Schutz von Hinweisgebern (Whistleblower-Richtlinie)
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- Cornelia Kirchner
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1 Schutz von Hinweisgebern (Whistleblower-Richtlinie) [Type text] Inter Pipeline Ltd. Schutz von Hinweisgebern (Whistleblower-Richtlinie)
2 Inhaltsverzeichnis 1. GEGENSTAND: ANWENDUNGSBEREICH: MELDEPFLICHTIGE VORFÄLLE: MELDEN UND UNTERSUCHEN: PFLICHT ZUR MITARBEIT: REPRESSALIEN UND FALSCHE UND BÖSWILLIGE BEHAUPTUNGEN: FOLGEN DER NICHTEINHALTUNG:
3 1. GEGENSTAND: WHISTLEBLOWER-RICHTLINIE Inter Pipeline Ltd. ( Inter Pipeline ) ist den höchsten Standards professioneller und ethischer Geschäftspraktiken verpflichtet. Diese hohen Standards bilden die Leitlinien für die Entscheidungen des Vorstands von Inter Pipeline ( Vorstand ) und die Grundlage für den Ruf und die Glaubwürdigkeit von Inter Pipline und Aktionäre, andere Stakeholder und die Finanzmärkte vertrauen darauf. Daraus folgt, dass es von wesentlicher Bedeutung ist, dass Inter Pipeline eine Arbeitsumgebung gewährleistet, in der Bedenken in Bezug auf zweifelhafte Aktionen oder Geschäftspraktiken ohne Angst vor Repressalien angesprochen werden können. Diese Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern ( Richtlinie ) schafft ein Forum, um Bedenken innerhalb Inter Pipeline zur Sprache zu bringen. Die Richtlinie soll dazu ermuntern, Bedenken anzusprechen, anstatt sie zu übergehen oder eine Lösung außerhalb von Inter Pipeline zu suchen. 2. ANWENDUNGSBEREICH: Diese Richtlinie gilt für das weltweite Geschäft von Inter Pipline und hat für alle Direktoren und leitende Angestellte, alle Mitarbeiter, Auftragnehmer (in Europa Leiharbeitnehmer genannt), Berater und andere Vertreter von Inter Pipeline (zusammen Vertreter ) Gültigkeit. Sie soll allen Vertretern Verfahren zur Verfügung stellen, um Bedenken in Bezug auf Aktionen oder Geschäftspraktiken von Inter Pipline zur Sprache zu bringen. Vertreter, die an Standorten in Dänemark, Deutschland oder Schweden beschäftigt sind, oder die Bedenken oder Vorkommnisse mit Ursprung in Dänemark, Deutschland oder Schweden melden wollen, müssen zusätzliche länderspezifische Vorgaben hinsichtlich der örtlichen Datenschutzgesetze erfüllen und erhalten den Anhang mit diesen Vorgaben auf Verlangen durch Anruf bei der Whistleblower-Hotline. Bei Diskrepanzen zwischen dem länderspezifischen Anhang und dieser Richtlinie hat der länderspezifische Anhang Vorrang. 3. MELDEPFLICHTIGE VORFÄLLE: Vertreter sind verpflichtet, folgende Vorkommnisse zu melden: a) Vermutete Gesetzesverstöße; 2
4 b) Vermutete Verstöße gegen den Ethikkodex, die Offenlegungs-Richtlinie oder anderer unternehmensweit geltende Grundsätze oder Verfahren von Inter Pipline; c) Fragwürdige Vorfälle und Unregelmäßigkeiten bei Buchführung, interner Rechnungsprüfung und Audits, einschließlich Irreführung oder Nötigung von Wirtschaftsprüfern oder anderen Dritten; d) Belästigung, Gewalt oder anderer unangemessene Verhaltensweisen am Arbeitsplatz; e) Verstöße gegen Gesetzesvorschriften zu Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz; f) Risiken hinsichtlich Gesundheit, Arbeitsschutz oder die Sicherheit von Beschäftigten oder die Öffentlichkeit; g) Risiken für Vermögenswerte von Inter Pipline; h) Risiken für die Umwelt; i) Offenlegung von betrügerischen oder irreführenden Finanzinformationen; j) Jegliche schriftlich oder mündlich abgegebene wesentliche Falschdarstellung von oder im Namen von Inter Pipeline; oder k) Bedenken in Hinsicht auf die Geschäftspraktiken von Inter Pipline. 4. MELDEN UND UNTERSUCHEN: Als ersten Schritt ermutigen wir alle Vertreter, alle Bedenken oder Beschwerden ihrem unmittelbaren Vorgesetzten oder dem Ansprechpartner von Inter Pipeline laut geltendem Vertrag zu melden. Wenn Sie es vermeiden möchten, Bedenken auf diese Weise zu melden, oder der Ansicht sind, dass auf Ihre Meldung nicht zufriedenstellend reagiert wurde, empfehlen wir Ihnen, sich mit Bedenken bzw. Beschwerden an ein Mitglied der Geschäftsführung von Inter Pipline zu wenden (dazu gehören President und Chief Executive Officer, Chief Financial Officer, Chief Compliance Officer, Senior Vice President oder Vice President). Sollten sich Ihre Bedenken auf die Geschäfte von Inter Pipline in Europa beziehen, empfehlen wir, sich an ein Mitglied der Geschäftsleitung von Inter Terminals zu wenden (das sind CEO, Director bzw. Geschäftsführer). Bedenken oder Beschwerden können persönlich, telefonisch, per Briefpost oder per gemeldet werden. Alle Meldungen an Vorgesetzte, Ansprechpartner bei Inter Pipeline oder Mitglieder der Geschäftsleitung, die unter Berufung auf diese Richtlinie erfolgen, werden auf sichere und vertrauliche Weise und auf Verlangen auch anonym entweder an den Vorstand oder einen geeigneten Vorstandsausschuss weitergeleitet. Sollten Sie es vermeiden sollen, Ihren Vorgesetzten, Ihren Ansprechpartner bei Inter Pipeline oder ein Mitglied der Geschäftsleitung über die Bedenken bzw. 3
5 Beschwerden zu informieren, können Sie sich an die von uns bereitgestellte vertrauliche Whistleblower-Hotline wenden, die von einer unabhängigen Drittparteie betrieben wird. Die Whistleblower-Hotline ist ein telefon- und webbasiertes Meldesystem, das durchgängig 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche zur Verfügung steht. Auf finden Sie ausführliche Informationen zu dem System und die Möglichkeit, Bedenken oder Beschwerden zu melden. Spezifische Bedenken oder Beschwerden, die im Rahmen dieser Richtlinie in Bezug auf Jahresabschlüsse, Buchhaltung, interne Buchhaltungskontrollen, Auditpraktiken oder Unregelmäßigkeiten gemeldet werden, werden an den Vorsitzenden des Prüfungsausschusses weitergeleitet und im Anschluss daran von dem Prüfungsausschuss untersucht, der nach der Untersuchung die geeigneten Maßnahmen ergreifen wird. Damit alle gemeldeten Bedenken und Beschwerden angemessen untersucht werden können, werden die Vertreter dazu ermutigt, so viele spezifische Angaben wie möglich zu machen, wenn Sie Bedenken oder Beschwerden melden, dazu gehören Namen, Daten, Orte und Ereignisse, die Wahrnehmung durch den Vertreter bzw. der Grund, aus dem der Vertreters der Meinung ist, dass es sich bei dem Vorkommnis um einen Verstoß handeln könnte, und welche Abhilfemaßnahmen der Vertreter vorschlägt; weiterhin gehören dazu Angaben, die es uns ermöglichen, im Zuge der Untersuchung Kontakt aufzunehmen. Ihr Identität wird auf Verlangen vertraulich behandelt. Wir begrüßen es jedoch, wenn Sie auf eine anonyme Meldung verzichten, sofern Ihnen dies möglich ist, da eine anonyme Meldung die Untersuchung von gemeldeten Bedenken bzw. Beschwerden erschwert. Wenn Sie anonym bleiben möchten und keine ausreichenden Angaben zu dem Vorkommnis machen, sind wir unter Umständen nicht in der Lage, eine Untersuchung zu den Bedenken bzw. der Beschwerde zu starten oder zufriedenstellend durchzuführen. Alle Bedenken und Beschwerden, die im Rahmen dieser Richtlinie gemeldet werden, werden unverzüglich und gründlich untersucht; und alle während der Untersuchung offengelegten Informationen werden vertraulich behandelt, ausgenommen solche, die für die Untersuchung und die eventuell ergriffenen Abhilfemaßnahmen in Übereinstimmung mit den Richtlinien und Verfahren von Inter Pipline und den geltenden Gesetzen notwendig sind. Datensätze zu Bedenken oder Beschwerden bleiben Eigentum von Inter Pipeline und werden in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetze und den Richtlinien von Inter Pipline zur Aufbewahrung von Unterlagen archiviert. 5. PFLICHT ZUR MITARBEIT: Vertreter sind verpflichtet, an einer Untersuchung mitzuarbeiten. Unterlassene Mitarbeit oder die Angabe falscher Informationen im Zuge einer Untersuchung 4
6 werden von Inter Pipeline in Abhängigkeit von der Schwere des Verstoßes geahndet. 6. REPRESSALIEN UND FALSCHE UND BÖSWILLIGE BEHAUPTUNGEN: Inter Pipeline geht davon aus, dass alle Meldungen im Rahmen dieser Richtlinie nach Treu und Glauben erfolgen. Inter Pipeline betrachtet wissentlich falsche und in böswilliger Absicht gemachte Meldungen durch Vertreter als ernsthafte Disziplinarvergehen, die zu Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Entlassung bzw. Kündigung des bestehenden Vertrags sowie falls angemessen zu weiterführenden rechtlichen Schritten führen können. Vertreter, die im Rahmen dieser Richtlinie einen mutmaßlichen Verstoß in gutem Glauben melden, haben keinerlei Repressalien durch Inter Pipeline zu befürchten. Sollten Sie später der Ansicht sein, aufgrund eines von Ihnen gemeldeten Vorfalls bzw. einer Beschwerde von Ihnen Opfer von Vergeltungshandlungen geworden zu sein, müssen Sie dies sofort melden, da Inter Pipeline keinerlei Vergeltungsmaßnahmen toleriert. 7. FOLGEN DER NICHTEINHALTUNG: Die Einhaltung dieser Richtlinie ist Voraussetzung für die Anstellung eines Verteters bzw. die Beschäftigung als Leiharbeiter. Verstöße gegen die Richtlinie können zu Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Entlassung bzw. Kündigung des bestehenden Vertrags sowie falls angemessen zu weiterführenden rechtlichen Schritten führen. 5
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