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1 Neuigkeiten im SOL-IT calendarcube Kalender NEU Inhalt 1. Vorwort technische Beschreibung Einstellungen / Kalender Berechtigungen Kalender verwalten / Berechtigungsdefinition durch Administrator Kalender-Berechtigungsdefinition durch Benutzer selbst Tipps und Tricks Navigation im Kalender NEU Kalender für verschiedene Ressourcen... 7 Stand, November 2016

2 1. Vorwort technische Beschreibung Die seit Release bereits angekündigte Umstellung auf den Kalender NEU wird in der Release weiter fortgesetzt. Seit Release war eine optionale Verwendung beider Kalender möglich. In der Release wird die Umstellung wie folgt erweitert: - Als Standard-Einstellung wird jedem Benutzer der Kalender NEU angezeigt - Es gibt noch einen Button Umschalten, welcher noch Lesezugriff auf den alten Kalender zulässt (wird in der nächsten Release zur Gänze entfallen) - Falls die notwendigen Kalender-Ressourcen noch nicht in der Datenbank vorhanden sind, werden diese automatisch mit der Release (beim DomainBuild) erstellt und alle vorhandenen Terminen dem neuen Kalender zugeordnet - Falls im Kalender NEU noch keine Gruppen eingerichtet sind, werden diese automatisch vom alten Kalender übernommen. Falls es im Kalender NEU für den Benutzer bereits Gruppen gibt, werden keine übernommen. - Wenn Gruppen vom Kalender ALT übernommen werden, so wird auch automatisch für die in der Gruppe befindlichen Kalender die Lesen- und Änderungsberechtigung vergeben. - Optional gibt es die Möglichkeit für Administratoren über Menü Administration / Konfigurationen verwalten / Register Programmeinstellungen mit dem Schlüssel DisableSchedulePermissions" und Wert = 1, die Berechtigungsprüfung für die Kalenderobjekte für das Unternehmen auszuschalten. Standardmäßig ist die Berechtigungsprüfung eingeschalten. - WICHTIG: Nach dem Update auf Release sollten durch den Administrator über Menü Administration / Kalender verwalten (siehe 2.1 Kalender verwalten / Berechtigungsdefinition durch Administrator) die Lese- und Änderungsberechtigungen überprüft werden. Alternativ kann es auch den Benutzern selbst überlassen werden diese Berechtigungen zu setzen (siehe 2.2 Kalender-Berechtigungsdefinition durch Benutzer selbst) 2

3 2. Einstellungen / Kalender Berechtigungen 2.1. Kalender verwalten / Berechtigungsdefinition durch Administrator Wichtig: Bei der Umstellung auf den neuen Kalender, ist es notwendig, die Berechtigungen zu kontrollieren und diese entsprechend zu setzen. Um den neuen Kalender entsprechend nutzen zu können, muss ein Administrator über das Menü Administration / Kalender verwalten definieren, welche Benutzer berechtigt sind, Termine eines anderen Benutzers zu lesen oder zu ändern. Über das Symbol wird die Benutzerverwaltung für die Lese- oder Änderungs-Berechtigung geöffnet. Erklärung Lese- Änderungs- Erklärung Berechtigung Berechtigung Die eingetragenen Termine können nicht werden nicht angezeigt. bearbeitet werden. Die eingetragenen Termine können werden angezeigt. bearbeitet werden. Die eingetragenen Termine können nicht werden nicht angezeigt. bearbeitet werden werden als persönlicher Termin angezeigt. 3

4 2.2. Kalender-Berechtigungsdefinition durch Benutzer selbst Hinweis: Jeder Benutzer kann auch selbstständig entscheiden, wer die Einsicht in seinen Kalender haben darf. Im Kalender, unter dem Menüpunkt Extras können Sie über Kalender freigeben einen Dialog starten, in welchem Sie die Berechtigungen nur für Ihren Kalender vergeben: Wer darf meine Termine lesen Wer darf nur die Termineinträge sehen, aber keinen Termininhalt Wer darf die Termine für mich erstellen 2.3. Tipps und Tricks Tipp: Die Einstellungen für Sichtbarkeit der Bereichsleiste, die aktuelle Gruppierung (nach Ressource, Datum oder keine) und die Ansicht (Tagesansicht, Arbeitswochenansicht usw.) im Benutzerprofil des entsprechenden Benutzers gespeichert. Tipp: Ganztägige Termine können Sie auch im Zeitbereich Ihres Kalenders und nicht nur im Ganztagsbereich anzeigen. Dies gelingt Ihnen mittels der Schaltfläche 4

5 "Ganztagsbereich anzeigen" direkt in der Symbolleiste über die Registerkarte "Ansicht". Um Ihnen unnötige Klicks zu ersparen, werden Ihre aktuellen Einstellungen im Benutzerprofil gespeichert. Hinweis: Wenn ein Termin mehrere Benutzer betrifft, wird beim Verschieben dieses Termins in den Papierkorb gefragt, ob der Benutzer die Teilnahme am Termin oder den gesamten Termin entfernen möchte. Wenn der aktuelle Benutzer dem Termin nicht zugeordnet wurde, wird er gefragt, ob der Termin für alle anderen Teilnehmer entfernt werden soll. 3. Navigation im Kalender NEU Die Gruppen, welche Sie eventuell im alten Kalender erstellt haben, werden automatisch bei Installation der Release übernommen, falls noch keine Gruppen im Kalender NEU vorhanden sind. Diese können Sie aber auf die gleiche Weise wie im alten Kalender erstellen. Wie gewohnt, im linken Fensterteil in der Navigation, klicken Sie bitte auf das Symbol Neu. Der Bereich für die Namenvergabe wird automatisch zum Bearbeiten aktiviert und Sie können Ihrer neuen Gruppe einen Namen vergeben. (Zum Ändern der Gruppenbezeichnung kann die F2 Funktionstaste gedrückt werden, oder durch nochmaligen Einfachklick auf die markierte Gruppe in den Änderungsmodus setzen). Als nächstes werden die Benutzer (Kalender) zu der erstellten Gruppe hinzugefügt. Dies erfolgt über das Lupen- Symbol. Im neu geöffneten Fenster Kalender auswählen werden mit dem Setzen eines Häkchens vor dem gewünschten Kalender und durch das Bestätigen mit OK, die entsprechenden Kalender ausgewählt und der Gruppe hinzugefügt. 5

6 Um den Kalender anderer Benutzer anzuzeigen, setzen Sie, wie auf dem unteren Bild zu sehen ist, vor der Gruppe ein Häkchen. Tipp: Eine Gruppe erstellen Sie noch schneller mit Hilfe des rechten Mausmenüs. Markieren Sie im Ordner Alle mit dem Häkchen die gewünschten Benutzer. Mit dem rechten Mausklick erstellen Sie anschließend eine Gruppe. 6

7 4. Kalender für verschiedene Ressourcen Im neuen Kalender haben Sie die Möglichkeit, einen Kalender für verschiedene Ressourcen zu erstellen, welche keine Mitarbeiter sind, wie z. B. Räumlichkeiten, Auto, Geräte, Projekte Dies kann natürlich nur von einem Administrator eingerichtet werden. Unter Administration / Kalender verwalten können über das Symbol Neu neue Kalender erstellt werden. So ist z. B. auch ein eigener Projekt-Kalender möglich. Hinweis: Wechseln Sie erneut auf den alten Kalender, stehen Ihnen diese Ressource- Kalender allerdings im alten Kalender nicht zur Verfügung! 7

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