Internes Audit. Software für Qualitätsmanagement, Umweltmanagement und Arbeitssicherheit. von Hans-Joachim Pfeufer, Franz Schreiber, Wolfgang Rau

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1 Internes Audit Software für Qualitätsmanagement, Umweltmanagement und Arbeitssicherheit von Hans-Joachim Pfeufer, Franz Schreiber, Wolfgang Rau 1. Auflage Hanser München 2003 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN Zu Inhaltsverzeichnis schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG

2 CARL HANSER VERLAG Hans-Joachim Pfeufer, Franz Schreiber, Wolfgang Rau Internes Audit Software für Qualitätsmanagement, Umweltmanagement und Arbeitssicherheit

3 10 1 Fragenkatalog zu Managementsystemen Es wird der Projektname Muster ISO 9001:2000 gewählt, siehe Abb , und die Auswahl Weiter betätigt. Das Standardprojekt stellt alle im Leitfaden vorgestellten Funktionalitäten zur Verfügung. Dies bedeutet, dass alle Fragen, die zum ausgewählten Projekt referenziert sind, aktiv geschaltet sind. Sollen einzelne Fragen nicht zutreffen, so sind diese Fragen einzeln als nicht anwendbar zu schalten, siehe Abb Beim Stichprobenaudit müssen alle Fragen für das Audit einzeln in das Projekt aufgenommen werden. Damit ist es möglich, nur einen bestimmten Prozess im Unternehmen zu auditieren. Die entsprechenden Fragen werden aktiv geschaltet. Die ausgewählten Fragen werden bezüglich ihres Erfüllungsgrades bewertet. Es ist eine Aussage nur über diesen ausgewählten Prozess möglich. Hinweis: Projektname Katalog ISO 9001:2000 Hinweis: Falls Sie diese Eingaben selber nach dieser Vorgehensweise durchführen wollen, ist ein anderer Projektname, z. B. Katalog ISO 9001:2000 zu wählen, da sich das Projekt Muster ISO 9001:2000 bereits in der Datenbank zu diesem Programm befindet. Abb Projektname Muster ISO 9001:2000 Aus den verfügbaren Normen und Standards wird die ISO 9001:2000 im linken Fenster Verfügbar angewählt. Mit der oberen Auswahl zwischen den Fenstern Verfügbar und Ausgewählt wird die angewählte Norm vom linken Fenster Verfügbar in das rechte Fenster Ausgewählt übertragen. Jetzt wird die Auswahl Fertig stellen gedrückt, siehe Abb Mit der Auswahl können alle verfügbaren Normen und Standards ausgewählt werden. Mit bzw. können einzelne bzw. alle ausgewählten Normen entfernt werden.

4 1.1 Anwendung des modular aufgebauten Fragenkatalogs 11 Abb Projektname Muster ISO 9001:2000 Jetzt erstellt das Programm den Fragenkatalog zur ISO 9001:2000 aus dem Gesamtkatalog. Das Fenster Projekt wird geöffnet und alle zutreffenden Verweise werden in der oberen Zeile zu TQM EFQM aus der Gesamtstruktur zu den Teilkriterien angezeigt, siehe Abb Fragenkatalog zur ISO 9001:2000 Abb Fenster Projekt

5 12 1 Fragenkatalog zu Managementsystemen An dieser Stelle ist es sinnvoll, das Programmfenster und das Projektfenster so anzuordnen, dass beide Fenster ohne Überlappung sichtbar sind. Im Projektfenster wird die erste Frage Wie sind die Aufgaben, Befugnisse und Verantwortung der Beauftragten der Leitung festgelegt? ausgewählt. Wir erhalten aus dem Programmfenster den Hinweis, in welchen anderen Fragenkatalogen die Information (Informationssymbol) Management-Verantwortung und Befugnisse angezogen wird, siehe im unteren Teil des Programmfensters oberhalb der Statuszeile mit ISO 9001:1994 ISO 9001:2000 TQM EFQM, Abb Zusätzlich zeigt das Projektfenster den Verweis, z. B. TQM EFQM 1.01 im Kriterium 1. Dies kann für die weiteren Informationen im Programmfenster nachvollzogen werden. Abb Anordnung des Programm- und Projektfensters Programm- und Projektfensters Die Auswahl des ersten Kriteriums Führung zeigt im Projektfenster das Kriterium 1, Teilkriterium 1a (Teilkriteriensymbol) Führungskräfte erarbeiten die Vision, die Mission und die Werte und agieren als Vorbilder für eine Kultur, in der Spitzenleistungen entstehen Zweck, Richtung und Kultur. Abb a Teilkriterien zum Kriterium 1

6 1.1 Anwendung des modular aufgebauten Fragenkatalogs 13 Das Drücken des Symbols (Plussymbol) vor der Zeile in Abb a blättert die Fragen (Fragensymbol) zu diesem Kriterium auf und wandelt sich in ein Minussymbol um, siehe Abb b. Das Symbol (Minussymbol) vor der Zeile blendet die Fragen aus. Abb b Fragen zum Teilkriterium 1a Wird eine Frage mit rechter Maustaste ausgewählt, so können über den Menüpunkt Verweise die entsprechenden Verweise zur Norm angezeigt werden, Abb Abb Anzeige des Verweisfensters über das Kontextmenü (rechte Maustaste)

7 14 1 Fragenkatalog zu Managementsystemen Die Anwahl der ersten Frage Wie sind die Aufgaben, Befugnisse und Verantwortung der Beauftragten der Leitung festgelegt? gibt im Projektfenster den Verweis auf 1a.04. Die Anwahl des rechten Feldes neben Nachweis gibt die Eingabe für die Dokumentation aus dem Managementhandbuch frei. Hier wird der entsprechende Verweis des Unternehmens eingetragen, in dem diese Frage geregelt ist, z. B. QMH Kap. 5, Verantwortung der Leitung und FM 5-2, Funktionsbeschreibung, siehe Abb Abb Frage 1a.04 Wie sind die Aufgaben, Befugnisse und Verantwortung des Beauftragten der Leitung festgelegt? Bemerkung zur Fragennummerierung Bemerkung: Die Fragennummerierung ist für den Katalog TQM EFQM angelegt. Bei der ISO 9001:2000 treffen aus dem TQM-Katalog die ersten 3 Fragen nicht zu, so das mit der Frage 1a.04 begonnen wird. Diese Vorgehensweise wird für alle Fragen durchgeführt. Mit dem Symbol Pfeil rechts kann zur nächsten Frage geschaltet werden, siehe Abb Das Symbol Pfeil links schaltet eine Frage zurück. Es ist sinnvoll, mit diesen Pfeilsymbolen durch den gesamten Fragenkatalog zu schalten. Damit dient das Projektfenster als Schaltzentrale. Das Programmfenster gibt einen Überblick und ermöglicht das schnelle Auffinden anderer Fragenkomplexe.

8 1.1 Anwendung des modular aufgebauten Fragenkatalogs 15 Abb Frage 1a.07 Wie bewertet die Leitung regelmäßig die Wirksamkeit des QM-/UM-/AM-Systems? Mit Eingabe aller Nachweise zu Kriterium 1, der Auswahl Führung im Programmfenster und dem Aufruf der 3. Ikone für die Webseitenvorschau wird ein Deckblatt mit den Projektdaten erzeugt, siehe Abb Webseitenvorschau Deckblatt Abb Deckblatt

9 16 1 Fragenkatalog zu Managementsystemen Die Auswahl speichert das Ergebnis als Webseite und fragt dazu in einem weiteren Menü Speichern unter nach dem Dateinamen. Hier wird auch das Verzeichnis gewählt, in das die Datei gespeichert werden soll. Die Auswahl erzeugt die Seitenvorschau. Im Fenster Seitenvorschau kann mit dem Symbol werden. ausgedruckt Seitenvorschau Die weiteren Symbole, von links nach rechts, sind das Vergrößerungsglas, freies Verschieben und die Symbole für Erste Seite, nächste Seite, vorherige Seite und letzte Seite. Das daran sich anschließende pop-up-menü ermöglichst einen direkten Zugriff auf die Größe der Darstellung in der Ansicht, siehe Abb Abb Seitenvorschau Die Auswahl von Kriterium 1 in der Webseitenvorschau, siehe Abb und Abb , zeigt alle Eingaben in der Übersicht. Webseitenvorschau Kriterium 1 Abb Auswahl Kriterium 1 Übersicht Kriterium 1 So wie die Dokumentation dem Kriterium 1 zugeordnet wurde, werden für die Kriterien 2 bis 9 die Nachweise eingetragen. In diesem Zusammenhang ist auch zu prüfen, welche Fragen nicht zu stellen sind, wenn diese Fragen für das Unternehmen oder die Branche unüblich sind.

10 Anwendung des modular aufgebauten Fragenkatalogs a Abb Übersicht Kriterium 1