SEPA-Checkliste. S Sparkasse Hattingen. Organisatorische Maßnahmen. IBAN und BIC

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1 SEPA-Checkliste Organisatorische n Im Rahmen der SEPA-Umstellung müssen Sie einige Prüfungen und organisatorische Anpassungen vornehmen. Wir empfehlen Ihnen, rechtzeitig damit zu beginnen. Denn nur mit einem ausreichenden Vorlauf und guter Planung kann die SEPA-Umstellung in Ihrem Unternehmen reibungslos funktionieren. SEPA-Verantwortliche Benennen Sie einen oder mehrere SEPA-Verantwortliche zur Planung und Koordinierung aller n als Ansprechpartner für uns und Ihre Dienstleister Informationen Sammeln Sie alle für Ihr Unternehmen relevanten Informationen. Unter finden Sie aktuelle Informationen. Analyse des Zahlungsverkehrs Mengenerhebung (national, grenzüberschreitend und ggf. währungsbezogen) Auflistung der betroffenen Software-Produkte, Datenbanken und Tabellen Analyse, welche Bereiche, Abteilungen und Mitarbeiter betroffen sein könnten Zeit- und Umsetzungsplan Welche Aufgaben müssen wann werden? Sukzessive Umstellung oder Umstellung zu einem festen Termin (spätestens 1. Februar 2014)? IBAN und BIC Statt der bislang in Deutschland verwendeten Kontonummer und Bankleitzahl kommen bei allen SEPA-Zahlungen die IBAN (International Bank Account Number) und der BIC (Business Identifier Code) zum Einsatz. IBAN: Die IBAN ist eine international genormte Darstellung der Kontonummer und Bankleitzahl. Mittels einer Prüfziffer, die für jedes Konto extra berechnet wird, werden Zahlungsaufträge noch vor der Durchführung auf Richtigkeit der Kontonummer und Bankverbindung überprüft. Dadurch werden Fehlbuchungen vermieden und Aufträge ohne Verzögerung an den Zahlungsempfänger weitergeleitet. Die IBAN setzt sich aus dem Ländercode (in Deutschland DE ), einer zweistelligen Prüfziffer, der Bankleitzahl und der 10-stelligen Kontonummer (ggf. mit führenden Nullen) zusammen. Seite 1 von 6

2 BIC: Der BIC früher auch als SWIFT-Code bezeichnet ist die international standardisierte Bankleitzahl. Mit dem BIC können Kreditinstitute weltweit eindeutig identifiziert werden. Der BIC wird bis Februar 2016 neben der IBAN als zweites Identifikationsmerkmal für die Weiterleitung von grenzüberschreitenden Zahlungen benötigt. Die eigene IBAN und der BIC stehen auf jedem Kontoauszug und allen neuen SparkassenCards. Außerdem steht Ihnen auf ein IBAN-Rechner zur Verfügung. Korrespondenz, Internetauftritt und andere Medien anpassen Stellen Sie Ihre Geschäftskorrespondenz auf die SEPA-Anforderungen um und passen Sie z. B. Ihren Internetauftritt an (IBAN und BIC bei allen Ihren Bankverbindungen): Schriftverkehr Rechnungen Mahnungen IBAN und BIC Ihrer Kunden/Lieferanten Fragen Sie Ihre Geschäftspartner und Kunden bereits jetzt nach IBAN und BIC und ergänzen Sie diese in Ihren Stammdaten. Alternativ können Sie dafür Konvertierungsdienste nutzen zum Beispiel unseren SEPA-Account-Converter. EDV-Systeme Am 1. Februar 2014 werden die SEPA-Zahlungsverfahren den bisherigen Zahlungsverkehr komplett ersetzen. In Deutschland wird es dann mit wenigen Ausnahmen nur noch SEPA-Zahlungen geben. Das bedeutet für Sie, dass die von Ihnen genutze Software (z. B. Buchführung, Faktura, Lohn und Gehalt, Electronic Software) SEPA-fähig sein muss, weil alle Überweisungen, Lastschriften usw. nur noch mit IBAN und BIC getätigt werden können und nur noch im XML- Datenformat. SEPA-Datenformat XML: XML steht für Extensible Markup Language und ist das neue Datenträgerformat für den Austausch von Zahlungsinformationen. Finanz-XML-Nachrichten unterliegen der ISO-Norm Electronic Banking: Die Sparkassen-Software StarMoney Business (ab Version 5.0), StarMoney (ab Version 8.0), S-Firm (ab Version 2.5) sind bereits SEPA-fähig und unterstützen Sie zusätzlich bei der Konvertierung der Kontodaten in IBAN und BIC. Wenn Sie andere Banking- Software nutzen, fragen Sie ggf. bitte direkt beim Hersteller nach. Informationen und Hilfen zur Umstellung im Internetbanking geben wir rechtzeitig über bekannt. Seite 2 von 6

3 Vorhandene Software prüfen Gleichen Sie Ihre Software mit den neuen Anforderungen ab: Ist die eingesetzte Software SEPA-fähig? Ist die Pflege von IBAN und BIC in der Stammdaten-Verwaltung möglich? Unterstützt die Zahlungsverkehrs-Schnittstelle das SEPA-Datenformat XML? Bei der Nutzung von Lastschrift-Einzugsverfahren: Unterstützt die Finanzbuchhaltung die Verwaltung von Lastschrift-Mandaten und Gläubiger-ID? Ist ein Update erforderlich? Sprechen Sie die Hersteller Ihrer Software an. Wechseln Sie bei Bedarf rechtzeitig Ihre Software. Konvertierung in IBAN und BIC Spätestens zum 1. Februar 2014 müssen alle Kontonummern und Bankleitzahlen Ihrer Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten etc. in IBAN und BIC konvertiert werden. Überweisungen Ab 1. Februar 2014 ist jede Überweisung in Euro und innerhalb der SEPA-Länder eine SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer) auch innerhalb Deutschlands! Statt der bislang in Deutschland verwendeten Kontonummer und Bankleitzahl kommen bei allen SEPA-Zahlungen die IBAN (International Bank Account Number) und der BIC (Business Identifier Code) zum Einsatz. Folgende Kriterien müssen bei der SEPA-Überweisung eingehalten werden: Angabe der IBAN des Empfängers Angabe des BIC der Empfängerbank max. 140 Zeichen Verwendungszweck Verwendung des Nachrichtenformates XML Wichtigste Merkmale: Gutschrift europaweit innerhalb nur eines Bankarbeitstages Zahlscheine: Wenn Sie Zahlscheine an Ihre Kunden versenden und diese selbst bedrucken, stellen Sie Ihren Belegdruck rechtzeitig um wir unterstützen Sie gern dabei. SEPA-Zahlscheine müssen den Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke entsprechen und natürlich Ihre IBAN und den BIC enthalten. Die alten Vordrucke sind ab 1. Februar 2014 ungültig! Seite 3 von 6

4 Arbeitsabläufe Prüfen Sie die Arbeitsabläufe und entscheiden Sie, ob die Überweisungen durch Purpose-Codes (alphanumerisches Ordnungskriterium Textschlüssel ) gekennzeichnet werden sollen. Verwendungszweck Mit der SEPA-Überweisung kann ein Verwendungszweck von max. 4 Zeilen á 35 Zeichen übermittelt werden. Begrenzen Sie den Verwendungszweck auf max. 140 Zeichen. Entscheiden Sie, ob ein strukturierter Verwendungszweck genutzt werden soll. Lastschriften Die Einführung der SEPA-Lastschriften war ein weiterer Meilenstein auf dem Weg zum einheitlichen europäischen Zahlungsverkehrsraum. Als Unternehmer können Sie damit Beträge in Euro jetzt auch grenzüberschreitend vom Konto Ihrer Kunden einziehen. Voraussetzung ist ein SEPA-Lastschrift-Mandat (Einzugsauftrag) des Zahlungspflichtigen. Jedes SEPA-Lastschrift-Mandat erhält eine eindeutige Mandatsreferenz (zum Beispiel eine fortlaufende Nummer), die bei allen SEPA-Lastschriften angegeben werden muss. In Verbindung mit der Identifikationsnummer des Lastschrifteinreichers (Gläubiger-ID) wird damit jedes Mandat eindeutig identifiziert. Wichtigste Merkmale: exaktes Fälligkeitsdatum für die Kontobelastung Verwendung von IBAN und BIC SEPA-Lastschrift-Mandat für den Einzug erforderlich eindeutige Zuordnung einer Zahlung durch Mandatsreferenz und Gläubiger-Identifikationsnummer bis zu 140 Zeichen Verwendungszweck Ihre Vorteile: Durch die Einführung eines konkreten Fälligkeitsdatums bei der SEPA-Lastschrift verbessern Sie Ihr Liquiditäts-Management und können Zahlungsströme taggenau steuern. Dies ist nicht nur für europaweit agierende Unternehmen interessant. Auch dem Zahlungspflichtigen ist der exakte Tag der Kontobelastung bekannt, sodass rechtzeitig für eine ausreichende Kontodeckung gesorgt werden kann. Die Ausführung von SEPA-Lastschriften über das Internetbanking der Sparkasse wird ab Juni 2013 möglich sein. Seite 4 von 6

5 SEPA-Basis-Lastschrift (bisher Einzugsermächtigung): Haben Sie unterschriebene Einzugsermächtigungen vorliegen, können Sie diese als SEPA-Lastschrift-Mandat weiternutzen. In diesem Fall müssen Sie den Zahlungspflichtigen nur über die Umstellung sowie die neue Gläubiger-ID und Mandatsreferenz informieren. Bei der SEPA-Basis-Lastschrift hat der Zahlungspflichtige einen 8-wöchigen Erstattungsanspruch (Widerspruchsfrist). SEPA-Firmenlastschrift (bisher Abbuchungsauftrag): Mit Zahlungspflichtigen, die keine Verbraucher sind, können Sie den Einzug per SEPA- Firmenlastschrift vereinbaren. Hierbei verzichtet der Zahlungspflichtige auf seinen Erstattungsanspruch nach erfolgter Einlösung. Vor der ersten Einlösung muss der Zahlungspflichtige seinem Kreditinstitut die Erteilung des Mandats bestätigen. Achtung: Bereits erteilte Abbuchungsaufträge können aufgrund der rechtlichen Ausgestaltung nicht für SEPA-Firmenlastschriften weitergenutzt werden. Sie benötigen ein neues SEPA- Firmenlastschrift-Mandat. Gläubiger-Identifikationsnummer Beantragen Sie als Lastschrifteinreicher frühzeitig Ihre Identifikationsnummer und hinterlegen Sie diese in den Stammdaten. Die Gläubiger-ID erhalten Sie kostenfrei bei der Deutschen Bundesbank unter Mandatsverwaltung Bauen Sie eine Mandatsverwaltung in Ihrer Finanz-Software auf. (Mit dem S-Firm SEPA Modul ist eine Mandatsverwaltung möglich) Werten Sie alle bereits erteilten Einzugsermächtigungen aus. Sind diese unter SEPA weiterhin nutzbar? (u. a. vollständig, in Papierform und unterschrieben). Dann informieren Sie die Zahlungspflichtigen nur noch über die Umstellung auf SEPA-Lastschrift und teilen die fehlenden Angaben mit (Ihre Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz). Sind diese unter SEPA nicht mehr nutzbar? Dann holen Sie neue SEPA-Lastschrift-Mandate oder sogenannte Kombi-Mandate (für Einzugsermächtigung und SEPA-Lastschrift) ein. Alternativ können Sie auch andere Zahlverfahren z. B. Überweisung nutzen. Datum Name Seite 5 von 6

6 Werten Sie alle bereits erteilten Abbuchungsaufträge aus. Wurden diese von Unternehmen erteilt? Dann holen Sie neue SEPA-Firmenlastschrift-Mandate von den zahlungspflichtigen Firmen ein. Datum Name Hinweis: Der Zahlungspflichtige muss das SEPA- Firmenlastschrift-Mandat vor dem ersten Einzug bei seinem Kreditinstitut bestätigen. Ohne Bestätigung erfolgt keine Einlösung und es können Kosten entstehen. Wurden diese von natürlichen Personen erteilt? Dann stellen Sie auf das SEPA-Basis-Laschriftverfahren um und holen entsprechende Lastschrift-Mandate ein. Alternativ können Sie natürlich auch andere Zahlverfahren z. B. Überweisung nutzen. Legen Sie eine Logik fest für die Erteilung neuer Mandate (z. B. vertrags- oder kundenbezogen) und die Vergabe der eindeutigen Mandatsreferenz (z. B. Kundennummer, Name, Mitgliedsnummer oder Kassenzeichen). Inkasso-Vereinbarung Schließen Sie mit uns eine neue Inkasso-Vereinbarung für den Einzug von Forderungen per SEPA-Lastschrift. Pre-Notification Vor dem ersten Lastschrifteinzug mittels SEPA-Lastschrift müssen Sie den Zahlungspflichtigen schriftlich per Vorabinformation (Pre-Notification) über den geplanten Einzug informieren. Treffen Sie eine Regelung für Erstellung und Versand der Vorabinformation an die Zahlungspflichtigen. Verarbeitung von Rückgaben (R-Transaktionen) Passen Sie die Prozesse zur Bearbeitung von Rücklastschriften an. Zuordnung zur Originaltransaktion (End-To-End-Identification) Auswertung und Kategorisierung der Rückgabe-Codes (ISO Reason Codes bei Nutzung XML-camt oder Textschlüssel-Ergänzungen im MT940/DTI) Vorlage-Fristen Bei Einreichung von SEPA-Lastschriften sind die Einreichungsfristen vor dem Fälligkeitsdatum zwingend zu beachten. Berücksichtigen Sie diese Vorlage-Fristen und passen Sie die entsprechenden Prozesse in Ihrem Betrieb an. Das Kartenterminal in Ihrem Ladenlokal ist von der Umstellung vorerst nicht betroffen. Über Änderungen wird Sie Ihr Anbieter rechtzeitig informieren. Seite 6 von 6