Gemeinsame Projektbearbeitung mit Project Professional und Project Web Access

Transkript

1 Gemeinsame Projektbearbeitung mit Project Professional und Project Web Access Gemeinsame Projektbearbeitung mit Project Professional und Project Web Access Projektteam Führungskraft Portfolio Management Projektübersichten Graphische Aufbereitung Persönlicher Überblick Bericht über Fortschritt Kommunikation Personalverantwortlicher Skillbasierte Auswahl / Zuordnung Optimierung Ressourceneinsatzes Planung Dokumentation Kommunikation Controlling SQL- Server 2

2 Gemeinsame Projektbearbeitung mit Project Professional und Project Web Access Führungskraft Projektteam Personalverantwortlicher 1. PL erstellt Projektplan SQL- Server 3 Gemeinsame Projektbearbeitung mit Project Professional und Project Web Access Führungskraft Projektteam Personalverantwortlicher 2. PV weist gemäß den Anforderungen und Verfügbarkeiten Ressourcen zu. SQL- Server 4

3 Gemeinsame Projektbearbeitung mit Project Professional und Project Web Access Führungskraft Projektteam Personalverantwortlicher 3. PL veröffentlicht Projektplan SQL- Server 5 Gemeinsame Projektbearbeitung mit Project Professional und Project Web Access Führungskraft Projektteam 4. Teammitglieder sehen für sie bestimmte Informationen. Personalverantwortlicher Veröffentlichter Plan SQL- Server 6

4 Gemeinsame Projektbearbeitung mit Project Professional und Project Web Access Führungskraft Projektteam Personalverantwortlicher Teammitglieder 5. teilen Informationen mit (z.b. Erledigung einer Aufgabe) 6. können Aufgaben delegieren 7. planen Teilprojekte SQL- Server 7 Gemeinsame Projektbearbeitung mit Project Professional und Project Web Access Führungskraft Projektteam Personalverantwortlicher 8. PL prüft Informationen der Teammitglieder und entscheidet über Aufnahme in Projektplan. 9. PL veröffentlicht aktualisierten Plan. SQL- Server 8

5 Gemeinsame Projektbearbeitung mit Project Professional und Project Web Access Führungskraft Projektteam Führungskraft sieht verdichtete Informationen, als Tabelle oder Grafik. Personalverantwortlicher SQL- Server 9 Ein möglicher Projektablauf mit Project 10

6 erstellt Projektplan 11 Veröffentlichen des Plans 12

7 Projektmitarbeiter sehen die für sie definierten Informationen in Project Web Access Project Web Access sind Intranetseiten, die definierte Projektinformationen im Web Look darstellen. Der Anmeldevorgang kann bei Kombination der Netzund Projektberechtigungen für den Anwender entfallen. 13 Was ein Benutzer auf seiner Seite sieht, ist abhängig von den Rechten (und der Rolle), die ihm zugewiesen wurden. Mögliche Optionen: Vollständige Sicht auf das Projekt Ausgewählte Ansicht und Spalten zu Vorgängen Nur seine eigene Aufgaben Einfügen von Teilaufgaben (Teilprojekte). Mit einem Mausklick kann der Benutzer zu den angezeigten Änderungen / Informationen gelangen. Projektmitarbeiter 14 14

8 Projektmitarbeiter Projektmitarbeiter 16 Projektmitarbeiter erfassen Informationen zum Projekt: Hier Ablehnen von Aufgaben 16

9 Nach einer Aktion wird die Projektansicht aktualisiert. Hier: entfernen der abgelehnten Aufgaben. Projektmitarbeiter 17 PMA erfassen Informationen zum Projekt informiert sich über Aktualisierungen durch Mitarbeiter. 18

10 19 entscheidet, welche Aktualisierungen angenommen werden. 19 Nach der Entscheidung veröffentlicht der den Plan. Mitarbeiter können zudem per E Mail informiert werden

11 Mit der Entscheidung des s erfolgt automatisch die Aktualisierung des Projektplanes Wenn Änderungen verarbeitet wurden, werden sie als offene Aufgaben entfernt. Eine Anzeige der Chronologie der Bearbeitung ist jedoch möglich

12 Anforderung von Zielgruppen: Portfolio Analysierer Führungskräfte benötigen im allgemeinen verdichtete Informationen, als Tabelle oder als Grafik Sperren von erfassten Aufwänden (aktueller Arbeit) Durch diese Funktion wird verhindert, dass Mitarbeiter auf abgerechnete Aufgaben und Projekte nachträglich Aufwände buchen können. 24

13 Erfassung nicht projektbezogener Arbeitszeiten möglich So können auch solche Aufwände verwaltet und ausgewertet werden. 25 Reservieren/ Buchen von Ressourcen Je nach Projektorganisation im Unternehmen dürfen Ressourcen selbst einplanen oder nur reservieren. Dies bildet Project über das Feld Buchungsart ab. Bei Reservierung entscheidet dann der Personalverantwortliche, ob aus einer Reservierung eine feste Planung / Zuordnung wird. 26

14 Ressourcen-Management mit Project Web Access Ressourcenmanager / Personalverantwortliche können im Team Builder Zuordnungen vornehmen; dabei ist auch eine Suche von Mitarbeiter nach Skills oder Projektrollen möglich. 27 Versionisierung von Dokumenten Zu Projekten und Aufgaben können Dokumente hinterlegt werden (z.b. Projektbeschreibung oder Lastenheft). Mit dem Einsatz der SharePoint Services beim Project Server kann eine Versionsverwaltung der Dokumente erfolgen. 28

15 Support von Risikomanagement Mit den SharePoint-Services können Projektrisiken im Projekt verwalten und minimiert werden. 29 Zusammenfassung haben mit Project ein mächtiges Werkzeug, das nahezu jede Projektsituation abbilden kann. Beim Austausch über Projektinformationen benötigen die Teammitglieder nicht Project, sondern je nach Aufgabenbereich und Programmvorliegen Project Web Access, Outlook, Excel, Visio usw. Die Einführung von Project ist in Unternehmen ein eigenes Projekt. Sorgfältige Erfassung der Projektaufgaben und Rollen Abbilden der Aufgaben in Project Einbinden des IT-Projektmanagementtools in die übrigen Unternehmensaufgaben und -software 30

16 Einführungsprozess Project 1 Definition von PM-Standards 2 Definition Kern-Anforderungen an Microsoft Project 3 Installation & Customizing Microsoft Project 4 Workshop bzw. Arbeitsgruppe 5 Feinanpassungen / Schulungen Project Web Access 6 Anwenderbetreuung / Übergabe Einführung von PM- Standards, z.b. Projekthandbuch, Projektmanagement methode Implementierung einer Organisationseinheit für die Aktivierung der PM- Standards im Unternehmen / Projektbüro Abbildung unternehmensspezifischer Projektabläufe Definition von Projektkennzahlen, für Auswertung Projekte / Portfolio Ermitteln von Kriterien für die Ressourcenauslastung Ermitteln der benötigten Berichte je Zielgruppe: - Führungskraft - - Regelmeetings Vorlagen anpassen Entwicklung Makros Rollendefinition und Rechtevergabe Schnittstellen zu anderen Kernsystemen im Unternehmen (z.b. SAP) Testphase PM-Methodik (des Unternehmens) Schulung Microsoft Project Professional Project Web Access Aufnahme der Feinanforderungen u.a. Erstellen von Projektplänen und Berichten Schulungen der Teilprojektleiter und Teammitglieder in Project Web Access Anwenderbetreuung Anwenderbetreuung während der ersten Zeit des Praxiseinsatz (VorOrt, Telefon oder per Mail) Übergabe der unternehmensspez. Project-Lösung 31 Systemarchitektur Skalierbare Systemarchitektur, die sich an die wachsenden Bedürfnisse einer Projektorganisation mühelos anpasst Projektplanung Ressourcenplanung Überwachung Microsoft Project Professional Microsoft Project Web Access Zeiterfassung Auswertungen Überwachung Projektdaten Benutzerdaten Unternehmens- Parameter Microsoft Project Server Share Point Services Dokumentenverwaltung Problemmanagement Windows Server mit Internet Information Server SQL Server 32

17 33 Links & weitere Informationen Offizielle Webseite von Microsoft Microsoft TechNet 34