Projektmanagement. Projektbegriffe und Projektdokumente. Version: 2.1 Stand: Autor: Dr. Olaf Boczan

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1 Projektmanagement Projektbegriffe und Projektdokumente Version: 2.1 Stand: Autor: Dr. Olaf Boczan

2 Lernziel Sie können erklären, wie Projekte im Unternehmensumfeld entstehen! Sie kennen die Bedeutung des Magische Dreiecks des Projektmanagements und können es erklären! Sie können die Begriffe Projektlebenszyklus und Projektmanagementlebenszyklus erklären! Sie verstehen die Zusammenhänge zwischen den Lebenszyklen und können sie erklären! Sie kennen die wesentliche Begriffe des Projektmanagements und können sie erklären! Sie kennen der wichtigsten Dokumente des Projektmanagements und können den Inhalt und die Aufgaben nennen! 2

3 Entstehung von Projekten Projekte werden oft eingesetzt, um einen strategischen Plan einer Organisation umzusetzen. Projekte werden gewöhnlich auf Grund einer oder mehrerer der folgenden strategischen Überlegungen freigegeben: Nachfrage am Markt Organisatorischer Bedarf Kundenanfrage Technologischer Fortschritt Gesetzliche Anforderungen 3

4 Das Magische Dreieck Ergebnis Termin Planen Steuern Führen Kosten Die drei Kernziele (Ergebnis-, Zeit- und Kostenziel) des PMs beeinflussen sich gegenseitig 4

5 Der Projektlebenszyklus Projekte können in Phasen (Projektphasen) unterteilt werden, um diese besser zu managen. Alle Phasen zusammen bezeichnet man als den Projektlebenszyklus Beispiel eines Projektlebenszyklus Projektauftrag Grobkonzept Fachkonzept IT-Konzept Implementierung und Test Installation und Abnahme Phasenmodell der BMW AG - ITPM 5

6 Eigenschaften des Projektlebenszyklus Projektphasen eines Projektlebenszyklus werden sequentiell abgearbeitet Zwischen den Phasen ist eine Form des Transfers oder einer Übergabe notwendig, die im allgemeinen ein Liefergegenstand ist. (z.b. Phase Grobkonzept hat den Liefergegenstand Grobkonzept (Dokument )) Die Phasen werden gewöhnlich durch die Überprüfung (Gateway) der Liefergegenstände beendet 6

7 Produktlebenszyklus vs. Projektlebenszyklus Der Projektlebenszyklus darf nicht mit dem Produktlebenszyklus verwechselt werden. Meist ist der Projektlebenszyklus ein Teil des Produktlebenszyklus Produktlebenszyklus Entwicklung Einführung Wachstum Reife Sättigung Degeneration 7

8 Projektmanagementlebenszyklus Es gibt 5 Projektmanagementprozessgruppen im einem Projektmanagementlebenszyklus. In jeder Projektphase des Projektlebenszykluses werden die 5 Projektmanagementprozessgruppen durchlaufen 8

9 Projektmanagementlebenszyklus Überwachung- & Steuerungsprozesse Ausführungsprozesse Planungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse 9

10 Projekt- vs. Projektmanagementlebenszyklus In jeder Phase des Projektlebenszykluses werden die 5 Projektmanagementprozessgruppen durchlaufen Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Planungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Ausführungsprozesse Ausführungsprozesse Ausführungsprozesse Ausführungsprozesse Ausführungsprozesse Ausführungsprozesse Projektauftrag Grobkonzept Fachkonzept IT-Konzept Implementierung und Test Installation und Abnahme Phasenmodell der BMW AG - ITPM 10

11 Projektmanagementprozesse Planungsprozesse Ausführungsprozesse Überwachung- & Steuerungsprozesse Initiierungsprozesse Abschlussprozesse Projektmanagementprozess Projektmanagementprozess Projektmanagementprozess -Werkzeugen -Fertigkeiten -Methoden -Werkzeugen -Fertigkeiten -Methoden -Werkzeugen -Fertigkeiten -Methoden Input Projektphase Output 11

12 Zusammenfassung Begriffe Projekt Projektmanagementlebenszyklus beinhaltet mehrere Projektmanagementprozesse besteht aus Projektphasen wird bearbeiten in Projektmanagementprozessgruppen Projektphasen Projektmanagementprozessgruppen Projektphasen Projektlebenszyklus Projektmanagementprozessgruppen Projektmanagementprozesse Projektmanagementprozesse 12

13 Beispiel Projekt besteht aus Fachkonzept wird bearbeiten in Projektlebenszyklus Planungsprozessgruppe Projektmanagementlebenszyklus beinhaltet Definition der Vorgänge 13

14 Begriffe des Projektmanagements Programm und Projektmanagement Programm: Gruppe von verwandten Projekten Im Gegensatz zum Projektmanagement ist das Programmmanagement ein zentralisiertes, koordiniertes Management einer Gruppe von Projekten, um die strategischen Ziele und Leistungen des Programms zu erreichen. Portfolio und Portfoliomanagement Sammlung von Projekten oder Programmen Projekte müssen nicht unbedingt eine Abhängigkeit besitzen Ziel des Portfolios ist die Auswahl von Projekten zur Erfüllung von Strategischen Zielen -> Wertmatrix 14

15 Begriffe des Projektmanagements Teilprojekte Zerlegung von Projekten in kleine steuerbare Komponenten (Teilprojekte) Teilprojekte werden oft als Projekte bezeichnet und auch so gemanagt Projektmanagementbüro (PMO) Eine organisatorische Einheit, die das Managen von Projekten, zentralisiert und koordiniert 15

16 Begriffe des Projektmanagements Stakeholder: Projektstakeholder sind Einzelpersonen und Organisationen, die aktiv am Projekt beteiligt sind oder deren Interessen als Ergebnis der Ausführung oder des Abschlusses des Projektes beeinflusst werden können. Quelle: Project Management Body of Knowledge (PMBOK), PMI, 2008, 4.Ausgabe Beispiele für Stakeholder Projektleiter Kunde / Benutzer Organisation Projektmitglieder Projekt- Managementteam Sponsoren Einflussnehmer PMO. 16

17 Begriffe des Projektmanagements Tailoring Tailoring: Damit ein Projekt erfolgreich ist, muss das Projektteam: Passende Prozesse innerhalb der Projektmanagementprozessgruppe auswählen Einen festgelegten Ansatz verwenden, um die Produktspezifikation und pläne an die Projekt- und Produktanforderungen anzupassen. Anforderungen erfüllen, um den Bedürfnissen, Wünsche und Erwartungen der Stakeholder nachzukommen. Die konkurrierenden Ansprüche und Inhalt und Umfang, Zeit, Kosten, Qualität, Einsatzmittel und Risiko gegeneinander abwägen, um ein Qualitätsprodukt zu erzeugen. 17

18 Begriffe des Projektmanagements Tailoring Der Projektleiter ist in Zusammenarbeit mit dem Projektteam immer dafür verantwortlich, für jedes gegebene Projekt zu bestimmen, welchen Prozesse angebracht sind, und mit welcher Genauigkeit jeder dieser Prozesse anzuwenden ist. 18

19 Wichtigsten Dokumente des Projektmanagements Lastenheft Beschreibung des Projekt-inhaltes und umfanges (Pflichtenheft) Projektauftrag Projektmanagementplan 19

20 Das Lastenheft 20

21 Lastenheft Definition Ein Lastenheft beschreibt die Gesamtheit der Forderungen des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen des Auftragnehmers Das Lastenheft steht unter der Verantwortung des Auftraggebers Laut DIN : Das Lastenheft beschreibt die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages. 21

22 Lastenheft Anforderungen Beschreibung des WAS und nicht des WIE So allgemein wie möglich formulieren Einschränkungen so wenig wie nötig Kurze und knapper Satzbau und Grafiken (ein Bild sagt mehr als tausend Worte) Keine Vorgabe von Lösungswegen 22

23 Lastenheft Abgrenzung Lastenhefte -aufbau und inhalt unterscheiden sich je nach Einsatzgebiet und Branche Wird auch meist auch als Anforderungsspezifikation, Kundenspezifikation oder Requirements Specification bezeichnet 23

24 Lastenheft Besonderheit Achtung! Die Begriffe Lastenheft, Pflichtenheft und Spezifikation werden oft nicht klar gegeneinander abgegrenzt und auch falsch verwendet. In der Softwareentwicklung gibt es nach IEEE Standard eine Software Requirements Spezification, diese beinhaltet das Lastenheft und Pflichtenheft 24

25 Lastenheft - Gliederung Ausgangssituation Wie ist die Ausgangssituation? Zielsetzung Produkteinsatz Produktfunktionen Funktionale Anforderungen Nichtfunktionale Anforderungen Welches Ziel soll mit dem Einsatz des Produktes verfolgt werden? Für welchen Anwendungsbereich und Zielgruppe ist das Produkt vorgesehen? Was sind die Hauptfunktionen des Produktes aus der Sicht des Auftraggebers? Welche Funktionen sollen erfüllt werden? z.b. Anmelden, Abmelden, z.b. Zuverlässigkeit, Antwortszeit Qualitätsanforderungen Weiteres 25

26 Beschreibung des Projektinhaltes und umfanges (Pflichtenheft) 26

27 Beschreibung des Projektinhaltes und -umfangs (Pflichtenheft) Ist die Definition des Projektes Was muss erreicht werden? Der Prozess ist ausgerichtet auf: Merkmale des Projektes Die Grenzen des Projektes Methoden zur Abnahme Steuerung des Inhaltes und Umfanges 27

28 Beschreibung des Projektinhaltes und umfanges Inhalt Projekt- und Produktziele Produktanforderungen / Produktmerkmale Produktabnahmekriterien Liefergegenstände Beschränkungen Annahmen Anfängliche Projektorganisation Anfänglich definierte Risiken Terminmeilenstein Anfänglicher Projektstrukturplan Grobschätzung Kosten Anforderung an das Projektkonfigurationsmanagement Anforderung an die Genehmigung 28

29 Der Projektauftrag 29

30 Projektauftrag Ist ein Dokument, das ein Projekt formell autorisiert Er soll folgende Punkte enthalten: Geschäftsbedarf ( Warum machen wir das Projekt?) Produktbeschreibung (Was wird erstellt?) Ergänzende Punkte können sein: Wichtige Meilensteine / Termine Ressourcen (Mitarbeiter, Geld, Zeit) Entscheidungsgremien Der Projektauftrag sollte von einer Führungskraft vorgegeben werden 30

31 Projektauftrag Der Projektauftrag ermächtigt den Projektleiter, betriebliche Einsatzmittel für das Projekt einzusetzen. Er ist sein Auftrag! 31

32 Der Projektauftrag Inhalt Projekthintergrund (Ist) Ziele / Anforderungen / Zweck Abgrenzung Schnittstellen Vorgehensweise / Ergebnisse Rahmenbedingungen / Voraussetzungen Risikomanagement Wirtschaftlichkeit (Business Case) Messgrößen Grobe Projektplanung Budget Meilensteinplan 32

33 Der Projektmanagementplan 33

34 Projektmanagementplan Der Projektmanagementplan, definiert alle Prozesse und Aktionen die notwendig sind um alle Teilpläne zu definieren und in einem Projektmanagementplan zu integrieren und zu koordinieren. dokumentiert die gesammelten Ausgangswerte der Planungsprozesse 34

35 Der Projektmanagementplan Inhalt Ausgewählte Projektmanagementprozesse Implementierungsebene für jeden ausgewählten Prozess Beschreibung der Werkzeuge und Methoden Wesentliche Eingangs- und Ausgangswerte Wie Arbeiten die ausgeführt werden, um das Projektziel zu erreichen Wie Änderungen überwacht werden und gesteuert werden Wie das Konfigurationsmanagement durchgeführt wird Wie und mit Wem kommuniziert wird Projektlebenszyklus Wichtige Managementreviews 35

36 Der Projektmanagementplan Teilpläne Plan für Inhalt und Umfangsmanagement Terminmanagementplan Kostenmanagementplan Qualitätsmanagementplan Prozessverbesserungsplan Personalmanagementplan Kommunikationsplan Risikomanagementplan Beschaffungsmanagementplan Meilensteinliste Einsatzmittelkalender Terminbasisplan Kostenbasisplan 36

37 Lernziel Sie können erklären, wie Projekte im Unternehmensumfeld entstehen! Sie kennen die Bedeutung des Magische Dreiecks des Projektmanagements und können es erklären! Sie können die Begriffe Projektlebenszyklus und Projektmanagementlebenszyklus erklären! Sie verstehen die Zusammenhänge zwischen den Lebenszyklen und können sie erklären! Sie kennen die wesentliche Begriffe des Projektmanagements und können sie erklären Sie kennen der wichtigsten Dokumente des Projektmanagements und können den Inhalt und die Aufgaben nennen 37

38 Copyright Alle Texte und Bilder in dieser Präsentation stehen, sofern nicht anders angegeben, unter der Creative Commons Namensnennung - Nicht kommerziell - Keine Bearbeitungen 4.0 International Lizenz Ich mache weiterhin darauf aufmerksam, dass die genannten Firmen- und Markennahmen sowie Produktbezeichnungen in der Regel marken-, patent- oder warenzeichenrechtlichen Schutz unterliegen. Die Vorlesung beruht auf den Büchern : Project Management Institute: A guide to the project management body of knowledge. (PMBOK guide). 4. Ausg. (2008). und 5. Ausg. (2013) Newtown Square, Pa.: PMI (PMI global standard) und Basiszertifikat im Projektmanagement (GPM) / Hrsg. GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement;Hrsg. Michael Gessler ; spm swiss project management association Auf den Folie sind Teile der Bücher übernommen. Um die Lesbarkeit der Präsentation sicherzustellen sind stellenweise Zitate nicht als solche eindeutig gekennzeichnet sondern durch eine Quellenangabe am Ende der Folie verdeutlicht. Es handelt sich dabei aber ausdrücklich um Zitat aus diesen Büchern, dessen geistige Eigentümer das Project Management Institute (PMI) und die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement sind. "PMI", "PMP", PgMP", "CAPM", "PMBOK" are marks of the Project Management Institute (PMI) which are registered in the United States of America and in other nations. 38