Kurzanleitung für den Prozess: Bestellung über Zugang. Für AirSupply

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1 Kurzanleitung für den Prozess: Bestellung über Zugang Für AirSupply SupplyOn, the shared supply chain collaboration platform in the manufacturing industry November SupplyOn AG SupplyOn Intern

2 Bestellung per Zugang in 4 Schritten Schritt Erhalt einer und Öffnen des Links Schritt ist nur für den ersten Zugriff auf AirSupply erforderlich Schritt Ausfüllen der Stammdaten Schritt Zugriff auf Bestelldaten Schritt 4 ist optional je nach Status der Bestellung bzw. abhängig davon, ob der Kunde zur Kollaboration eingeladen hat Schritt 4 Kollaboration auf Bestelldaten Nächster Schritt (abhängig davon, ob ihr Kunde diesen Rechnungsprozess nutzt) Rechnungsprozess Beschreibung im Quick- Guide für den Rechnungsprozess 05 SupplyOn AG Seite SupplyOn Intern

3 Schritt Erhalt einer -Benachrichtigung Sie erhalten eine erste Einladung per und können aus 0 möglichen Sprachen auswählen Wird eine Bestellung aktualisiert, erhalten Sie erneut eine Klicken Sie auf den Link, um auf das SupplyOn- Portal zuzugreifen Klicken Sie auf den Link, um auf SupplyOn zuzugreifen. Wenn Sie Schritt bereits ausgeführt haben, müssen Sie nur noch Ihr Kennwort eingeben Der genaue Inhalt dieser kann abweichen. In jedem Fall aber klicken Sie auf den Link, um die nächsten Schritte auszuführen 05 SupplyOn AG Seite SupplyOn Intern

4 Schritt Vollständige Angabe der Stammdaten (/) Füllen Sie die Pflichtfelder aus Hier erhalten Sie bei Bedarf Hilfe Klicken Sie auf Nächster Schritt 05 SupplyOn AG Seite 4 SupplyOn Intern 4

5 Schritt Vollständige Angabe der Stammdaten und Annahme der elektron. AGB (/) 4 4 Lesen und bestätigen Sie die SupplyOn-Geschäftsbedingungen Legen Sie Ihr persönliches Kennwort fest 6 Klicken Sie auf Weiter 7 Lesen und akzeptieren Sie die kundenspezifischen elektronischen AGB. (Optionaler Schritt, abhängig von Ihrer Kundenkonfiguration) 7 05 SupplyOn AG Seite 5 SupplyOn Intern 5

6 Schritt Zugriff auf Bestelldaten (/) Hier können Sie alle Bestelldaten sehen. Um die wichtigsten Felder einzublenden, scrollen Sie nach rechts Hier finden Sie alle wichtigen Informationen: o Bestellnummer/-position und Einteilungsnummer o Materialnummer Kunde und Beschreibung 4 o Status 5 o Liefermenge und Liefertermin SupplyOn AG Seite 6 SupplyOn Intern 6

7 Schritt Zugriff auf Bestelldaten (/) Eigene Tabellenansicht mit dem Feld Lieferantenkommentar erstellen 4 Klicken Sie auf das Symbol in einer Spalte Klicken Sie auf Spalten Wählen Sie aus der Liste das Feld Lieferantenkommentar aus, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Die neue Spalte Lieferantenkommentar wird eingefügt. Dieses Feld ist für die Kollaboration in Schritt 4 wichtig Ändern Sie die Position der Spalte (bei Bedarf, hier ein Beispiel) Geben Sie den Namen Ihres eigenen Tabellenprofils ein Klicken Sie auf Verwalten Klicken Sie auf Neu anlegen Klicken Sie auf Als Standard festlegen. Diese Tabellenansicht wird nun gespeichert und automatisch für weitere Zugriffe verwendet SupplyOn AG Seite 7 SupplyOn Intern 7

8 Schritt Zugriff auf Bestelldaten (/) Wenn Sie den Filter zurücksetzen, greifen Sie (ggf.) auf weitere Bestelldaten zu Sie haben die Möglichkeit, ein PDF-Dokument zu erstellen und zu drucken oder eine Excel-Datei mit allen relevanten Informationen herunterzuladen 05 SupplyOn AG Seite 8 SupplyOn Intern 8

9 Mögliche Aktionen je nach Status der Bestellung Status, der eine Aktion erfordert * Status NEW ORDER PUBLISHED Hierbei handelt es sich um eine Bestelleinteilung, zu der noch keine Vereinbarung getroffen wurde. Kollaboration erforderlich (annehmen oder ablehnen) Status CANCELLATION REQUEST Hierbei handelt es sich um eine Bestelleinteilung, die der Kunde stornieren möchte. Kollaboration erforderlich (annehmen oder ablehnen) Status, der keine Aktion erfordert * Status OPEN (Vertragsstatus) Der Status OPEN gibt an, dass zur vorab erforderlichen Kollaboration eine Übereinkunft getroffen wurde. Es kann aber auch der Ausgangsstatus einer Bestellung sein, wenn eine Kollaboration davor nicht erforderlich war. Keine Aktion erforderlich Status (PARTIALLY) RECEIVED Der Status RECEIVED bedeutet, dass die Lieferung beim Kunden verbucht wurde. Keine Aktion erforderlich Status CANCELLED Der Status CANCELLED bedeutet, dass die Bestellung storniert wurde. Keine Aktion erforderlich Status REJECTED Der Status REJECTED bedeutet, dass die Kollaboration beendet wurde. Keine Aktion erforderlich 05 SupplyOn AG Seite 9 SupplyOn Intern * (keine) Aktion erforderlich in AirSupply 9

10 Schritt 4 Kollaboration an der Bestellung Status NEW ORDER PUBLISHED (/) Klicken Sie auf die Bestelleinteilung mit dem Status NEW ORDER PUBLISHED, zu der die Kollaboration erfolgen soll Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen. Dann können Sie annehmen oder ablehnen: o Wenn Sie annehmen, ist der neue Status OPEN * o Wenn Sie ablehnen, müssen Sie einen Kommentar eingeben. Der neue Status ist dann REJECTED, und Ihr Kunde kontaktiert Sie/sendet Ihnen ein neues Update * Oder direkt (PARTIALLY) RECEIVED - je nachdem ob bereits der Kunde eine gewisse Liefermenge erhalten hat 05 SupplyOn AG Seite 0 SupplyOn Intern 0

11 Schritt 4 Kollaboration an der Bestellung Status CANCELLATION REQUEST (/) Klicken Sie auf die Bestelleinteilung mit dem Status CANCELLATION REQUEST, zu der die Kollaboration erfolgen soll Klicken Sie auf die Schaltfläche Maßnahmen. Dann können Sie annehmen oder ablehnen: o Wenn Sie annehmen, akzeptieren Sie die Stornierung, und der neue Status ist REJECTED o Wenn Sie ablehnen, lehnen Sie die Stornierungsanfrage Ihres Kunden ab und müssen einen Kommentar eingeben. Der Status lautet dann wieder OPEN 05 SupplyOn AG Seite SupplyOn Intern

12 Schritt 4 Kollaboration an der Bestellung Bestellhistorie (/) Klicken Sie auf die Bestelleinteilung, zu der Sie die Historie anzeigen möchten Klicken Sie auf Historie In der Bestellhistorie haben Sie einen Überblick über alle Änderungen 05 SupplyOn AG Seite SupplyOn Intern

13 Häufig gestellte Fragen (FAQ) /4 Wie gehe ich vor, wenn ich mein Kennwort vergessen habe? Öffnen Sie eine alte -Einladung, und klicken Sie auf den Link. Klicken Sie auf Kennwort vergessen?. Sie erhalten eine und können Ihr Kennwort zurücksetzen: 05 SupplyOn AG Seite SupplyOn Intern

14 Häufig gestellte Fragen (FAQ) /4 Wie ändere ich die Sprache? Oben rechts auf Ihrem Bildschirm finden Sie eine Liste mit 4 Sprachen, aus denen Sie auswählen können. 05 SupplyOn AG Seite 4 SupplyOn Intern 4

15 Häufig gestellte Fragen (FAQ) /4 Ich möchte eine Bestelleinteilung ablehnen und erhalte die Fehlermeldung: Bearbeitung der Kollaboration zu Bestelleinteilung ( ) aus folgenden Gründen fehlgeschlagen: Das Kommentarfeld ist leer, es handelt sich jedoch um ein Pflichtfeld für die Ablehnung der Änderung. Wenn Sie eine Bestelleinteilung ablehnen, müssen Sie einen Kommentar in das Feld Lieferantenkommentar eingeben. Dieses Feld wird in der Standard-Tabellenansicht nicht angezeigt. Auf Folie 7 finden Sie eine Erläuterung dazu, wie das Feld Lieferantenkommentar aktiviert wird. Nachdem Sie das Feld aktiviert haben, geben Sie einen Kommentar ein, mit dem Sie den Grund für die Ablehnung erläutern. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Ablehnen. Dann wird keine Fehlermeldung mehr angezeigt. 05 SupplyOn AG Seite 5 SupplyOn Intern 5

16 Häufig gestellte Fragen (FAQ) 4/4 Wie kann ich die Bestellung an eine andere Person übertragen oder einen neuen Empfänger hinzufügen? Es ist nicht möglich, die Bestellung an eine andere Person zu übertragen, da diese Person einen eigenen Zugang und ein eigenes Kennwort benötigt. Kontaktieren Sie Ihren Kunden, und bitten Sie ihn, einen neuen Empfänger hinzuzufügen. Wie kann ich mein Kennwort ändern? Führen Sie die gleichen Schritte wie bei einem vergessenen Kennwort aus. Dann ändern/erstellen Sie ein neues Kennwort. Wie kann ich anfordern, dass meine -Adresse als Empfänger entfernt wird? Kontaktieren Sie Ihren Kunden, und bitten Sie ihn, Ihre -Adresse zu entfernen. Wie kann ich meine persönlichen Daten ändern? Wie kann ich meine - Adresse ändern? Kontaktieren Sie den Customer Support (siehe nächste Folie). 05 SupplyOn AG Seite 6 SupplyOn Intern 6

17 Bei Fragen SupplyOn AG Customer Support Ludwigstraße Hallbergmoos Deutschland Supportzeiten (Deutsch, Englisch) kostenlos: Mo-So: 00:00-4:00 CET/CEST Supportzeiten (Französisch, Spanisch, Portugiesisch) kostenlos: Mo-Fr: 06:00-0:00 CET/CEST Hotline: SupplyOn AG Seite 7 SupplyOn Intern 7