Wichtige Unterlagen für die Entgeltabrechnung

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1 Inhalt In diesem Abschnitt lernen Sie die wichtigsten Unterlagen für die Ermittlung der Entgeltabrechnung kennen. Was sind die wichtigsten Unterlagen für eine Lohnabrechnung? Welche Meldepflichten bei den Sozialversicherungsträgern bestehen? Wo finden Sie die Angaben zu Personengruppen und Sozialversicherungsnummer? Welche Besonderheiten bestehen für GmbH Geschäftsführer? Welche Unterlagen benötigen Sie für die Lohnabrechnung? Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist den Sozialversicherungsträgern mit einer so genannten Anmeldung zur Sozialversicherung mitzuteilen. Für die Anmeldung benötigt der Arbeitgeber neben den persönlichen Angaben wie Name und Anschrift zahlreiche weitere Daten. So muss er beispielsweise die Krankenkasse oder Krankenversicherung kennen, bei der der neue Arbeitnehmer zuletzt krankenversichert war oder zukünftig versichert sein will. Ebenfalls sind für die Anmeldung die Rentenversicherungsnummer, Nebentätigkeiten und vieles mehr zu erfragen. Für die Zuständigkeit der Annahmestelle dieser Meldung ist es außerdem wichtig, ob es sich bei dem neuen Mitarbeiter um eine Aushilfe (geringfügig/kurzfristig Beschäftigter) oder um einen sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer handelt. Zu den wichtigsten Unterlagen für die Entgeltabrechnung und die Meldungen an die Sozialversicherungen gehören: Unterlagen für Lohnkonto Personalstammblatt für jeden Mitarbeiter Sozialversicherungsausweis vom Mitarbeiter Lohnsteuerkarte / Lohnsteuerbescheinigung von einer Vorbeschäftigung im laufenden Jahr Mitgliedsbescheinigung einer Krankenkasse / privaten Krankenversicherung Nachweis über Vermögenswirksame Leistungen Arbeitserlaubnis bei ausländischen Arbeitnehmern 13

2 Abb. 1: Ein Lohnkonto einrichten: Stellen Sie alle für die Lohnabrechnung benötigten Unterlagen in einem Schnellhefter oder in einem Hängeregister zusammen. Beschriften Sie dieses mit dem Namen des Mitarbeiters. Bei wem ist der neue Mitarbeiter anzumelden? Neben ihrer Funktion als Krankenversicherungsträger dienen die gesetzlichen Krankenkassen als Einzugsstellen für alle Sozialversicherungsbeiträge. Das heißt: jede Krankenkasse nimmt neben den Beiträgen zur Kranken- und Pflegeversicherung auch die Beiträge für die Renten- und Arbeitslosenversicherung ihrer Mitglieder entgegen. Bei der Aufnahme einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung ist eine Anmeldung bei der Krankenkasse für den Mitarbeiters vorzunehmen. Jeder Arbeitnehmer kann im Prinzip die für ihn günstigste Krankenkasse wählen. Bei einem Wechsel muss er jedoch mindesten 18 Monate bei der Krankenkasse verbleiben. Eine Besonderheit besteht bei Ihren Aushilfen (Minijobber). Alle geringfügig und kurzfristig beschäftigten Mitarbeiter werden bei einer zentralen Stelle der Minijob Zentrale angemeldet. Die Anmeldung ist an die Bundesknappschaft-Bahn-See (Minijob Zentrale) in Essen zur richten. Als Betriebsnummer der Minijob Zentrale ist die in der Meldung anzugeben. 14

3 Welche Mitarbeiterangaben sind für die Sozialversicherungsmeldungen erforderlich? Abb.2: Anmeldung zur Sozialversicherung: Sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer werden bei einer Krankenkasse angemeldet und Aushilfen bei der Minijob-Zentrale. Ist der Mitarbeiter nicht bei einer gesetzlichen Krankenkasse, sondern bei einem privatwirtschaftlichen Versicherungsunternehmen krankenversichert, muss der dennoch bei einer Krankenkasse angemeldet werden. Zuständig für diesen Arbeitnehmer ist seine letzte gesetzliche Krankenkasse, sofern er einmal gesetzlich versichert war. Ist der neue Mitarbeiter noch nie in einer gesetzlichen Krankenkasse versichert gewesen, können Sie selbst eine Krankenkasse festlegen, bei der Sie den Mitarbeiter anmelden. Welche Mitarbeiterangaben sind für die Sozialversicherungsmeldungen erforderlich? Zu Beginn eines neuen Beschäftigungsverhältnisses, zum Ende der Beschäftigung, wenn sich der Namen des Mitarbeiters ändert oder eine Änderung der Sozialversicherungspflicht eintritt, ist eine Meldung an die Sozialversicherungsträger zu erstellen. Die Sozialversicherungsmeldung kann seit 2006 nur noch als elektronisches Formular übermittelt werden. Die Krankenkassen stellen für die elektronische Meldung das kostenlose Programm sv.net zur Verfügung. Die Software lässt sich auch über das Internet unter auf den Rechner herunterladen. Für die Abgabe einer Meldung zur Sozialversicherung sind zahlreiche Angaben erforderlich. Die Angaben sind zum Teil in Form von Schlüsseln in der Meldung anzugeben. 15

4 Abb. 3: Mitarbeiter zur Sozialversicherung anmelden: Mit dem elektronischen Formular Meldung zur Sozialversicherung melden Sie die Beschäftigung bei der Krankenkasse des Mitarbeiters an. Die Meldung kann zum Beispiel mit dem Programm sv.net erstellt werden. Wo finden Sie die Sozialversicherungsnummer? Der Sozialversicherungsausweis enthält die Sozialversicherungsnummer. den Geburtsname, den Familienname und den Vorname des Arbeitnehmers. Darüber hinaus enthält der Sozialversicherungsausweis, den Namen des ausstellenden Rentenversicherungsträgers und eine fortlaufende Vordrucknummer. 16

5 Wo finden Sie die Sozialversicherungsnummer? Abb. 4: Der Sozialversicherungsausweis des Arbeitnehmers: Für die Anmeldung brauchen Sie die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters. Diese finden Sie auf dem Ausweis, den jeder Arbeitnehmer bei der erstmaligen Aufnahme einer Beschäftigung von der Rentenversicherung erhält. Auch Aushilfen erhalten mit der erstmaligen Anmeldung eines Minijobs eine Versicherungsnummer und einen Sozialversicherungsausweis. Ein neuer Sozialversicherungsausweis wird auf Antrag vom Rentenversicherungsträger neu ausgestellt, wenn der bisherige Ausweis zerstört, abhanden gekommen oder unbrauchbar geworden ist. Zuständig für die Annahme der Anträge ist die Krankenkasse, bei der der Mitarbeiter krankenversichert ist. Für privat krankenversicherte Arbeitnehmer ist die Kasse zuständig, bei der der Mitarbeiter zuletzt krankenversichert war. Ist diese nicht bekannt oder war der Arbeitnehmer noch nicht pflichtversichert, kann der Arbeitgeber die zuständige Kasse selbst wählen. Achtung Ist es für den neuen Mitarbeiter die erste Beschäftigung, müssen Sie in der Meldung zur Sozialversicherung den Abschnitt Wenn keine Sozialversicherungsnummer angegeben werden kann ausfüllen. Hat der neue Mitarbeiter bereits eine Sozialversicherungsnummer und nur den Ausweis verlegt, ist dieser Abschnitt nicht auszufüllen und die Meldung wird ohne Sozialversicherungsnummer erstellt und versendet. Die richtige Personengruppe bestimmen In den Meldungen zur Sozialversicherung ist der so genannte Personengruppenschlüssel anzugeben. Mit einem dreistelligen Schlüssel melden Sie den Mitarbeiterkreis, dem der neue Arbeitnehmer angehört. Im Programm sv.net ist der Personengruppenschlüssel in einer Wertehilfe hinterlegt. In Entgeltabrechnungsprogrammen 17

6 ist der Personengruppenschlüssel in der Regel in den Stammdaten zu hinterlegen. Die Schlüssel haben folgende Bedeutung: Personengruppe Personengruppenschlüssel Sozialversicherungspflichtig Beschäftigte ohne besondere Merkmale 101 Auszubildende 102 Beschäftigte in Altersteilzeit 103 Hausgewerbetreibende 104 Praktikanten 105 Werkstudenten 106 Behinderte Menschen in anerkannten Werkstätten 107 Bezieher von Vorruhestandsgeld 108 Geringfügig entlohnte Beschäftigte (Aushilfe) 109 Kurzfristig Beschäftigte (Aushilfe) 110 Personen in Einrichtungen der Jugendhilfe, Berufsbildungswerken oder ähnliche Einrichtungen Mitarbeitende Familienangehörige in der Landwirtschaft 112 Nebenerwerbslandwirte 113 Nebenerwerbslandwirte saisonal beschäftigt 114 Ausgleichsgeldempfänger nach dem FELEG Unständig Beschäftigte 118 Versicherungsfreie Altersvollrentner und Versorgungsbezieher wegen Alters Behinderte Menschen in Integrationsprojekten 127 Unfallversicherungspflichtige Person ohne SV Pflicht FELEG: Gesetz zur Förderung der Einstellung von landwirtschaftlichen Erwerbstätigen. 18

7 Wo finden Sie die Sozialversicherungsnummer? Abb. 5: Einen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer anmelden: In diesem Fall tragen Sie bei der Personengruppe den Schlüssel 101 ein. Für Mitarbeiter mit besonderen Merkmalen, wie Auszubildende, Praktikanten etc., tragen Sie gemäß der vorher gezeigten Tabelle die Schlüssel ein. Sofern der Mitarbeiter mehrere Merkmale gleichzeitig erfüllt, denenzufolge mehrere Schlüssel möglich wären, ist derjenige mit der niedrigsten Schlüsselzahl zu wählen. Für Aushilfen (geringfügige oder kurzfristige) haben jedoch die Schlüssel 109 bzw. 110 immer Vorrang. Eine weitere Ausnahme besteht für beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH. Sie unterliegen in der Regel nicht der Sozialversicherungspflicht eine Meldung ist nicht erforderlich. In vielen Lohnprogrammen ist deshalb der Schlüssel 997 (sonstige Personengruppe) anzugeben. In der gesetzlichen Unfallversicherung sind alle Beschäftigte der gewerblichen Wirtschaft, des öffentlichen Dienstes, der Seeschifffahrt und der Landwirtschaft versichert. Zum nicht versicherungspflichtigen Personenkreis gehört lediglich der beherrschende GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer der kraft Gesetzes sozialversicherungsfrei und unfallversicherungsfrei ist, da er in diesen Bereich den Status eines Unternehmers besitzt. Es gibt aber nicht sozialversicherungspflichtige Beschäftigte, 19

8 die eine unfallversicherungspflichtige Beschäftigung ausüben. Zu diesem Personenkreis gehören: Beurlaubte Beamte, die in der gesetzlichen Sozialversicherung versicherungsfrei sind (z. B. ein beurlaubter verbeamteter Lehrer, der in einer Privatschule als Dozent tätig ist), Praktikanten (Studenten) in einem vorgeschriebenen Zwischenpraktikum, die sozialversicherungsfrei sind, Privat Krankenversicherte in einer geringfügigen Beschäftigung, wenn auf die Rentenversicherungsfreiheit verzichtet wurde und wenn eine Befreiung der Rentenversicherungspflicht zugunsten einer Mitgliedschaft in einer berufsständischen Versorgungseinrichtung vorliegt (z. B. eine Apothekerin, die als geringfügig Beschäftigte und als Mitglied einer berufsständischen Versorgungseinrichtung auf die Rentenversicherungsfreiheit verzichtet hat und privat krankenversichert ist) Studenten, für die eine Befreiung von der Rentenversicherungspflicht zugunsten einer Mitgliedschaft in einer berufsständischen Versorgungseinrichtung vorliegt (z. B. ein Tierarzt im Zweitstudium ist Mitglied bei einer berufsständischen Versorgungskasse und übt als Werkstudent eine Tätigkeit als Tierarzt aus). Für diesen Personenkreis ist der Personengruppenschlüssel 190 zu melden. 20