Direktversicherung/Pensionskasse in der Lohn-/Gehaltsabrechnung

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1 Direktversicherung/Pensionskasse in der Lohn-/Gehaltsabrechnung 1 Allgemeines Die betriebliche Altersversorgung gehört in vielen Unternehmen zunehmend zum Alltag. Viele Arbeitnehmer nutzen ihren Rechtsanspruch auf Entgeltumwandlung oder wandeln ihre vermögenswirksamen Leistungen in einen Anspruch auf betriebliche Altersversorgung um. In einigen Branchen ist die betriebliche Altersversorgung auch bereits tarifvertraglich festgeschrieben. Immer öfter leisten auch Arbeitgeber zusätzlich einen Beitrag zur Absicherung ihrer Arbeitnehmer und wählen für ihre betriebliche Altersversorgung eine Form der Mischfinanzierung. Häufig kommen dann Fragen aus den Personalabteilungen der Firmen, die die Direktversicherung/Pensionskassenversorgung korrekt in der Lohn-/Gehaltsbuchhaltung erfassen müssen oder Arbeitnehmer haben Fragen zu ihrer neuen Gehaltsabrechnung. 2 Lohn-/Gehaltsabrechnung Arbeitgeber sind verpflichtet, für ihre Arbeitnehmer Entgeltabrechnungen in Textform zu erstellen. Diese müssen dann mindestens Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Entgelts enthalten ( 108 Gewerbeordnung). Diese Entgeltbescheinigungen dienen nicht allein der Information des Arbeitnehmers, sondern werden häufig auch als Nachweis gegenüber öffentlichen Stellen und Dritten verwendet. Mit In-Kraft-Treten der Entgeltbescheinigungsverordnung zum gelten einheitliche und verbindliche Vorgaben für die monatlichen Entgeltbescheinigungen. Im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung ist darauf zu achten, dass Zukunftssicherungsleistungen sich weder erhöhend noch mindernd auf das auswirken dürfen. Einzelheiten entnehmen Sie bitte den Erläuterungen zu den Fallbeispielen im Anhang. 3 Aufzeichnungen im Lohnkonto Der Arbeitgeber hat für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr ein Lohnkonto zu führen ( 41 EStG). Es handelt sich dabei nicht um ein Konto im Sinne der Bilanzbuchhaltung. Vielmehr ist darunter eine Aufstellung der persönlichen Daten des Arbeitnehmers und der Merkmale auf der Lohnsteuerkarte zu verstehen. Im Lohnkonto sind auch steuerfreie Bezüge und pauschalversteuerte Bezüge, sowie die in diesem Fall anfallende pauschale Lohn- und ggf. Kirchensteuer aufzuzeichnen ( 4 Abs. 2 Nr. 4 und 8 Lohnsteuer- Durchführungsverordnung LStDV). Die Oberfinanzdirektionen können Ausnahmen von der Aufzeichnung im Lohnkonto zulassen, wenn die Möglichkeit zur Nachprüfung in anderer Weise sichergestellt ist ( 4 Abs. 3 LStDV). Dies setzt aber voraus, dass die Zahlung der Bezüge und die Art ihrer Aufzeichnung im Lohnkonto vermerkt werden (R 41.1 Abs. 2 Lohnsteuer-Richtlinien). 4 Besondere Aufzeichnungs-, und Mitteilungspflichten ( 5 LStDV) im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung Bei Inanspruchnahme der Steuerbefreiung: - den Zeitpunkt der Erteilung der Zusage, - bei Übertragung im Rahmen des Übertragungsabkommens (oder nach vergleichbaren Regelungen) den Zeitpunkt der Übertragung, - bei Änderung einer vor dem erteilten Versorgungszusage alle Änderungen der Zusage nach dem Bei Anwendung der Pauschalversteuerung: - den Inhalt der am bestehenden Versorgungszusage, - bei Verzicht auf Steuerbefreiung die entsprechende Verzichtserklärung, - bei Übernahme einer Altzusage nach 4 Abs.2 Nr. 1 des Betriebsrentengesetzes oder bei Übertragung im Rahmen des Übertragungs abkommens (oder nach vergleichbaren Regelungen) die Erklärung des ehemaligen Arbeitgebers, dass diese Versorgungszusage bis zur Übernahme nicht als Versorgungszusage im Sinne des 3 Nr. 63 Satz 3 EStG behandelt wurde. 4.2 Besondere Mitteilungspflichten Grundsätzlich ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Versorgungsträger spätestens zwei Monate nach Ablauf des Kalenderjahres oder bei Ausscheiden im Laufe des Kalenderjahres mitzuteilen, wie die für den einzelnen Arbeitnehmer geleisteten Beiträge versteuert wurden (steuerfrei, pauschal, individuell). Diese Mitteilung ist nicht erforderlich, wenn der Versorgungsträger die steuerliche Behandlung der geleisteten Beiträge kennt oder aus den bereits vorhandenen Daten feststellen kann und dieser Umstand dem Arbeitgeber mitgeteilt worden ist. 5 Anhang Fallbeispiele für Entgeltabrechnungen Nachfolgend finden Sie Musterentgeltabrechnungen für verschiedene Fälle: - Beispiel 1: Entgeltumwandlung 100 Euro Steuerfreie Beitragszahlung nach 3 Nr. 63 EStG - Beispiel 2: Mischfinanzierung: 100 Euro Entgeltumwandlung, 50 Euro arbeitgeberfinanziert Steuerfreie Beitragszahlung nach 3 Nr. 63 EStG - Beispiel 3: Entgeltumwandlung 260 Euro Steuerfreie Beitragszahlung nach 3 Nr. 63 EStG - Beispiel 4: Umwandlung von vermögenswirksamen Leistungen in einen Anspruch auf bav - Steuerfreie Beitragszahlung 3 Nr. 63 EStG - Beispiel 5: Entgeltumwandlung 100 Euro Pauschalversteuerung nach 40b EStG a.f. Für unsere Beispiele haben wir den Durchführungsweg Direktversicherung gewählt. Grundsätzlich sind die Buchungsvorgänge in den anderen Durchführungswegen analog anzuwenden. 4.1 Besondere Aufzeichnungspflichten Zusätzlich zu den in Pkt. 2 genannten Aufzeichnungspflichten hat der Arbeitgeber beim Abschluss von Direktversicherungs- und Pensionskassenverträgen gesondert je Versorgungszusage und Arbeitnehmer Folgendes aufzuzeichnen: Jan15 Seite 1 von 8

2 5 Anhang Fallbeispiele Die Berechnungen erfolgen nach den im Jahr 2015 geltenden Steuertarifen, erheben aber nicht den Anspruch auf Vollständigkeit in allen steuerlichen Belangen. Die Beispiele werden entsprechend der DATEV Software dargestellt. Die einzelnen Bezeichnungen und Bezifferungen der Lohnarten können von den verschiedenen in der Praxis angewendeten Abrechnungsprogrammen abweichen. Den Beispielen vorangestellt ist eine Vorher-Betrachtung. Jedes Beispiel stellt den Buchungsverlauf anhand der jeweiligen Fallgestaltung dar. Für alle Beispiele gelten folgende Eckdaten: Arbeitnehmer, 40 Jahre, ledig, keine Kinder, nicht kirchensteuerpflichtig, Bruttogehalt Euro, Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung (Stand 2015): Krankenversicherung (KV) 7,3 % + 0,9 % Zusatzbeitrag, Pflegeversicherung (PV) 1,425 %, Rentenversicherung (RV) 9,35 %, Arbeitslosenversicherung (AV) 1,5 % Lohn-/Gehaltsabrechnung vor Entgeltumwandlung 2.500,00 Ermittlung des Das bildet die Grundlage für die Berechnung des es. Es setzt sich zusammen aus den laufenden und einmaligen Be- und Abzügen (soweit sich aus der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) nichts anderes ergibt) unabhängig von einer Steuer- oder Beitragspflicht in den Zweigen der Sozialversicherung. An der Bezeichnung L in den Spalten St und SV ist zu erkennen, dass der Zufluss lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig ist. Das J in der Spalte GB kennzeichnet alle Lohnarten, die sich erhöhend oder vermindernd auf das auswirken ,00 324,00 0,00 17,82 341, , , , ,00 205,00 233,75 37,50 35,63 511, , ,30 Das Steuer-Brutto entspricht dem steuerpflichtigen Arbeitslohn. Es setzt sich zusammen aus allen steuerpflichtigen Vergütungsbestandteilen und bildet die Grundlage für die Berechnung der Lohnsteuer. Zum Sozialversicherungs-Brutto gehören alle laufenden oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung, gleichgültig ob ein Rechtsanspruch besteht, unter welcher Bezeichnung oder in welcher Form sie geleistet werden und ob sie unmittelbar aus der Beschäftigung oder im Zusammenhang mit ihr erzielt werden. Die Beträge müssen für den jeweiligen Zweig der Sozialversicherung einzeln berechnet werden, da verschiedene Beitragssätze und Bemessungsgrenzen gelten. Ermittlung des es Anhand des Steuer- und jeweiligen Sozialversicherungs-Bruttos werden die Steuern und Sozialabgaben berechnet und vom abgezogen. Daraus ergibt sich der Nettoverdienst. Ermittlung des es Da keine weiteren Be-/Abzüge zu berücksichtigen sind, entspricht der dem Nettoverdienst Jan15 Seite 2 von 8

3 Beispiel 1 : Entgeltumwandlung 100 Euro - Steuerfreie Beitragszahlung 3 Nr. 63 EStG Lohn-/Gehaltsabrechnung nach Entgeltumwandlung Direktversicherung lfd. ST-frei F F N 100,00 Direktversicherung lfd. Geh. Ver. L L N -100,00 Erläuterung: 2.500,00 Entgeltumwandlungen haben keine Auswirkungen auf das, da das Gesamtentgelt ausgewiesen werden soll, unabhängig davon, wie der Arbeitnehmer darüber verfügt. Erst im Nettobereich wird die Entgeltumwandlung einbehalten, um zum richtigen zu kommen (Zwei-Wege-Verfahren). Das N in der Spalte GB kennzeichnet alle Lohnarten, die sich nicht erhöhend oder vermindernd auf das auswirken dürfen. Dazu gehören auch alle Zukunftssicherungsleistungen unabhängig von Durchführungsweg und Art der Finanzierung ( 1 Abs. 3 EBV). Die Entgeltumwandlung in Höhe von 100 Euro wird als laufender Bezug steuer- und sozialversicherungsfrei ( St und SV = F ) addiert, um dann als laufender Gehaltsverzicht wieder abgezogen zu werden. Diese Buchungen haben rein formalen Charakter, um die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit der Entgeltumwandlung darzustellen ,00 299,50 0,00 16,47 315, , , , ,00 196,80 224,40 36,00 34,20 491, ,63 Direktversicherung -100, ,63 Die nach 3 Nr. 63 EStG steuerfreien Beiträge in eine Direktversicherung oder Pensionskassenversorgung gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Das Steuer-Brutto wurde entsprechend um 100 Euro verringert. Nach 3 Nr. 63 EStG steuerfrei eingezahlte Beiträge in eine Direktversicherung/Pensionskassenversorgung gehören bis zu einer Höhe von 4 % der Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung nicht zum Sozialversicherungs-Brutto ( 1 Abs. 1 Nr. 9 Sozialversicherungsentgeltverordnung- SvEV). Das Sozialversicherungs-Brutto wurde entsprechend um 100 Euro verringert. Ermittlung des es Ermittlung des es Der Direktversicherungsbeitrag wird als Netto-Abzug vom Nettoverdienst abgezogen. Das ergibt den Jan15 Seite 3 von 8

4 Beispiel 2: Mischfinanzierung: Entgeltumwandlung 100 Euro und 50 Euro arbeitgeberfinanziert - Steuerfreie Beitragszahlung 3 Nr. 63 EStG Lohn-/Gehaltsabrechnung mit betrieblicher Altersversorgung mischfinanziert Direktversicherung lfd. ST-frei F F N 50,00 Direktversicherung lfd. ST-frei F F N 100,00 Direktversicherung lfd. Geh. Ver. L L N -100, ,00 Erläuterung: Ermittlung des Das N in der Spalte GB kennzeichnet alle Lohnarten, die sich nicht erhöhend oder vermindernd auf das auswirken dürfen. Dazu gehören auch alle Zukunftssicherungsleistungen unabhängig von Durchführungsweg und Art der Finanzierung ( 1 Abs. 3 EBV). ). Die Entgeltumwandlung in Höhe von 100 Euro wird als laufender Bezug steuer- und sozialversicherungsfrei ( St und SV = F ) addiert, um dann als laufender Gehaltsverzicht wieder abgezogen zu werden. Diese Buchungen haben rein formalen Charakter, um die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit der Entgeltumwandlung darzustellen ,00 299,50 0,00 16,47 315, , , , ,00 196,80 224,40 36,00 34,20 491, ,63 Direktversicherung -100, ,63 Die nach 3 Nr. 63 EStG steuerfreien Beiträge in eine Direktversicherung oder Pensionskassenversorgung gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Nach 3 Nr. 63 EStG steuerfrei eingezahlte Beiträge in eine Direktversicherung/Pensionskassenversorgung gehören bis zu einer Höhe von 4 % der Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung nicht zum Sozialversicherungs-Brutto ( 1 Abs. 1 Nr. 9 Sozialversicherungsentgeltverordnung- SvEV). Ermittlung des es Der Einbehalt der Entgeltumwandlung erfolgt nach Ermittlung des es und vor Ermittlung des s Jan15 Seite 4 von 8

5 Beispiel 3 : Entgeltumwandlung 260 Euro - Steuerfreie Beitragszahlung 3 Nr. 63 EStG Der Musterkunde nutzt teilweise den zusätzlichen steuerfreien, aber sozialversicherungspflichtigen Festbetrag. Somit sind 260 Euro steuerfrei, die Sozialversicherungsfreiheit ist auf 242 Euro begrenzt. Es gibt verschieden Möglichkeiten der Abrechnung. In unserem Beispiel werden durchgehend 242 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei gebucht, 18 Euro sind nur steuerfrei. Lohn-/Gehaltsabrechnung nach Entgeltumwandlung Direktversicherung lfd. ST-frei F F N 242,00 Direktversicherung lfd. SV-pfl F L N 18,00 Direktversicherung lfd. Geh. Ver. L L N -260,00 Erläuterung: 2.500,00 Entgeltumwandlungen haben keine Auswirkungen auf das, da das Gesamtentgelt ausgewiesen werden soll, unabhängig davon, wie der Arbeitnehmer darüber verfügt. Erst im Nettobereich wird die Entgeltumwandlung einbehalten, um zum richtigen zu kommen (Zwei-Wege-Verfahren). Das N in der Spalte GB kennzeichnet alle Lohnarten, die sich nicht erhöhend oder vermindernd auf das auswirken dürfen. Dazu gehören auch alle Zukunftssicherungsleistungen unabhängig von Durchführungsweg und Art der Finanzierung ( 1 Abs. 3 EBV). Die Entgeltumwandlung in Höhe von 238 Euro wird als laufender Bezug steuer- und sozialversicherungsfrei ( St und SV = F ) addiert, 28 Euro werden als steuerfrei, aber sozialversicherungspflichtig addiert, um dann insgesamt als laufender Gehaltsverzicht wieder abgezogen zu werden. Diese Buchungen haben rein formalen Charakter, um die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit der Entgeltumwandlung darzustellen ,00 261,16 0,00 14,36 275, , , , ,00 185,16 211,12 33,87 32,18 462, ,15 Direktversicherung -260, ,15 Die nach 3 Nr. 63 EStG steuerfreien Beiträge in eine Direktversicherung oder Pensionskassenversorgung gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Das Steuer-Brutto wurde entsprechend um 260 Euro verringert. Nach 3 Nr. 63 EStG steuerfrei eingezahlte Beiträge in eine Direktversicherung/Pensionskassenversorgung gehören bis zu einer Höhe von 4 % der Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung nicht zum Sozialversicherungs-Brutto ( 1 Abs. 1 Nr. 9 Sozialversicherungsentgeltverordnung- SvEV). Das Sozialversicherungs-Brutto wurde entsprechend um 242 Euro verringert. Ermittlung des es Ermittlung des es Der Direktversicherungsbeitrag wird als Netto-Abzug vom Nettoverdienst abgezogen. Das ergibt den Jan15 Seite 5 von 8

6 Beispiel 4: Umwandlung von vermögenswirksamen Leistungen in einen Anspruch auf bav - Steuerfreie Beitragszahlung 3 Nr. 63 EStG a) Lohn-/Gehaltsabrechnung vor Entgeltumwandlung (VL-Anspruch und laufendes Entgelt) AG-Anteil VL L L J 40,00 Ermittlung des Die vermögenswirksamen Leistungen sind steuer- und sozialversicherungspflichtige sonstige Bezüge, die das erhöhen , ,00 333,91 0,00 18,36 352, , , , ,00 208,28 237,49 38,10 36,20 520, ,66 VL -40, ,66 Die vermögenswirksamen Leistungen werden vom abgezogen und in einen entsprechenden geförderten VL-Vertrag überwiesen. b) Der Arbeitnehmer verzichtet auf die vermögenswirksamen Leistungen zugunsten einer Entgeltumwandlung. Der bisherige VL-Vertrag soll ruhen. Direktversicherung lfd. ST-frei F F N 40,00 Direktversicherung lfd. Geh. Ver. L L N -40,00 Anspr. VL Umw. DV AN L L N 40, ,00 Ermittlung des Der Anspruch des Arbeitnehmers auf Umwandlung der VL in bav wird addiert. Da die VL grundsätzlich steuer- und sv-pflichtig sind, erhöhen sie auch das. Die Entgeltumwandlung in Höhe von 40 Euro wird als laufender Bezug steuer- und sozialversicherungsfrei ( St und SV = F ) addiert, um dann insgesamt als laufender Gehaltsverzicht wieder abgezogen zu werden. Diese Buchungen haben rein formalen Charakter, um die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit der Entgeltumwandlung darzustellen. Das ändert sich dadurch nicht. In der Praxis werden häufig bei der Umwandlung einer VL die entstandenen Ersparnisse mit umgewandelt, so dass sich ein höherer Umwandlungsbetrag ergibt, im Vergleich zu vor Entgeltumwandlung aber der gleich bleibt Jan15 Seite 6 von 8

7 2.500,00 324,00 0,00 17,82 341, , , , ,00 205,00 233,75 37,50 35,63 511, ,30 Direktversicherung -40, ,30 Die nach 3 Nr. 63 EStG steuerfreien Beiträge in eine Direktversicherung oder Pensionskassenversorgung gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Nach 3 Nr. 63 EStG steuerfrei eingezahlte Beiträge in eine Direktversicherung/Pensionskassenversorgung gehören bis zu einer Höhe von 4 % der Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung nicht zum Sozialversicherungs-Brutto ( 1 Abs. 1 Nr. 9 Sozialversicherungsentgeltverordnung- SvEV). Ermittlung des es Der Einbehalt der Entgeltumwandlung erfolgt nach Ermittlung des es und vor Ermittlung des s Jan15 Seite 7 von 8

8 Beispiel 5: Entgeltumwandlung 100 Euro - Pauschalversteuerung nach 40b EStG a.f. Lohn-/Gehaltsabrechnung nach Entgeltumwandlung Direktversicherung Entgeltumwandlung P L N 100,00 Direktversicherung L L N - 100,00 LSt pauschal Arbeitnehmer J - 20,00 SolZ pauschal Arbeitnehmer J - 1, ,90 Erläuterungen Das N in der Spalte GB kennzeichnet alle Lohnarten, die sich nicht erhöhend oder vermindernd auf das auswirken dürfen. Dazu gehören auch alle Zukunftssicherungsleistungen unabhängig von Durchführungsweg und Art der Finanzierung ( 1 Abs. 3 EBV). ). Die Entgeltumwandlung in Höhe von 100 Euro wird als laufender Bezug pauschalversteuert ( P ) und sozialversicherungspflichtig ( SV = L ) addiert, um dann als laufender Gehaltsverzicht wieder abgezogen zu werden. Diese Buchungen haben rein formalen Charakter, um die Steuer- und Sozialversicherungsrechtliche Behandlung der Entgeltumwandlung darzustellen. Erst wenn Pauschalsteuern abgewälzt werden, müssen sie in der Abrechnung berücksichtigt werden. Da sich die abgewälzte Pauschalsteuer im Netto auswirken soll, muss sie im mindernd berücksichtigt werden ( 1 Abs. 3 Nr. 2a EBV), da zwischen Brutto und Netto nur die gesetzlichen Abzüge liegen, zu denen die Pauschalsteuer als Arbeitgebersteuer (auch abgewälzt) nicht gehört ,00 299,50 0,00 16,47 315, , , , ,00 205,00 233,75 37,50 35,63 511, ,05 Direktversicherung -100,00 Direktversicherungs-/Pensionskassenbeiträge aus einer Altzusage, die nach 40b EStG a.f. pauschalversteuert werden, gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn ,05 Pauschalversteuerte Beiträge gehören bis zu einer Höhe von 4 % der Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung nicht zum Sozialversicherungs-Brutto ( 1 Abs. 1 Nr. 9 Sozialversicherungsentgeltverordnung- SvEV), wenn sie zusätzlich zum Lohn/Gehalt gezahlt ( 1 Abs. 1 Nr. 4 SvEV) oder im Rahmen der Entgeltumwandlung aus einer Sonderzahlung finanziert werden. Ermittlung des es Der Einbehalt der Entgeltumwandlung erfolgt nach Ermittlung des es und vor Ermittlung des s Jan15 Seite 8 von 8