BMW Group ebox Partner Archiv Hotline

Transkript

1 BMW Group ebox Partner Archiv Hotline Hier finden Sie eine Auflistung aller notwendigen und verfügbaren Ansprechpartner. BMW Group Vertriebsgesellschaften: Bitte wenden Sie sich an den lokalen Helpdesk. BMW AG: Bitte erstellen Sie ein IT Ticket mit der genauen Schilderung des Problems und fordern Sie bei Bedarf zum Nachversand auf. Bitte geben Sie im Ticket zwingend Ihre Partnernummer (Lieferanten-/Kundennummer) sowie die genaue Belegnummer an. Sollte es Probleme bei der Lösung des Tickets geben, senden Sie bitte unter Angabe der Ticketnummer eine an Sollten Sie Fragen zur Bedienung des ebox Partner Archivs haben, finden Sie im nachfolgenden Handbuch detaillierte Informationen.

2 BMW Group Partner Archiv Handbuch Version 3.1 2

3 INHALTSVERZEICHNIS 1 SYSTEMVORAUSSETZUNGEN SYSTEMEINSTELLUNGEN Einstellungen im Internet Explorer Pop-Up Blocker deaktivieren Zip-Dateien und Anhänge zulassen Einstellungen im Mozilla Firefox Pop-Up Blocker deaktivieren LOGIN Kennwort ändern Kennwort vergessen IM SYSTEM Menü Meine Dokumente Hilfe Suche Suchergebnis Öffnen von Dokumenten Herunterladen mehrerer Dokumente Öffnen von zum Beleg zugehörigen Dokumenten (z.b. Verifikationsbericht) Sortierung Ändern des Dokumentenstatus KENNWORTREGELN Version 3.1 3

4 1 SYSTEMVORAUSSETZUNGEN Folgende technische Voraussetzungen müssen auf dem Computer des Belegempfängers gegeben sein, um effizient mit dem System arbeiten zu können: Internetanschluss: Internetbrowser: Um zügig mit dem System arbeiten zu können, empfehlen wir einen DSL Anschluss. Folgende Browserversionen wurden getestet und werden unterstützt: Microsoft Internet Explorer ab Version 8.x (32/64-bit) Mozilla Firefox ab Version 24 (Windows, Linux/Unix, Mac OS) Safari ab Version 6.0 (Mac OS) Chrome ab Version 34 Adobe Acrobat Reader ab der Version 9 zum Anzeigen der PDF Rechnungsdokumente. ZIP Programm: WinRAR: Version zip: Version 9.2 WinZip: Version 14 Folgende Programme wurden getestet und werden empfohlen: (wird nur für das Entpacken der heruntergeladenen Dateien im Zip-Format benötigt) Hinweis: In ein ZIP-File verpackte, signierte Dokumente werden gelegentlich von Virenscannern nicht erkannt und somit möglicherweise als Virus interpretiert. Dies tritt vereinzelt auf, wenn ZIP Files, die signierte Dateien beinhalten, per versendet werden. 2 SYSTEMEINSTELLUNGEN 2.1 Einstellungen im Internet Explorer Pop-Up Blocker deaktivieren Klicken Sie im Internet Explorer auf Extras bzw. Tools und auf den Pop-up Blocker. Klicken Sie im Drop-Down Menü auf Popup Blocker Einstellungen. Version 3.1 4

5 Danach geben Sie die entsprechende URL in dem Feld Adresse der Website, die zugelassen werden soll: ein und klicken Sie auf Hinzufügen bzw. Add. Schließen Sie abschließend das Fenster. Version 3.1 5

6 2.1.2 Zip-Dateien und Anhänge zulassen Nachdem Sie die Pop-Ups des Archivs zugelassen haben, ist noch eine Sicherheitseinstellung zu ändern und Sie können alle Dateien herunterladen. Gehen Sie im Internet Explorer auf Extras bzw. Tools und klicken Sie auf die Internet Optionen (Abbildungen können je nach genutzter Version des Internet Explorer variieren): Danach erscheint folgendes Fenster: Version 3.1 6

7 Klicken Sie hier bitte auf den Reiter: Sicherheit und daraufhin auf das Feld: Stufe anpassen bzw. Custom level.... Scrollen Sie in dem Fenster so weit, bis Sie folgende Ansicht erhalten: Dort aktivieren Sie alle drei bestehenden Vorgaben unter der Kategorie Downloads. Bestätigen Sie dieses, indem Sie OK drücken. Folgende Warnung erscheint: Mit Ja bestätigen und die noch offenen Fenster mit dem OK Button schließen. Nun können alle Dokumente und Anhänge heruntergeladen und ausgedruckt werden. Version 3.1 7

8 2.2 Einstellungen im Mozilla Firefox Pop-Up Blocker deaktivieren Zur Deaktivierung des Pop-Up Blockers im Mozilla Firefox öffnen Sie bitte unter Menü öffnen den Punkt Einstellungen : Folgende Ansicht erscheint (Abbildungen können nach jeweilig genutzter Version des Mozilla Firefox variieren): Version 3.1 8

9 Klicken Sie auf den Reiter Inhalt, sowie neben dem Schriftzug Pop-up-Fenster blockieren auf das Feld Ausnahmen. Daraufhin erhalten Sie folgende Ansicht, in der Sie die entsprechende URL in das Feld Adresse der Website eingeben und mit Erlauben akzeptieren. Schließen Sie danach das Fenster. Nun können Sie alle Dateien herunterladen und anschauen. Version 3.1 9

10 3 LOGIN Das Archivsystem kann rund um die Uhr unter folgender Internetadresse erreicht werden: Folgende Anmeldeseite erscheint: Durch Eingabe des bei der Registrierung zugeteilten Benutzernamens und Kennwortes gelangen Sie nach Drücken des Buttons in das Archivsystem. Beispiel für den Benutzernamen im ebox Partner Archive: Lieferantennummer_Nachname (z.b.: _Maier) 3.1 Kennwort ändern Sie werden aus Sicherheitsgründen beim ersten Anmelden im System aufgefordert, das Ihnen initial zugeteilte Kennwort zu ändern. Sie werden weiterhin in regelmäßigen Abständen (180 Tage) aufgefordert, Ihr Kennwort zu ändern. Dies können Sie über den Button vornehmen: Bitte geben Sie hier Ihren Benutzernamen, das alte Kennwort, sowie zweimal das neue Version

11 Kennwort ein und bestätigen Sie die Änderung mit. Bitte beachten Sie auch auf die unter Punkt 5 zusammengefassten Kennwortregeln. 3.2 Kennwort vergessen Da die Kennwortregeln aus Sicherheitsgründen streng sind und das Kennwort regelmäßig geändert werden muss, kann es vorkommen, dass Sie Ihr Kennwort vergessen. In diesem Fall können Sie sich jederzeit Ihr aktuelles Kennwort an Ihre im System hinterlegte Adresse senden lassen. Klicken Sie hierzu auf der Anmeldeseite auf den Button Ihren Benutzernamen ein und bestätigen Sie mit, geben Sie Ihr Kennwort wird innerhalb kurzer Zeit per von der Adresse ebox.support@mdocs.de an Sie versendet. Sollte sich Ihre Adresse geändert haben bzw. ändern, wenden Sie sich bitte mit einer an den Zeichnungsberechtigten in Ihrem Unternehmen. Nur dieser kann jederzeit Ihre Stammdaten sowie Ihre Zugangsdaten verwalten/ändern. Version

12 4 IM SYSTEM Wenn Sie sich erfolgreich im ebox Partner Archiv angemeldet haben, sehen Sie im zentralen Bereich eine Suchmaske und auf der linken Seite eine Menüstruktur. 4.1 Menü Im Menü stehen Ihnen folgende Funktionalitäten zur Auswahl: Meine Dokumente (Filterfunktionen) Hilfe (öffnet dieses Handbuch) Meine Dokumente Unter dem Menüpunkt können Sie alle im System verfügbaren Dokumente anhand des Dokumentenstatus filtern und anzeigen lassen. Diese Funktion ist sehr hilfreich, wenn Sie sich nur alle neuen, gelesenen oder heruntergeladenen Dokumente anzeigen lassen wollen. Klicken Sie auf die gewünschte Dokumentenauswahl: Auswahlmöglichkeiten Alle Dokumente Neue Dokumente Gelesene Dokumente Heruntergeladene Dokumente Ergebnis Zeigt alle im System für Sie verfügbaren Dokumente an Zeigt alle Dokumente mit dem Status neu an Zeigt alle Dokumente mit dem Status gelesen an Zeigt alle Dokumente mit dem Status heruntergeladen an Version

13 Der schnellste Weg nach dem Login zu Ihren Dokumenten ist der Klick auf Alle Dokumente. Mit der Auswahl werden in der unteren Bildschirmhälfte die im System verfügbaren Dokumente in Form einer Trefferliste angezeigt. Alternativ können Sie auch über die Filter unter suchen (weitere Details zu Filtermöglichkeiten siehe Punkt 5.2) Hilfe Ein Klick auf den Hilfe - Button im Menü öffnet das Ihnen hier vorliegende Handbuch als PDF Dokument. Sollten sich Ihre Fragen dadurch nicht klären lassen, nutzen Sie bitte die am Anfang beschriebenen Supportmöglichkeiten. Version

14 4.2 Suche Die Suche ermöglicht Ihnen das gezielte Auffinden Ihrer archivierten Rechnungsdokumente. Sie können Ihre Suche über den gewünschten Dokumententyp (Ergebnistyp) einschränken. Derzeit umfasst die Auswahl im System die folgenden Dokumententypen: Bei der Suche nach bestimmten Dokumententypen ist es erforderlich, parallel zur Angabe des Ergebnistyps ein Suchkriterium einzugeben, beispielsweise ein Datum in der Recherchemaske: Version

15 Alternativ ist auch die Eingabe eines Sterns [*] in der Volltextsuche möglich: Sie können anschließend durch Klick auf Suche über weitere Suchkriterien einschränken. alle Rechnungen anzeigen oder die Über die folgende Suchmaske können Sie die für Sie archivierten Dokumente flexibel aufrufen: Nach einem Klick auf erhalten Sie eine Trefferliste mit dem bzw. den Dokumenten, welche den von Ihnen zuvor ausgewählten Suchkriterien entsprechen. Bitte beachten Sie bei der Eingabe der Suchkriterien die folgenden Besonderheiten: Version

16 Suchkriterium Inhalt Besonderheit Datum Später als Findet Dokumente, die am gewählten Datum und danach ausgestellt wurden (also später und gleich). Einzugebendes Format: tt.mm.jjjj, z. B Faktura Endbetrag Ist gleich Bei der Suche nach einem exakten Betrag liefert das System bei Beträgen mit Nachkommastellen keine Treffer. 4.3 Suchergebnis Das Suchergebnis listet alle Dokumente auf, die entsprechend der gewählten Kriterien im System vorhanden sind. Die Trefferliste ist somit immer der Ausgangspunkt für das Öffnen, Herunterladen oder Ausdrucken von bereitgestellten Dokumenten Öffnen von Dokumenten a) Öffnen des PDF Dokuments Ein PDF Dokument können Sie öffnen, indem Sie mit dem Mauszeiger auf das Dokument fahren und dieses anklicken: Daraufhin öffnet sich je nach Ihrem Browser / Betriebssystem ein Dialog zum Öffnen bzw. Speichern des Dokumentes auf Ihre lokale Festplatte bzw. auf Ihrem Netzwerklaufwerk: Version

17 Je nach gewählter Aktion können Sie das PDF speichern oder öffnen. b) Öffnen des PDF Dokuments inkl. Anhang (z.b. Verifikationsbericht) Zum Öffnen eines PDF Dokumentes inklusive der zugehörigen Dateien klicken Sie auf den Pfeil neben den Dokumentennamen und wählen Als ZIP herunterladen aus. Es erscheint eine ZIP-Datei mit dem entsprechenden Dokument und dem dazugehörigen Anhang, welches Sie speichern oder öffnen können. Version

18 Die Rechnung können Sie nun in Ihrem System buchen, herunterladen oder ausdrucken Herunterladen mehrerer Dokumente Möchten Sie mehrere Dokumente gleichzeitig herunterladen, so können Sie dies tun, indem Sie die Kästchen vor den Dokumenten anklicken und die ausgewählten Dateien über Aktionen Markierte Elemente herunterladen als ZIP Datei herunterladen Öffnen von zum Beleg zugehörigen Dokumenten (z.b. Verifikationsbericht) Jedem PDF Rechnungsdokument werden weitere Dokumente angehängt, welche insbesondere für die steuerrechtliche Absicherung der elektronischen Rechnungserstellung und Rechnungsübermittlung relevant sind Dokument PDF-Dokument Verifikationsreport Bedeutung Stellt das steuerlich relevante Dokument dar, welches Ihnen bereitgestellt wurde Diese Datei ist das Ergebnis einer Signaturprüfung, die durch die Firma SAP in Ihrem Auftrag (separates Vertragsverhältnis) erstellt wurde. Der Report zeigt, dass die Integrität und Authentizität der Rechnung gewährleistet sind. Das Dokument ist im Rahmen einer Betriebsprüfung dem Prüfer zusammen mit dem PDF - Rechnungsdokument zu zeigen bzw. elektronisch zu überlassen. Die begleitenden Dokumente können geöffnet werden, indem Sie auf den kleinen Pfeil neben der Belegnummer klicken und anschließend das gewünschte Dokument (z.b. Verifikationsbericht) anklicken. Alle Dokumente zu einem Vorgang können auch gesammelt als ZIP-Datei heruntergeladen werden. Version

19 4.3.4 Sortierung Durch Klicken der jeweiligen Spaltenüberschrift können Sie die Inhalte der Ergebnisliste sortieren (z.b. Belegnummer absteigend). Bei nochmaligem Klick auf die gleiche Spaltenüberschrift sortiert die Liste in der anderen Reihenfolge (z. B. Belegnummer aufsteigend): Die Spalte kann nicht sortiert werden Ändern des Dokumentenstatus Der Status des Dokumentes wird eigenständig vom Archivsystem geändert. Neue Dokumente sind im Status als neu definiert, gelesene Dokumente als gelesen und heruntergeladene Dokumente als heruntergeladen (zum Herunterladen/Download siehe Kapitel 5.3.2). Sollten Sie den Status eines Dokumentes zurücksetzen bzw. ändern wollen, so markieren Sie das bzw. die Dokumente und ändern den Status über Aktionen als neu / gelesen / heruntergeladen markieren. Version

20 Der Status aktualisiert sich innerhalb von zwei Minuten und wird bei der nächsten Aktualisierung des Bildschirmes angezeigt. Version

21 5 KENNWORTREGELN Auf das Archivsystem kann nur mit einem gültigen Benutzernamen und Kennwort zugegriffen werden. Üblicherweise ist ein schwaches Kennwort bei Internetanwendungen die größte Sicherheitslücke. Um dies zu verhindern, ist das Archivsystem mit einem starken Kennwort geschützt. Im Folgenden finden Sie die Regeln, denen das Kennwort unterliegen muss: Das Eingangskennwort ist ein Standardkennwort und muss bei der Erstanmeldung geändert werden Das Kennwort muss mindestens acht Zeichen lang sein. muss mindestens einen Buchstaben beinhalten. muss mindestens eine Zahl beinhalten. muss mindestens ein Groß- und einen Kleinbuchstaben beinhalten. darf keine drei gleichen Buchstaben / Zahlen / Zeichen beinhalten. darf keine drei aufeinander folgenden Buchstaben / Zahlen / Zeichen beinhalten. darf nicht dem Benutzernamen gleichen. darf nicht den letzten fünf Passworten gleichen. muss alle 180 Tage gewechselt werden (das System meldet dies beim Login). Beispiele für korrekte Kennwörter: Test2468 Eur@2008 BmwPaSSWor6 Beispiele für falsche Kennwörter: Hallo (keine Zahl) Test1234 (drei oder mehr aufeinanderfolgende Zeichen) TEST2345 (beinhaltet keinen Kleinbuchstaben) Version

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