Das mobile Qualitätsmanagement- Werkzeug für

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1 Das mobile Qualitätsmanagement- Werkzeug für Groß - und Einzelhandel Lebensmittelproduzenten Lebensmittelhandwerk Gemeinschaftsverpflegung Importeure Food und Nonfood AGU GmbH & Co. Beratungsgesellschaft für Umwelt- und Qualitätsmanagement Kreuzstr. 20 D Münster-Altheim Tel.: +49 (0) AGU GmbH & Co. Okt Seite 1 von 17

2 Das System Ein modernes und effektives Qualitätsmanagement, vor allem im Lebensmittelbereich, erfordert die permanente Erfassung von Daten / Informationen zum Beispiel für Systeme wie IFS, BRC, FSSC, Rückverfolgung, Hygiene (-begehungen) oder Filialaudits, Audits intern- extern, Warenprüfungen, Arbeitssicherheit. Nicht selten geschieht dies noch mit Papier und Klemmblock. ermöglicht die Durchführung von Begehungen oder Audits mit Tablet PC s. Für die folgenden Schritte wie Nachkontrolle, Verfolgung von Maßnahmen sowie Berichte und Auswertungen, stehen die zentral gespeicherten Daten am Arbeitsplatz zur Verfügung. Der Einsatz der Software bildet somit die Grundlage für den raschen und effizienten Austausch von Informationen zwischen den Mitarbeitern, die Mängel und Gefahren vor Ort erkennen und jenen, die für deren Beseitigung verantwortlich sind. erhöht die Qualität und Effizienz im Qualitätsmanagement! Für Auswertungen und Berichte werden die Daten noch einmal elektronisch erfasst, bzw.dokumentiert. Die Folgen sind ein hoher Arbeit- und Zeitaufwand und die Möglichkeit von Fehlerquoten. vereinfacht die Datenerfassung und Auswertung durch die systematische Verwaltung und / oder Aufbau einer standortbezogenen Inventarstruktur verbunden mit einer Mängelliste und daraus resultierender Korrekturmaßnahmen. AGU GmbH & Co. Okt Seite 2 von 17

3 Highlights von Mobile intuitive Lösung aus der Praxis heraus entwickelt Daten werden dort erfasst, wo sie anfallen Import von Checklisten und Fragenkatalogen Verwaltung und / oder Aufbau einer oder mehrerer standortbezogener Infrastrukturen Erfassung von Mängeln und Maßnahmen Workflow für die Behebung von Mängelpunkten Standardisierte Bewertung und Erkennung von Verbesserungspotentialen Automatisierte Aufgabenverteilung Persönlicher Arbeitsbereich (meine Aufgaben, meine Termine) Erinnerungen an fällige Aufgaben per Individuelle Berichte und Auswertungen sofort auf Knopfdruck Grafische Management- Review s Ihr Nutzen mit Einmalige und schnelle Datenerfassung + Dokumentation Reduzierung der Fehlerquote bei der Daten- Erfassung Hohe Zeit- und Ressourcen- Ersparnis Schnelle + intuitive Anwendung und Implementierung Komplettes Maßnahmenmanagement im System Flexibel erweiterbar, z.b. mit Fragenkatalogen (IFS, BRC, FSSC,..) Objekt- und Mängelkategorien Bewertungsschemata branchenspezifische Hygieneleitlinien Audit- Fragebögen Diese können auf Wunsch der Unternehmen von der AGU bereits vorgefertigt oder individuell erstellt und als Stammdaten im System hinterlegt werden. Hierzu stehen Ihnen kompetente MitarbeiterInnen Verfügung. Erweiterbar mit optionalem Modul Dokumentenmanagement/-lenkung AGU GmbH & Co. Okt Seite 3 von 17

4 Arbeitsweise Initialer Schritt ist die einmalige Erfassung der Stammdaten, der Unternehms- und Inventarstruktur und - falls erforderlich der Fragenkataloge und der individuellen Bewertungskriterien. Ziel ist die optimale Vorbereitung für eine schnelle Planung und Durchführung der Begehungen, bzw. des Audits. Die Planung einer Begehung umfasst die Festlegung der Verantwortlichkeiten, des Ablaufs der Begehung und der Hinterlegung der Inventar- und/oder Frageliste. Die Bewertung durch die verantwortliche Fachkraft kann mobil oder am Arbeitsplatz erfolgen. Dabei werden Zustände und Mängel und potentielle Korrekturmaßnahmen erfasst. Im abschließenden Schritt können die Bewertungen durch den verantwortlichen Mitarbeiter ergänzt werden. Er legt auch die erforderlichen Maßnahmen zur Umsetzung, deren Ablauf einschließlich der Verantwortlichen fest und definiert die erforderlichen Nachkontrollen. In der Auswertung können Benchmarks (direkte Vergleiche) sofort grafisch angezeigt werden. Dies können u.a. Vergleiche der letzten Begehung oder von Standorten (Filialen) sein. AGU GmbH & Co. Okt Seite 4 von 17

5 Begehung mit mobilem Endgerät Mobile Lösungen erlauben den schnellen Datenzugriff und die direkte Erfassung der vor Ort mit wenig Aufwand durch interne und externe Fachkräfte erfassten Daten. Dadurch werden die Arbeitsabläufe erheblich verkürzt - die Zettelwirtschaft entfällt. Nach erfolgter Begehung und anschließender Daten- Synchronisation stehen die Informationen in zur weiteren Bearbeitung und Auswertung zur Verfügung. Bei der Bewertung mit einem mobilen Endgerät, können die Daten bereits während der Begehung mit dem mobilen Gerät erfasst werden (Text, Fotos, Filme, Sprachnotizen, etc.). Diese werden direkt dem Inventarobjekt oder der Frage zugeordnet. Vorteile Einfache Bedienbarkeit und Mobilität Zugriff auf Daten vor Ort (Check- und Inventarlisten, Mängel etc.) Keine Doppeleingabe von Daten Deutliche Verkürzung der Arbeitsabläufe Vor- Ort- Dokumentation (Fotos, Videos, Sprachnotizen, ) Ansteuerung der Inventarobjekte durch Ablesen von Barcodes (System geht direkt zum Inventarobjekt) Zusätzliche Definition von Mängeln oder Inventarobjekten auf dem Tablet PC Hinterlegung von Dokumenten wie Filial-, Wartungsplänen, Nach der Begehung werden diese zur weiteren Bearbeitung und Auswertung mit dem System auf dem Computer am Arbeitsplatz synchronisiert. Der Benutzer kann die Daten und die Bewertung beliebig ergänzen bzw. verändern. Er schließt die Durchführung der Begehung durch Weiterleitung (automatisiert) der Aufgabe an die zuständigen bzw. verantwortlichen Mitarbeiter ab. AGU GmbH & Co. Okt Seite 5 von 17

6 Technologie Ein effektiver und wirtschaftlicher Einsatz eines QM-Systems erfordert hohe Leistungsfähigkeit der Standardsoftware und eine reibungsfreie Integration in die bestehende IT-Umgebung des Anwenders. Deshalb basiert auf einem einheitlichen Standard auf Basis der modernen webbasierten Multi-Tier-Technologie von Microsoft.NET und den aktuellen Datenbankversionen von MS SQL Server. Die Integration in das vorhandene IT-Umfeld erfolgt vorwiegend über Web-Services. ist ein offenes System und kann problemlos mit allen Schnittstellen Ihrer IT kommunizieren. Internetbasiert Der Zugriff ist standortunabhängig und kann von jedem PC mit Internetanschluss aus erfolgen Alle Anwender arbeiten ausschließlich mit einem Web-Browser Es sind keine benutzerbezogenen Installationen nötig Einfache Integration in IT-Umfeld mittels Active Directory Integration und Web Services Serverseitige Software-Voraussetzungen Microsoft Windows Server 2003 Microsoft.NET Framework 3.5 Microsoft SQL Server Mobile Geräte Windows XP oder Windows Tablet Pc s Synchronisierung: Anschluss an PC, WLAN oder GPRS/UMTS AGU GmbH & Co. Okt Seite 6 von 17

7 2013 Darstellung auf Tablet- PC s, Laptops AGU GmbH & Co. Okt Seite 7 von 17

8 Ansicht Ihrer Aufgabenübersicht AGU GmbH & Co. Okt Seite 8 von 17

9 Ansicht bei Begehungen AGU GmbH & Co. Okt Seite 9 von 17

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11 AGU GmbH & Co. Okt Seite 11 von 17

12 Ansicht bei Audits AGU GmbH & Co. Okt Seite 12 von 17

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16 Vorteile von einmalige und schnelle Datenerfassung Aufnahme von Fotos, Sprachaufzeichnungen, Kommentaren mit direkter Zuordnung automatischer Workflow für die Behebung von Mängeln automatisierte Maßnahmenkontrollen/ -verfolgungen standardisierte Bewertungen- ermöglicht Verbesserungsprozesse Grundursachenanalysen, Validierungen, Benchmarks Management-Review s in untersch. grafischer Anzeige rechtskonforme Dokumentationen ein System, interne Transparenz Kosten- und Zeiteinsparungen- ermöglichen Ressourcenverlagerung mit optionalem Modul Dokumentenmanagement: effiziente Erstellung, Bearbeitung, Aktualisierung, Verwaltung, Lenkung, Versionierung und Änderungsverfolgung aller Dokumente auf einer Plattform mit allen Beteiligten und vieles mehr das wir Ihnen gerne in einem Termin präsentieren. AGU GmbH & Co. Okt Seite 16 von 17

17 Erhöht Ihre Effizienz und ermöglicht Ihnen Ihre Ressourcen optimal zu gestalten! AGU GmbH & Co. Beratungsgesellschaft für Umwelt- und Qualitätsmanagement Kreuzstr. 20 D Münster-Altheim Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Marcus Schweier Mobil: +49 (0) AGU GmbH & Co. Okt Seite 17 von 17