamtes für innere Verwaltung M-V, Abteilung Migration und Flüchtlingsangelegenheiten vorgegeben. Der Vertrag beginnt am und läuft bis zum Das Vertragsverhältnis verlängert sich danach auf unbestimmte Zeit, wenn es nicht spätestens 2 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit gekündigt wird. Folglich handelt es sich um einen unbefristeten Vertrag, so dass gemäß 3 Abs. VgV (Vergabeverordnung) für die Schätzung des Auftragswertes 4 Jahre zur Grunde gelegt werden müssen. Die geschätzten Kosten für 4 Jahre betragen ,00 EUR netto. Die sozialen Betreuung der dezentral untergebrachten Asylbewerber im Landkreis Rostock ist eine besondere Dienstleistung nach 30 Abs. GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen), so dass die Vergabe im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung bis zum Erreichen des erhöhten Schwellenwertes in Höhe von ,00 EUR netto erfolgen kann. Der Bekanntmachungstext zur Ausschreibung wurde auf folgenden Internetseiten veröffentlicht: Die vollständigen Vergabeunterlagen wurden ausschließlich auf der Vergabeplattform elektronisch zum Download für interessierte Unternehmen zur Verfügung gestellt. Laut Bewerberliste wurden die Vergabeunterlagen von 6 Bietern heruntergeladen. Nach Ablauf der Angebotsfrist am um 2:00 Uhr lagen 3 Angebote form-und fristgerecht der Vergabestelle vor.. formelle Prüfung der Angebote nach 6 Abs. bis 3 VOL/A Die Prüfung der Angebote gemäß 6 Abs. bis 3 VOL/A offenbarte keine Ausschlussgründe. 2. Prüfung der Eignung der Bieter nach 6 Abs. 5 VOL/A Die Eignung der Bieter wurde von allen 3 Bietern durch vollständig ausgefüllte Eigenerklärung bzw. gültige Präqualifizierung nachgewiesen. Auftragsbezogene Eignungsnachweise waren gemäß Bekanntmachungstext und den Vergabeunterlagen erst auf Verlangen der Vergabestelle einzureichen. Von den Bietern Nr. BiLSE-lnstitut GmbH" aus 8273 Güstrow und dem Bieter Nr. 2 Die Johanniter e.v." aus 8069 Rostock wurden diese Nachweise und Erklärungen nachgefordert.

4 3. Auswahl des wirtschaftlichsten Bieters 6 VOL/A Als alleiniges Zuschlagskriterium wurde der Preis festgelegt (Vorgabe des Landesamtes für Innere Verwaltung MV, Abteilung für Migration und Flüchtlingsangelegenheiten), dass bedeutet das Angebot mit dem niedrigsten Betreuungsstundensatz (brutto) erhält der Zuschlag. Als Grundlage für die Berechnung des Betreuungsstundensatzes war eine Vollzeitkraft mit 40 Arbeitsstunden pro Woche zu kalkulieren. Die Abrechnung der Betreuungsleistung erfolgt anhand den tatsächlichen geleisteten Betreuungsstunden entsprechend der aktuellen Anzahl der zu betreuenden Asylbewerber (gemäß festgelegten Betreuungsschlüssel). Im Rahmen der Prüfung der Kalkulation des Betreuungsstundensatzes wurde vom Bieter Nr. 2 Die Johanniter e. V., 8069 Rostock eine Aufschlüsselung der kalkulierten Betreuungsstunden gefordert. Diese wurden fristgerecht eingereicht und nach Prüfung als in sich schlüssig gewertet. Das günstigste Angebot wurde von dem Bieter Nr. BiLSE-lnstitut GmbH" aus 8273 Güstrow mit einem Betreuungsstundensatz in Höhe von 45, 73 EUR brutto abgegeben (siehe hierzu Anlage 2 Auswertungstabelle). Ausgehend von derzeitig 9 täglichen Betreuungsstunden ergeben sich jährliche Betreuungskosten in Höhe von ,37 EUR brutto (9 Betreuungsstunden x 45,73 EUR x 25 Arbeitstage pro Jahr). Damit liegt das Angebot 5,7% über der Kostenschätzung (in Höhe von ,00 EUR brutto pro Jahr) des Fachamtes. Die Kosten für die soziale Betreuung der dezentral untergebrachten Asylbewerber des Landkreises Rostock werden zu 00% vom Landesamt für Innere Verwaltung M-V, Abteilung Migration und Flüchtlingsangelegenheiten M-V erstattet (Zustimmung liegt der Vergabeakte bei). Gemäß 6 VgG M-V darf der Zuschlag auf ein unangemessen hohen oder niedrigen Angebotspreis nicht erteilt werden. Unangemessene Angebotspreise vermutetet man bei Abweichungen von mehr als 20% von der Kostenschätzung oder zu dem zweitplatzierten Mitbieter. Aufgrund der geringen Differenz (kleiner als 20%) zur Kostenschätzung bestehen keine Zweifel an der Angemessenheit des Angebotspreises. Ein Bietergespräch mit den für den Zuschlag in Betracht kommenden Bieter Nr. BiLSE-lnstitut GmbH" aus 8273 Güstrow fand am statt (Protokoll liegt der Vergabeakte bei). Im Ergebnis dieses Bietergespräches lässt sich feststellen, dass der Bieter sämtliche Anforderungen des Leistungsverzeichnisses erfüllt. Es wurden keine Anhaltspunkte ersichtlich, welche eine nicht zufriedenstellende Leistungserbringung vermuten lässt. 4. Zuschlagsempfehlung 8 () VOL/A Es wird empfohlen, den Zuschlag für die soziale Betreuung der dezentral untergebrachten Asylbewerber im Landkreis Rostock auf das Angebot der BiLSE-lnstitut GmbH aus 8273 Güstrow mit einem Betreuungsstundensatz in Höhe von 45,73 EUR brutto zu erteilen. 2

5 Anlage 2 zur Vl-KA Auswertung VL-ÖA soziale Betreuung der deznetral untergebrachten Ausländer im Landkreis Rostock Bieter Nr. : Bieter Nr 2: Bieter Nr. 3: jährliche Kosten BiLSE Institut, Johanniter Unfall Hilfe European Homecare Güstrow e.v., Rostock GmbH, Essen Betreuungsstundensatz netto 38,43 57,76 2,20 Betreuungsstundensatz brutto 45,73 57,76 33,52 Hochrechnung der jährlichen Kosten bei 9 täglichen Betreuungsstunden , , ,34 Rang