Einführung Datenbank

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1 Einführung Datenbank

2 Einführung Datenbank Seite 2 Einführung in die Arbeit mit einer Datenbank Grundbegriffe: Datenbank - Datenbankmanagementsystem Eine Datenbank ist eine systematische strukturierte Sammlung von Daten (Datenbasis) einschließlich der zur Eingabe, Verwaltung und Ausgabe erforderlichen Software (Datenbankmanagementsystem). Beispiele: Personaldaten, CD-Sammlung, Bibliotheksverzeichnis, Lagerverwaltung, Früher wurden die Informationen auf Karteikarten bzw. in Ordnern abgelegt und in Aktenschränken aufbewahrt. Die Suche nach Informationen war zeitaufwändig und personalintensiv es wurde viel Raum zur Aufbewahrung der Daten benötigt.. Heute werden dafür Datenbankmanagementsysteme (DBMS) eingesetzt. Allerdings haben die Karteikarten für die Datensicherheit auch noch Sinn. (z.b. Krankenakten, Schülerkarteien ) Aufbau einer Karteikarte: Objekt gleichartige Objekte Klasse Attribute des Objektes Attribute des Objektes erhalten Attributwerte Vergleich eines Karteikartensystems mit einem Datenbanksystem Karteikartensystem Entwerfen einer Karteikarte Ausfüllen der Karteikarten Einordnen der Karteikarten Sortieren, Suchen, Ändern, Vernichten von Karten Datenbanksystem Entwerfen u. Speichern von Datentabellen Eingeben der Daten in ein selbst erstelltes Formular Arbeiten mit den eingegebenen Daten durch Sortieren, Suchen, Ändern, Löschen Datenbasis => Karteikarten Datenbasis => Tabellen mit Daten DBMS => Mensch DBMS => Datenbanksoftware ( z.b. Access beides zusammen ergibt die Datenbank

3 Einführung Datenbank Seite 3 Karteidatenfeld= Attribut Datenfeld=Attribut Karteikarte=Objekt Datensatz=Objekt Kurzanleitung am Beispiel des DBMS Microsoft Access MS Access starten Datenbank-Neuanlage Ungewöhnlicher Weise muss die Datenbank zuerst gespeichert werden. Eingabe eines sinnvollen Dateinamens

4 Einführung Datenbank Seite 4 Doppelklick zum Entwerfen der Karteikarte Der Felddatentyp bestimmt, welche Art von Information gespeichert wird: Text Zahl Datum/Uhrzeit AutoWert Beliebiger Text: Buchstaben, Zahlen, Sonderzeichen alles ist erlaubt. Es dürfen nur Zahlen eingegeben werden. Access kann dann für dich Berechnungen durchführen. Auswahl verschiedener Datums- und Uhrzeitformate. Ermöglicht eine automatische Nummerierung, die nicht beeinflusst werden kann weitere Formate wie z.b. PLZ möglich Auswahlfeld erzeugen: (z.b. männlich/ weiblich zur Auswahl anzeigen) Nachschlagen Textfeld in Kombinationsfeld umstellen darunter Wertliste darunter die anzuzeigende Werte durch Semikolon getrennt eingeben. Beim Schließen des Tabellenfensters beantworte die Aufforderung zum Speichern der Tabelle mit Ja. Der Tabellenname sollte über den Inhalt der Tabelle Aufschluss geben.

5 Einführung Datenbank Seite 5 Danach erfolgt noch die Aufforderung zur Vergabe eines Primärschlüssels. Ein Primärschlüssel ist ein Feld, über das Datensätze eindeutig erkennbar sind. (z. B. fortlaufende Nummer, Kundennummer, usw.) Wechseln der Ansichten Entwurf/ Ändern der Tabelle Dateneingabe in der Tabelle oder im Startfenster des Programms die Tabelle öffnen Öffnen der Tabelle Adressen durch einen Doppelklick.

6 Einführung Datenbank Seite 6 Die Tabelle Adressen wird nun angezeigt. Verknüpfen von Tabellen die in Beziehung zueinander stehen über ihre Schlüssel -Extras Beziehungen -Fenster "Tabellen anzeigen" beide Tabellen markieren und "Hinzufügen". -Es werden im Fenster "Beziehungen" beide Tabellen mit ihren Feldern dargestellt. -Ziehe aus der ersten Tabelle das Feld "ID" mit der Maus auf die Tabelle 2 und lässt es dort auf das Feld "ID" fallen. -Jetzt geht ein weiteres Fenster auf, in dem man "mit referentieller Integrität" ankreuzt und auf "Erstellen" klickt. Operationen mit Daten Sortieren: Beim Sortieren ändert sich nur die Reihenfolge der angezeigten Datensätze. Die Schüler könnten alphabetisch nach der Körpergröße oder nach dem Alter geordnet werden. Aufgabe: Die Familiennamen sollen in alphabetischer Reihenfolge sortiert werden 1. Spalte markieren 2. Schaltfläche Aufsteigend (Sortieren) anklicken. Analog dazu können auch andere Felder als Sortierkriterium verwendet werden.

7 Einführung Datenbank Seite 7 Filtern: Beim Filtern wird nur jener Teil der Datensätzen angezeigt, der ein bestimmtes Kriterium erfüllt. Aufgabe: Es sollen alle männlichen Schüler angezeigt werden. 2. Schaltfläche Auswahlbasierter Filter anklicken. 1. Filterkriterium markieren Ergebnis: alle männlichen Schüler werden angezeigt. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Filter entfernen werden wieder alle Datensätze angezeigt. Datensätze löschen: Aufgabe: Der Datensatz mit der Nummer 8 soll gelöscht werden. Datensatz 8 markieren Schaltfläche Datensatz löschen anklicken. Die folgende Sicherheitsabfrage wird mit Ja beantwortet.

8 Einführung Datenbank Seite 8 Erstellen eines Eingabeformulars -mithilfe des Autoformulars Mit AutoFormular wird ein Eingabeformular erzeugt. Zum vorherigen DS Zum nächsten DS Anzahl der Datensätze Zum ersten DS Zum letzten DS -mithilfe des Entwurfsassistenten Entwurfsassistent für Formulare Neuen Datensatz erstellen Auswahl der Eingabefelder des Formulars

9 Einführung Datenbank Seite 9 Erstellen eines Berichtes für die Druckausgabe: 1. Berichte anklicken 2. Mit Doppelklick auswählen Hier können jene Felder, die in der Druckausgabe erscheinen sollen, ausgewählt werden. Für dieses Beispiel werden die Felder Name, Vorname, Straße, Plz, Ort, Geburtsdatum ausgewählt. Einzelauswahl der Felder Gesamtauswahl der Felder

10 Einführung Datenbank Seite 10 Auswahl der Sortierreihenfolge Um alle Felder auf der Seite vollständig angezeigt zu bekommen, ist es günstig, das Querformat einzustellen. Mit Fertig stellen wird der Bericht am Bildschirm angezeigt.