ELStAM elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale

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1 ELStAM elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweise 3.1. ELStAM monatlich melden 3.2. ELStAM monatlich abrufen 3.3. ELStAM monatlich anwenden 3.4. Arbeitnehmer informieren 4. Details 4.1. ELSTER-Zertifikatswechsel 4.2. Arbeitgeber-Steuernummer ändert sich 4.3. Eintritt/Austritt rückwirkend ändern 4.4. ELStAM-relevante Arbeitnehmer ohne Identifikationsnummer 4.5. Arbeitnehmer mit unrichtigen ELStAM 4.6. Antrag auf Korrektur der ELStAM 4.7. Gewünschter Freibetrag 4.8. Zweite Personalnummer (doppelte Identifikationsnummer) 4.9. Mandatsübergabe an Fremdsoftware (ELStAM) Mandatsübergabe an anderes Agenda-System (ELStAM) s der Finanzverwaltung deaktivieren Häufige Begriffe Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale ELStAM-Verlauf Eintrittsdatum und Austrittsdatum gleichzeitig eingeben

2 4.16. Firmenneugründung Arbeitgeber-Steuernummer noch nicht erteilt 5. Wichtige Informationen 19 20

3 Seite 3 1. Ziel Das Info zeigt, welche Schritte im monatlichen Ablauf für ELStAM notwendig sind. Hinweis Arbeiten Sie möglichst zeitnah. Für ELStAM-Anmeldungen erhalten Sie maximal ELStAM-Daten für 12 die letzten sechs Wochen rückwirkend (Kulanzfrist ). Zu spät abgerufene oder angewandte ELStAM führen zu Nachberechnungen. 2. Voraussetzungen Technische Voraussetzungen Internetzugang Für das ELStAM-Verfahren muss zwingend an jedem Rechner ein funktionsfähiger Internetzugang vorhanden sein: Nr Interneteinstellungen für Agenda-Anwendungen Arbeitsplätze: Server: Jeder Arbeitsplatz muss über einen Internetzugang verfügen. Wird die Agenda-Software in einem Netzwerk genutzt, muss auch der Server über einen Internetzugang verfügen. Zum Test rufen Sie am Server eine beliebige Internetseite auf. ELSTER-Zertifikat Das ELStAM-Verfahren kann nur mit einem ELSTER-Zertifikat erfolgen: Nr Authentifiziertes Versenden von Steuerdaten Voraussetzungen in den Personaldaten Für ELStAM sind Arbeitnehmer zu melden, deren Wohnsitz in Deutschland angemeldet ist und steuerpflichtig abgerechnet werden (Steuerklassen I bis VI). In den Personaldaten sind folgende Eingaben erforderlich, damit Agenda LOHN diese Arbeitnehmer für ELStAM anmeldet: Register Adresse: Adresse in Deutschland Register Steuer: Steuerklasse und Identifikationsnummer Folgende Arbeitnehmer sind nicht für ELStAM anzumelden: Arbeitnehmer, die mit Pauschalversteuerung oder steuerfrei abgerechnet werden wie z. B. Minijob. Arbeitnehmer mit Wohnsitz im Ausland/ beschränkt steuerpflichtige (Adresse im Ausland). Voraussetzungen bei Mandatsübernahme aus Fremdsoftware Falls Sie ein Mandat aus einer Fremdsoftware übernommen haben, muss bei den Arbeitnehmern als Eintrittsdatum das ursprüngliche Eintrittsdatum in diese Firma erfasst werden. Für ELStAM gilt Folgendes: Wenn das Eintrittsdatum der Arbeitnehmer vor der ersten Periode in Agenda LOHN liegt, erstellt Agenda LOHN automatisch die erforderlichen ELStAM-Ummeldungen der Arbeitnehmer. ELStAM-Meldungen versenden:»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«.

4 Seite 4 Voraussetzungen bei Mandatsübernahme aus Agenda Falls Sie ein neues Mandat per Datensicherung von einem Vorberater übernommen haben, der auch Agenda LOHN verwendet hat, muss eine ELStAM-Ummeldung aller Arbeitnehmer vom ELSTER-Zertifikat des Vorberaters auf Ihr ELSTER-Zertifikat durchgeführt werden: 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Steuer«. 2. Option <Ummeldung bei ELSTER-Zertifikatswechsel> aktivieren. 3. Im Anschluss fordert Sie eine Meldung auf, die erstellten ELStAM-Ummeldungen zu versenden Vorgehensweise ELStAM monatlich melden Folgende Tatbestände müssen für das ELStAM-Verfahren gemeldet werden: Eintritt Austritt 4 4 Änderungen im Bereich der Versteuerungsart Wechsel Hauptarbeitgeber / Nebenarbeitgeber In Agenda LOHN werden die notwendigen ELStAM-Meldungen automatisch durch die Eingaben in den Personaldaten erstellt und mit dem Monatsabschluss an die Finanzverwaltung übermittelt. Empfehlung Bei einem Eintritt empfehlen wir nach der Eingabe der Personaldaten, den Meldevorgang manuell anzustoßen, damit die aktuell gültigen ELStAM bereits zur Monatsberechnung angewendet werden können:»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«. Hinweis 19 Eintrittsdatum und Austrittsdatum gleichzeitig eingeben: Seite. Hinweis Änderungen bzgl. Steuerklasse, Religion, Kinderfreibetrag, Frei- bzw. Hinzurechnungsbetrag und 17 Faktor: Seite. 5 5 Eintritt eines Arbeitnehmers (ELStAM-Anmeldung) 1. Arbeitnehmer mit Lohnsteuermerkmalen nach Angaben des Arbeitnehmers anlegen. Falls Sie vom Arbeitnehmer keine Angaben vorliegen haben, erfassen Sie fiktive Besteuerungsmerkmale. 2.»Transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«. In diesem Fall ist es sinnvoll, den ELStAM-Meldevorgang direkt nach der Neuanlage des Arbeitnehmers manuell anzustoßen, damit zur Monatsberechnung bereits die ELStAM abgerufen und zugrunde gelegt werden können. Austritt eines Arbeitnehmers (ELStAM-Abmeldung) 1. Austrittsdatum erfassen. 2.»Transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«oder automatischer Versand im Zuge des Monatsabschlusses.

5 Seite 5 Änderung in der Art der Versteuerung Folgende Änderungen werden gemeldet: Wechsel von Pauschalversteuerung + steuerfrei auf Steuerklasse ELStAM-Anmeldung. Wechsel von Steuerklasse auf Pauschalversteuerung + steuerfrei ELStAM-Abmeldung. 1. Änderung im Register Steuer vornehmen. 2.»Transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«oder automatischer Versand im Zuge des Monatsabschlusses. Wechsel von Haupt-/Nebenarbeitgeber 1. Änderung im Register»Steuer«vornehmen. 2.»Transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«oder automatischer Versand im Zuge des Monatsabschlusses. Hinweis Der Nebenarbeitgeber rechnet mit Lohnsteuerklasse VI ab. Der Arbeitnehmer entscheidet, welches Arbeitsverhältnis als Hauptarbeitgeber gemeldet wird und somit die günstigere Steuerklasse erhält. Hinweis ELStAM Meldungen können erst versendet werden, wenn das tatsächliche Kalenderdatum für den Grund der Meldung erreicht ist. ELStAM-Meldungen, die in der Zukunft liegen, sind ab dem entsprechenden Kalenderdatum zu versenden (z. B. Austrittsdatum in der Zukunft).

6 Seite ELStAM monatlich abrufen Nachdem die ELStAM-Meldungen versendet wurden, dauert es in der Regel nur wenige Stunden, bis der Abruf der ELStAM erfolgen kann. Die maximale Dauer beträgt 5 Tage. ELStAM werden von der Finanzverwaltung erzeugt und zum Abruf für den Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, um die Arbeitnehmer mit den korrekten Lohnsteuerabzugsmerkmalen besteuern zu können. ELStAM abrufen»transfer ELStAM ELStAM abrufen«bevor ein Monat berechnet wird, sollte aus folgenden Gründen vorab ein Abruf der ELStAM erfolgen: Es wurde zuvor ein Mitarbeiter neu angelegt. Eventuell haben sich Lohnsteuerabzugsmerkmale bei einem Arbeitnehmer geändert. Der Abruf kann jederzeit wiederholt werden. Empfehlung Führen Sie vor der endgültigen Monatsberechnung auf jeden Fall einen ELStAM-Abruf durch. Somit ist gewährleistet, dass Sie mit den aktuellsten Daten arbeiten! Folgende ELStAM werden zum Abruf bereitgestellt: ELStAM-Liste Anmeldebestätigung Abmeldebestätigung Ummeldebestätigung Monatsliste/Änderungsliste Durch Neueintritt oder Beginn einer steuerpflichtigen Beschäftigung Austritt oder Ende einer steuerpflichtigen Beschäftigung Nach Softwarewechsel/Zertifikatswechsel Änderung des Hauptarbeitgebers Änderung der persönlichen Verhältnisse wie z. B. Änderung der Lohnsteuerklasse durch Heirat: Seite 17. Antrag des Arbeitnehmers beim Finanzamt wie z. B. Antrag eines Freibetrags: Seite 17. Siehe ELStAM-Verlauf ELStAM monatlich anwenden Agenda LOHN fordert Sie unmittelbar nach dem ELStAM-Abruf zu deren Anwendung auf. Sie können die ELStAM aber auch zu einem späteren Zeitpunkt anwenden:»transfer ELStAM ELStAM anwenden«. Falls Sie die ELStAM nicht anwenden, werden sie beim Monatsabschluss automatisch in die Personaldaten übernommen. Bei abweichenden ELStAM erhalten Sie im Folgemonat eine Korrekturabrechnung des aktuellen Monats. Auch vermeintlich falsche ELStAM müssen angewendet werden. Zur Änderung erstellen Sie einen Antrag auf Korrektur: Seite 13.

7 Seite Arbeitnehmer informieren Wurden für einen Arbeitnehmer ELStAM abgerufen (bei Eintritt oder Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale), ist dieser Sachverhalt dem Arbeitnehmer schriftlich mitzuteilen:»auswertungen Allgemeine Auswertungen aktueller Monat ELStAM-Historie-Arbeitnehmer«. Hinweis Die ELStAM-Historie wird nur in Monaten erzeugt, in denen sich Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale ergeben Details ELSTER-Zertifikatswechsel Wird in den Kanzleidaten oder Mandanten-Adressdaten das ELSTER-Zertifikat zur Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigungen und zur Nutzung des ELStAM-Verfahrens gewechselt, ist eine ELStAM- Ummeldung aller Arbeitnehmer auf das neue Zertifikat notwendig. Bei Verwendung eines Mandanten-Zertifikats bei diesem Mandanten durchführen. Bei Verwendung eines Kanzlei-Zertifikats bei jedem Mandanten durchführen. Wann tritt ein ELSTER-Zertifikatswechsel ein? Ein ELSTER-Zertifikatswechsel tritt ein, wenn das ursprüngliche ELSTER-Zertifikat abgelaufen oder eine Mandatsübernahme von einem Agenda-Berater per Datensicherung erfolgt. Wann tritt kein ELSTER-Zertifikatswechsel ein? Ein ELSTER-Zertifikatswechsel tritt nicht ein, wenn Sie einen Mandanten aus einer Fremdsoftware übernehmen. Die Arbeitnehmer werden automatisch durch den Systemwechsel auf das neue ELSTER-Zertifikat umgemeldet. 3 ELSTER-Ummeldung vornehmen 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Steuer«. 2. Option <Ummeldung bei ELSTER-Zertifikatswechsel> aktivieren. 3. ELStAM-Ummeldungen sofort versenden: Schaltfläche <Meldungen versenden> klicken. Hinweis Nach der Ummeldung werden die gültigen ELStAM der Arbeitnehmer vom Finanzamt zum Abruf für das neue Zertifikat bereitgestellt (2 bis 5 Tage). Rufen Sie die ELStAM ab und wenden Sie diese an.

8 Seite Arbeitgeber-Steuernummer ändert sich A. Änderung der Steuernummer wegen: 8 Umzug zu anderem Finanzamt im gleichen Bundesland Interne Umstrukturierung B. Änderung der Steuernummer wegen: 9 Umzug zu anderem Finanzamt in einem anderen Bundesland Teilaktenabgabe C. Änderung der Steuernummer wegen: 10 Umfirmierung Sonderfall: Option <Wechsel der Arbeitgeber-Steuernummer> wurde im Nachhinein aktiviert 11 A. Umzug zu anderem Finanzamt im gleichen Bundesland interne Umstrukturierung 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Steuer«. 2. Arbeitgeber-Steuernummern im Feld»Steuernummer«ändern und Meldung bestätigen. 3. Kontrollkästchen <Wechsel der Arbeitgeber-Steuernummer> anhaken. 4. Mandanten-Programmdaten speichern und <Weiter>. 5. Es wird für den Arbeitnehmer mit der kleinsten Personalnummer eine Ummeldung erstellt. Das reicht in diesem Fall aus. Nach der ELStAM-Meldung werden die gültigen ELStAM der Arbeitnehmer vom Finanzamt für die neue Arbeitgeber-Steuernummer zum Abruf bereitgestellt. Rufen Sie die ELStAM ab und wenden Sie diese an.

9 Seite 9 B. Umzug zu anderem Finanzamt in einem anderen Bundesland Teilaktenabgabe 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Steuer«. 2. Arbeitgeber-Steuernummern im Feld»Steuernummer«ändern und Meldung bestätigen. 3. Bundesland ändern. Hinweis Das Bundesland muss auch bei Teilaktenabgabe kurzzeitig geändert werden. Die Änderung muss nach dem Meldevorgang wieder rückgängig gemacht werden. 4. Kontrollkästchen <Wechsel der Arbeitgeber-Steuernummer> anhaken. 5. Klick auf <Weiter>. 6. Alle Arbeitnehmer werden automatisch ab- und angemeldet. Nach der ELStAM-Meldung werden die gültigen ELStAM der Arbeitnehmer vom Finanzamt für die neue Arbeitgeber-Steuernummer zum Abruf bereitgestellt. Rufen Sie die ELStAM ab und wenden Sie diese an. Achtung Wenn das Bundesland nur fiktiv geändert wurde (Teilaktenabgabe), muss das Bundesland wieder richtig hinterlegt werden.

10 Seite 10 C. Umfirmierung 1.»Stammdaten Mandanten-Adressdaten«. 2. Für Firma Register»Mandant«bzw. für Person mit Firma Register»Firma«: Name und/oder Ergänzung ändern. 3.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Steuer«. 4. Arbeitgeber-Steuernummer im Feld»Steuernummer«ändern und Meldung mit <OK> bestätigen. 5. Kontrollkästchen <Wechsel der Arbeitgeber-Steuernummer> anhaken. 6. Meldung mit <Weiter> bestätigen. 7. Alle Arbeitnehmer werden automatisch ab- und angemeldet. Nach der ELStAM-Meldung werden die gültigen ELStAM der Arbeitnehmer vom Finanzamt für die neue Arbeitgeber-Steuernummer zum Abruf bereitgestellt. Rufen Sie die ELStAM ab und wenden Sie diese an.

11 Seite 11 Sonderfall: Option <Wechsel der Arbeitgeber-Steuernummer> wurde im Nachhinein aktiviert Zu A. Ummeldung vornehmen 1. Beliebige Personalnummer öffnen. 2. Im Register:»Steuer«die Tastenkombination <Strg+Alt+U> drücken. Option <Arbeitnehmer aus ELSTER-Formular übernehmen> aktivieren. 3. Das Datum der Ummeldung muss im aktuellen Kalendermonat liegen. 4.»Transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«. Zu B. und C. In diesem Fall sind keine Ummeldungen möglich. Die Arbeitnehmer müssen bezüglich ELStAM auf der alten Steuernummer ab- und auf der neuen Steuernummer wieder angemeldet werden: 1. Alte Steuernummer erfassen:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Steuer«. 2. Bei allen Arbeitnehmern unter»stammdaten Personaldaten«ein Austrittsdatum zum letzten des aktuellen Monats erfassen. 3. Alle Arbeitnehmer melden über:»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«. 4. Verarbeitungsergebnisse über»transfer ELStAM ELStAM abrufen«abrufen und überprüfen.* 5. Neue Steuernummer erfassen:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Steuer«. 6. Austrittsdatum bei allen Arbeitnehmern entfernen. 7. Arbeitnehmer melden über:»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«. 8. Verarbeitungsergebnisse über»transfer ELStAM ELStAM abrufen«abrufen und überprüfen.* 9. Die Arbeitnehmer sind nun alle auf der neuen Steuernummer angemeldet. * Warten Sie zwischen dem Sende- und Abrufvorgang aufgrund der Verarbeitungsdauer einen halben Tag.

12 Seite Eintritt/Austritt rückwirkend ändern Änderungen und Stornierungen des Eintritts- oder Austrittsdatums nehmen Sie wie gewohnt vor. Sämtliche Fälle inkl. der Meldevorgänge für ELStAM finden Sie im Info: Nr Eintritt/Austritt ändern oder stornieren. Die Kulanzfrist für ELStAM-Anmeldungen ist: die letzten 6 Wochen vor dem heutigen Kalendertag. Für ELStAM-Abmeldungen (z. B. Austritt) gibt es keine Kulanzfrist (keine zeitliche Begrenzung). ELStAM-Anmeldungen innerhalb der Kulanzfrist Das Finanzamt nimmt ELStAM-Meldungen für diesen Zeitraum an und stellt gültige ELStAM zum Abruf bereit. Beispiel Heutiger Tag: Rückwirkender Eintritt: Sie erhalten ELStAM für ELStAM-Anmeldungen vor der Kulanzfrist Diese Anmeldungen gelten als verspätet. Das Finanzamt nimmt diese ELStAM-Anmeldungen nicht für den Kalendertag des Meldegrundes an, sondern für den Tag der Sendung. Das Finanzamt stellt nur gültige ELStAM ab dem Kalendertag des Sendevorgangs bereit. Beispiel Heutiger Tag: Rückwirkender Eintritt: Sie erhalten ELStAM für (gültig für August). Weichen die erfassten Lohnsteuerabzugsmerkmale von dem ELStAM-Datensatz ab, muss eine Nachberechnung ggf. manuell für die Zeiträume durchgeführt werden, die vor dem Meldedatum liegen:»stammdaten I Personaldaten I Mitarbeiter öffnen I Schaltfläche: Nachberechnung Personaldaten«.

13 Seite ELStAM-relevante Arbeitnehmer ohne Identifikationsnummer Falls der Arbeitnehmer zu Beginn des Arbeitsverhältnisses keine Identifikationsnummer vorlegt, kann er nicht für ELStAM angemeldet werden. Hinterlegen Sie bei diesen Arbeitnehmern die Lohnsteuerabzugsmerkmale, die der Arbeitnehmer mitteilt. Geben Sie dem Arbeitnehmer drei Monate Zeit, um eine Identifikationsnummer zu beantragen. Unterscheiden Sie nach Ablauf der drei Monate folgende Fälle: Falls es sich um Unklarheiten der Finanzbehörde handelt, erhält der Arbeitnehmer eine Bescheinigung vom Finanzamt. Tragen Sie die Angaben in den Personaldaten im Register»Steuer«ein. Falls der Arbeitnehmer die Herausgabe der Identifikationsnummer verweigert, müssen Sie die Lohnsteuerklasse VI rückwirkend ab dem Eintritt hinterlegen Arbeitnehmer mit unrichtigen ELStAM In Einzelfällen sind die abgerufenen ELStAM unrichtig. Mit unrichtigen ELStAM muss nicht abgerechnet werden, wenn der Arbeitnehmer eine Bescheinigung des Finanzamts vorlegt. Achtung Die unrichtigen ELStAM müssen zunächst angewendet werden, da dies sonst beim Monatsabschluss automatisch passiert. Unrichtige ELStAM nicht anwenden 1. Unrichtige ELStAM zunächst anwenden. 2. In diesen Fällen anschließend in den Personaldaten im Register»Steuer«die Option <Besteuerungsmerkmale manuell> aktivieren. 3. Vorgaben aus der Bescheinigung eintragen Antrag auf Korrektur der ELStAM Die abgerufenen ELStAM müssen angewendet werden, auch wenn diese vermeintlich falsch sind. ELStAM-Sachverhalt klären und ggf. ändern 1.»Auswertungen Bescheinigungswesen Formulare ohne Assistent Antrag auf Korrektur der ELStAM«ausdrucken. 2.»Auswertungen Allgemeine Auswertungen aktueller Monat ELStAM Historie«ausdrucken. 3. Beide Ausdrucke dem Arbeitnehmer zusammen mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung aushändigen. Der Arbeitnehmer kann in der ELStAM Historie sehen, welche ELStAM von der Finanzverwaltung für ihn bereitgestellt wurden. Ggf. kann er den Antrag auf Korrektur ausfüllen und beim Finanzamt einreichen. 4. Sind die bereits angewendeten ELStAM tatsächlich falsch, erhalten Sie von der Finanzverwaltung neue korrigierte ELStAM und zwar mit einer rückwirkenden Gültigkeit. Infolgedessen werden die Monate automatisch von LOHN korrigiert, die mit den falschen ELStAM abgerechnet wurden.

14 Seite Gewünschter Freibetrag Ein gewünschter Freibetrag kann komplett oder anteilig vom Arbeitsverhältnis beim Hauptarbeitgeber auf das Arbeitsverhältnis beim Nebenarbeitgeber übertragen werden.»personaldaten Register Steuer Gewünschter jährl. Freibe- Beim Nebenarbeitgeber einzutragen: trag«. Dabei ist zu beachten: Bei der Beantragung eines gewünschten Freibetrages muss der Arbeitnehmer über eine Bescheinigung der Finanzverwaltung verfügen. Der Freibetrag wird grundsätzlich den ELStAM des Hauptarbeitgebers zugeordnet. Über das Feld»gewünschter Freibetrag«kann der Freibetrag anteilig oder ganz auf das Nebenarbeitsverhältnis übertragen werden. Bei der Bildung der ELStAM wird der beantragte Freibetrag für den Nebenarbeitgeber entsprechend berücksichtigt. Gleichzeitig erhält aber auch der Hauptarbeitgeber einen neuen ELStAM-Datensatz mit entsprechend reduziertem Freibetrag. Übersteigt der beantragte Freibetrag das Freibetragsvolumen des Arbeitnehmers, wird er von der Finanzverwaltung automatisch in den gebildeten ELStAM gekürzt Zweite Personalnummer (doppelte Identifikationsnummer) Arbeitnehmer sind grundsätzlich nur unter einer Personalnummer abzurechnen. Das gilt auch, wenn sich z. B. der Personengruppenschlüssel, der Beitragsgruppenschlüssel oder die Krankenkasse ändert. Nur in besonderen Fällen darf eine zweite Personalnummer für den Arbeitnehmer angelegt werden. Mehr dazu lesen Sie im Info Nr Ein Arbeitnehmer auf zwei Personalnummern. Beachten Sie bei Verwendung einer zweiten Personalnummer: Sofern eine zweite Personalnummer verwendet wird, um ein Beschäftigungsverhältnis fortzuführen (bisheriges Beschäftigungsverhältnis ändert sich), müssen die beiden Personalnummern verknüpft werden. Damit ist sichergestellt, dass zukünftige ELStAM auf der richtigen Personalnummer angewendet werden. Die Verknüpfung erstellen Sie über die Felder»Personalnr. Alt«und»Personalnr. Neu«im Register»Adresse«. Sofern zwei Personalnummern parallel geführt werden, dürfen bei einer Personalnummer keine ELStAM angewendet werden. Diese Konstellation ist im ELStAM-Verfahren nicht vorgesehen. Entfernen Sie bei einem der Beschäftigungsverhältnisse die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers und hinterlegen Sie die Lohnsteuerklasse VI Mandatsübergabe an Fremdsoftware (ELStAM) Wird ein Lohnmandat an eine Fremdsoftware abgegeben, sind keine ELStAM-Meldungen in Ihrem Agenda-System notwendig. Das nachfolgende Abrechnungssystem erstellt die erforderliche ELStAM- Ummeldung. Hinweis Für die Sozialversicherung ist eine Meldung mit dem Grund 36»Abmeldung wegen Systemwechsel«zu erstellen: Nr Agenda LOHN: Daten auslesen (Systemwechsel) Mandatsübergabe an anderes Agenda-System (ELStAM) Übergeben Sie ein Lohnmandat per Datensicherung an ein anderes Agenda-System, handelt es sich nicht um einen Systemwechsel. Sie erstellen keine Meldungen für ELStAM in Ihrem Agenda-System. Die ELStAM-Ummeldung muss im nachfolgenden Agenda-System erstellt werden. Weisen Sie den Agenda-Nachfolger darauf hin.

15 Seite s der Finanzverwaltung deaktivieren Der Datenübermittler erhält von der Finanzverwaltung eine , sofern für ihn eine Änderung der ELStAM zum Abruf bereitsteht. In der steht nur die Arbeitgeber-Steuernummer. Diese finden Sie in der Mandanten-Auswahl von Agenda LOHN in der Spalte»AG-Steuernummer«. Bei Bedarf kann die Benachrichtigung deaktiviert werden. -Benachrichtigung deaktivieren 1. Im privaten Bereich des Mein ELSTER-Portals über»mein Benutzerkonto«zu»Meine Einstellungen«navigieren.

16 Seite Den Haken im Kontrollkästchen < -Benachrichtigung für Postfachnachrichten bezüglich Änderungslisten> entfernen (= deaktivieren) Häufige Begriffe ELStAM abmelden bzw. ELStAM-Abmeldung Eine Abmeldung entsteht: wenn ein Arbeitnehmer ein Austrittsdatum erhält wenn ein Arbeitnehmer zur Abrechnung mit Pauschalversteuerung/steuerfrei wechselt wegen Wegzug ins Ausland

17 Seite 17 ELStAM ummelden bzw. ELStAM-Ummeldung Eine Ummeldung ist notwendig, wenn sich das ELSTER-Zertifikat ändert wenn das ursprüngliche ELSTER-Zertifikat abgelaufen ist. Das ist der Fall: bei einer Mandatsübernahme von einem anderen Agenda-Berater per Datensicherung bei einer Mandatsübernahme aus einer Fremdsoftware Eine Ummeldung ist ebenfalls notwendig, wenn sich die AG-Steuernummer ändert 8. 7 ELStAM ändern, stornieren bzw. korrigieren Falls die von Ihnen bei der Finanzverwaltung abgerufenen ELStAM nicht zutreffen, ist ein Antrag auf 13 Korrektur der ELStAM zu stellen Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale Änderung der persönlichen Verhältnisse Durch Heirat, Geburt eines Kindes, Kircheneintritt oder Kirchenaustritt ändern sich die persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale. Sie nehmen in diesen Fällen keine manuellen Eintragungen in den Personaldaten vor. Die Änderungen werden von der Wohnsitzgemeinde automatisch an das Finanzamt gemeldet. Das Finanzamt stellt einen ELStAM-Datensatz zum Abruf bereit. Änderungen durch Antrag Eine Änderung der Steuerklasse (z. B. von IV/IV auf III/V oder auf IV/IV mit Faktor), die Eintragung eines Freibetrags usw. müssen beim Finanzamt beantragt werden. Sie nehmen keine manuellen Eintragungen in den Personaldaten vor. Werden die Änderungen auf Antrag gewährt, stellt das Finanzamt einen ELStAM-Datensatz zum Abruf bereit.

18 Seite ELStAM-Verlauf Vorgehensweise 1.»Stammdaten Personaldaten Mitarbeiter öffnen Register Steuer: Schaltfläche: ELStAM Verlauf anzeigen«. Die von Ihnen gemeldeten Tatbestände (z. B. Eintritt): Jede ELStAM-Meldung aus Agenda muss eine ELStAM-Meldebestätigung zur Folge haben. ELStAM-Meldung und ELStAM-Meldebestätigung haben die gleiche Transferticketnummer (siehe Spalte»Transfer-Ticket«). Nutzen Sie die Spalte»Transfer-Ticket«, um die ELStAM-Meldung der richtigen ELStAM-Meldebestätigung zuzuordnen. 2. Von der Finanzverwaltung bereitgestellte ELStAM: Durch eine Änderung in den persönlichen Verhältnissen oder auf schriftlichen Antrag des Arbeitnehmers werden ELStAM-Listen (Monatslis- 17 te oder Änderungsliste) von der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt. 3. Spalte»Status Fehler«: Fehlerhafte Meldungen werden mit dem Symbol gekennzeichnet. Die Fehlercodes werden im unteren Bereich angezeigt und müssen bereinigt werden: Nr ELStAM Umgang mit Fehler- und Hinweiscodes.

19 Seite Nach Bearbeitung des Fehlers kann das Symbol auf den Status»bearbeitet«gesetzt werden: Rechtsklick auf das Symbol und Eintrag <Fehler auf bearbeitet setzen> wählen. 5. Spalte»Transfer-Ticket«: Für Anfragen an das Finanzamt nutzen Sie die Spalte»Transfer- Ticket« Eintrittsdatum und Austrittsdatum gleichzeitig eingeben Falls eine Beschäftigung rückwirkend mit Eintritts- und Austrittsdatum angelegt wird, kommt es immer wieder zu Problemen bei der Finanzverwaltung. Hier wird unter Umständen die Abmeldung vor der Anmeldung verarbeitet und deshalb abgewiesen. Vorgehensweise (empfohlen) 1. Arbeitnehmer mit Eintrittsdatum anlegen. 2.»Transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«. 3. Mindestens einen Werktag vergehen lassen. 4. Austrittsdatum eingeben. 5.»Transfer ELStAM Arbeitnehmer melden« Firmenneugründung Arbeitgeber-Steuernummer noch nicht erteilt Der Antrag auf eine Steuernummer bei Firmenneugründung kann unter Umständen länger dauern. Wenn trotz fehlender Steuernummer die Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellt werden muss, gehen Sie folgendermaßen vor: Vorgehensweise 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Steuer«. 2. Als Text»neu«eintragen.

20 Seite Hinweismeldung ignorieren und <OK>. 4. Bei den abzurechnenden Arbeitnehmern die Lohnsteuerabzugsmerkmale manuell anlegen:»stammdaten Personaldaten Register: Steuer«. 5. Sobald die Arbeitgeber-Steuernummer vorliegt, die Steuernummer eintragen:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Steuer«. 6. Anschließend die Arbeitnehmer für ELStAM anmelden:»transfer ELStAM Arbeitnehmer melden«. 7. Nach 2 bis 5 Tagen die ELStAM abrufen. Dabei werden die ELStAM in die Personaldaten importiert. Ggf. kommt es zu Nachberechnungen. 8. Die ELStAM erhalten Sie für maximal 6 Wochen rückwirkend. Falls Sie abweichende Lohnsteuerabzugsmerkmale abgerechnet haben, ist ggf. eine Nachberechnung der Personaldaten erforderlich. 5. Wichtige Informationen Bei Neueinstieg in das Verfahren empfehlen wir Ihnen unser Online-Seminar»LOHN Basis V ELStAM und ZDÜ«. Hier erläutert Ihnen der Referent die genaue Vorgehensweise bei Mandatsübernahme und Mandatsübergabe. Darüber hinaus wird auf das Anmelden, Abrufen und Anwenden der ELStAM eingegangen. Nähere Informationen zum Online-Seminar und zur Bestellung des Video-Links oder der DVD finden Sie unter»hilfe I Online-Seminare«. Nr ELStAM Umgang mit Fehler- und Hinweiscodes