1. Einleitung Systemvoraussetzungen Starten/ Login 3

Transkript

1 SMS-Werkstattservice Gebrauchsanweisung Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung 2 2. Systemvoraussetzungen 2 3. Starten/ Login 3 4. SMS versenden 5 a. Startseite/ KFZ-Kennzeichen eingeben 5 b. Kundendaten eingeben/ SMS-Texte auswählen 6 c. SMS versenden 7 5. Übersicht der versendeten SMS 9 6. Administratorbereich 10 a. Login 10 b. Nachrichtentext 12 c. Sachbearbeiter 14 d. Kunden 16 e. Niederlassung Hilfe/ Hotline/ Kontakt 20 Version Netcon Interactive GmbH

2 1. Einleitung Herzlich willkommen zu einer neuen Art der Kunden-Kommunikation per SMS. Mit diesem System, speziell angepasst an die Bedürfnisse der Mercedes Niederlassungen, sind Sie in der Lage, mit geringstem Aufwand Ihren Kunden über den Stand der Reparatur seines PKW zu informieren. Und das one-to-one direkt aufs Handy. Die wichtigsten Vorteile zusammengefasst: - Keine zusätzliche Hard- und Software notwendig (Internet) - Versendung der SMS in nur wenigen Schritten - Text-Vorlagen ersparen die umständliche Texteingabe - Übersicht der gesendeten SMS mit Datum, Uhrzeit, Text, Kunde - Speicherung der Kundendaten für weitere SMS und Aktionen - Ergänzung neuer Mitarbeiter - Änderung der Stammdaten über das Internet - Einbindung von Aktionen und anderen Texte in die SMS Wie erfolgreich das System von Ihren Kunden akzeptiert wird, und wie häufig es genutzt wird, hängt von Ihnen ab! Deshalb binden Sie es bitte in Ihre Kommunikation und Werbung mit ein und informieren Sie Ihre Kunden im persönlichen Gespräch und in der Beratung über die Möglichkeit per SMS informiert zu werden. 2. Systemvoraussetzungen Für das SMS-System benötigen Sie keine zusätzliche Hard- und Software, denn ein zeitgemäßer Personal-Computer mit Internetanschluss und Webbrowser genügen. Wir empfehlen: - PC mit min. 500 MHZ-Prozessor - 17 Monitor oder LCD-Bildschirm - ISDN-Internetverbindung - Microsoft Internet-Explorer 5.5 Wenn Ihnen die Daten nicht geläufig sind, kontakten Sie bitte Ihre EDV- Abteilung bzw. Ihr EDV-Systemhaus, welches Sie betreut. Erfahrungsgemäss gehören jedoch PCs mit dieser Ausstattung in den Niederlassungen zur Standard-Arbeitsplatzausstattung. Sollte Ihr PC über das interne Netzwerk (z.b.: DaimlerChrysler) mit dem Internet verbunden sein, so bitten Sie Ihre EDV-Abteilung die Internet- Adresse zur der SMS-Plattform frei zuschalten. Seite 2

3 3. Starten/ Login Um das SMS-System zu starten, bauen Sie bitte eine Verbindung mit dem Internet auf und starten Sie Ihren Webbrowser. Meistens wird die Verbindung zum Internet automatisch aufgebaut, sobald man eine Internetadresse im Browser eingibt und dann mit der Enter -Taste bestätigt. Wenn Sie sich nicht sicher sind, fragen Sie bitte Ihre EDV-Abteilung. Geben Sie nun im Webbrowser folgende Adresse ein: Favoriten Hier klicken zum starten Es sollte nun die oben dargestellte Internetseite mit der Begrüßung erscheinen. TIPP: Um nicht immer die Internetadresse neu einzutippen, speichern Sie sich die Website unter Ihren Favoriten ab. Zum Starten des SMS-Werkstattservices klicken Sie bitte mit der Maus auf start SMS. Auf der linken Seite finden Sie ebenfalls die Möglichkeit die Anwendung zu starten. Klicken Sie hierzu auf login SMS. Bzw. auf Hilfe, um die Online-Hilfe einzusehen. Seite 3

4 Nachfolgend erscheint folgender Bildschirm, der sie auffordert Ihren Benutzernamen und Passwort einzugeben: Hier mit der Maus bestätigen Klicken Sie nach Eingabe der beiden Felder mit der Maus auf Anmelden, um die Daten zu bestätigen. Bei einer Fehleingabe erscheint eine Fehlermeldung und Sie werden gebeten die Daten erneut einzugeben. TIPP: Es sollte für alle Nutzer, die mit dem System arbeiten, eigene Passwörter und Benutzernamen vergeben werden. Nur so lässt es sich nachvollziehen, wer und wann eine SMS an welchen Kunden gesendet hat. Um neue Benutzer anzulegen, melden Sie sich bitte auf dieser Seite mit den Administratorzugangsdaten an. Seite 4

5 4. SMS versenden a. Startseite/ KFZ-Kennzeichen eingeben Haben Sie die Zugangsdaten korrekt eingegeben, so erscheint folgender Bildschirm und Ihr Benutzername sowie der Standort auf der Seite: Benutzerdaten Kennzeichen Sie haben nun folgende Möglichkeiten: Zum Versenden einer SMS geben Sie bitte das KFZ-Kennzeichen des Kunden ein und klicken auf Weiter zum bestätigen Folgende Optionen finden Sie links unter SMS topics : login SMS : Zur erneuten Eingabe der Benutzerdaten. Z.B. bei einem Benutzerwechsel start SMS-Versand : Um auf diese Seite zurück zu kommen SMS-Übersicht : Hilfe : logout SMS : Hier finden Sie eine Auflistung aller von Ihrer Niederlassung versendeten SMS (siehe 5.) Start der Online-Hilfe SMS-Werkstattservice beenden Seite 5

6 b. Kundendaten eingeben/ SMS-Texte auswählen Nach Eingabe des Kennzeichens sehen Sie die zugehörigen Daten, sofern an den Kunden mit diesem PKW bereits schon einmal eine SMS gesendet wurde. Wurde an den Halter des PKW noch keine SMS gesendet, so müssen Sie nun die Daten eingeben. Diese Daten stehen Ihnen dann in Zukunft für den SMS- Versand zur Verfügung und müssen nicht erneut eingegeben werden. Abholzeit Ansprechpartner Benachrichtigungstext Abholzeit: Ansprechpartner: Hier ist die Abholzeit des fertigen PKW einzutragen Standardmäßig werden hier die Benutzerdaten erfasst. Soll z.b. der Werkstattmeister direkt zurückgerufen werden, so sind die entsprechenden Daten inkl. Durchwahl hier einzugeben. Benachrichtigungstext: Des weiteren ist nur noch der Benachrichtigungstext auszuwählen. Die Texte werden im Administrationsbereich angelegt und stehen dann als Auswahl zur Verfügung. Seite 6

7 c. SMS versenden Nach Auswahl der Texte und Daten klicken Sie bitte auf Weiter, um die SMS zu versenden. Zur Kontrolle wird auf dem folgenden Bildschirm die zu versendende SMS sowie Empfängernummer dargestellt: Wenn die SMS versendet werden soll klicken Sie bitte auf Versenden. Möchten Sie eine Eingabe korrigieren so kommen Sie mit zurück auf den vorherigen Bildschirm. Seite 7

8 Als Bestätigung für die versendete SMS sehen Sie folgenden Bildschirm. Zum Versenden einer weiteren SMS klicken Sie bitte entsprechend auf eine weitere SMS versenden. Seite 8

9 5. Übersicht der versendeten SMS Zur Kontrolle der versendeten SMS können Sie durch klicken auf SMS- Übersicht eine detaillierte Auflistung der SMS für Ihren Standort einsehen. Die Auflistung erfolgt chronologisch sortiert. SMS-Informationen Seite 9

10 6. Administratorbereich a. Login Bitte geben Sie nach Starten der Website bzw. durch klicken auf login SMS Ihre Administratordaten ein: Seite 10

11 Nach korrekter Anmeldung stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung: Nachrichtentextübersicht: Sachbearbeiterübersicht: Kundenübersicht: Niederlassungsübersicht: Änderung und Übersicht der SMS-Texte (6b.) User einsehen bzw. neu anlegen (6c.) Kunden, die in der Datenbank gespeichert sind einsehen bzw. Kundendaten ändern (6d.) Stammdaten der Niederlassung wie Telefon etc. einsehen bzw. ändern (6e.) Seite 11

12 b. Nachrichtentexte In diesem Bereich können die Nachrichtentexte, welche dem Benutzer für die SMS zur Verfügung stehen, konfiguriert werden. Neuen Text anlegen Nachrichtentexte Status: Aktiv/ Deaktiv Es stehen folgende Optionen zur Verfügung: Nachrichtentexte: Neuer Eintrag: Status: In diesem Bereich werden bestehende Nachrichtentexte dargestellt. Individuelle Nachrichtentexte können durch klicken auf dieses Feld angelegt werden. Ein Häkchen zeigt an, ob dieser Text dem Benutzer zur Auswahl steht. Ist kein Häkchen gesetzt, so ist dieser Text deaktiv und steht dem User nicht zur Verfügung. Seite 12

13 Nach Anklicken eines Nachrichtentextes kommen Sie in den Berarbeitungsmodus. Hier kann der Nachrichtentext bearbeitet, bzw. gelöscht oder dupliziert werden. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung: Löschen: Duplizieren: Aktiv: Löschen eines Users. Dieser User wird als gelöscht dargestellt und kann wieder hergestellt werden. Kopieren eines Textes. Hier wird der Text zur Auswahl für die Sachbearbeiter freigeschaltet bzw. gesperrt. In dem Feld Inhalt, wird der Text für die SMS eingegeben. Da sich der Text aus den verschiedenen Stammdaten des Systems zusammensetzt, werden hier Variablen benötigt, die durch ein # vorne und hinten gekennzeichnet werden. Bitte trennen Sie die Variablen durch ein Leerzeichen. #Anrede# Herr/ Frau #Anrede2# Sehr geehrte/r (ergibt sich automatisch aus #Anrede#) #Abholzeit# Abholzeit #Name# Nachname des Kunden #Ansprechpartner# Ansprechpartner in der Niederlassung #Durchwahl# Durchwahl des Ansprechpartners #Niederlassung# Name der Niederlassung z.b. Lübeck #Servicenummer# Rufnummer der Niederlassung Seite 13

14 c. Sachbearbeiter In dem nachfolgenden Bildschirm werden die eingetragenen Benutzer und Administratoren des Systems dargestellt, welche bearbeitet und neu angelegt werden können. Neuen User anlegen Administrator Anklicken zum bearbeiten Seite 14

15 In der Bearbeitungsmaske des Users können die verschiedenen Daten inkl. Anmeldename und Passwort bearbeitet werden. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung: Löschen: Duplizieren: Löschen eines Users. Dieser User wird als gelöscht dargestellt und kann wieder hergestellt werden. Kopieren eines Users. Anmeldename: Passwort: Benutzername des Users für das Login Passwort des Users für das Login Vorname, Name: Werden später in der SMS als Ansprechpartner eingesetzt. Admin: OK: Übernehmen: Abbrechen: Durch das Aktivieren des Häkchens erhält der User Administratorrechte und kann den Administratorbereich nutzen. Eingaben bestätigen und zum letzten Bildschirm wechseln Eingaben übernehmen aber nicht Bildschirm wechseln Keine Eingabe übernehmen und zum letzten Bildschirm wechseln. Seite 15

16 d. Kunden Alle Kunden, an die bereits einmal eine SMS gesendet wurde, werden automatisch in der Datenbank gespeichert und stehen für weitere Aktionen zur Verfügung. Nach Eingabe des PKW-Kennzeichens stehen diese Daten dann dem Benutzer zur Verfügung und müssen nicht noch einmal eingegeben werden. Neuen Kunden anlegen Bestehende Kunden Kunden bearbeiten: Um einen Kunden aus der Datenbank zu bearbeiten, klicken Sie bitte auf den Kundennamen. Neuen Kunden anlegen: Im Normalfall werden die Kunden durch Eingabe des Kennzeichens und der nachfolgenden Daten erfasst. Es ist aber auch möglich einen neuen Kunden direkt zu erfassen und später zu nutzen. Seite 16

17 In der Bearbeitungsmaske für den Kunden können die verschiedenen Daten inkl. Kennzeichen und Kundennamen bearbeitet werden. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung: Duplizieren: Kopieren eines Kunden. Kennzeichen: Amtliches Kennzeichen des PKW Telefonnummer: Handynummer des Kunden inkl. Ländervorwahl (+49) Anrede: Name: Herr/ Frau Nachname des Kunden OK: Übernehmen: Abbrechen: Eingaben bestätigen und zum letzten Bildschirm wechseln Eingaben übernehmen aber nicht Bildschirm wechseln Keine Eingabe übernehmen und zum letzten Bildschirm wechseln. Seite 17

18 e. Niederlassung Für den Start dieses Systems, werden die wichtigsten Stammdaten durch Netcon Interactive angelegt. Ein Löschen dieser Informationen ist nur durch Netcon Interactive möglich. Daten wie Absenderkennung und Telefonnummer der Niederlassung können jedoch in den folgenden Bildschirmen vom Administrator jederzeit geändert werden. Niederlassung Zur Bearbeitung bitte die Niederlassung anklicken. Seite 18

19 In der Bearbeitungsmaske für die Niederlassung können folgende Daten geändert werden: Bezeichnung: Servicenummer: Absenderkennnung: Name der Niederlassung Telefonnummer der Dialogannahme oder Zentrale Das ist die Kennzeichnung der SMS, die der Kunde auf seinem Handy als Absender sieht. Es stehen hier zwei Möglichkeiten zur Auswahl: Eine Telefonnummer wie z.b. 0451/ oder ein Text wie: LUEBECK (max. 11 Zeichen) OK: Eingaben bestätigen und zum letzten Bildschirm wechseln Übernehmen: Eingaben übernehmen aber nicht Bildschirm wechseln Abbrechen: Keine Eingabe übernehmen und zum letzten Bildschirm wechseln. Seite 19

20 7. Hilfe/ Hotline/ Kontakt Sehr gerne stehen wir Ihnen für Fragen und Antworten zur Verfügung. Sie erreichen uns unter der Rufnummer: 0451 / von Montags bis Freitag von 8.30 Uhr bis Uhr Oder senden Sie uns eine unter: info@netcon-interactive.de Netcon Interactive GmbH Sophienstrasse Lübeck Tel.: 0451 / Fax: 0451 / Seite 20