Newsletter anlegen (optional)

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1 Wählen Sie im Funktionsmenü Newsletter aus. Sie sehen dann den Bereich für die Verwaltung der Newsletter. Wählen Sie hier Neuen Newsletter anlegen aus. Sie sehen nun die Eingabemaske für einen neuen Newsletter. Seite 1 von 18

2 Newsletter Name: Subject: From Address: Base url: Edition Date: Edition Title: Template: Unsubscribe Page: Vergeben Sie hier einen Namen für den Newsletter. Dieser Name wird aktuell nur für interne Zwecke verwendet und hilft Ihnen bei der Sortierung und Archivierung Ihrer Newsletter. Geben Sie hier den Betreff des Newsletters ein. Dieses Feld wird als Name (Betreff) Ihres Newsletters ausgegeben. Der Empfänger sieht den Betreff in seinem Posteingang. Die Adresse ist vorgegeben. Sie haben aber die Möglichkeit eine andere Absender- -Adresse einzugeben. Ändern Sie bitte dafür nur die -Adresse in den Klammern. Die Adresse ist vorgegeben und kann nicht verändert werden. Klicken Sie in das Feld und ein Kalender öffnet sich. Sie sollten hier ein Datum für den Newsletter vorgeben, da das System sonst automatisch ein nicht aktuelles Datum vorgibt. Wird aktuell für die Ausgabe nicht verwendet. Hier erscheint standardmäßig der Baukasten EKVW NL blau. Sollten Sie den Homepage-Baukasten in blau nutzen, brauchen Sie keine Änderung vornehmen. Um den Newsletter Ihrer Baukastenfarbe anzupassen, klicken Sie auf den Pfeil und es öffnet sich eine Liste mit allen Baukastenfarben. Wählen Sie nun die Farbe Ihres Homepage-Baukastens durch einen einfachen Mausklick die entsprechende Farbe aus. Hier keine Änderungen vornehmen. Nach Beendigung Ihrer Eingaben speichern Sie diese über das -Symbol ab. Seite 2 von 18

3 Artikel anlegen Nachdem Sie den Newsletter angelegt haben, gelangen Sie in die Bearbeitungsansicht des neuen Newsletters. Im ersten Schritt ist der Newsletter noch leer. Über die horizontale Navigation können Sie die folgenden Punkte ansteuern. Artikel: Preview: Über diesen Punkt werden die Inhalte gepflegt, sortiert und eingegeben. Über diesen Punkt steht Ihnen immer eine HTML-Vorschau des Newsletters zur Verfügung. Auch die automatisch generierte Textversion des Newsletters können Sie hier sehen. Einstellungen: Über die Einstellungen können Sie nachträglich noch die Betreffzeile ( Subject ) des Newsletters verändern. Es steht Ihnen die gleiche Eingabemaske wie beim Anlegen des Newsletters zur Verfügung. Empfänger: Statistik: Hier können Sie die Empfänger sehen, die den Newsletter abonniert haben. ACHTUNG: Geben Sie hier manuell keine Empfänger ein! Das Abonnieren und Abbestellen von Newslettern ist ausschließlich den Empfängern vorbehalten. Wenn die Statistik aktiviert wurde, kann nach dem Versand des Newsletters eingesehen werden, wie viele Personen welche Artikel angeklickt haben. Um einen Artikel anzulegen, wählen Sie das Register Artikel. Über die vertikale Navigation können Sie verschiedene Elemente, wie Header, Einleitung/Index, Artikel mit Titel etc., für einen Artikel wählen. Seite 3 von 18

4 Mit dem Element Header können Sie für Ihren Newsletter einen Seitenkopf erstellen. Klicken Sie rechts in der Navigation auf Header und dann links auf das öffnet sich die Bearbeitungsmaske: -Symbol. Es Als Artikel Typ wird Ihnen Header angezeigt. Nehmen Sie hier keine Änderungen vor. Dann haben Sie die Möglichkeit 2 Bilder einzufügen. Das erste Bild wird im Newsletter links und das zweite Bild rechts angezeigt. Die Bildgröße für das linke Bild beträgt 256 Pixel Breite und für das rechte Bild 337 Pixel Breite. Die Höhe ist variabel, sollte aber bei beiden Bildern gleich hoch sein, damit Sie eine korrekte Ansicht im Frontend erhalten. Die Bilder, die Sie hier einbinden, sollten Sie mit einem Bildbearbeitungsprogramm bearbeiten und in der passenden Größe hochladen. Wenn Sie die Bilder in die Dateiliste hochgeladen haben, wählen Sie Choose. Die Dateiliste öffnet sich, Seite 4 von 18

5 nun wählen Sie das benötigte Bild aus. Mit Bild zwei verfahren Sie genauso. Beenden Sie Ihre Eingabe mit speichern und schließen. Wählen Sie das Register Preview und Sie können sich den Seitenkopf für Ihren Newsletter ansehen. Nachdem Sie den Seitenkopf erstellt haben, starten Sie mit dem Newsletter. Der Newsletter sollte immer mit dem Element Einleitung/Index beginnen, da über den Index ein automatisch erzeugtes Inhaltsverzeichnis im Newsletter eingefügt wird. Über das Inhaltsverzeichnis hat der Empfänger die Möglichkeit schnell interessante Artikel anzuwählen. Klicken Sie auf den Link Einleitung/Index in der rechten Navigation. Einleitung/Index sehen Sie als neues Element im Newsletter. Sie sehen auf der linken Seite immer, um was für einen Artikel es sich handelt (hier: Einleitung/Index). Im rechten Feld erscheint der eingegebene Artikel. Da hier noch kein Artikel eingegeben wurde, erscheint Neuer Artikel. Um einen Artikel anzulegen, klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol Einleitung/Index. Die Bearbeitungsansicht des Artikels öffnet sich: unter Seite 5 von 18

6 Artikel Typ: Titel: Artikel: Hier wird der gewählte Typ angezeigt. Sie haben die Möglichkeit den Typ nachträglich zu verändern. Klicken Sie auf den Pfeil und Sie erhalten die Auswahl aus der vertikalen Navigation. Wählen Sie hier mit einem einfachen Mausklick einen anderen Typ aus. Beachten Sie hier, dass Sie nicht den ersten Artikel ( Einleitung/Index ) ändern, da Ihnen sonst nicht automatisch ein Inhaltsverzeichnis erstellt wird. Geben Sie hier den Titel Ihres Artikels ein. Dieser Titel wird einerseits als Überschrift über dem Text im Newsletter ausgegeben, als auch als Name für den Artikel im automatisch generierten Inhaltsverzeichnis verwendet. Geben Sie hier Ihren Artikel in den Editor ein und bearbeiten Sie ihn. Bei dem Editor handelt es sich um denselben Rich-Text-Editor wie bei der Seitenbearbeitung in TYPO3. ACHTUNG: Bitte geben Sie hier keine Texte per Copy & Paste aus Word direkt in den Editor ein. Die Formatierungen werden übernommen und führen zu fehlerhaften Darstellungen des Newsletters. So werden z. B. Schriften zu groß oder klein dargestellt. Nutzen Sie hier den Windows-Editor. Lesen Sie dazu das Kapitel Rich-Text-Editor. Seite 6 von 18

7 Sie können einen personalisierten Newsletter mit einer individuellen Ansprache versenden. Fügen Sie hierfür Platzhalter für die Ansprache ein. Die Platzhalter sehen Sie auch in der Eingabehilfe. Wichtig ist, dass die Platzhalter genau, wie nachstehend beschrieben, eingefügt werden, d. h. mit dem %-Zeichen und den Großbuchstaben. Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung: %ANREDE% %VORNAME% %NACHNAME% Hiermit können Sie die hinterlegt Anrede ausgeben Über diesen Platzhalter wird der Vorname des Empfängers ausgegeben Über diesen Platzhalter wird der Nachname des Empfängers ausgegeben Diese Platzhalter können Sie z. B. zu Anrede, Vor- und Nachname (eingegeben %ANREDE% %VORNAME% %NACHNAME%) kombinieren und erhalten dann eine persönliche Ansprache des Empfängers. Geben Sie dann Ihren weiteren Text ganz normal ein. Sie können Ihre Eingaben zwischenspeichern. Klicken Sie hierfür auf speichern und das Bearbeitungsfenster bleibt geöffnet. Wenn Sie alle Eingaben gemacht haben, beenden Sie Ihre Eingabe mit speichern und schließen, das Eingabefenster wird geschlossen. Artikel mit Titel Über Artikel mit Titel können Sie einen Artikel eingeben, der nur aus Text besteht. Wählen Sie in der vertikalen Navigation Artikel mit Titel. In der Übersicht wird ein neues Element eingefügt. Seite 7 von 18

8 Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol Es öffnet sich das Bearbeitungsformular:, um den Artikel zu bearbeiten. Geben Sie unter Titel eine Überschrift für Ihren Artikel ein. Dieser Titel wird als Überschrift über dem Text im Newsletter angezeigt, als auch als Name für den Artikel im automatisch generierten Inhaltsverzeichnis verwendet. Sie können die Überschrift verlinken, z. B. mit einer Seite, die in dem Artikel angesprochen wird. Geben Sie im Feld Link die URL mit dem kompletten Pfad ( ein. Im Bereich Artikel geben Sie den Text für Ihren Artikel ein. Wenn Sie einen Text verlinken möchten, dann markieren Sie diesen und klicken auf das -Symbol. Im Gegensatz zum Link setzen im RTE steht Ihnen hier nur eine Option zur Verfügung. Geben Sie hier im Feld Link URL den Link auf die Seite ein, egal ob es ein Link auf Ihrer Seite oder ein externer Link ist. Der Link muss immer mit eingegeben werden. In dem Feld Target können Sie im Dropdown Open link in a new window auswählen. Dies ist aber nicht zwingend nötig, da in allen Mailprogrammen und Webmailern der Link immer in einem externen, neuen Browserfenster oder Tab geöffnet wird. Seite 8 von 18

9 Optional können Sie im Feld Title einen Titel für den Link angeben, der angezeigt wird, wenn der Mauszeiger über dem Link ist. Speichern Sie den Link mit einem Klick auf den Button Insert ab. Die Eingabe Ihres Artikels beenden Sie mit speichern und schließen. Artikel Bild links Wählen Sie in der vertikalen Navigation Artikel Bild links aus. Sie fügen mit dieser Funktion einen Artikel mit einem links angeordneten Bild ein. In der Übersicht wird das neue Element angezeigt. Wählen Sie das Bearbeiten-Symbol und das folgende Bearbeitungsfenster öffnet sich: aus Artikel Typ: Bild: Titel: Link: Artikel: Der Typ kann hier nachträglich noch verändert werden. Fügen Sie ein Bild ein, indem Sie auf das Choose-Image mit dem Auge klicken. Wie Sie ein Bild einfügen wird nachstehend näher beschrieben. Die Breite des Bildes muss 100 Pixel betragen. Vergeben Sie hier die Überschrift für den Artikel. Geben Sie die Adresse der Seite ein, mit der die Überschrift verlinkt werden soll. Geben Sie Ihren Text ein. Seite 9 von 18

10 Bild einfügen Klicken Sie auf das - Symbol um Ihre Bildauswahl durchzuführen. Es öffnet sich das folgende Fenster mit der Dateiliste, die Sie schon von der normalen Seitenbearbeitung kennen: Wählen Sie in der Dateiliste den gewünschten Ordner aus und dann auf der rechten Seite das gewünschte Bild. Klicken Sie dazu auf den Dateinamen des Bildes. Das Bild wird dann übernommen und erscheint in einer Vorschau in dem Bereich Bild. Bitte achten Sie darauf, dass das Bild mit einer Breite von 100 Pixeln in die Dateiliste hochgeladen wird. Speichern Sie Ihre Angaben und Änderungen ab, Sie gelangen dann wieder zur Übersicht der Artikel. Nach oben Element Wenn der Newsletter aus vielen Artikeln besteht, ist es sinnvoll nach einem Artikel einen nach oben Link einzufügen. Dieser bringt den Leser des Newsletters wieder zum Inhaltsverzeichnis, ohne dass er nach oben scrollen muss. Klicken Sie zum Einfügen eines solchen Links in der vertikalen Navigation auf den Link Nach oben Element. Es wird dann ein neuer Artikel eingefügt. Für diesen Artikel gibt es keine Bearbeitungsmöglichkeit, da dieser Artikel nur aus dem Link besteht und dieser damit schon eingefügt ist. Footer/Imprint Dieses Element können Sie für das Impressum nutzen. Die Angabe eines Impressums schützt Sie vor eventuellen Abmahnungen. Ein redaktioneller Newsletter ist ein Mediendienst. Entsprechend gelten 5 Telemediengesetz und 55 Abs. 2 Rundfunkstaatsvertrag. Ein kurzes Impressum, also die redaktionell verantwortliche Person, Institution, Adresse und E- Mail-Adresse ist ausreichend. Seite 10 von 18

11 Das Impressum könnte so aussehen: Evangelische Kirche von Westfalen Redaktion: Bernd Tiggemann Landeskirchenamt der EKvW Altstädter Kirchplatz Bielefeld Tel.: support(at)ekvw.de Artikel verschieben/löschen Artikel können Sie per Drag und Drop verschieben oder löschen. Klicken Sie dazu den Artikel mit der linken Maustaste an. Ziehen Sie den Artikel an die gewünschte Stelle und lassen Sie die Maustaste los. Der Artikel ist verschoben. Ein Abspeichern ist nicht notwendig, die neue Reihenfolge wird automatisch gespeichert. Um einen Artikel zu löschen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den entsprechenden Artikel, ziehen Sie ihn mit gehaltener Maustaste auf den Papierkorb (in der vertikalen Navigation unten) und lassen Sie die Maustaste los, wenn sich der Mauszeiger über dem Papierkorb befindet. Bestätigen Sie die folgende Frage und der Artikel wird aus Ihrem Newsletter gelöscht. Newsletter Vorschau Eine Artikelvorschau erhalten Sie immer, wenn Sie auf den horizontalen Reiter Preview gehen. Die Vorschau wird direkt im Browser angezeigt. Je nach Mailprogramm oder Webmailer kann eine andere Darstellung auftreten, da jedes Mailprogramm und jeder Webmailer (web.de, yahoo.de, googl , gmx.de usw.) mit dem Anzeigen eines Newsletters anders umgeht hier ist kein einheitlicher Standard vorhanden. Newsletter Testversand Bevor Sie den Newsletter wirklich versenden ist es sinnvoll, sich einen Test-Newsletter zuzusenden. Gehen Sie dazu in die Übersicht der Newsletter. Entweder über den Link im Kopfbereich der Seite Zurück zur Übersicht oder klicken Sie in der TYPO3-Navigation unter Newsletter auf den Punkt Newsletter. Seite 11 von 18

12 Es öffnet sich die folgende Ansicht: Klicken Sie bei dem Newsletter, für den Sie den Testversand vornehmen möchten, auf das -Symbol. Sie erhalten dann das Fenster zur Eingabe des Empfängers für den Testversand. Geben Sie im Feld Name den Namen des Empfängers ein, welcher aber für den Testversand nicht wirklich relevant ist und geben Sie dann die -Adresse des Empfängers im Feld ein. Klicken Sie dann auf den Button Senden um den Testversand des Newsletters zu starten. Der Newsletter wird dem Empfänger zugestellt. Newsletter Versand Wenn Sie Ihren Newsletter erstellt und durch einen Testversand überprüft haben, können Sie ihn nun versenden. Klicken Sie dazu in der Navigation von TYPO3 unter Web auf NL Queue und im Seitenbaum auf den Ordner Adressen. Im Inhaltsbereich wird angezeigt, wie viele Adressen sich in dem Ordner befinden. Seite 12 von 18

13 Wählen Sie dann Diese Empfänger einem Newsletter hinzufügen. Um sich den Inhalt des Ordners Adressen anzeigen zu lassen, gehen Sie im Menü auf Liste. Sie haben die Möglichkeit, Empfänger zu ändern oder zu löschen. Klicken Sie hierfür mit der linken Maustaste auf das Icon vor dem Empfänger und es öffnet sich das Kontextmenü. Wählen Sie nun bearbeiten und nehmen Sie Ihre Änderungen vor. Beenden Sie mit speichern und schließen den Vorgang. Bestätigen Sie mit Diesem Newsletter hinzufügen. Die Adressen werden mit dem Newsletter verknüpft. Wichtig: Dieser Schrift muss vor jedem Versand gemacht werden! Nur so ist der Verteiler immer aktuell. Wenn alle Adressen geladen sind, ist der grüne Balken rechts angekommen ( finished ). Gehen Sie im Funktionsmenü zurück auf Newsletter. Seite 13 von 18

14 Markieren Sie den Newsletter, es erscheint ein gepunkteter roter Rahmen. Ziehen Sie den Newsletter mit gedrückter Maustaste auf das Feld Generieren und lassen Sie ihn über dem Feld los. Der Newsletter wird jetzt für den Versand generiert (vorbereitet). Dieser Schritt kann ca. 15 Minuten dauern. Der Newsletter erscheint dann im Feld Fertig zum Versenden. Sollte dies nicht geschehen, melden Sie sich bitte bei uns. Die Ansicht, dass der Newsletter Fertig zum Versenden ist, wird nicht automatisch angezeigt. Sie müssen hin und wieder im Funktionsmenü auf Newsletter klicken, um die Ansicht zu aktualisieren. Wenn der Newsletter unter Fertig zum Versenden steht, markieren sie ihn (roter Rand erscheint), ziehen ihn mit gedrückter Maustaste auf Senden und lassen dort los. Der Newsletter wird nun an die zugewiesenen Adressen verschickt. Dieser Schritt kann unter Umständen längere Zeit dauern, das kommt auf die Anzahl der Adressen im Verteiler an. Ist der Versand abgeschlossen, steht der Newsletter unter Versendete Newsletter. Damit der Newsletter im Frontend im Archiv angezeigt wird, muss der versendete Newsletter per Hand in das Archiv verschoben werden. Klicken Sie auf den zu archivierenden Newsletter (ein roter Rand erscheint) und ziehen Sie diesen mit gedrückter Maustaste auf Archiv. Seite 14 von 18

15 Newsletter abonnieren (Frontend-Ansicht) Der Newsletter wird von den Nutzern über das Frontend bestellt. Die Nutzer des Newsletters geben Ihre Kontaktdaten in die Maske ein und klicken auf Abonnieren. Daraufhin erhalten die Nutzer im Frontend die Meldung, dass die Anmeldung eingegangen ist. Alle Texte sind Standardtexte und können von Ihnen im Backend verändert und individuell angepasst werden. Automatisch erhält jeder Nutzer eine , mit der Aufforderung, die Anmeldung zu bestätigen. Nach Bestätigung der Anmeldung, erscheint im Frontend die Nachricht Anmeldung erfolgreich. Seite 15 von 18

16 Newsletter abbestellen (Frontendansicht) Die Nutzer können den Newsletter im Frontend abbestellen. Sie müssen hierzu einfach Ihre E- Mail-Adresse, mit der sie den Newsletter bestellt haben, eingeben und auf Abmelden klicken. Es erscheint die nachstehende Meldung im Frontend: Die Nutzer erhalten eine , in der sie die Abmeldung nochmals bestätigen müssen. Sobald das geschehen ist, erhalten die Nutzer die Bestätigung für die Abmeldung. Seite 16 von 18

17 Den Newsletter zu abonnieren oder abzubestellen ist ein automatisches Verfahren. Sie haben die Möglichkeit die Texte für Anmeldung/Abmeldung zum Newsletter, Anmeldung erfolgreich und Abmeldung vom Newsletter individuell zu gestalten (Sie können aber auch die vorgegebenen Texte nutzen). Gehen Sie dafür so vor: Ihre Ansicht im Backend: Seitenbaum Hier ist die Seite Newsletter ausgewählt. Hier sehen Sie den Seiteninhalt der Seite Newsletter. Das Inhaltselement Text können Sie bearbeiten, klicken Sie dafür auf das Bearbeitensymbol. An dem Inhaltselement Plug-In einfügen dürfen keine Änderungen vorgenommen werden. Die Ansicht im Frontend: Die Seiten Newsletter abbestellen und Archiv sehen Sie im Frontend in der Navigation. An den Inhaltselementen bitte keine Änderungen vornehmen. Seite 17 von 18

18 Im Backend sind noch die nachstehend eingerahmten Seiten und Ordner zu sehen: Die markierten Seiten sind im Menü verborgen und werden deshalb in der Navigation nicht angezeigt. Die Texte dieser Inhaltselement können Sie verändern. Wählen Sie die entsprechende Seite (nicht das Kontextmenü öffnen, da Sie dann die Seite bearbeiten) aus und bearbeiten Sie den Seiteninhalt. Der Seiteninhalt befindet sich in der Spalte Normal. In dem Ordner Adressen sind alle Empfängeradressen gespeichert. Wenn Sie den Ordner auswählen, erhalten Sie eine Ansicht aller Empfänger des Newsletters. Seite 18 von 18

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