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1 E-Sourcing Benutzerdokumentation Lieferant Dokument Lieferant Version 1.0 Stand:

2 Inhalt 1 Rolle Lieferant Einleitung Vorteile durch E-Sourcing für Lieferanten von Voith Login Startseite Anfragen Anfrage einsehen Teilnahme an Anfrage zu- oder absagen Angebot abgeben Kontaktdaten 14 Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

3 1 Rolle Lieferant 1.1 Einleitung Sie werden grundsätzlich über alle erforderlichen Aktivitäten im Bereich E-Sourcing und Supplier- Lifecycle-Management (kurz SLM) per von uns informiert. Der Betreff der Nachricht enthält grundsätzlich den Textbaustein VOITH SLM & E-Sourcing. Dies erleichtert Ihnen die Suche nach einer Nachricht von uns Vorteile durch E-Sourcing für Lieferanten von Voith Bei dem System E-Sourcing handelt es sich um eine elektronische Ausschreibungsplattform. Mittels dieser Plattform können wir Ihnen Anfragen inklusive aller zugehörigen kaufmännischen und technischen Informationen (Dokumente) einfach und in digitaler Form bereitstellen. Ausschreibungen können von Ihnen schnell bewertet und die Teilnahme bestätigt oder abgelehnt werden. Des Weiteren haben Sie einen guten Überblick über all Ihre aktuellen Anfragen von Voith Login Sobald Ihr Unternehmen durch unseren Einkauf zur Teilnahme an einer Ausschreibung ausgewählt wurde, erhält Ihr zuständiger Mitarbeiter die Zugangsdaten zu unserem Voith Extranet per zugesendet. Haben Sie keine mit den Zugangsdaten, jedoch eine zu einer Ausschreibung über das System VOITH SLM & E-Sourcing erhalten, so verwenden Sie die Ihnen bereits bekannten Zugangsdaten. Sollten Ihnen diese nicht mehr vorliegen, können Sie über das Voith Extranet durch Klick auf Passwort vergessen?, ein neues Passwort anfordern. Ihr Benutzername ist Ihre bei uns hinterlegte Adresse. Link zum Extranet: login.voith.com/ Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

4 Nach erfolgreicher Anmeldung wählen Sie bitte die Applikation VOITH SLM & E-Sourcing. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie bei Ihrer ersten Anmeldung unsere Allgemeinen Nutzungsbedingungen akzeptieren müssen und anschließend auf die Seite Stammdaten gelangen. Bitte folgen Sie einfach dem Workflow. Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

5 Firmendaten Bitte überprüfen Sie Ihre Daten. Alle Änderungen die Sie vornehmen, werden erst nach einer Prüfung durch uns übernommen. Informationen Ihre Unternehmensinformationen sind uns wichtig und wir freuen uns über weitere Angaben von Ihnen. Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

6 Compliance & Nachhaltigkeit Bitte beachten Sie, dass Sie keine Fragebögen befüllen noch an Ausschreibungen teilnehmen können, sofern Sie unsere Fragen zum Thema Compliance nicht beantwortet haben. Dokumente Über den Reiter Dokumente sehen Sie die uns über Ihr Unternehmen vorliegenden Dokumente. Es können weitere Zertifikate/Dokumente hochladen werden, die über einen Fragebogen oder in einer Aufgabe abgefragt werden. Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

7 Ablaufdatum des Zertifikats. Unendlich gültige Zertifikate bekommen das Datum Durchführungsdatum für geplante, aber noch nicht vorhandene Zertifizierungen. Um ein neues Dokument oder Zertifikat hochzuladen, wählen Sie den Button Neues Dokument und anschließend den Dokumententyp. Handelt es sich um ein Dokument, geben Sie bitte den entsprechenden Subtyp an und laden dann die Datei hoch. Datum wann und von wem das Zertifikat hochgeladen wurde. Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

8 Bei einem Zertifikat geben Sie bitte den Zertifikatstyp an, laden die Datei hoch und füllen alle gelben Pflichtfelder aus. Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

9 1.1.3 Startseite Nach dem Login gelangen Sie auf die Startseite des Systems. Im Bereich Persönliche Einstellungen können Sie Ihre Firmendaten (hier Testfirma ) anpassen. Im Widget Aktuelle Anfragen finden Sie Ihre laufenden Ausschreibungen (Events). Unter Dokumente finden Sie weitere Schulungsunterlagen. Im Bereich Ihre Termine werden die Start- und Endtermine Ihrer Anfragen angezeigt. 1.2 Anfragen Anfrage einsehen Ausschreibungen/Anfragen werden in E-Sourcing als Event bezeichnet. Auf der Startseite unter dem Reiter Events kann direkt eine Ausschreibung aus der Liste ausgewählt werden oder gezielt nach einer Ausschreibungsnummer oder dem Ausschreibungsnamen gesucht werden. Mit dem Klick auf den gewünschten Event, öffnet sich dieser. Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

10 Haben Sie ein Event ausgewählt, gelangen Sie auf dessen Hauptseite. Auf der rechten Seite finden Sie eine Schritt für Schritt Anleitung, wie Sie Ihr Angebot zu dieser Anfrage abgeben können. Sie können alle zur Anfrage zugehörigen Dokumente in Summe als ZIP-File herunterladen (Button Unterlagen Download ). Sie können diese aber auch unter dem Reiter Anfragedokumente auf der linken Seite einzeln ansehen und herunterladen. Sollten Sie Fragen zum Event haben, finden Sie am Ende der Seite den verantwortlichen Einkäufer, den Sie jederzeit gerne kontaktieren können. Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

11 1.2.2 Teilnahme an Anfrage zu- oder absagen Sie können Ihre Teilnahme zu- oder absagen, indem Sie in der Schritt für Schritt Anleitung auf der rechten Seite die Links verwenden. Eine zweite Möglichkeit wäre direkt über die Buttons im mittleren Bereich der Seite. Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

12 Bei einer Absage sollten Sie eine Begründung im System hinterlegen. Sie können hierbei aus einer Vorschlagsliste auswählen sowie eine individuelle Beschreibung ergänzen. Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

13 1.2.3 Angebot abgeben Um ein Angebot abzugeben, wählen Sie zunächst, wie bereits in Kapitel beschrieben, das entsprechende Event aus (Liste oder Suchfunktion). Danach folgen Sie entweder Schritt für Schritt der Anleitung im rechten Bereich oder klicken direkt auf den Button Neues Angebot anlegen. Es öffnet sich ein Pop-Up Fenster. Die gelben Felder können Sie ggf. ändern, z.b. mit Ihrer internen Angebotsnummer, Anpassung der Angebotswährung, etc. und mit OK bestätigen. Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

14 Im Folgenden sehen Sie das vom Einkäufer definierte Angebotstemplate, in welches Sie Ihr Angebot eintragen können. Der Dokumentenupload wird im nächsten Schritt erklärt. Sollten Sie keine Dokumente hochladen wollen, können Sie nun das Angebot verbindlich abgeben oder für eine weitere Bearbeitung zwischenspeichern Hinweis: Das zwischengespeicherte Angebot ist noch nicht verbindlich/gültig. Für einen Dokumentenupload gehen Sie auf den Reiter Lieferantendokumente auf der linken Seite des Bildschirms und klicken auf Neu. Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

15 Es öffnet sich ein Pop-Up Fenster, über welches Sie die eine Datei auf Ihrem Computer suchen und hochladen können (Button Durchsuchen ). Der Dateiname wird automatisch in das Feld Name übernommen, kann aber ggf. angepasst werden. Wenn Sie das Angebotstemplate ausgefüllt und Ihre Dokumente hochgeladen haben, klicken Sie bitte abschließend auf den Button Angebot verbindlich abgeben. Wir freuen uns auf Ihre Angebote! 1.3 Kontaktdaten Projektmanager (Systembetreuer): Pascal Schmidt (stellv.) Robert Wopalensky Implementation Manager EMEA Dieter Schiele NA Timothy Cahill SA Bruno Dolce APAC Simon Cao Benutzerdokumentation E-Sourcing - Version

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