Doculife. Digitale Personalakte. Alle Mitarbeiterinformationen sicher und auf einen Blick

Transkript

1 Doculife. Digitale Personalakte Alle Mitarbeiterinformationen sicher und auf einen Blick

2 Digitale Personalakte aus der Cloud. Wie denn das? Jörg Kralemann Document Future AG Regional Sales Executive Céline Marina Jezuit T-Systems MMS Consultant Document Lifecycle Management Dokumentenmanagement-System doculife aus der Cloud Elektronische Personalakte aus der Cloud mit doculife Bonner Themenlounge

3 DOCULIFE AUF EINEN BLICK DOKUMENTENVERWALTUNG MIT SYSTEM ÜBERALL VERFÜGBAR FÜR JEDEN DesktopClient, WebClient, mobile Endgeräte wie Smartphones, Tablets, von jedem Ort zu jeder Zeit HOCHSICHER Verschlüsselung, Langzeitarchivierung, rechts- und revisionskonform, Legal, Compliance, Beschlagnahmeschutz, Auditing, Datenschutz VERNICHTEN ARCHIVIEREN ERFASSEN KOMPLETTES DOKUMENTEN LIFECYCLE MANAGEMENT SYSTEM ZUSAMMEN- ARBEIT DOKUMENTEN MANAGEMEN T SUCHEN Jede Branche, jeder Fachbereich, jede Unternehmensgröße, skalierbar, Pay-Per-Use, Einbindung externer Partner ALLE BRANCHEN Verträge, Bestands, Personal und Kundenakten, Lieferanten, Immobilien und Schadensakten, Strafakten, eakten, Legal & Compliance, Digitale Kanzlei, Angebote, Digitaler Posteingang

4 DOCULIFE DOKUMENTEN LIFCYCLE MANAGEMENT VOM EINGANG BIS ZUR ARCHIVIERUNG DOKUMENT HINZUFÜGEN STRUKTURIERTE ABLAGE DOKUMENTE ARCHIVIEREN Elektronische Dokumente Gescannte Papierdokumente Dokumente finden, Inhalte anzeigen Dokumente im Team verteilen Dokumente im Team bearbeiten Dokumente löschen Dokumente löschen

5 HIGHLIGHTS Flexible HR Aktenstruktur Zugriffs- und Aktionsprotokoll Mobiler Zugriff Revisionskonforme Archivierung & termingerechte Löschung Elektronische Personalakte Zeit- und ortsunabhängig verfügbar Feingranulares Berechtigungskonzept Temporärer Zugriff DMS-Funktionen (z.b. Versionierung) Intelligente Suche DOKUMENTEN LIFECYCLE MANAGEMENT. EINFACH UND INTELLIGENT.

6 ANFORDERUNGEN Personalakten sollen elektronisch verwaltet werden. Die Mitarbeiter sollen per Self-Service auf ihre eigenen Personalakten zugreifen können. Aus den Informationen in den Personalakten soll eine Wertschöpfung erzielt werden.

7 SICHER, EINFACH UND INTELLIGENT LIVE-PRÄSENTATION

8 SICHER, EINFACH UND INTELLIGENT

9 SICHER, EINFACH UND INTELLIGENT

10 SICHER, EINFACH UND INTELLIGENT

11 SICHER, EINFACH UND INTELLIGENT

12 SICHER, EINFACH UND INTELLIGENT

13 SICHER, EINFACH UND INTELLIGENT

14 ZUSAMMENFASSUNG Elektronische Verwaltung von Personalakten HR spezifische Ablageorganisation mit flexiblen Akten Wesentliche Personalinformationen auf einen Blick Effizientes Arbeiten durch Integration in Microsoft Office Anwendungen und Outlook Zentraler Ablageort für Dokumente verschiedener Input-Kanäle und verteilten Standorten Verschlüsselte Speicherung in einem hochsicheren Rechenzentrum (in Deutschland) Self-Service Einsparung von Verwaltungs-, Druck-, Papier-, und ggf. Portokosten Möglichkeit zur effizienteren Gestaltung von Prozessen (z. B. Urlaubsantrag) Wertschöpfung HR Abteilung wird zum Business Partner Kostenersparnis durch schnelle und intelligente Recherchemöglichkeiten Möglichkeit für Skill-Management, Talent- Management usw.

15 VIELEN DANK! Kontakt T-Systems Multimedia Solutions GmbH Céline Marina Schmidt Weitere Informationen Internet: oder einfach eine senden an