Dokumentation Projektmanagement:

Transkript

1 Dokumentation Projektmanagement: Am ersten Tag haben wir am Morgen zuerst eine PDF Präsentation angeschaut, um was genau es eigentlich geht. Ziele des Projektmanagement Workshops: -Kennen lernen... -der wichtigsten Merkmale von Projekten -der verschiedenen Projektphasen -des Projektstrukturplans (PSP) -des Projektablaufplans (PAP) -diverse Softwaretools für das PM Dann haben wir einen Video geschaut, über Kreuzfahrtschiffe. Die Planung die hinter einem Kreuzfahrtschiff steckt, ist unglaublich. Die ganzen Zimmer die geputzt werden müssen, Koffern die aufs Zimmer gebracht werden, 3 Malzeiten pro Person muss bereit sein, dann die Stromzufuhr und so weiter. Es gibt so viel zu planen, erst da wird einem bewusst, wie wichtig eine gute Planung ist. Zum Projektmanagement gehören drei Grundtätigkeiten:

2 Kleines Beispiel Ein Softwaretest dauert 24h Computer steht 6h pro Tag zur Verfügung Wie viele Tage werden benötigt? 4 Tage! Neues Ziel: Dauer der Tests halbieren Nützt es eine weitere Personen zuzuziehen?..nein Wie kann das Problem gelöst werden? Länger einschalten Lösung: Computer 12h pro Tag nutzen Dann bekamen wir unser erstes Projekt: Umzug des Lehrlingscenters nach Brig in ein Gebäude nahe beim Bahnhof Termin 14. Mai 2014 Planung und Organisation erstellen: >>Mindmap Hilfsmittel: 15 Lernende, Papier und Bleistift, Flipchart, Protokollführer / Beobachter Wir erstellten also verschiedene Bereiche, wie Camion Be- und Entladung, Verpackung, Zeitplanung, Umzugsfirma kontaktierung, Fahrteneinplanung usw. Dann machte jede Gruppe das ihm zugeteilte Ziel. Anschliessend erstellten wir Pläne über das Inventar und haben alles ausgemessen, um ungefähr sagen zu können, wie viel in den Laster passt und wie viele Male man fahren muss.

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4 E-Learning: Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation. Die Kriterien eines Projekts sind das Projektziel, Projektauftrag, Zeitrahmen, Kostenrahmen, Projektorganisation, Einzigartigkeit und das Projekt Team. Projektmanagement ist zu wissen, wo ich hin will zu planen, wie ich dort hingelange, zu überprüfen, ob ich noch auf dem richtigen Weg bin, und sicher ans Ziel zu gelangen. Oder auch anders ausgedrückt, die Ziele formulieren, das Projekt planen, das Projekt steuern, das Projekt abschliessen. Es gibt folgende Projektphasen: Vorbereitungsphase, Planungsphase, Durchführungsphase und die Abschlussphase. Arbeitspakete an die Projektmitglieder aufteilen: z. B. Beschaffung der Adressen der ehemaligen Mitschüler/Innen, Hauptverantwortliche/n bestimmen für die Organisation, genaue Kosten- und Zeitplanung. Die oberste Devise im Projektmanagement ist Wenn ich nicht weiß, wohin ich will, führt jeder Weg ins Leere. Die Smart-Ziele: S Spezifisch M Messbar A Akzeptiert R Realistisch T Terminisiert Die Projektleitung ist Ansprechpartner und Vertrauensperson für alle Gruppenmitglieder. Projektleitung bedeutet nicht, alles alleine zu machen, sondern die Teammitglieder nach ihren Fähigkeiten mit Arbeitspaketen zu beauftragen. Anschliessend wird nun ein Projektstrukturplan erstellt.

5 Hat man die Teilaufgaben verteilt, so folgt nun ein Zeitplan: Anschliessend folgt eine Kostenplanung, in der man die Kosten für Telefon und Internet, also Recherche, Papier, Umschläge, Porto, Grafikprogram, Reisekosten, Materialkosten für Deko usw. auflistet.

6 Um am besten sehen zu können, wie es momentan bei dem Projekt steht, erstellt man eine soll und ist Liste. Also wie weit man sein sollte, oder wie viel es kosten sollte, und was nun in Wirklichkeit ist. Somit kann man sehr gut sehen, wie das Projekt läuft. Den Ablauf des gesamten Projekts kann man durch einen Beobachter dokumentieren lassen, dieser hält wichtiges fest und macht dazu Fotos. Diese kann man später super für eine Präsentation gebrauchen. Dann kann man zum Schluss auch noch eine Rezession schreiben, was man vielleicht beim nächsten Mal anders machen würde und was schon so wie es war gut geklappt hat. Ein wichtiges Kriterium bei solchen Projekten ist, dass man im Team arbeitet! Aber nicht so wie Team = Toll ein anderer machts, sondern alle helfen mit, jeder nimmt einen kleinen Teil Bereich und anschliessend wird alles zusammengesetzt. Auch sollte man immer wieder mit dem Zeitplan kontrollieren, den Soll und den IST Zustand.

7 PSP= Projekt Struktur Plan Als erstes haben wir einen PSP gemacht. Dazu haben wir die wichtigen Hauptpunkte aufgeschrieben. Anschliessend ist es wichtig, immer bei den Tätigkeiten ein Verb zu schreiben, dass die Sache die getan werden muss genauer beschreibt. Dies ist vor allem wichtig, um dies später ins Project einzusetzen. Dies wurde im MindManager erstellt. PAP=Programm Ablauf Plan Anschliessend haben wir einen PAP gemacht. Dieser wurde im Excel erstellt. Das Bild ist soweit selbsterklärend wie so ein PAP erstellt wird.

8 Microsoft Office Project : Wir trugen also Beispieldaten ein. Dann muss man eine Dauer eingeben und anschliessend kann man einen Vorgänger bestimmen. Z.B ohne dass die Drähte eingezogen wurden, kann man keine Schalter montieren. Also ist der Vorgänger der Schalter die Tätigkeit Drähte einziehen. Oben beim Übertitel, hier Elektroarbeiten, kann man anklicken und dann oben auf der Leiste mit den grünen Pfeilen überoder unterordnen. Unter den Ansichten kann man viele verschiedene Ansichten wählen, z.b ein Netzplandiagramm. Diese sind sehr praktisch und auch sehr übersichtlich. Bei Ressourcennamen kann man Doppelklicken und dann Recourcen eingeben, z.b. ein Elektriker und ein Monteur arbeiten zu gleichen Zeit zu Kosten von 100Fr./h. Ein PAP ist mit Project viel einfacher zu machen. Man kann automatisch Datum eingeben und eine Dauer und das Enddatum und alles wird automatisch eingetragen. Beispielprojekt: Holz-/ Waldhütte 2 Stöckig inkl. Balkon. 4 Personen mit mindestens 30 Arbeitsvorgängen. Als Datei gespeichert.

9 IPA (Individuelle Produktivarbeit): Eine IPA ist eine Arbeit, die am Schluss der Lehre durchgeführt wird. Dauer der Arbeit ist zwischen Stunden. Man sollte immer Meilensteine setzten, und auch während der Arbeit immer überprüfen, ob man noch auf dem richtigen Weg ist, da man manchmal etwas abschweift. Ebenfalls sollte man ein Thema wählen, in dem man auch stark ist, und sich gut auskennt. Wichtig ist auch noch, dass man nicht jeden Tag nur 2h daran arbeitet, sondern 100% voll und ganz nur der IPA widmet. Man sollte den ganzen Tag daran arbeiten, oder gar nicht. Das Arbeitsjournal sollte als gutes Beispiel eine ganze Seite pro Tag umfassen. Also links oben Tag 1 rechts eine Beschreibung, dann was alles gemacht wurde, dann einen langen Text als Beschreibung, und was schwierig war, und wie es gelöst wurde. Dann von den einzelnen Tageszielen ein Kästchen zum Anklicken machen, ob es auch erledigt wurde. Äusserst wichtig ist auch noch, dass man keine Texte usw. kopiert, und wenn man sie kopiert dann sollte man eine Quellenangabe machen. Netzplandiagramm: Man kann automatisch von einem Projekt im Office auch auf die Ansicht des Netzplandiagramms gehen. Hier sieht man sehr übersichtlich, was nacheinander und was zur gleichen Zeit abläuft. Es ist eine sehr gute Variante um gute und übersichtliche Planungen zu erstellen.

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