Agenda. Das ZUGFeRD-Format ein vielversprechender Ansatz? swissdigin-forum Stand und Entwicklung der E-Invoicing Standards in Europa

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1 Das ZUGFeRD-Format ein vielversprechender Ansatz? Andreas Pelekies, GS1 Germany Basel, 18. Juni 2014 Agenda Stand und Entwicklung der E-Invoicing Standards in Europa Das ZUGFeRD-Format Implementierung bei GS1 Germany Andreas Pelekies GS1 Germany 2 1

2 Stand und Entwicklung von E-Invoicing in Europa Andreas Pelekies, GS1 Germany Basel, 18. Juni 2014 Warum beschäftigt sich der Gesetzgeber mit der E-Rechnung? 1. Einheitliche Anforderungen an die Rechnung im europäischen Umsatzsteuerrecht 2. Einheitliche Regeln für entstandene Geschäftspraktiken beim Ausstellen der Rechnung 3. Grenzüberschreitende Anerkennung von Rechnungen für Vorsteuerabzug 4. Ermöglichen der Migration von Papierform zu elektronischer Rechnungsstellung 5. Ermöglichen der Einsparpotentiale bei Unternehmen 6. Kostenersparnis bei öffentlichem Auftragswesen Andreas Pelekies GS1 Germany 4 2

3 Elektronischer Rechnungsaustausch Pro Jahr mehr als 32 Mrd. Rechnungen in Europa. Davon 95% in Papierform, somit Tonnen Papier oder 12 Mio. Bäume Muss das sein? Liegen hier nicht enorme Einsparpotentiale? Andreas Pelekies GS1 Germany 5 Faktor Zeit Der Abschlussbericht des Projektes E-Rechnung des BMI und Goethe Universität Frankfurt/ Main von 2012 zeigt auf, dass die Bearbeitungszeit auf Empfängerseite von durchschnittlich 17 Minuten bei Papierrechnungen durch das Einlesen des XML- Datensatzes auf rund fünf Minuten reduziert werden kann. Zeit ist Geld Benjamin Franklin 1748 Es gilt: Je mehr Geschäftspartner ihre Rechnungsdaten elektronisch austauschen, desto konsequenter können die Effizienz- und Kostenvorteile erschlossen werden. Andreas Pelekies GS1 Germany 6 3

4 Erstmalige Regelung in EU MwSt.-Richtlinie 2001/115 Erstmalige Definition einer Rechnung Obligatorische Angaben in der Rechnung Form der Übermittlung der Rechnung Anforderungen an elektronische Rechnung, insbesondere Integrität der Daten und Echtheit der Herkunft Aufbewahrung/Archivierung der Rechnung Verlagerung der Rechnungstellung auf Dritte Gutschrift / self billing Andreas Pelekies GS1 Germany 7 Angaben in MwSt.- Rechnungen in der EU Ausstellungsdatum Rechnungsnummer: fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Rechnung Umsatzsteuer Identifikationsnummer Vollständige Namen und Anschrift des Steuerpflichtigen und seines Kunden Menge und Art der Waren/Dienstleistungen Datum der Lieferung Besteuerungsgrundlage Anzuwendender Steuersatz Zu zahlender Steuersatz Bezüglich Anforderungen an die Umsatzsteuer kann es für die öffentliche Verwaltung Abweichungen geben. Andreas Pelekies GS1 Germany 8 4

5 EU-Richtlinie 2010/ Juli 2010: Änderung der Richtlinie 2006/112/EG über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem hinsichtlich der Rechnungsstellungsvorschriften Abl. EU , L 189 Nationale Umsetzung in DE bis erfolgt Nationale Umsetzung auch in allen anderen EU Ländern erfolgte zum (einschließlich Verwaltungsanweisungen) Andreas Pelekies GS1 Germany 9 EU Richtlinie: Artikel 233 (Ausschnitt) (1) Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegt, vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Dauer der Aufbewahrung der Rechnung gewährleistet werden. Jeder Steuerpflichtige legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden können. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Steuerungsverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Lieferung oder Dienstleistung schaffen können. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Lieferers oder des Dienstleistungserbringers oder des Ausstellers der Rechnung. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass der nach der vorliegenden Richtlinie erforderliche Inhalt nicht geändert wurde. Andreas Pelekies GS1 Germany 10 5

6 Was bedeutet das für den Rechnungseingang in DE? Papier Elektronisch Option1 Muss Ordner Elektronisch Innerbetriebliche Kontrollverfahren Qualifizierte elektronische Signatur EDI Verfahren Papier sonstige E- Rechnungen Per Definition Authentizität Integrität Lesbarkeit Substanz Substanzprüfung führt zu Authentizität Integrität Lesbarkeit Rechnungseingang Archivierung Rechnungsprüfung nach Substanz Authentizität Integrität Lesbarkeit Andreas Pelekies GS1 Germany 11 Aktuelle Entwicklungen EU-Richtlinie 2014/55 vom 16. April 2014 veröffentlicht am 06. Mai 2014 Elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen Artikel 7: Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass die öffentlichen Auftraggeber und die Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung, deren Fundstelle nach Artikel 3 Absatz 2 veröffentlicht wurde, und einer der Syntaxen auf der nach Artikel 3 Absatz 2 veröffentlichten Liste entsprechen. Andreas Pelekies GS1 Germany 12 6

7 Richtlinie 2014/55/EU: Timing Basis von ZUGFeRD (MUG) ist expliziter Input, PDF/A im Mandat enthalten RL in Kraft Erarbeitung europäisches Datenmodell Veröffentlichung Syntaxliste Umsetzung öffentliche Verwaltung Gesetz & Betrieb Livebetrieb zentrale öffentliche Auftraggeber Livebetrieb subzentrale öffentliche Auftraggeber Andreas Pelekies GS1 Germany 13 Das ZUGFeRD Datenformat Andreas Pelekies, GS1 Germany, Leiter AP 3 im FeRD 14 7

8 Vorstellung FeRD Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ist die nationale Plattform von Ministerien, Verbänden und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Das Forum soll die Akzeptanz und die Verbreitung elektronischer Rechnungen in Deutschland erhöhen, zur Meinungsbildung bei Unternehmen und Verbänden beitragen sowie die deutsche Meinung gebündelt an die Koordinationsgruppe der Europäischen Kommission weitergeben. Das Forum hat die Aufgabe, das Thema elektronische Rechnungen unter technischen, geschäftlichen, wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten aufzubereiten sowie geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorzubereiten, zu koordinieren und umzusetzen. 15 FeRD-Mitglieder 16 8

9 Vision Es soll in Zukunft genauso einfach sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden wie Papierrechnungen. Der Austausch elektronischer Rechnungen muss für jeden Teilnehmer ohne vorherige Absprache möglich sein Prozessoptimierung mittels Auswertung strukturierter Daten beim Rechnungsempfänger Die Nutzung der strukturierten Daten durch den Rechnungsempfänger ist optional Damit der Rechnungsempfänger diese Option wahrnehmen kann, muss der Sender seine Rechnungsdaten gemäß dem jeweiligen Profil strukturiert übermitteln Die SW Hersteller müssen alle Datenfelder des jeweiligen Profils als strukturierte Daten unterstützen 17 Wo und wie werden Rechnungsdaten genutzt? Beim Prüfen vor Buchung und Zahlung Beim Zahlen Beim Buchen Grafikquelle: AWV e.v

10 Grundsätze des ZUGFeRD-Datenmodells Keine rein deutsche Lösung! Basis ist das semantische Datenmodell der Cross-Industry-Invoice Referenzlibrary Berücksichtigung von Harmonisierung (MUG) Branchenübergreifender Fokus Zielgruppe: Kleinste Unternehmen bis Großkonzerne einschließlich der öffentlichen Verwaltung 19 Wie das ZUGFeRD entsteht: Datenmodell ISO :2014 Core Component Specification: Definition semantischer Anforderungen für Datenaust. UN/CCL 13B CCBDA 1.0 ZUGFeRD DM UNECE Core Components Library: Semantische Komponentenbibliothek (z.b. Buyer) einschließlich Definition verwendeter Codelisten UN/CEFACT Core Components Business Document Assembly: Regeln zum Bau einer konformen Nachricht (Semantik) ZUGFeRD Datenmodell: Profilierung anhand der Cross Industry Invoice und der Regeln der europäischen Harmonisierung (CEN CWA MUG) 20 10

11 Wie das ZUGFeRD entsteht: Syntax ZUGFeRD DM NDR 2.01 ZUGFeRD Datenmodell: Profilierung anhand der Cross Industry Invoice und der Regeln der europäischen Harmonisierung (CEN CWA MUG) Naming and Design Rules: Regeln zur Erstellung von XML-Schemata ZUGFeRD Schema ZUGFeRD Schema: Nur 1 Schema für Extended, Comfort und Basic Da Schema das Datenmodell umsetzt, enthält es auch nicht verwendete Elemente Validierung gegen Schema nur bedingt möglich (z.b. Codelisten, Dokumentenreferenzen, ) Dokumentation muss beachtet werden! 21 Semantische Profile EXTENDED Möglichst vollständige Abdeckung branchenübergreifender Prozesse Branchen- Erweiterung Abdeckung branchenspezifischer Prozesse außerhalb von ZUGFeRD Core Component Library (CII Profil) Branche ZUGFeRD Extended ~ MUG ZUGFeRD Comfort ZUGFeRD Basic Grafikquelle: AWV e.v COMFORT Vollautomatisierte Buchung, Rechnungsprüfung und Abwicklung des Zahlungsverkehrs der meisten Rechnungen BASIC Buchung und Zahlungsverkehr einfacher Rechnungen 22 11

12 Übertragungsformate für elektronische Rechnungen Papier Bilddatei (PDF) ZUGFeRD PDF/A-3 inkl. XML Web EDI EDI Basic Comfort Extended - Verarbeitungstiefe + + Allgemeine Verarbeitbarkeit - 23 Abgrenzung zu EDI 80-90% Z.B. 150 Rechnungen pro Woche Verkäufer EDI bleibt! Käufer Papier Die restlichen 15 % 1 Rechnung pro Jahr Bei Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen! 24 12

13 Abgrenzung zu klassischem EDI EDIFACT und Subsets GS1 XML, ISO ZUGFeRD Prozessoptimiert 100% automatische Verarbeitung So wenig Datentransfer wie möglich Bilaterale Absprache notwendig (Nationale bzw. Branchenprofile) Geeignet für eine regelmäßige Geschäftsbeziehung Massendatenverarbeitung Einfach anfangen Buchungsunterstützung So selbsterklärend wie nötig Keine bilaterale Absprache notwendig Geeignet für Einmalkäufer (z.b. auch Onlineshops) 1 Datei = 1 Rechnung 25 Beispiel beim Empfänger Bildquelle: AWV e.v

14 Stylesheet 27 Belegbild und Rechnungsdaten bilden eine Einheit Der Sender schickt eine ZUGFeRD - Rechnung PDF/A-3 Der Empfänger bestimmt den relevanten Beleg Einfach loslegen! 28 14

15 Weiteres Vorgehen Aufgaben in 2014 Veröffentlichung der Version 1.0 am 25. Juni 2014 Unterstützung Pilotprojekte (Verwaltung, Wirtschaft) Umsetzung in 2014 Experten in Unternehmen und Verwaltung erreichen Praktische Umsetzung in Unternehmen und Verwaltung Europäisierung/Internationalisierung des Standards Customizing des Standards für branchenspezifische Belange Marketing verstärken, ggf. Plattform schaffen 29 Weitere Informationen cing/index_en.htm#maincontentsec

16 ZUGFeRD Implementierung bei GS1 Andreas Pelekies, GS1 Germany Basel, 18. Juni 2014 GS1 Germany Unabhängiger und neutraler Moderator, Entwickler, Berater und Trainer: GS1 Germany bringt Menschen zusammen, optimiert Prozesse, teilt Wissen und gestaltet Veränderung. Gesellschafter: EHI Retail Institute & Markenverband Teil der internationalen GS1 Community Dienstleistungspartner der Wirtschaft Treibende Kraft bei der Etablierung von Standards Kompetenzzentrum für effiziente Geschäftsprozesse Schrittmacher für neue Technologien Rund Kunden und Anwender Andreas Pelekies GS1 Germany 32 16

17 Unsere Unternehmensstruktur Stammdatenpool Qualitätsgesicherte Produktinformationen GS1-Technologien Sales and Implementation Kommunikation Identifikation Branchenmanagement Umsetzungsförderprojekte Key Account und Customer Service ECR-Prozesse Events und Trainings Supply Side Demand Side Knowledge Center Value Chain live! ECR- Tag Individuelle Leistungspakete mit messbarem Mehrwert für Sie! Andreas Pelekies GS1 Germany 33 Vorteile elektronischer Rechnungsaustausch Prozesse beschleunigen, Kosten senken, Sicherheit erhöhen Rechnungsversender/Kreditor Rechnungsempfänger/Debitor Kein Papierhandling (Drucken, Zuordnen, Versenden der Papierrechnungen) Einsparung der Porto-/Versandkosten Schnelle und sichere Übermittlung Keine Fehlerquote Platzsparende digitale Archivierung Vereinfachte Recherche Schnellere Zahlung Die EDI-Fähigkeit eines Lieferanten kann dessen Bewertung erhöhen und fördert damit den Ausbau der strategischen Wettbewerbsfähigkeit. Kein Papierhandling (Öffnen, Sortieren und Verteilen der Papierrechnung) Kein manuelles Erfassen, verkürzte Durchlaufzeit Wegfall von aufwendigen OCR Prozessen, wie Scannen, Bilderkennung Keine Erfassungsfehler. Aufwändige Kontroll- und Freigabe-Prozesse entfallen Nutzung der Skonti durch verkürzten Durchlaufzeiten Vermeidung von Zahlungserinnerungen und Mahngebühren Optimale Archivierungsmöglichkeiten Aufwand und Folgekosten reduzieren sich grundlegend, die operative Arbeit wandelt sich in einen wertschöpfenden Prozess. Andreas Pelekies GS1 Germany 34 17

18 Die GS1 Standards als Basis Erhöhte Effizienz und Fehlerfreiheit mit GS1 Standards zur eindeutigen Identifikation von Unternehmen (GLN) und Artikel (GTIN) in der elektronischen Rechnung. Anstelle der Unternehmensadressen werden die beteiligten Geschäftspartner anhand ihrer eindeutigen Globalen Lokationsnummer (GLN) identifiziert. Anstelle von internen Artikelnummern oder Artikelbeschreibungen kann die Ware über die Globale Artikelnummer (GTIN) eindeutig auf Positionsebene erfasst werden. Andreas Pelekies GS1 Germany 35 Historie Im Jahr 2006 haben wir Kunden den Rechnungsversand per mit elektronischer Signatur angeboten Kunden haben JA zur E- Rechnung gesagt Kunden haben uns eine Abmahnung angedroht Andreas Pelekies GS1 Germany 36 18

19 Das Projekt Struktur und Aufwandsplan Projektziele 1. Höhere Prozesseffizienz und Senkung der Prozesskosten 2. Teilnahme und Umsetzung des ZUGFeRD Formats 3. Erhöhung der internen Nachhaltigkeit Teilprojekt IT-Technik Teilprojekt Organisation & Prozesse 20% Aufwand 80% Aufwand Andreas Pelekies GS1 Germany 37 Das Projekt Projektstruktur Projektname: Elektronischer Rechnungsversand bei GS1 Germany 3 Projektphasen Projektstart Rechnung per für alle Complete- Neukunden Meilenstein Phase Meilenstein Phase Wie kommt man an die - Jahresfaktura Adresse des 2014 Kunden für alle für den Bestandskunden Rechnungsempfang? Vollständige Umstellung aller Rechnungen Meilenstein Phasenüberschneidungen Kommunikation Einführung ZUGFeRD eingehende Rechnung Andreas Pelekies GS1 Germany 38 19

20 Erfahrungsbericht GS1 Complete Neukunden E-Rechnung mit Versand per >97% Rechnung mit Versand per BRIEF <3% Andreas Pelekies GS1 Germany 39 Erfahrungsbericht Aufwandsanalyse ZEIT bei GS1 Complete Neukunden 58% weniger zeitlicher Aufwand Andreas Pelekies GS1 Germany 40 20

21 Erfahrungsbericht Kostenanalyse bei GS1 Complete Neukunden Umrechnung auf Kosten pro Minute - Unter Berücksichtigung der Personalkosten Arbeitsplatzkosten IT-Kosten 70 % weniger Kosten Andreas Pelekies GS1 Germany 41 Erfahrungsbericht Zahlungsverhalten GS1 Complete Neukunden Verglichen wurde das Zahlungsverhalten im Vergleichszeitraum Juli bis Dezember 2012 mit Juli bis Dezember ,3 Tage früher Andreas Pelekies GS1 Germany 42 21

22 Erfahrungsbericht Zahlungsverhalten GS1 Complete Jahresfaktura Verglichen wurde das Zahlungsverhalten von Rechnungsempfängern via ZUGFeRD und via Papier 30% schnellerer Zahlungseingang Andreas Pelekies GS1 Germany 43 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ihr Ansprechpartner: Andreas Pelekies Senior Manager ebusiness/gdsn GS1 Standards + Products GS1 Germany GmbH Maarweg Köln T M pelekies@gs1-germany.de Haben Sie Fragen? Andreas Pelekies GS1 Germany 44 22

23 Rechtliche Hinweise Haftungsausschluss Die Dokumentation des ZUGFeRD Datenformats wurde nach bestem Wissen und Gewissen vorgenommen; es wurden alle notwendigen Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass die im ZUGFeRD Format zusammengestellten Informationen fehlerfrei sind. Die AWV e.v. prüft und aktualisiert die Informationen zum ZUGFeRD Format ständig. Trotz aller Sorgfalt können sich die Informationen verändern. Die AWV e.v. behält sich das Recht vor, Änderungen oder Ergänzungen der bereitgestellten Dokumentation zum ZUGFeRD Datenformat vorzunehmen. Die AWV e.v. übernimmt keine Haftung oder Garantie für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit der zur Verfügung gestellten Dokumentation zum ZUGFeRD Datenformat. Installation und Nutzung des ZUGFeRD Datenformats geschieht auf eigene Gefahr. Außer im Falle vorsätzlichen Verschuldens oder grober Fahrlässigkeit haftet die AWV e.v. weder für Nutzungsausfall, entgangenen Gewinn, Datenverlust, Kommunikationsverlust, Einnahmeausfall, Vertragseinbußen, Geschäftsausfall oder für Kosten, Schäden, Verluste oder Haftpflichten im Zusammenhang mit einer Unterbrechung der Geschäftstätigkeit, noch für konkrete, beiläufig entstandene, mittelbare Schäden, Straf- oder Folgeschäden und zwar auch dann nicht, wenn die Möglichkeit der Kosten, Verluste bzw. Schäden hätte normalerweise vorhergesehen werden können. Urheberrecht ZUGFeRD Format Inhalt und Struktur des ZUGFeRD Datenformats sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung von Informationen oder Daten, insbesondere die Verwendung von Texten, Textteilen oder Bildmaterial, bedarf der vorherigen Zustimmung durch die AWV e.v. Nutzung des "FeRD" und "ZUGFeRD" Logos Die beiden Logos "FeRD" und "ZUGFeRD" sind urheberrechtlich geschützt. Die Verwendung des FeRD- und ZUGFeRD-Logos muss von der AWV e.v. vor einer Nutzung gestattet werden