GESCHÄFTSBRIEF VORLAGE. Handlungsanweisung. Niklas Hartmann und Simon Thiel _Handlungsanweisungdocx.docx

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1 GESCHÄFTSBRIEF VORLAGE Handlungsanweisung Niklas Hartmann und Simon Thiel _Handlungsanweisungdocx.docx

2 Inhalt Abbildungsverzeichnis... 1 Tabellenverzeichnis... 1 Einleitung... 1 Formatvorlagen einrichten... 1 Seitenlayout... 3 Grober Aufbau eines Geschäftsbriefes als Bild... 4 Der Briefkopf... 5 Die Absenderanschrift... 5 Das Anschriftenfeld... 5 Der Informationenblock... 6 Die Betreffzeile... 6 Der Textkörper / Brieftext... 6 Die Geschäftsangaben im Brief Fuß... 7 Informationsblock und Adressblock... 7 Falzmarke und Lochmarke... 9 Speichern als Vorlage Gesamtergebnis Fazit Literatur Anhang... 12

3 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Formatvorlagenfenster... 1 Abbildung 2: Formatvorlage ändern... 1 Abbildung 3: Einstellen der Formatvorlagen... 2 Abbildung 4: Seitenränder Register... 3 Abbildung 5: Seitenränder Optionen... 3 Abbildung 6: Aufbau grob (M1)... 4 Abbildung 7: Briefkopf... 5 Abbildung 8: Tabelle Fertig... 7 Abbildung 9: Tabelle erstellen Abbildung 10: Tabelle erstellen Abbildung 11: Tabelle einstellen... 8 Abbildung 12: Zellen verbinden... 9 Abbildung 13: Positionsmenü aufrufen Abbildung 14: Speichern unter Abbildung 15: Speichern als Vorlage Tabellenverzeichnis Keine Tabellen im Dokument

4 Einleitung Einleitung In diesem technischen Bericht erfahren Sie, wie eine Geschäftsbrief Vorlage in MS Word nach der neusten DIN 5008 erstellt wird. Es werden die genauen Vorgehensschritte erklärt und anhand von Screenshots erklärt. Bei der Handlungsanweisung beziehen wir uns auf die Word Versionen Es ist auch in älteren Versionen möglich diese Handlungsanweisung nachzuvollziehen, allerdings kann es sein, das die Menüführung und Anordnung anders ist als gezeigt. Formatvorlagen einrichten Abbildung 1: Formatvorlagenfenster Zum Erstellen einer Formatvorlage muss die Registerkarte Start geöffnet sein. Dann kann man recht unter Formatvorlagen mit dem doppelten Pfeil nach unten. Wenn diese Schaltfläche aktiviert ist, öffnet sich ein neuer Dialog, indem unten eine neue Formatvorlage eingestellt werden kann. Abbildung 2: Formatvorlage ändern Nachdem diese erstellt wurde, muss die Formatvorlage markiert werden und ein Rechtsklick öffnet ein neues Menü, in welchem diese Formatvorlage geändert werden kann. 1 von 12

5 Formatvorlagen einrichten In dem nun erscheinenden Fenster, wird die passende Schriftart ausgewählt und die passende Schriftgröße. Abbildung 3: Einstellen der Formatvorlagen Kopfzeile: Arial, 10pt Fußzeile: Arial, 10pt Betreff: Arial, 10pt, fett Adresszeile: Arial, 8pt Empfänger: Arial, 10pt Leitwörter: Arial, 8pt Text: Arial, 10pt Informationsblock: Arial, 10pt Für jeden Abschnitt muss eine separate Formatvorlage erstellt werden. 2 von 12

6 Seitenlayout Seitenlayout Das Seitenlayout ist die Erste Grundlegende Einstellung die getätigt werden muss. Hier wird die Seite für weitere Einstellungen vorbereitet. Um der DIN 5008:2011 gerecht zu werden, muss die Seite wie folgt ausgerichtet werden. In den Registerkarten von Word befindet sich das Seitenlayout, in diesem finden Sie ganz links die Option Seitenränder. Dort wählen Sie Benutzerdefinierte Seitenränder ganz unten aus. Abbildung 4: Seitenränder Register Wenn Sie dort angekommen sind stellen Sie den linken Rand auf 2,5 cm ein und den Rechten auf 1,0 cm ein. Abbildung 5: Seitenränder Optionen 3 von 12

7 Grober Aufbau eines Geschäftsbriefes als Bild Grober Aufbau eines Geschäftsbriefes als Bild Abbildung 6: Aufbau grob (M1) Legende: # Briefkopf # Textbereich # Brief Fuß (für Geschäftsangaben) # Anschriftenfeld # Betreffzeile # Loch und Falts Marken # Informationsblock # Absenderanschrift 4 von 12

8 Der Briefkopf Der Briefkopf In der Kopfzeile befindet sich ausschließlich nur das Logo, welches dort übe der Absenderanschrift eingefügt wird. Abbildung 7: Briefkopf Siehe M1, # Briefkopf Die Absenderanschrift Die Absenderanschrift ist auf die Textgröße bezogen der kleinste Teil eines Geschäftsbriefes. Sie befindet sich direkt unter dem Logo aber nicht mehr im Briefkopf bzw. in der Kopfzeile. Firmenname, Adresse sowie die Postleitzahl mit dem Ort befinden sich in diese Zeile und sollen einem in erster Linie nur zeigen von wem der Brief kommt und von wo genau. Die Absenderanschrift hat aber einen zweiten wichtigen nutzen, den sollte der Briefträger die Anschrift nicht finden können, kann die Absenderanschrift in dem kleinen Fenster in einem Briefumschlag gelesen werden und Auskunft geben von wo der Brief kommt um dem Absender der Brief zurück senden zu können. Standardmäßig wird hier die Schriftgröße auf 6pt eingestellt und die Schriftart auf Arial. Um die Formatvorlage auszuwählen gehen Sie bitte auf die Registerkarte Start und dort bei den Formatvorlagen auf den kleinen Pfeil unten rechts um dort die einsprechende Vorlage auszuwählen. Siehe M1, # Absenderanschrift Das Anschriftenfeld Im Anschriftenfeld sind Angaben zum Empfänger des Briefes angegeben. I.d.R. wird hier die Firma, die Person, die Straße mit dazugehöriger PLZ und Ort des Empfängers hier angegeben. Diese Daten und das die Absenderanschrift werden im Brieffenster von außen sichtbar sein damit der Briefträger den Brief zustellen kann. Die Standardmäßige Schrifteinstellung ist hier eine Schriftgröße von 10pt vorgesehen sowie die Schriftart Arial. Um die Formatvorlage auszuwählen gehen Sie bitte auf die Registerkarte Start und dort bei den Formatvorlagen auf den kleinen Pfeil unten rechts um dort die einsprechende Vorlage auszuwählen. Siehe M1, # Anschriftenfeld 5 von 12

9 Der Informationenblock Der Informationenblock Der Informationsblock befindet sich direkt rechts von dem Anschriftenfeld und enthält folgende Angaben: - Ihr Zeichen - Ihre Nachricht vom - Unser Zeichen - Telefon- und Faxnummer - - Datum Falls Sie bezogen auf Ihren Geschäftsfortschritt schon einmal einen Brief Ihres Geschäftspartners erhalten haben werden Ihr Zeichen und Ihre Nachricht vom von Ihnen ausgefüllt (Entnehmen Sie diese Daten aus dem bereits erhaltenden Geschäftsbrief). Bei Unser Zeichen wird Ihr Zeichen eingetragen, dies ist meist der Kürzel Ihres Namens. Die Telefonnummer, Ihre -Adresse sowie die Falls vorhandene Faxnummer wird mit einer Zeile Abstand unter Unser Zeichen geschrieben. Mit einer weiteren Zeile abstand wird letztlich das Datum, wann dieser Brief geschrieben wird, eingefügt. Schriftgröße sowie Schriftart sind hier 10pt und Arial. Um die Formatvorlage auszuwählen gehen Sie bitte auf die Registerkarte Start und dort bei den Formatvorlagen auf den kleinen Pfeil unten rechts um dort die einsprechende Vorlage auszuwählen. Siehe M1, # Informationsblock Die Betreffzeile In der Betreffzeile, über dem eigentlichen Text, wird mit wenigen Worten gesagt worum der folgende Text handelt. Die Betreffzeile wird mit der dazugehörigen Formatvorlage auf die Schriftart Arial gebracht, zudem wird die Schrift fett und in 10pt eingestellt. I.d.R. wird nach dem Betreff zwei Zeilen freigelassen, worauf dann der Brieftext folgt. Um die Formatvorlage auszuwählen gehen Sie bitte auf die Registerkarte Start und dort bei den Formatvorlagen auf den kleinen Pfeil unten rechts um dort die einsprechende Vorlage auszuwählen. Siehe M1, # Betreffzeile Der Textkörper / Brieftext In dem Textkörper Ihres Briefes befindet sich letztlich Ihr Brief bzw. Text. Ihr Text wird dafür mit der passenden Formatvorlage auf die Schriftgröße 10pt und die Schriftgröße Arial geändert. Angefangen wird im Text mit einer Einleitung z.b. Sehr geehrte Damen und Herren, danach wird eine Zeile frei gelassen auf der der Text folgt. Sobald Sie Ihren Text geschrieben und mit Absätzen so formatiert habe, wie Sie es wollen, fehlt mit zwei weiteren Absätzen nur noch die Grußformel (z.b. Mit freundlichen Grüßen). Falls Sie im Auftrag oder in Vertretung den Brief schreiben fügen Sie nach drei weiteren Absätzen ein i.a. (im Auftrag) oder ein i.v. (in Vertretung) mit Ihrem Namen ein. Um die Formatvorlage auszuwählen gehen Sie bitte auf die Registerkarte Start und dort bei den Formatvorlagen auf den kleinen Pfeil unten rechts um dort die einsprechende Vorlage auszuwählen. Siehe M1, # Textbereich 6 von 12

10 Die Geschäftsangaben im Brief Fuß Die Geschäftsangaben im Brief Fuß Der sich in der Fußzeile befindliche Brief Fuß enthält i.d.r. lediglich nur die Geschäftsangaben des Unternehmens von dem der Brief erstellt wird. Die Größe des Textes hier wird auf 6pt gesetzt und die Schriftart auf Arial. Der Inhalt ist je nach Unternehmen anzupassen. Beispielangaben sehen sie in M1. Um die Formatvorlage auszuwählen gehen Sie bitte auf die Registerkarte Start und dort bei den Formatvorlagen auf den kleinen Pfeil unten rechts um dort die einsprechende Vorlage auszuwählen. Siehe M1, # Brief Fuß (für Geschäftsangaben) Informationsblock und Adressblock Der Informationsblock wird mithilfe einer randlosen Tabelle erstellt. Diese Tabelle hat 4 Spalten und 11 Zeilen. Wobei bestimmte Bereiche miteinander verbunden sind. Das Endergebnis soll so aussehen wie auf dem Screenshot zu sehen. Die einzelnen Schritte werden im Folgenden genauer erklärt. Abbildung 8: Tabelle Fertig Zuerst wird eine Tabelle mit den angegebenen Spalten und Zeilen erstellt. Dafür gehen sie auf die Registerkarte Einfügen und wählen unter Tabelle -> Tabelle einfügen aus. Dort geben Sie die gewünschten Spalten und Zeilen ein und wählen OK. Abbildung 9: Tabelle erstellen 1 Abbildung 10: Tabelle erstellen 2 7 von 12

11 Informationsblock und Adressblock Um die Spaltenbreite einzustellen muss die jeweilige Spalte mit einem Klick in eine Zelle ausgewählt werden. Außerdem muss die Registerkarte Layout in Tabellentools ausgewählt werden. Abbildung 11: Tabelle einstellen Dort befindet sich ein Abteil der sich Zellengröße nennt. In diesem kann die Spaltenbreite und die Zeilenhöhe eingestellt werden. Um die gemachten Änderungen zu übernehmen, muss die ENTER Taste betätigt werden. Die Spaltenbreiten sind wie folgt (von links): 1. Spalte: 8,5 cm, 2. Spalte: 0,846 cm, 3. Spalte: 3,75 cm, 4. Spalte 3,75 Die Zeilenhöhen sind wie folgt (von oben) 1. Zeile: 0,5 cm, Zeile 4 cm, 11. Zeile 0,5cm Außerdem müssen bestimmte Bereiche zusammengebunden werden. Dies kann in derselben Registerkarte gemacht werden. Der Abteil Zusammenführen beinhaltet das Tool Zellen verbinden. In der ersten Spalte müssen die 2-10 Zeile markiert werden und dann zusammengeführt werden. 8 von 12

12 Falzmarke und Lochmarke Dasselbe muss mit der 1. Zeile in der 3 und 4 Spalte gemacht werden. Die 2. Spalte muss auch zusammengeführt werden in der 2-9 Zeile. Am Ende sollte der Informationsblock vom Layout so aussehen wie oben im Screenshot zu sehen. Abbildung 12: Zellen verbinden Nun müssen die einzelnen Zellen noch die richtigen Formatvorlagen bekommen, damit sie ihrem Zweck entsprechend formatiert sind. Dazu wählt man wieder die Registerkarte Start aus und dort den Abteil Formatvorlagen. Klicken Sie in die 1. Zeile und 1.Spalte und wählen dort die Formatvorlage Absender aus. Der Adressblock wird ebenfalls mit einem Klick drauf ausgewählt und dort stellen Sie die Formatvorlage Empfänger ein. In der 3. Und 4. Spalte wird die Formatvorlage Leitwörter ausgewählt. Damit ist der Informationsblock und Adressblock erfolgreich formatiert. Die Inhalte der Tabelle sind wie oben im Screenshot, nur den jeweiligen persönlichen Angaben anzupassen. Die Leitwörter müssen in der 3. Spalte untereinander eingetragen werden. Die 4. Spalte bekommt die Formatvorlage Informationsblock. Falzmarke und Lochmarke Um eine Falzmarke einzufügen muss die Kopfzeile mit einem Doppelklick in den oberen Rand des Briefes ausgewählt werden. Eine Falzmarke ist eine Marke die definiert, wo der Brief gefaltet werden muss um in einen normalen Briefumschlag zu passen. Die Lochmarke hilft beim Lochen des Briefes. Dann wird eine horizontale Linie über die Registerkarte Einfügen im Abteil Formen eingefügt. Um die Linie exakt horizontal zu erstellen, muss beim Ziehen die STRG Taste gedrückt gehalten werden. 9 von 12

13 Falzmarke und Lochmarke Um die Position der Linie genau zu definieren, muss die Linie ausgewählt werden und in der Registerkarte Format im Abteil Anordnen der Punkt Position ausgewählt werden. Abbildung 13: Positionsmenü aufrufen In dem Dialog wird der Menüpunkt Weitere Layout Optionen gewählt. Danach erscheint ein neues Fenster in welchem die genauen Abstände und Positionswerte eingetragen werden können. Im Abschnitt Horizontal wird in dem Feld Absolute Position die jeweilige Abstandsangabe eingetragen. Im Abschnitt Vertikal werden die Abstandsangaben auch in das Feld Absolute Position eingetragen. Dabei ist drauf zu achten, dass in der rechten Spalte jeweils Seite ausgewählt wurde. Die Abstandangaben sind: Obere Falzmarke: Lochmarke: H: 0,5 cm V: 9,9 cm H: 0,5 cm V: 14,85 cm Untere Falzmarke: H: 0,5 cm V: 19,2 cm 10 von 12

14 Speichern als Vorlage Zudem muss die Breite der Marken geändert werden. Die Breite wird im Abschnitt Breite eingestellt. Die Werte müssen in der Zeile Absolut eingetragen werden. Die Werte lauten: Obere Falzmarke: Lochmarke: Untere Lochmarke: B: 0,3 cm B: 0,6 cm B: 0,3 cm Speichern als Vorlage Um die Datei für die spätere Verwendung vorzubereiten, wird typischerweise eine Vorlage erstellt. Diese Vorlage lässt sich in Word sehr einfach erstellen. Zuerst ruft man über das Register Datei, die Einstellungen und Speicher Optionen des Dokuments auf. Wenn diese Ansicht geöffnet wurde, wählen Sie die Schaltfläche Speichern unter aus. Abbildung 14: Speichern unter Nun erscheint eine neue Ansicht, in der Links der Speicherort definiert werden muss und rechts die letzten Speicherorte aufgelistet werden. 11 von 12

15 Gesamtergebnis Abbildung 15: Speichern als Vorlage Nachdem der Ort gewählt wurde, erscheint ein Dialog in welchem der Ordner des Speicherortes angezeigt wird. Unten kann der Dateiname geändert oder erstellt werden. Außerdem ist dort eine Auswahlliste der möglichen Speicherformate (Rot Markiert). Dort wählen sie nun Word-Vorlage (*.dotx) aus, so wie im Screenshot zu sehen. Mit einem Abschließenden Klick auf Speichern wird die Vorlage abgespeichert. Gesamtergebnis Das Gesamtergebnis sehen sie in M1 und wurde bereits an der Stelle erläutert. Fazit Nun wissen Sie wie Sie formgerecht eine Geschäftsbriefvorlage erstellen. Diese können Sie nun nutzen und weitergeben. Literatur Keine Literaturverweise Anhang Kein Anhang 12 von 12