Auditfragen an reife Managementsysteme, basierend auf der ISO 9004:2009

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Cornelius Graf
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Auditfragen an reife Managementsysteme, basierend auf der ISO 9004:2009 Einleitung: Die nachfolgenden 90 Fragen zu 4 verschiedenen Kapiteln der ISO 9004: 2009 Kapitel 5 Kapitel 6.

1 Auditfragen an reife Managementsysteme, basierend auf der ISO 9004:2009 Einleitung: Die nachfolgenden 90 Fragen zu 4 verschiedenen Kapiteln der ISO 9004: 2009 Kapitel 5 Kapitel 6.3 Kapitel 7 Kapitel 9.3 Strategie und Politik Mitarbeiter in der Organisation Prozessmanagement Innovation wurden im Jahr 2010 während der DQS-Auditorentrainings in Deutschland, des internationalen Auditorentrainings und des UL-DQS Auditorentrainings in den USA unter Beteiligung von mehr als 800 Auditoren erarbeitet, durch die DQS zusammengefasst und redaktionell bearbeitet. Diese Fragen dienen den DQS-Auditoren als Anregung, wenn sie in Begutachtungen auf reife Managementsysteme treffen, die sich über Jahre hinweg als stabil und robust herausgestellt haben und das Niveau von ISO 9001 übertreffen. Diese Fragen sollen der Weiterentwicklung der Unternehmen dienen, neue Horizonte eröffnen oder können auch Bestätigung über Erreichtes sein. Diese Fragen sollen nicht dazu dienen neue Forderungen aufzustellen, geschweige denn zu Abweichungen führen. Wir haben uns bemüht die Fragen so zu gruppieren, dass sie in einer sinnvollen Reihenfolge stehen. Sie können in Gänze, in Gruppen oder auch als Einzelfragen genutzt werden. Die DQS macht keinerlei Vorgaben zur Benutzung und Anwendung dieser Fragen. Die Auditoren der DQS müssen selbst in Kenntnis des Reifegrades der Managementsysteme unserer Kunden und deren Bereitschaft sich auf dieses Niveau einzulassen die Entscheidung treffen, ob und wenn ja, in welchem Umfang Fragen aus diesem Katalog individuell für das in Frage kommende Unternehmen sinnvoll sein können. Wir möchten darauf hinweisen, dass dieser Ansatz bei manchen Unternehmen Interesse für Begutachtungsleistungen oberhalb der ISO 9001 auslösen kann z.b. DQS BEST. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!

2 Fragen zur Strategie des Unternehmens (Kapitel 5): 1) Wie haben Sie ihre Strategie entwickelt und wer legt die Strategie des Unternehmens fest? 2) Welchen Prozess zur Strategieentwicklung haben Sie? 3) Welche Werte sind in Ihrem Unternehmen verankert? 4) Wie haben Sie in Ihrem Unternehmen Mission, Vision und Werte mit Ihrer Strategie und Ihren Zielen verknüpft? 5) Wie wird die Strategie intern und extern (interessierte Parteien) kommuniziert? 6) Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die Strategie verstehen und umsetzen? 7) Wie erfolgt Festlegung, Bewertung der Strategie? 8) Wie messen Sie die Umsetzung Ihrer Strategie? 9) Welchen Stellenwert hat Ihre Strategie im Managementreview? 10) Welche Elemente berücksichtigt Ihr Prozess zur Strategieanpassung? 11) Welche Anpassungen wurden nach der letzten Strategiebewertung vorgenommen? 12) Wie verbessern Sie systematisch Ihren Strategieprozess? 13) Welche Bedeutung hat das Risiko bei der Strategieentwicklung? 14) Welche Störfaktoren haben Sie für die Umsetzung der Strategie ermittelt? 15) Wer sind die interessierten Parteien? 16) Wie sind die interessierten Parteien bei der Strategieermittlung berücksichtigt und wie werden mögliche Konflikte identifiziert? 17) Wie fließen die Umfeldaspekte in die Strategie ein? 18) Welche Werte sind Ihnen besonders wichtig? 19) Welche Risiken konnten bezüglich Zielerreichung identifiziert werden? 20) Wie wirken ermittelte Risiken, Strategie und KVP zusammen? 21) Wie könnten Sie Ihre Lieferverpflichtungen einhalten, wenn Ihnen Ihre 3 wichtigsten Lieferanten ausfallen würden? 22) Welchen Feedbackprozess/e haben Sie mit Ihren interessierten Parteien? 23) Wie verknüpft sich die Strategie mit dem Managementsystem (u.a. Q- Politik )? 24) Wie gehen Sie mit Konfliktzielen interessierter Parteien um? 25) Wo wollen Sie in 5 Jahren mit Ihrem Unternehmen stehen? Was tun Sie, wenn Sie das nicht erreichen? 26) Wie stellen Sie die Nachhaltigkeit sicher?

3 Fragen zu den Mitarbeitern der Organisation (Kapitel 6.3): 1) Welche Führungsgrundsätze werden im Unternehmen angewendet? 2) Wie und nach welchen Kriterien planen Sie langfristig Ihre Mitarbeiterentwicklung? 3) Welche Verknüpfung besteht zwischen MA- Entwicklung und Strategie? 4) Wie stellen Sie sicher, dass ausreichend qualifiziertes Personal auch in der Zukunft da ist? 5) Welche Methoden der Personalentwicklung werden eingesetzt? 6) Welche Werkzeuge/ Methoden wenden Sie an zu Stärkung/ Förderung der Eigenverantwortung/Eigeninitiative der MA? 7) Wie sieht der Planungsprozess aus zu: - Individualzielfindung - Bewertung (in welchen Abständen?) 8) Wie und nach welchen Kriterien ermitteln Sie die MA- Zufriedenheit und welchen Mehrwert können Sie daraus generieren? 9) Welche Prozesse zur Motivation der MA gibt es und wie fördern Sie nachhaltig die Motivation Ihrer MA? 10) Wie haben Sie Ihre MA in die Zielplanung eingebunden? 11) Gibt es regelmäßige MA-Gespräche? 12) Wie sichern Sie das Know-how von Schlüsselfunktionen? 13) Wie wird Wissen und Erfahrung im Unternehmen weitergegeben und bewahrt sowie Weiterentwicklung von Know- How gefördert und vor Verlust bewahrt? 14) Welchen Prozess zur Karriereplanung gibt es? 15) Was tun Sie um die Mitarbeiter an die Firma zu binden? 16) Wie unterstützen Sie die Karriereplanung Ihrer MA in Übereinstimmung mit den Untern.- Zielen? 17) Wie ermitteln Sie den Kompetenz- Bedarf Ihrer MA? 18) Wie ermitteln Sie Hemmnisse zur Zielerreichung? 19) Welche Befugnisse haben Sie, um Ihre Arbeit selbst zu organisieren? 20) Wie werden MA in den KVP eingebunden? 21) Wie haben Sie die Strategie und Ziele ins Schulungsprogramm einbezogen? 22) Wie werden Mitarbeiter am Unternehmenserfolg beteiligt?

4 Fragen zum Prozessmanagement (Kapitel 7): 1) Wie stellen Sie sicher, dass Zuständigkeiten und Befugnisse für Prozesse festgelegt sind? 2) Wie ist sichergestellt, dass die Befugnisse und Verantwortung der Prozessverantwortlichen im Unternehmen anerkannt werden? 3) Was bedeutet für Ihre Organisation proaktives Leiten + Lenken der Prozesse? 4) In welcher Form und mit welchen Inhalten haben Sie die Prozessverantwortlichkeiten zusammengefasst und mit Kompetenzen hinterlegt? 5) Wie kommunizieren Sie die Zuständigkeit in der Organisation? 6) Wie stellen Sie die Kompetenz der einzelnen Akteure fest? 7) Wie werden Prozessverantwortliche unterstützt? 8) Wie berücksichtigen Sie externe Interessen bei der Prozessgestaltung? 9) Wie beziehen Sie die interessierten Parteien im Planungsprozess mit ein? 10) Welche internen und externen Risiken haben Sie identifiziert, bezogen auf Ihre Prozesse? 11) Wie gehen Sie mit diesen Risiken um? 12) Welchen Nutzen ziehen Sie aus der Erkenntnis der Wechselwirkung des Prozesses? 13) Wie und in welchen Abständen werden die Prozessleistungen und Wechselwirkungen bewertet? 14) Wie ist das Risikomanagement organisiert? 15) Wie identifizieren Sie finanzielle Risiken (im Zusammenhang mit Prozessstörungen oder Prozessausfällen) 16) Wie beurteilen Sie Ihre Prozesse und deren Leitungsfähigkeit? 17) Wie stellen Sie Ressourcen für Prozesse zur Verfügung? 18) Wie sind die Schnittstellen definiert?

5 Fragen zur Innovation (Kapitel 9.3): 1) Was ist für Sie Innovation? Welche Rolle spielen Innovationen in Ihrem Unternehmen? 2) Woran kann ich erkennen, dass Ihr Unternehmen innovativ ist? 3) Wie beurteilen Sie die Dringlichkeit von Innovationen für Ihre Organisation? Wie zufrieden sind Sie mit Ihrer aktuellen Lage? 4) Verfügt das Unternehmen einen Innovationsprozess zum Lenken etc. von Innovationen (als Führungsinstrument)? 5) Wo ist Innovation in Ihrem Unternehmen angesiedelt? 6) Wie erfolgt die Planung/ Steuerung des Innovationsprozesses und wie sind die Zuständigkeiten für den Innovationsprozess geregelt? 7) Wie und wie oft wird die Wirksamkeit und Nachhaltigkeit des Innovationsprozesses gemessen? Wie messen Sie den Reifegrad Ihres Innovationsprozesses? 8) Welche Ziele haben Sie bzgl. Innovation festgelegt? 9) Wie wird der Bedarf an Innovation ermittelt oder erkannt oder welche Anstöße lösen den Innovationsprozess aus? 10) Wie stellen Sie sicher, dass aktuelle Markterfordernisse rechtzeitig erkannt werden? 11) Haben Sie sich schon mal Gedanken gemacht, inwieweit Ihr Produkt in der jetzigen Form nachgefragt wird? Produkt Portfolio Strategie 12) Inwieweit haben Sie eine Standortbestimmung bzgl. Marktposition durchgeführt? Kriterien für Niedergang wo stehen wir? 13) Wo sehen Sie sich in 5 Jahren? 14) Mit welchen Produkten wollen Sie im Zeitraum x Ihren Gewinn erzielen? 15) Welche Bereiche deckt Ihr Innovationsprozess ab? (z.b. Technologie, Prozesse, Produkte) 16) Inwieweit gibt es im Unternehmen Personen/ Gruppen/ Prozesse, die sich mit Innovationsnotwendigkeiten beschäftigen? 17) Inwieweit bewerten Sie bei der Innovationsfindung die möglichen Risiken? 18) Wie schützen Sie Ihre Innovationen (z.b. durch Patente etc.)? 19) Inwieweit sind Ihre Lieferanten + Partner in Ihre geplante Innovation einbezogen? 20) Wie fördern Sie die Innovationsbereitschaft Ihrer Mitarbeiter? 21) Wie stellen Sie die notwendigen Ressourcen für Innovationen sicher? 22) Berücksichtigung externer Faktoren wie: Umfeldanalyse, Macht, Wettbewerb und Wissenschaft und Stand der Technik Trends im Innovationsprozess! 23) Beinhaltet die Kundenzufriedenheitserfassung die Innovation? 24) Wie schätzen Ihre Kunden Sie bezüglich Ihrer Innovationskraft ein?

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