Hinweise zum Jahresabschluss 2005

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1 Hinweise zum Jahresabschluss 2005

2 ...Hi nweise zum Jahresabschluss 2005 Inhalt: Hinweise zur Datensicherung...3 Hinweise zum Jahresabschluss in der Finanzbuchhaltung Vorbereitungen...4 Jahres-Reorganisation...4 Buchhaltungsarchiv...7 Änderung der Bereitstellung von Daten...7 nach den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)...7 Automatische Datenerzeugung...8 Dateien zur Übersendung an das Finanzamt...8 Erzeugen eines Buchhaltungsarchivs...9 Einstellungen / Eröffnungen

3 ...Hi nweise zum Jahresabschluss 2005 Hinweise zur Datensicherung Eine komplette Datensicherung der ReNoFlex Programme und Daten ist notwendig, wenn in späteren Jahren auf die Sicherung zurückgegriffen werden soll. Der günstigste Zeitpunkt hierfür ist in der Finanzbuchhaltung unmittelbar vor der Jahresreorganisation. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Datensicherung ihre Funktion erfüllt und sich in Ihrer Kanzlei keiner in der Lage sieht, eine Datenrücksicherung selbständig durchzuführen, setzen Sie sich unbedingt mit Ihrem Lieferanten der Sicherungssoftware in Verbindung. Allgemeine Bestimmungen zur Datensicherung und Haftung: Fertigen Sie, vor Durchführung der Arbeiten, eine aktuelle Datensicherung des ReNoFlex Ordners an! Die Datensicherung ist in jedem Falle vor dem Aufspielen geänderter Programme sowie vor Durchführung von Wartungsarbeiten vorzunehmen. Die ReNoStar GmbH haftet nicht für Installation und Betriebssicherheit der Datensicherung, da diese Funktion nicht Gegenstand des Lieferumfangs des Programms ist. Überzeugen Sie sich, dass die gefertigte Datensicherung vollständig ist! Die ReNoStar GmbH haftet nicht für Schäden, die durch Fehlen einer brauchbaren Datensicherung bzw. unterlassener Datenkontrolle entstehen können. Der Lizenznehmer haftet in jedem Falle bei mangelnder oder fehlerhafter Datensicherung für seinen Datenbestand. Stellen Sie sicher, dass Sie ohne fremde Hilfe die Daten rücksichern können! Die ReNoStar GmbH haftet nicht für Arbeiten im Zusammenhang mit der Rücksicherung einer vorhandenen Datensicherung. Bei Abbruch der Arbeiten ist eine Rücksicherung unbedingte Voraussetzung für ein fehlerfreies Arbeiten mit der EDV! Aufgrund der Vielzahl in der Praxis auftretender Daten- und Bedienungskonstellationen sowie von Bedienungsfehlern kann die völlige Mängelfreiheit der Programme nicht zugesichert sowie ein Datenverlust nicht ausgeschlossen werden. Programmmängel müssen schriftlich mitgeteilt und so konkret beschrieben werde, dass die Rekonstruktion des fehlerhaften Programmablaufs möglich ist. 3

4 ...Hi nweise zum Jahresabschluss 2005 Hinweise zum Jahresabschluss in der Finanzbuchhaltung 2005 Vorbereitungen Die Jahres-Reorganisation im Anwaltsbereich ist erst dann durchzuführen, wenn nachfolgende Bedingungen erfüllt sind: Das Jahr 2005 ist vollständig gebucht worden. Die Abschreibungen und eventuelle Umbuchungen von Beträgen von Darlehenskonten auf Aufwandskonten sowie eventuelle Privatanteile an Fahrtkosten etc. sind gebucht worden. Alle Konten, also auch die mit dem Monatsabschluss üblicherweise nicht gedruckten Konten, sind für das gesamte Geschäftsjahr gedruckt worden. Nicht zwingend erforderlich, aber empfehlenswert ist es, auch die Mandantenkonten- Saldenliste komplett auszudrucken. Die Kontensaldenliste für den Buchungsmonat Dezember ist gedruckt worden. Die Jahres-Kontenübersicht ist ausgedruckt worden. Der komplette Datenbestand wurde hinreichend gesichert! Hierfür sollte ein separates Datensicherungsband bzw. eine CD verwendet werden, die dauerhaft aufbewahrt werden. Bitte beachten Sie auch die Bestimmungen unter Punkt 1. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihrem Systemadministrator bzw. an das Systemhaus, das Ihr System eingerichtet hat. Sind die oben angegebenen Bedingungen erfüllt, kann das Programm Jahres- Reorganisation aus dem Menü Reorganisation ausgewählt werden. Jahres-Reorganisation Die Jahres-Reorganisation bewirkt, dass die gespeicherten Monatssalden des abgelaufenen Jahres sowie die Jahressalden - mit Ausnahme der Finanz- und Bestandskonten sowie des Kontos für Dubiose Zahlungsvorgänge - auf Null gesetzt werden. Zudem erfolgt eine Eintragung in die Systemdatei der Reorganisation. Zunächst muss die Sicherheitsabfrage beantwortet werden. Wird diese Frage mit Nein beantwortet, bricht das Programm ab, so dass die Datensicherung zunächst erstellt werden kann. 4

5 ...Hi nweise zum Jahresabschluss 2005 Nach Bejahen dieser Frage erscheint am Bildschirm die folgende Maske: Nach Anklicken des Buttons Start erfolgt erste eine Sicherheitsabfrage: Auf dem Bildschirm wird zunächst dokumentiert, wann und für welches Jahr die letzte Jahresreorganisation durchgeführt worden ist. Ferner wird angegeben, für welches Jahr die durchzuführende Jahresreorganisation erfolgt. Die Jahresreorganisation muss im Buchungsmonat Januar erfolgen. Sollte dieser nicht eingestellt sein, wechselt das Programm automatisch in die Maske zum Umstellung des Buchungsmonats. Nach Anklicken des Buttons Start erfolgt eine Sicherheitsabfrage: 5

6 ...Hi nweise zum Jahresabschluss 2005 Hinweis: Ab der Version besteht die Möglichkeit, auf das zu erstellende Buchhaltungsarchiv zu umgehen. Diese darf aber nur erfolgen, wenn die Datensicherung vor dem Jahresabschluss archiviert wird. Es muss immer die Möglichkeit gegeben sein, auf die vorhandene erstellte Datensicherung zurückgreifen zu können. Nach Bestätigung des Start-Buttons mit Haken bei Jahressicherung gemäß 147 Absatz 6 Abgabenordnung (Außenprüfung der Finanzbehörde) erscheint die Frage: Nach Anklicken des Start-Buttons ohne Jahressicherung erscheint sofort die Frage: Durch Bejahen dieser Frage erfolgt 1. eine Buchhaltungsarchivierung und 2. die Dateien der Buchhaltung werden reinitialisiert. Dies hat zur Folge, dass die für die laufende Buchhaltung nicht mehr benötigten Daten gelöscht werden. Danach werden die erforderlichen Eröffnungsbuchungen in die Finanzkonten, die Bestandskonten und das Konto für Dubiose Zahlungsvorgänge ausgeführt. So wird sichergestellt, dass bei weiteren Buchungen die richtigen Anfangssalden zugrundegelegt werden.!! ACHTUNG!! Ab dem Jahr 2003 neu eingeführtes Buchhaltungsarchiv! 6

7 ...Hi nweise zum Jahresabschluss 2005 Buchhaltungsarchiv Änderung der Bereitstellung von Daten nach den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Seit dem 1. Januar 2002 können Steuerprüfer der Finanzverwaltung steuerrelevante Unterlagen, die Unternehmen in digitaler Form vorliegen, von diesen auch in digital aufbereiteter Form anfordern. Dabei stellt das Finanzamt bestimmte Forderungen an die Aufbereitung der zu überlassenden Unterlagen: So sind dem Prüfer z.b. bei der Datenträgerüberlassung die gespeicherten steuerlich relevanten Daten samt aller zur Auswertung notwendigen Informationen in maschinenlesbarer Form auf geeigneten Datenträgern zu übergeben. Die Anforderungen dazu sind in den "GDPdU" zusammengefasst - den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen". Dies berechtigt den Steuerprüfer, auf Ihre Systeme und Daten zuzugreifen, die Sie 10 Jahre aufbewahren müssen, und zwar in unmittelbarer Form, d.h. der Prüfer greift selbst auf die Datenverarbeitungssysteme zu. Der Zugriff ist nur lesend, umfasst aber alle Möglichkeiten der verwendeten Datenverarbeitungssysteme. Hierfür wurden Funktionen zu Speichern und Wiederherstellen der einzelnen Jahrgänge geschaffen. in mittelbarer Form, d.h. er verlangt vom Steuerpflichtigen, dass er die Daten nach seinen Vorgaben zur Verfügung stellen muss. Hierfür können wir keine Standardlösung anbieten, da die Vorgaben von Finanzamt zu Finanzamt unterschiedlich sein werden. Da die steuerrelevanten Daten aber gesichert sind kann im Einzelfall eine Individuallösung gefunden werden. Bei Bedarf wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer. in Form der Datenträgerüberlassung, d.h. der Prüfer fordert, dass ihm die Daten zur maschinellen Auswertung auf einem geeigneten Datenträger überlassen werden. Hierfür bietet die ReNoStar GmbH eine genormte Datei an, welche in die Software IDEA eingelesen werden kann. Von IDEA hat das BMF Lizenzen erworben und wird diese Software nach entsprechender Ausbildung der Außenprüfer flächendeckend einsetzen. IDEA dient ausschließlich zur Analyse von Daten, die der Steuerprüfung unterliegen können und wird sich kurzfristig als Standardverfahren etablieren. 7

8 Automatische Datenerzeugung Mit dem Verbuchen des Jahresabschlusses werden die erforderlichen Daten automatisch erzeugt und gesichert. Eine besondere Situation stellt allerdings der Jahresabschluss für das Jahr 2002 dar. Hier muss auf die von Ihnen, zum Jahresabschluss 2002, erstellte Datensicherung zurückgegriffen werden. Bei Bedarf wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer. Dateien zur Übersendung an das Finanzamt Bevor die eigentliche Jahresreorganisation beginnt, werden die für die Steuerprüfung erforderlichen Dateien, in zwei Schritten, erzeugt. 1. Angaben zu Ihrer Kanzlei : 2. Erstellen der geforderten Dateien: 3. Diese werden im ReNoFlex Ordner EXPORT\FIBU im jeweiligen Jahresordner gespeichert.

9 ... Jahresabschluss im ReNoFlex Neben zwei Steuerdateien (*.dtd und *.xml) finden Sie hier die Dateien mit dem Jahresjournal (Journal_2005.txt) und der Jahressaldenliste ( Saldlist_2005.txt). Diese Datenformate können durch das prüfende Finanzamt in die offizielle Prüfsoftware IDEA problemlos eingelesen werden und sind für diese Anwendung freigegeben. Die Übersendung dieser vier Dateien sollte auf einer CD-Rom bzw. DVD erfolgen. Als Datenträgername ist zwingend CD1 einzutragen." Erzeugen eines Buchhaltungsarchivs Eine weitere neue Funktion des Jahresabschlusses ist die Erzeugung eines Buchhaltungsarchivs zur Aufbewahrung der Buchhaltungsdaten für eine Steuerprüfung bzw. zur Übersendung der erforderlichen Dateien an das Finanzamt. Innerhalb der Maske: 9

10 ... Jahresabschluss im ReNoFlex tragen Sie den Ziel-Pfad für Ihre Archivdateien ein. Bitte beachten Sie, dass sich auf dem gewählten Ziel-Pfad, mind. 500 MB freier Speicherplatz befinden. Andernfalls erscheint die Meldung: Wählen Sie über den neuen Ausgabepfad. Über Start ZIP wird das Erstellen der Archivdatei gestartet. Dieser Vorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen und ist mit der Meldung und beendet. 10

11 ... Jahresabschluss im ReNoFlex Die jeweils aktuelle ReNoFlex Anwendung wird, in gepackter Form, im gewählten Zielverzeichnis, für eine zehnjährige Aufbewahrung, abgelegt. Dieser Ordner darf nicht gelöscht werden bzw. muss für eine spätere Datenreaktivierung extern (Band, CD...) archiviert werden. Einstellungen / Eröffnungen Erscheint während der Abarbeitung die Meldung: so stimmt das laufende Jahr in den Systemparametern (z.b. 2007) nicht mit dem tatsächlichen Jahr, aus dem Systemdatum (z.b. 2006), überein. Ursache ist hier in der Regel, dass die Jahresreorganisation ein zweites Mal gestartet wurde. Über den Aufruf: FIBU / Reorganisation / Systemparameter können die Einstellungen geprüft / korrigiert werden. 11

12 ... Jahresabschluss im ReNoFlex Nachdem die Jahresreorganisation durchgeführt worden ist, kann mit der Buchhaltung für das Jahr 2006 begonnen werden. Über das Programm Eröffnungsbuchungen auf Sachkonten werden die Salden der Anlage- und Kapitalkonten manuell neu eröffnet! 12