Buchungstexte in Agenda FIBU

Transkript

1 Buchungstexte in Agenda FIBU Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Vorgehensweise 2.1. Feld»Buchungstext«mit 30 bzw. 80 Zeichen 2.2. Buchungstext aus Liste vorschlagen 2.3. Automatischen Buchungstext erzeugen 2.4. Buchungstext mit Tastenkürzel erzeugen 2.5. Buchungstext zum Konto hinterlegen und erzeugen 2.6. Buchungstext aus einer anderen Buchung kopieren 2.7. Buchungstext im Kontoauszugs-Manager 3. Details 3.1. Tastaturbefehle im Feld»Buchungstext«3.2. Jahresübernahme der Buchungstextliste 3.3. Buchungstexte bearbeiten und löschen 3.4. Buchungstexte aus einem anderen Mandanten duplizieren 4. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt, welche Möglichkeiten Sie haben, um das Feld»Buchungstext«zu füllen. Buchungstexte können zu den Buchungen: manuell erfasst werden vorgeschlagen werden automatisch erzeugt werden. Die Verwendung von Vorschlägen oder automatischen Buchungstexten erleichtert Ihre Arbeit während der Erfassung von Buchungen. Vorschläge für die Buchungstexte Hierbei erfassen Sie nur die Anfangsbuchstaben. Vorschläge kommen aus einer Liste. Diese Liste entsteht durch Ihre bereits verwendeten Buchungstexte. Automatische Buchungstexte Die automatischen Buchungstexte werden erzeugt: aus Geschäftsvorfällen (z. B. Zahlungseingang) mit Tastenkürzel aus dem verwendeten Konto Vorschläge und automatische Buchungstexte können jederzeit geändert werden.

3 Seite Vorgehensweise Feld»Buchungstext«mit 30 bzw. 80 Zeichen Im Feld»Buchungstext«können wahlweise maximal 30 oder 80 Zeichen erfasst werden:»hauptmenü Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«. Thema Umstellung zwischen 30 und 80 Zeichen Beschreibung 1.»Hauptmenü Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«. 2. Kontrollkästchen <Buchungstext mit 80 Zeichen> anhaken. Hinweis Bei der Umstellung von 80 auf 30 Zeichen bleiben bereits erfasste Buchungstexte unberührt. Die Umstellung betrifft nur neue Buchungstexte. Abgeschnittene Buchungstexte Begrenzte Zeichenzahl Buchungstexte mit 80 Zeichen erfordern bei einigen Auswertungen die Ausgabe im Querformat. Werden Buchungstexte abgeschnitten, wählen Sie in den Druck- bzw. Kanzleioptionen die Option <Ausgabe im Querformat> (im Register»Format«). Beim Import bzw. Export von Buchungen über eine Schnittstelle werden die ersten 30 Zeichen aus- bzw. eingelesen.

4 Seite Buchungstext aus Liste vorschlagen»hauptmenü Stammdaten Buchungserfassung Buchungskreise Register: Buchungskreis Option: Buchungstext mit Listenfeld«Mit der Option <Buchungstext mit Listenfeld> vervollständigt sich der Buchungstext nach der Eingabe des Anfangsbuchstabens. Mit der automatischen Buchungstexterkennung werden schon während der Eingabe mögliche Texte angeboten. Dabei werden bereits erfasste sowie in den Stammdaten manuell angelegte Buchungstexte gesucht und vorgeschlagen. Thema Aktivierung Beschreibung Über die Hauptansicht»Hauptmenü Stammdaten Buchungserfassung Buchungskreise Register: Buchungskreis Option: Buchungstext mit Listenfeld«Innerhalb der Buchungserfassung»Buchungserfassung Stammdaten Erfassungsvorbelegung Register: Buchungskreis Option: Buchungstext mit Listenfeld«Die Option <Buchungstext mit Listenfeld> ist bei allen neu angelegten Mandanten und bei neu angelegten Buchungskreisen automatisch aktiv. Kontrolle: Öffnen der Erfassungsvorbelegung aus der Buchungserfassung über Taste <E>. Buchungstext des Listenfelds bearbeiten Siehe Details Buchungstexte bearbeiten. Anzeige von bereits verwendeten Buchungstexten Zusätzlich können Sie in der Buchungserfassung eine Übersicht mit den bereits erfassten Texten öffnen und daraus einen Buchungstext wählen.

5 Seite Automatischen Buchungstext erzeugen Bei Buchungen mit Personenkonten kann der Buchungstext automatisch erzeugt werden. Dabei werden die Art des Geschäftsvorfalls und die Bezeichnung des Personenkontos im Buchungstext vermerkt. Beispiel Wir verbuchen einen Zahlungseingang unseres Debitoren Weber GmbH mit der Nr an ein beliebiges Finanzkonto. Durch die Konstellation»Debitor«an»Finanzkonto«erkennen wir den Geschäftsvorfall des Zahlungseingangs (Kürzel»ZE«) und bilden mit diesen Informationen automatisch den Buchungstext»ZE-Weber GmbH«. Hinweis In Verbindung mit dem Kontoauszugs-Manager kann die Kontierung eines Personenkontos auch aufgrund eines Vergleichstexts erfolgen. Weitere Geschäftsvorfälle: Geschäftsvorfall Kürzel Buchungstext Rechnungseingang RE RE-Weber GmbH Rechnungsausgang RA RA-Weber GmbH Zahlungseingang ZE ZE-Weber GmbH Zahlungsausgang ZA ZA-Weber GmbH Gutschriften GU GU-Weber GmbH Rücklastschrift RL RL-Weber GmbH Thema Aktivierung Beschreibung Über die Hauptansicht»Hauptmenü Stammdaten Buchungserfassung Buchungskreise Register: Buchungskreis Option: Automatischer Buchungstext«Innerhalb der Buchungserfassung»Buchungserfassung Stammdaten Erfassungsvorbelegung Register: Buchungskreis Option: Automatischer Buchungstext«Die Option <Automatischer Buchungstext> wird bei der Neuanlage eines Mandanten automatisch in jedem Buchungskreis bis auf die Freie Erfassung gesetzt.

6 Seite Buchungstext mit Tastenkürzel erzeugen Für eine effizientere Arbeitsweise können Buchungstexte mit einem Kürzel versehen und in der Buchungserfassung mit der Funktionstaste <F7> eingefügt werden. Beispiel Für den Geschäftsvorfall»tanken PKW«wollen Sie einen Buchungstext mit dem Kürzel»1«einrichten und verwenden. 1. Buchungstext mit Tastenkürzel anlegen 1.»Hauptmenü Bearbeitung Buchungserfassung Stammdaten Buchungstexte Datei Neu«. 2. Kürzel erfassen: Kürzel sind maximal zweistellig und können alphanumerisch erfasst werden (z. B. 1, 11, 1A, A oder AA). 3. Bezeichnung (= Buchungstext) erfassen. 4. Speichern und schließen. 2. Kürzel anwenden 1.»Buchungserfassung Erfassungszeile Feld: Buchungstext«. 2. Kürzel erfassen. 3. Taste <F7> drücken. 4. Der hinterlegte Buchungstext wird eingefügt und der Buchungssatz kann mit der Eingabetaste abgeschlossen werden.

7 Seite Buchungstext zum Konto hinterlegen und erzeugen Mit dieser Funktion ordnen Sie einem Buchungstext ein Sachkonto zu. Wird dieses Konto anschließend in einer Buchung als Gegenkonto erfasst, wird automatisch der hinterlegte Buchungstext vorgeschlagen. Beispiel: Für den Geschäftsvorfall»Privatentnahme«soll dem Sachkonto 1900 (SKR 03 Privatentnahmen allgemein) der passende Buchungstext hinterlegt werden. 1. Buchungstext zum Konto hinterlegen 1.»Hauptmenü Bearbeitung Buchungserfassung Stammdaten Buchungstexte Datei Neu«. 2. Kürzel erfassen. 3. Bezeichnung (= Buchungstext) erfassen. 4. BU (Optional) erfassen. Hinweis Ist im Buchungstext bei»bu«ein Steuerschlüssel hinterlegt, wird der Buchungstext nur vorgeschlagen, wenn der Buchungsschlüssel auch in der Buchung verwendet wird. 5. Konto erfassen. 6. Speichern und schließen. 2. In der Buchungserfassung anwenden»buchungserfassung Erfassungszeile Feld: Gegenkonto«. Sobald Sie nun das betroffene Sachkonto im Feld»Gegenkonto«erfassen, wird sofort der hinterlegte Buchungstext vorgeschlagen. Hinweis Diese Funktion greift nur im Feld»Gegenkonto«.

8 Seite Buchungstext aus einer anderen Buchung kopieren Buchungstexte können durch Drag & Drop (Ziehen und Ablegen) aus einer anderen Buchung übernommen werden. Buchungstexte aus einer anderen Buchung kopieren 1.»Buchungserfassung Erfassungszeile Feld: Buchungstext«. 2. Klicken Sie auf den Buchungstext einer anderen Buchung und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. 3. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und platzieren Sie den Mauscursor in der Erfassungszeile im Feld»Buchungstext«. 4. Lassen Sie die linke Maustaste los und der Buchungstext wird kopiert.

9 Seite Buchungstext im Kontoauszugs-Manager»Hauptmenü Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Kontoauszugs-Manager Option: Als Buchungstext übernehmen«im Kontoauszugs-Manager wird der Buchungstext abhängig von der Kontierungsart erzeugt. Hierbei unterscheidet man zwischen: Vergleichstext, Offene-Posten-Suche und manuelle Kontierung. Vergleichstext Der Buchungstext stammt aus dem angelegten Vergleichstext. Nr Vergleichstexte Offene-Posten-Suche und manuelle Kontierung In den Buchungsvorschlägen richtet sich der Buchungstext immer nach den Einstellungen in den Mandanten-Programmdaten. Mehr dazu: Nr Kontoauszugs-Manager: Stammdaten und Grundlagen. Verwendungszweck aus Kontoauszug Auftraggeber aus Kontoauszug Option: <Automatischer Buchungstext bei Personenkonten>. Tipp Mit Agenda BANK ONLINE werden Ihre Kontoauszüge im MT940-Format importiert, dabei stehen Ihnen alle Zusatzfelder wie Verwendungszweck und Auftraggeber automatisch zur Verfügung. Hinweis Werden die Kontoauszüge im CSV-Format eingelesen, müssen für den Buchungstext die Felder»Verwendungszweck«und»Auftraggeber«in der Definitionsdatei manuell hinterlegt werden.

10 Seite Details Tastaturbefehle im Feld»Buchungstext«Tastenkürzel Funktion <F3> Erfasstes Kürzel + <F7> <F8> Öffnet die Übersicht der angelegten Buchungstexte. Der hinterlegte Buchungstext wird übernommen. Die Kontenbezeichnung des Gegenkontos wird als Buchungstext übernommen. <F9> Feldkopie Der Buchungstext der letzten Buchung wird übernommen. <Alt>+<F9> <F11> Der letzte Buchungstext aus der geöffneten Kontenansicht wird übernommen. Der automatische Buchungstext wird für diese Buchung erzeugt. Weitere Tastaturbefehle finden Sie im Info Nr Tastenkürzel in der Buchungserfassung Jahresübernahme der Buchungstextliste Buchungstexte werden bei der Jahresübernahme ins Folgejahr mit übernommen. Dadurch stehen diese im Folgejahr automatisch wieder zur Verfügung. Hinweis Falls Sie die Buchungstexte im Folgejahr nicht verwenden wollen, löschen Sie nur die Buchungstexte aus dem Pool der Buchungstexte.

11 Seite Buchungstexte bearbeiten und löschen»hauptmenü Stammdaten Buchungserfassung Buchungstexte Menü: Datei Öffnen«Überblick 1. Buchungstexte einer einzelnen Buchung bearbeiten 2. Buchungstext in allen betroffenen Buchungen bearbeiten 3. Selbsterstellte Buchungstexte bearbeiten/löschen 4. Buchungstexte der Liste löschen 1. Buchungstexte einer einzelnen Buchung bearbeiten Buchungstexte können wie die Buchung selbst über die Buchungserfassung bearbeitet werden. 2. Buchungstext in allen betroffenen Buchungen bearbeiten 1.»Hauptansicht Stammdaten Buchungserfassung Buchungstexte«. 2. Es können nur Buchungstexte aus Buchungen geändert werden (Herkunft Buchungen). Stellen Sie den Filter wie folgt ein: 3. Doppelklick auf den betroffenen Buchungstext. 4. Tragen Sie den neuen Buchungstext ein und klicken auf <Speichern>. Achtung Der neue Buchungstext wird in alle betroffenen Buchungen eingetragen, d. h. in alle Buchungen, die den alten Buchungstext haben, unabhängig von Konto und Gegenkonto.

12 Seite Selbsterstellte Buchungstexte bearbeiten/löschen 1.»Hauptansicht Stammdaten Buchungserfassung Buchungstexte«. 2. Buchungstexte, die über den Punkt»Buchungstext mit Tastenkürzel erzeugen«und»buchungstext zum Konto hinterlegen«angelegt wurden, werden unter der Herkunft»Buchungstexterfassung«geführt. 3. Stellen Sie daher den Filter wie folgt ein: 4. Buchungstext per Doppelklick zur Bearbeitung öffnen. 4. Buchungstexte der Liste löschen 1.»Hauptansicht Stammdaten Buchungserfassung Buchungstexte«. 2. Für die Funktion»Buchungstext mit Listenfeld«werden nur Buchungstexte mit der Herkunft»Buchungstextpool«verwendet. 3. Stellen Sie daher den Filter wie folgt ein: 4. Buchungstext per Mausklick markieren und über löschen.

13 Seite Buchungstexte aus einem anderen Mandanten duplizieren»hauptansicht Stammdaten Stammdaten duplizieren«buchungstexte können auch von einem anderen Mandanten kopiert werden. Dabei werden aber nur Buchungstexte mit der Herkunft»Buchungstexterfassung«dupliziert. Buchungstexte, die aus der Buchungserfassung stammen (Herkunft: Buchungen), werden nicht dupliziert. Nr Stammdaten (z. B. individuelle BWA) in anderen Mandanten kopieren 4. Wichtige Informationen Nr Tastenkürzel in der Buchungserfassung Nr Kontoauszugs-Manager: Stammdaten und Grundlagen Nr Stammdaten (z. B. individuelle BWA) in anderen Mandanten kopieren