DATENSICHERUNG UND DATENWIEDERHERSTELLUNG

Transkript

1 DATENSICHERUNG UND DATENWIEDERHERSTELLUNG Inhalt 1 Die manuelle Datensicherung auf einen lokalen Speicher oder in die Cloud Die automatische Datensicherung auf einen lokalen Speicher oder in die Cloud Einrichtung der Aufgabe für die automatische Sicherung Die Aufgabenplanung Der erste Testlauf der automatischen Datensicherung auf einen lokalen Speicher Der erste Testlauf der automatischen Datensicherung in die Cloud Kontrolle der Datensicherung Die Datenwiederherstellung Alternative für die manuelle Datensicherung Alternative zur Sicherung in die Cloud Problembehebung Fehlermeldung: "Die Datenbank Mandant 0 (Demodaten) konnte nicht gesichert werden" Sicherung direkt auf externen Medien (CD / DVD, externe Festplatte oder USB-Stick) Datensicherung nach OneDrive: Bei Anmeldung an OneDrive erscheint die Meldung Microsoft Konto wurde nicht gefunden Keine Reaktion bei der Datensicherung Fehlermeldung Temporary file failure bei der Sicherung auf einen USB-Stick Fehlermeldung Schritt 3: Komprimieren der einzelnen Dateien: Removing/Skipping Dieses How-To befasst sich mit der Datensicherung und Datenwiederherstellung. Beachten Sie, dass eine Datenwiederherstellung nicht zwangsläufig nach einer Datensicherung nötig ist. Eine Datenwiederherstellung ist im Regelfall nur nach einem Rechnerumzug oder dann nötig, wenn beispielsweise wegen einer Beschädigung des PCs nicht mehr auf den Hauptrechner zugegriffen werden kann. Die Wiederherstellung wird hier daher nur der Vollständigkeit halber beschrieben. 1

2 1 Die manuelle Datensicherung auf einen lokalen Speicher oder in die Cloud Die Datensicherung ist ein wichtiger Bestandteil der orgamax Bürosoftware und sollte daher regelmäßig durchgeführt werden. Ob Sie die Datensicherung auf einen Cloudspeicher oder eine lokale Festplatte sichern, bleibt Ihnen dabei überlassen. Dringend raten wir aber davon ab, die Datensicherung auf der Festplatte zu sichern, auf der auch die eigentliche Datenbank von orgamax liegt. Hier würde Ihnen bei einer Beschädigung der Festplatte auch die Sicherung nicht viel bringen. Falls Sie keine automatische Datensicherung einrichten möchten, können Sie auch jederzeit eine manuelle Datensicherung erstellen. Auch bietet sich die manuelle Sicherung dann an, wenn Sie beispielsweise für eine Reorganisation oder ein Update schnell einmal eine Sicherung erstellen möchten. Die Datensicherung finden Sie unter orgamax -> Daten sichern : Die drei Häkchen bei Dokumente, Zeichnungen und Rechnungsarchiv sichern sollten Sie im Normalfall setzen, um eine komplette Datensicherung durchzuführen. Ist eins oder mehrere Häkchen nicht gesetzt, werden die Dokumente (aus dem Reiter Details bei Kunden, Artikeln etc.), die Zeichnungen (nur freigeschaltet mit dem Produktionsmodul) oder das Rechnungsarchiv (nicht die Rechnungen selbst, sondern nur deren automatisch im Hintergrund erstellten PDFs) nicht mitgesichert, um die Größe der Datensicherung zu verkleinern. 2

3 Unter Sicherungsort können Sie eine lokale Festplatte (beispielsweise eine externe Festplatte) oder einen Cloudspeicher auswählen. Damit niemand unbefugtes an Ihre Daten kommt, ist die Datensicherung in die Cloud selbst noch einmal mit einem sechsstelligen Passwort geschützt. Ohne dieses kann später die Datensicherung nicht wiederhergestellt werden, notieren Sie sich dieses also gut. Im Fall einer lokalen Sicherung wählen Sie unter Sicherungspfad den gewünschten Pfad für die Sicherung aus. Klicken Sie anschließend auf Datensicherung starten. Sollten Sie einen Cloudspeicher gewählt haben, ist eine einmalige Anmeldung notwendig. Das Loginfenster für Ihren Cloudspeicher erscheint etwa bei der Hälfte des Fortschrittbalkens. Bei Dropbox sieht dies beispielsweise so aus: Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein oder registrieren Sie sich neu. Die Anmeldung ist nur einmalig notwendig, bei der nächsten Sicherung von diesem PC wird dieser Schritt also übersprungen. Sollte die automatische Datensicherung in die Cloud nicht direkt möglich sein, besteht noch eine Alternative. Viele Cloudspeicher legen auf Ihrem System bereits ein Laufwerk oder einen Ordner an, der automatisch mit Ihrer Cloud synchronisiert wird und auch im Windows-Explorer zur Verfügung steht. Sie können also auch eine lokale Datensicherung ausführen und als Sicherungsort den Ordner als Ziel eintragen, der mit Ihrer Cloud synchronisiert wird. Einziger Nachteil: Die Datei wird von orgamax nicht noch einmal separat verschlüsselt. Da jeder Cloudanbieter aber hohen Wert auf die Sicherheit legt, ist dies gegebenenfalls zu vernachlässigen. Hinweis: Zum aktuellen Zeitpunkt (Stand ) ist die Cloudsicherung nach DropBox wegen einer Umstellung seitens DropBox allerding nicht möglich. 3

4 2 Die automatische Datensicherung auf einen lokalen Speicher oder in die Cloud Über die Aufgabenplanung von Windows kann eine automatische Datensicherung eingerichtet werden. Als Speicherort kann hier ein lokaler Speicher wie eine externe Festplatte, aber auch ein Cloudspeicher gewählt werden. Bei der Sicherung in die Cloud wird die Datensicherung übrigens durch ein von Ihnen frei festgelegtes sechsstelliges Passwort geschützt. orgamax unterstützt als Anbieter für die Cloudsicherung Dropbox, OneDrive, Google Drive und Box. Zum aktuellen Zeitpunkt (Stand ) ist die Cloudsicherung nach DropBox wegen einer Umstellung seitens DropBox allerdings nicht möglich. Die Einrichtung der automatischen Datensicherung auf einen lokalen Speicher unterscheidet sich nur im letzten Schritt von der Einrichtung der automatischen Sicherung in die Cloud. Die folgenden Schritte sind also für beide Varianten identisch. 2.1 Einrichtung der Aufgabe für die automatische Sicherung Begeben Sie sich an den Rechner, von dem die lokale Sicherung oder die Cloudsicherung aus immer automatisch erstellt werden soll. Das muss übrigens nicht zwangsläufig der Server sein, logischerweise muss der Server aber zum Zeitpunkt der Sicherung angeschaltet sein, da dort die Datenbank liegt. Das Intervall für die Sicherung können Sie später im Laufe der Einrichtung selbst festlegen. 2.2 Die Aufgabenplanung Drücken Sie auf die Windowstaste, tippen Aufgaben planen oder Aufgabenverwaltung ein und öffnen die Aufgabenplanung. Wählen Sie auf der rechten Seite Einfache Aufgabe erstellen : 4

5 Tragen Sie im nächsten Schritt einen Namen für die Sicherung ein und klicken auf weiter: Wählen Sie im nächsten Schritt das Intervall für die automatische Sicherung aus: 5

6 Tragen Sie jetzt die Uhrzeit ein, zu der die Sicherung durchgeführt werden soll. Das Startdatum kann direkt auf dem aktuellen Tag liegen: Lassen Sie Programm starten ausgewählt und klicken auf weiter: 6

7 Sie gelangen in folgendes Fenster: Klicken Sie auf Durchsuchen und begeben sich in den Installationsordner von orgamax. Im Normalfall lautet dieser C:\Program Files (x86)\deltra\orgamax. Wählen Sie die Datei mfbck.exe oder nur mfbck aus und klicken unten auf Öffnen: 7

8 Unter Argumente hinzufügen (optional) muss nun eine Zeile ergänzt werden. Diese unterscheidet sich bei der lokalen Datensicherung und der Cloudsicherung. Für die automatische Datensicherung auf einen lokalen Speicher: A "Datensicherungspfad" true true true "Datensicherungspfad" true Als Datensicherungspfad tragen Sie einen Ordner auf Ihrem Rechner ein, in den die Datensicherung und gegebenenfalls das Fehlerprotokoll gespeichert wird. Der Pfad muss jeweils in Anführungszeichen geschrieben werden. Als Beispiel die Zeile für eine lokale Datensicherung in den Ordner C:\Datensicherung orgamax: A "C:\Datensicherung orgamax" true true true "C:\Datensicherung orgamax" true 8

9 Für die automatische Datensicherung auf einen lokalen Speicher: A "Datensicherungspfad" true true true "Datensicherungspfad" true "Cloudspeicher" Sicherungspasswort Als Datensicherungspfad tragen Sie einen Ordner auf Ihrem Rechner ein, auf dem ein mögliches Fehlerprotokoll gespeichert wird. Dieser Pfad muss ebenfalls zwei Mal hinterlegt werden (ähnlich wie bei der automatischen Sicherung auf einen lokalen Speicher, auch wenn hier die Datensicherung nicht lokal gespeichert wird). Der Pfad muss in Anführungszeichen geschrieben werden. Als Cloudspeicher tragen Sie Dropbox, OneDrive, Google Drive oder Box ein, je nachdem, welchen Anbieter Sie nutzen. Der Name muss in Anführungszeichen geschrieben werden. Als Sicherungspasswort tragen Sie ein beliebiges sechsstelliges Passwort ein. Nur mit diesem Passwort kann die Datensicherung später entpackt werden, unbefugte kommen so nicht an Ihre Daten. Das Sicherungspasswort darf nicht in Anführungszeichen geschrieben werden. Als Beispiel die Zeile für eine Datensicherung nach OneDrive: A "C:\Datensicherung orgamax" true true true "C:\Datensicherung orgamax" true "OneDrive" Weiter geht es wieder identisch für die lokale Datensicherung und die Cloudsicherung! Klicken Sie auf Weiter >. Hier landen Sie in der Zusammenfassung der Aufgabe. Setzen Sie hier den Haken Beim Klicken auf Fertig stellen die Eigenschaften für diese Aufgabe öffnen und klicken unten auf Fertig stellen: 9

10 Achten Sie darauf, dass das ausführende Benutzerkonto administrative Rechte besitzt. Setzen Sie dann folgenden Haken: Klicken Sie auf den Reiter Bedingungen und setzen folgenden Haken: 10

11 Klicken Sie zuletzt auf den Reiter Einstellungen und setzen folgenden Haken: Herzlichen Glückwunsch, Sie haben die automatische Datensicherung eingerichtet. 2.3 Der erste Testlauf der automatischen Datensicherung auf einen lokalen Speicher Wählen Sie jetzt Ihre Aufgabe für die Datensicherung in der Liste der Aufgabenplanung aus. Über einen Rechtsklick können Sie nun die Aufgabe Ausführen und das testen, was im Idealfall ab jetzt automatisch passieren sollte. Im Status sollte nun Wird ausgeführt stehen. Die Sicherung kann je nach Größe einige Minuten Zeit in Anspruch nehmen. Auch wenn also scheinbar nichts passiert, kann die Sicherung im Hintergrund noch Arbeiten. Schauen Sie nach etwa einer halben Stunde nach, ob im Ordner für die Datensicherung eine orgamax-datensicherung mit aktuellem Erstelldatum gespeichert wurde. Ist dies der Fall, wurde alles korrekt eingerichtet und die automatische Datensicherung arbeitet ab jetzt selbstständig. 11

12 2.4 Der erste Testlauf der automatischen Datensicherung in die Cloud Nun sollte die Aufgabe erst einmal manuell gestartet werden, um zu schauen, ob alles einwandfrei läuft. Falls Sie an diesem Rechner bis jetzt noch keine manuelle Sicherung aus orgamax in die Cloud durchgeführt haben, müssen Sie zudem Ihrem Cloudspeicher noch erlauben, mit orgamax zu kommunizieren. Aber dazu gleich mehr. Stellen Sie zuerst einmal sicher, dass genug freier Speicher auf Ihrem Cloudspeicher vorhanden ist. Eine Datensicherung kann, sofern viele Dokumente hinterlegt sind, schnell einige Gigabyte groß werden. Sollten Sie keine oder nur wenige Dokumente unter orgamax hinterlegt haben, wird sich die Sicherung vermutlich weit unter einem Gigabyte an Größe bewegen. Wählen Sie jetzt Ihre Aufgabe für die Datensicherung in der Liste der Aufgabenplanung aus. Über einen Rechtsklick können Sie nun die Aufgabe Ausführen und das testen, was im Idealfall ab jetzt automatisch passieren sollte. Im Status sollte nun Wird ausgeführt stehen. Die Sicherung kann je nach Größe einige Minuten Zeit in Anspruch nehmen. Auch wenn also scheinbar nichts passiert, kann die Sicherung im Hintergrund noch Arbeiten. Sofern von diesem Rechner noch keine automatische Sicherung in die Cloud durchgeführt wurde, wird sich ein Fenster für die Anmeldung am Cloudspeicher öffnen. Je nach Anbieter geben Sie hier nun Ihre Anmeldedaten für den Cloudspeicher ein und melden sich an, wie hier unter DropBox: Unter OneDrive muss gegeben falls nur der Zugriff erlaubt werden. Die soeben erstellte Datensicherung wird jetzt auf Ihren Cloudspeicher hochgeladen und sollte dort nach einigen Minuten zur Verfügung stehen. 12

13 3 Kontrolle der Datensicherung Auch wenn Sie orgamax vertrauen können, sollten Sie von Zeit zu Zeit nachschauen, dass im entsprechenden Zielordner auch tatsächlich die gewünschte Datensicherung liegt. So sind Sie für den Fall der Fälle gewappnet. Eine einfache Möglichkeit zur Prüfung der Vollständigkeit der Sicherung ist diese: Installieren Sie orgamax auf einem separaten PC, auf dem aktuell noch kein orgamax installiert ist, als Demoversion. Stellen Sie dann darin Ihre aktuellste Datensicherung wieder her. Ein kurzer Blick sollte genügen, um sich von der Vollständigkeit überzeugen zu können. 4 Die Datenwiederherstellung Die Wiederherstellungsfunktion wird im Normalfall nur beim Umzug auf einen anderen Rechner oder beim Ausfall der Festplatte benötigt. Sie finden diese Funktion unter orgamax -> Daten wiederherstellen. Wichtiger Hinweis: Mit einer Datenwiederherstellung werden Ihre aktuellen Daten unter orgamax unwiderruflich überschrieben. Im Fenster der Datenwiederherstellung wählen Sie zuerst aus, ob die Sicherung auf einem lokalen Speicher (Festplatte, USB-Stick etc.) liegt oder auf einem Cloudspeicher: 13

14 Falls Sie einen Cloudspeicher wählen, ist die Eingabe des sechsstelligen Passworts notwendig. Klicken Sie anschließend auf Datensicherung herunterladen. 14

15 Bei der lokalen Datensicherung ist zuerst die Auswahl der Datensicherungsdatei nötig. Klicken Sie dazu auf das gelbe Ordnersymbol: Die Datensicherungsdatei heißt Datensicherung orgamax - Die Bürosoftware.mfb oder auch Datensicherung orgamax - Die Bürosoftware (dann folgt eine beliebige Nummer).mfb Letzteres ist dann der Fall, wenn im Ordner mehr als eine Datensicherung liegt. Sortieren Sie diese notfalls nach dem Änderungsdatum, um die aktuellste Datensicherung zu ermitteln. Weitere Einstellungen müssen Sie nicht treffen. Wundern Sie sich nicht, wenn nicht alle Häkchen bei den wiederherzustellenden Daten gesetzt sind. Liegen Daten vor, werden die Häkchen selbstständig gesetzt. 15

16 5 Alternative für die manuelle Datensicherung Falls weder die manuelle, noch die automatische Datensicherung durchläuft, können Sie übergangsweise auch eine Ordnersicherung erstellen. Begeben Sie sich dazu an Ihren Server und öffnen den orgamax-datenpfad (im Normalfall C:\ProgramData\Deltra\orgaMAX). Legen Sie hier eine Kopie folgender Ordner an und fügen diese auf Ihrem Sicherungslaufwerk wieder ein: Archiv DB Dokumente Reports Settings Zeichnungen Im Fall der Fälle können Sie diese Ordner einfach in einer aktiven orgamax-installation einfügen und haben den Stand der Sicherung zur Verfügung. Auch hier gilt: Alle momentanen Daten werden über diesen Weg überschrieben. 6 Alternative zur Sicherung in die Cloud Sollte die automatische Datensicherung in die Cloud aus irgend einem Grund nicht eingerichtet werden können, besteht ebenfalls noch eine Alternative. Viele Cloudspeicher legen auf Ihrem System bereits ein Laufwerk oder einen Ordner an, der automatisch mit Ihrer Cloud synchronisiert wird und auch im Windows- Explorer zur Verfügung steht. Anstatt also die automatische Sicherung in die Cloud wie hier gezeigt einzurichten, können Sie auch eine lokale Datensicherung einrichten und den Ordner als Ziel eintragen, der mit Ihrer Cloud synchronisiert wird. Einziger Nachteil: Die Datei wird von orgamax nicht noch einmal separat verschlüsselt. Da jeder Cloudanbieter aber hohen Wert auf die Sicherheit legt, ist dies gegebenenfalls zu vernachlässigen. 16

17 7 Problembehebung 7.1 Fehlermeldung: "Die Datenbank Mandant 0 (Demodaten) konnte nicht gesichert werden" Mit der Datensicherung werden im Normalfall auch die Demodaten gesichert. Wurden diese lange Zeit nicht mehr oder auch gar nicht mehr genutzt, kann diese Meldung auftreten. Dies kann durch ein Update der Demodaten oder auch das Entfernen der Demodaten behoben werden. Da die Demodaten nicht zwangsweise benötigt werden, raten wir dazu, diese zu entfernen. Zur Entfernung der Demodaten begeben Sie sich unter den Menüpunkt orgamax -> Mandant -> Mandantenverwaltung. Klicken Sie hier auf den Eintrag Demodaten und löschen Sie die Bezeichnung Demodaten. Sofern Sie an mehreren Rechnern mit orgamax arbeiten, sollte dieser Schritt an allen PCs wiederholt werden. Zum Update der Demodaten klicken Sie auf orgamax -> Mandant -> Demodaten. Das Update der Datenbank sollte nun durchlaufen. Erhalten Sie hier eine Fehlermeldung, so können Sie entweder die Demodaten entfernen, oder sich an unseren Support wenden. Öffnet sich ein Anmeldefenster, so war das Update höchstwahrscheinlich erfolgreich und die Datensicherung sollte einwandfrei funktionieren. 7.2 Sicherung direkt auf externen Medien (CD / DVD, externe Festplatte oder USB-Stick) Es gibt keine Möglichkeit, die Datensicherung aus orgamax direkt auf eine CD oder DVD zu brennen. Dafür muss die Sicherung zuerst auf Ihrer Festplatte gesichert und von da mit einer Brennsoftware gebrannt werden. Falls Sie die Sicherung auf eine externe Festplatte oder einen USB-Stick durchführen wollen, so kann dies unter Umständen zu einer Fehlermeldung am Ende der Sicherung führen. Prüfen Sie in diesem Fall, ob die Sicherung auf die lokale Festplatte des Rechners oder den Desktop einwandfrei funktioniert. In diesem Fall müsste die Sicherung erst auf die interne Platte geschrieben und dann auf das externe Medium kopiert werden. 7.3 Datensicherung nach OneDrive: Bei Anmeldung an OneDrive erscheint die Meldung Microsoft Konto wurde nicht gefunden Verwenden Sie eventuell ein OneDrive for Business-Konto? Die Datensicherung nach OneDrive ist nur mit einem Standard-OneDrive-Account möglich. 7.4 Keine Reaktion bei der Datensicherung Prüfen Sie bitte, ob ein Virenscanner wie Avira Antivirus Pro installiert ist. Sollte die Datensicherung problemlos durchlaufen, wenn der Virenscanner deaktiviert wurde, wenden Sie sich bitte an den Hersteller Ihrer Schutzsoftware. Gegebenenfalls benötigt die Datensicherung auch einfach mehr Zeit aufgrund der Größe Ihrer Datensicherung. 17

18 7.5 Fehlermeldung Temporary file failure bei der Sicherung auf einen USB-Stick Eventuell ist der USB-Stick im FAT32-Format formatiert. Dieses Format erlaubt nur Dateien mit einer Größe bis zu 4GB, die durch die Datensicherung schnell erreicht werden können. 7.6 Fehlermeldung Schritt 3: Komprimieren der einzelnen Dateien: Removing/Skipping Prüfen Sie, ob der Datenträger für die Datensicherung voll belegt ist. 18