Kompetenzzentrum innovative Beschaffung im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie

Transkript

1 Kompetenzzentrum innovative Beschaffung im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie Vortrag Die Zukunft des öffentlichen Einkaufs Innovation und Strategie im Mittelpunkt! Susanne Kurz Stellv. Projektleiterin Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO) Leiterin BME-Sektion Öffentliche Auftraggeber Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME ) bmwi.de

2 Kompetenzzentrum innovative Beschaffung Beitrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) zur nachhaltigen Innovationsorientierung des öffentlichen Einkaufs Innovative Prozesse Aktuell etwa 80/20 Innovative Produkte + Lösungen Prozesse stehen (noch) im Vordergrund Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME) wurde mit dem Aufbau beauftragt und leitet das Kompetenzzentrum seit 1. März

3 Innnovations und forschungsintensive Themenfelder analog Hightech Strategie der Bundesregierung KOINNO Dialogveranstaltungen mit Praxisbezug: Energieeffizienz Elektromobilität LED Technologie Digitalisierung IKT Standardisierung E Vergabe Gesundheitswirtschaft Abfallmanagement Umwelttechnologie Kernfragen in Diskussionen der Einkaufsverantwortlichen: Standardisierung (macht Bündelung erst möglich!) Kosteneinspar Effekte Wirtschaftlichkeit als oberstes Ziel Wie Beschaffungsprozesse innovativ gestalten? 3

4 Ziele: Kompetenzzentrum innovative Beschaffung Zielsetzungen von KOINNO Innovationsorientierung in der öffentlichen Beschaffung stärken Anteil von Innovationen am Gesamtvolumen öffentlicher Beschaffung erhöhen Wichtige Impulse für Forschung und Entwicklung in die Wirtschaft geben Konkrete Beschaffungen von Innovationen anstoßen Anhand von Praxisbeispielen und praktischen Erfahrungen verdeutlichen, dass innovationsorientierte Beschaffung bereits hier und heute erfolgreich funktionieren kann! 4

5 Öffentliches Beschaffungsvolumen der BRD in 2016 Schätzungen aus verschiedenen Quellen reichen von 200 bis 430 Mrd. pro Jahr oder Ca. 10 bis 20 % des BIP Ergebnisse Studie KOINNO + Uni der Bundeswehr München (2016): Bund: % Länder: % Kommunen: % Sozialversicherungen: % Öffentliche Unternehmen & Fonds: % Beschaffungsvolumen Gesamt:

6 Relevanz: Warum ist innovative Beschaffung so wichtig? Innovationsimpulse in die Wirtschaft Studie KOINNO + Uni der Bundeswehr München (2016): Beschaffungsvolumen im öffentlichen Sektor umfasst 350 Mrd. Euro p.a. nur 1% Steigerung des Volumens innovative Beschaffung (= ca. 3,5 Mrd. p.a.) löste einen höheren Innovationsimpuls aus als die gesamten Bundesfördermittel in F&E (ca. 2,3 Mrd. p.a.) Vorbildfunktion des Staates Elektromobilität, LED Technologie, Digitale Vernetzung Querschnittsthemen Prozessoptimierung, Nachhaltigkeit,.. 6

7 Die Internetplattform bmwi.de Netzwerk Praxisbeispiele Veranstaltungen News/Informationen Leitfäden/Studien Arbeitshilfen/Webinare Lernvideos Informationsstelle 7

8 Digital Analog Leistungen Kompetenzzentrum Innovative Beschaffung Toolbox Change Change 8

9 Wo setzt KOINNO im Beschaffungsprozess an? Umfassender Beschaffungsprozess Vergabeprozess i.e.s. Beschaffungsstrategie Beschaffungsmarktforschung Bedarfsmanagement Beschaffungsvergabe Beschaffungsabwicklung Bedarfsentstehung Bedarfsforschung Bedarfsprüfung Bedarfsfestlegung Wesentliche Kosten-/Leistungsbeeinflussung % Ebene mit eher strategischem Anteil Marktanalyse und -beobachtung Prognose von Entwicklungstrends Kommunikation mit Beschaffungsmärkten Nicht reguliert (Bedarfsbestimmungsrecht des Auftraggebers) Gestaltungsspielraum gegeben! Festlegung des Vergabeverfahrens Erstellung der Vergabeunterlagen Bekanntgabe der Beschaffung Bewertung und Auswahl von Anbietern und Angeboten (ggf. Verhandlung) Zuschlagserteilung Operative Ebene Determiniert durch Vergaberecht Kaum Gestaltungsspielraum % Festlegungen nach Vertragsabschluss Organisation der Logistik Güter- und Rechnungsprüfung Rechnungsabwicklung Geringe Kosten-/ Leistungsbeeinflussung Ebene mit eher operativem Anteil Nicht reguliert Gestaltungsspielraum gegeben 9

10 Position des öffentlichen Beschaffers im Sandwich Gesetzliche und politische Akteur 4: Rahmenbedingungen Strategische Entscheider Akteur 1: Beschaffungsstelle Akteur 2: Akteur 3: Nutzer/ Bedarfsträger Beschaffer Interaktion Anbieter/ Hersteller

11 Operativer Einkauf aus KOINNO Sicht Bestellabwicklung BANF Reklamationsmanagement Bedarfsidentifikation Rechnungsklärung Operativer Einkauf Stammdatenpflege / Archivierung Wareneingang Operatives Vertragsmanagement Terminkoordination Zahlung Prozesse Lieferantenauswahl 11

12 Strategischer Einkauf aus KOINNO Sicht Standardverträge Invest-Teams / Warengruppen-Teams Muster / Arbeitsmittel Lieferanten- Management Einkaufsprozess Strategischer Einkauf Vergabedesigns Strategische Verträge des Einkaufs Vertragsmanagement (Frühwarnsystem/ Standardisierung) Warengruppenstrategie Leistungsverzeichnisse Marketing des Einkaufs Rahmenverträge Compliance Warengruppenmanagement 12

13 13

14 Innovationsförderung im Zielsystem der öffentlichen Beschaffer heute: 1. Priorität Vergaberechtskonformität 2. Priorität transparente Prozesse An 3. Stelle Wirtschaftlichkeit/ Versorgungssicherheit/Diskriminierungsfreiheit Weniger als ein Fünftel priorisieren als sehr wichtig: KMU Förderung/ Sozial und Öko Standards Kompetenzzentrum innovative Beschaffung KOINNO Nur 10 % der öffentlichen Beschaffer stufen die Bereitstellung innovativer Produkte und Lösungen als sehr wichtig ein Vorbildfunktion spielt untergeordnete Rolle Nur 5 % stufen Innovationsförderung in der Wirtschaft als sehr wichtig ein! 14

15 Innovationsförderung im Zielsystem der öffentlichen Beschaffer heute: 15

16 Lebenszykluskosten Betrachtung 16

17 Voraussetzung innovativer Einkauf Strategisch handeln! Einkauf frühzeitig in Bedarfsplanung/ Beschaffungsprozess einbinden Strategisches Innovationsmanagement/ systematische Interaktion mit Lieferanten Fokus Know how aus Fachabteilungen einbinden/ interdisziplinäre Projektteams Wirtschaftlichkeitsbetrachtung auf Basis Lebenszykluskosten Standardisierung/Bündelung/Prozessoptimierung/Medienbruchfreiheit

18 Voraussetzung innovativer Einkauf Strategisch handeln! 1. Klares Mandat 2. Innovationsklima 3. Unternehmens /Einkaufsstrategie 4. Personelle Ressourcen (quantitativ/qualitativ) 5. Interne Positionierung/Schlüsselrolle einnehmen 18

19 Vorstudie Einkauf 4.0 (Fraunhofer IML/BME 2016) 19

20 Vorstudie Einkauf 4.0 (Fraunhofer IML/BME 2016) 20

21 Vorstudie Einkauf 4.0 (Fraunhofer IML/BME 2016) 21

22 Vorstudie Einkauf 4.0 (Fraunhofer IML/BME 2016) 22

23 Vorstudie Einkauf 4.0 (Fraunhofer IML/BME 2016) 23

24 Fünf Thesen zur Zukunft des öffentlichen Einkaufs 24

25 Die Informationsstelle des Kompetenzzentrums innovative Beschaffung beim BME e.v.: Telefon (Mo. Fr. von 8 17 Uhr): 069 / E Mail: info@koinno bmwi.de Internet: bmwi.de Susanne Kurz Stellv. Projektleiterin KOINNO Leiterin BME Sektion Öffentliche Auftraggeber Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME) susanne.kurz@bme.de 069 /