POLLEX-LC TaskCenter. ebinterface - Rechnungen. (Konfiguration)

Transkript

1 TaskCenter ebinterface - Rechnungen (Konfiguration)

2 Inhaltsverzeichnis Hinweise Allgemein ) USP-Administrator im FinanzOnline benennen ) USP-Administrator personifizieren ) WebService-Konto erstellen... 5 Pollex-TaskCenter Konfiguration... 7 Zugangsdaten für USP-Webservice-Konto festlegen... 7 Einstellungen für den Mandanten... 7 Einstellungen für die organisatorische Einheit ( OE )... 7 Einstellungen beim Kunden... 9 Zahlungsbedingungen prüfen... 9 Anwendung Auftrag Übermittlung der Rechnungen an den Bund im TaskCenter LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 2/11

3 Hinweise Rechnungen an den Bund müssen ab über das ebinterface übermittelt werden. Diese Schnittstelle ist im Pollex-LC TaskCenter ab Version allgemein verfügbar implementiert. Bitte beachten Sie, dass das ebinterface nur als Netto-Dokument-Schnittstelle konzipiert ist ( aus dem ebinterface-forum: 8 ). LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 3/11

4 Allgemein Da die Arbeit von und mit dem BMF naturgemäß nicht ganz einfach abläuft, hier ein kleiner Leitfaden zur Konfiguration. Für die Nutzung der ebinterface-schnittstelle ist ein USP-WebService- Benutzer erforderlich, der das Webservicerecht E-Rechnung an den Bund Webservice besitzt. Damit ein WebService-Benutzer erstellt werden kann, ist zuerst ein USP- Administrator im Finanz-Online-Portal zu benennen (Finanz-Online- Supervisor-Zugang ist dafür erforderlich) und zu personifizieren. 1) USP-Administrator im FinanzOnline benennen Der USP-Administrator ist eine Person, die die USP-Administration und Konfiguration vornimmt und muss ebenfalls im Finanz-Online registriert sein. Die Benennung des USP-Administrators erfolgt im Finanz-Online- Portal mit den Supervisor-Zugangsdaten. Ist die Benennung abgeschlossen, wird ein RSA-Brief vom BMF mit dem Freischaltcode für den USP-Administrator verschickt. Sobald dieser bei Ihnen eintrifft, kann mit der Personifizierung fortgesetzt werden. Bild-Anleitung siehe PDF USP_3_ER-Kongress_PRAES_V1.0_ pdf. 2) USP-Administrator personifizieren Wurde der USP-Administrator benannt, muss dieser personifiziert werden, also hier wird dieser eindeutig über dessen Finanz-Online- Benutzerdaten, dem USP-Administrator zugewiesen ( das ist erst möglich, wenn der RSA-Brief mit dem Kennwort vorliegt, der nach der Benennung des USP-Administrators verschickt wird ). Bild-Anleitung siehe PDF. USP_3_ER-Kongress_PRAES_V1.0_ pdf. LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 4/11

5 3) WebService-Konto erstellen Mit den Zugangsdaten vom USP-Administrator kann jetzt ein WebService- Benutzer erstellt werden. Der Name wird fix vorgegeben, es muss noch eine -Adresse angegeben werden, für den Fall, dass Rechnungen technisch übernommen werden, aber bei den weitergehenden Prüfungen noch Probleme/Fragen auftreten sollten: Nach dem Anlegen werden die Zugangsdaten in einem PDF-Dokument bereitgestellt: Diese Zugangsdaten, bestehend aus Username und Password, müssen im TaskCenter in den Grundlagen für das ebinterface hinterlegt werden, siehe Pollex-TaskCenter Konfiguration. WICHTIG: Jetzt muss noch das Webservicerecht E-Rechnung an den Bund Webservice eingestellt werden. Gehen Sie dazu auf Webservicerechte verwalten, wählen Sie das erstellte Konto aus und kreuzen Sie den Haken Einbringer unter dem Punkt E-Rechnung an den Bund Webservice an und klicken Sie auf den Button Zuordnen : LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 5/11

6 Jetzt ist vom USP her alles nötige vorbereitet und Sie können die Einstellungen im TaskCenter vornehmen. LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 6/11

7 Pollex-TaskCenter Konfiguration Pollex-TaskCenter Konfiguration Zugangsdaten für USP-Webservice-Konto festlegen Die Zugangsdaten für das USP-Webservice-Konto kann im Grundlagen Manager eingetragen werden. Gehen Sie dazu in Grundlagen / Programmsteuerung Grundlagen Manager (wird dieser nicht angezeigt, muss dieser im Geschäftsprozesse-Manager für den Geschäftsprozess aktiviert werden). Einstellungen für den Mandanten Beim Mandanten ( Grundlagen / Mandanten / Mandantendaten ) müssen UID-Land und UID-Code hinterlegt sein. Die UID-Daten werden für den Rechnungssteller ( Biller ) benötigt. Bitte beachten Sie, dass UID-Land + UID-Code insgesamt 11 Stellen ergeben. Optional: Besteht Ihr Unternehmen aus mehreren Filialen mit unterschiedlichen Mandanten, können Sie die Zugangsdaten für das USP- WebService-Konto auch pro Mandant hinterlegen (diese werden primär verwendet, sind keine beim Mandanten hinterlegt, werden die Grundlagen-Zugangsdaten genommen). Einstellungen für die organisatorische Einheit ( OE ) Aus der organisatorischen Einheit ( Grundlagen / Mandanten / Organisatorische Einheiten ) werden die Adressdaten ausgelesen ( Name1, Straße, PLZ, Ort, Land, und Telefonnummer ). WICHTIG: Auch die -Adresse wird verlangt! LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 7/11

8 Pollex-TaskCenter Konfiguration Werden auch die Bank-Verbindungsdaten benötigt oder sollen diese mitgegeben werden, muss bei der OE eine Kundennummer für das eigene Unternehmen hinterlegt werden, aus der die Bank-Verbindungsdaten ausgelesen werden ( IBAN, BIC/SWIFT sowie Name der Bank ). LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 8/11

9 Pollex-TaskCenter Konfiguration Einstellungen beim Kunden Folgende Einstellungen sind ZWINGEND bei jedem Kunden zu hinterlegen, der über das ebinterface abgerechnet werden soll. 1) Jeder Kunde, der über das ebinterface Rechnungen erhält, muss dafür konfiguriert werden. Gehen Sie dazu in den Kundenstamm des Kunden und öffnen Sie über Sonderfunktionen die Edifact Einstellungen. Hier ist die Option ebinterface in der Kategorie "Schnittstelle für elektronischen Rechnungsversand zu aktivieren: 2) In der Lieferanten-Nr. des Kunden muss die sogenannte Kreditorennummer eingetragen werden. Auszug aus dem Leitfaden Wirtschaft Lieferantennummer Vergabe durch den Auftraggeber (Bund): Die Lieferanten- oder auch Kreditorennummer ist im HV-System eine eindeutige Bezeichnung eines Stammdatenkontos für einen Vertragspartner einer Bundesdienststelle. Die Nummer besteht in der Regel aus acht Ziffern (z. B ). Zahlungsbedingungen prüfen Es ist wichtig, dass die Zahlungsbedingungen für die Skonto-Berechnung korrekt hinterlegt sind. Das ebinterface erlaubt hier keine Abweichungen. Wenn eine Kondition angegeben ist, bitte kontrollieren Sie, ob auch in der Spalte T3 die Nettotage eingetragen sind. Wenn in T3 der gleiche Wert wie in T1 od. T2 vorhanden ist, wird die Rechnung ebenfalls nicht akzeptiert. Sind hier keine Werte für Skonto angegeben, ist das in Ordnung. LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 9/11

10 Anwendung Anwendung Auftrag Lt. Vorgabe, ist für jede Rechnung, die über das ebinterface übermittelt wird, eine OrderReference notwendig. Diese besteht zumindest (!!! ) aus der Einkäufergruppe des Kunden und kann aber auch eine Bestellnummer oder eine Kombination daraus sein. Diese OrderReference muss im Auftrag in der Bestellnummer angegeben werden. Beim Übertragen der Rechnung wird dabei immer auf den Auftrag zurückgegriffen. Auszug aus dem Leitfaden Wirtschaft: Auftragsreferenz Vergabe durch den Auftraggeber (Bund) Mit der Auftragsreferenz wird die Zuordnung und Verarbeitung der einlangenden e-rechnung im HV-System gesteuert. Der Inhalt der Auftragsreferenz ist abhängig von der Art der Bestellung (z. B. über den e-shop der BBG, schriftlich [ELAK], telefonisch). Die Auftragsreferenz ist von der beauftragenden Bundesdienststelle bei der Beauftragung dem Auftragnehmer bekanntzugeben und kann sich wie folgt zusammensetzen: Zehnstelliger numerischer Wert, z. B (Bestellnummer aus dem HV-System, diese beginnt immer mit 47). - Die Bestellung muss in diesem Fall zumindest eine Bestellposition enthalten - Eine Rechnungsposition muss immer Bezug auf eine Bestellposition haben Dreistelliger alphanumerischer Wert, z. B. F53 (Einkäufergruppe - EKG). - Die EKG ist die kleinste organisatorische Einheit im HV-System - Bei den Rechnungspositionen müssen keine Bestellpositionsnummern angegeben werden. Dreistelliger alphanumerischer Wert mit zusätzlicher Referenz z. B. F53:111599/0099-V/3/2099 (EKG:interne Referenz). - Die Einkäufergruppe und die interne Referenz sind zwingend durch einen Doppelpunkt zu trennen; Leerzeichen haben zu unterbleiben. - Die interne Referenz dient dem Sachbearbeiter des Auftraggebers für die manuelle Zuordnung der e-rechnung zur Beauftragung. - Bei den Rechnungspositionen müssen keine Bestellpositionsnummern angegeben werden. LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 10/11

11 Anwendung Übermittlung der Rechnungen an den Bund im TaskCenter Die Rechnungen der Kunden, die als Schnittstelle für den elektronischen Rechnungsversand ebinterface ausgewählt haben und noch nicht exportiert wurden, werden im Fenster Export signierte Rechnungen angezeigt. Hier können Sie die Übermittlung an den Bund durchführen ( entweder alle, oder nur die ausgewählten Rechnungen ). Das Fenster finden Sie in Zusatzprogramme / Edifact / Export signierte Rechnungen. Wenn das Symbol nicht sichtbar ist, kann es über den Geschäftsprozesse-Manager eingeblendet werden ( Fenstername Edifact.ExportSignedInvoices ). LC-TC ebinterface Konfiguration.docx (V001) Seite: 11/11