Zusatzmodul OPOS: Stammdaten

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1 Zusatzmodul OPOS: Stammdaten Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzung 3. Vorgehensweisen 3.1. OP-Stammdaten mit Assistenten einrichten 3.2. Mandanten-Programmdaten einrichten 3.3. Personenkonten anlegen 3.4. Personenkonten bearbeiten 4. Details 4.1. OP-Buchungen initialisieren 4.2. Personenkonten reorganisieren 4.3. Debitorenabgleich 5. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt die Einrichtung der OPOS-Stammdaten. 2. Voraussetzung Zusatzmodul muss lizenziert sein Das Zusatzmodul OPOS muss lizenziert sein:»fibu Tools Modulauskunft«Wenn Sie das Modul lizenzieren möchten, nehmen Sie Kontakt mit Agenda auf: Telefon: sales@agenda-software.de 3. Vorgehensweisen Gegenüber der Funktion für die Kontokorrentbuchführung (im Basissystem) unterscheidet sich die OP- Verwaltung durch folgende Erweiterungen: Fälligkeitsberechnung für Rechnungseingänge und -ausgänge Druck von Mahnungen Automatischer Zahlungsverkehr mittels Belegdruck oder Bankdatei Generierung von Buchungssätzen für Zahlungsausgänge Auswertungen

3 Seite OP-Stammdaten mit Assistenten einrichten Einrichtung über Assistenten 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: OPOS«. 2. Option <Offene-Posten-Buchführung und Zahlungsverkehr nutzen> aktivieren und <Assistent starten> klicken. 3. Schaltfläche <Weiter> klicken und Eingaben erfassen. 4. Assistenten mit <Fertigstellen> abschließen. Die Offene-Posten-Buchführung kann jederzeit nachträglich aktiviert werden. Bei einer nachträglichen Aktivierung ist die Fälligkeit der Rechnungen zu berechnen:»hauptmenü Bearbeitung OP-Buchungen initialisieren Option: Fälligkeiten neu berechnen« Mandanten-Programmdaten einrichten OPOS-Funktionen in der Buchungserfassung»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: OPOS«Überblick 1. Automatische Ermittlung des Steuerschlüssels 4 2. Doppelte Buchungen auf Personenkonten melden 4 3. Beim Buchen sofort ausziffern 5 4. Skontoprüfung durchführen. Keine Prüfung wenn Skonto größer als 6 5. Skonto bei Gutschriften berücksichtigen (Sammelbuchung) 6 6. Personenkonto an Personenkonto automatisch buchen mit folgendem Zwischenkonto 7 7. Fälligkeit bei Gutschriften ermitteln 8

4 Seite 4 1. Automatische Ermittlung des Steuerschlüssels Für die Nutzung der Funktion ist eine eindeutige Zuordnung über die Belegnummer erforderlich. Nr Zusatzmodul OPOS: Buchen 2. Doppelte Buchungen auf Personenkonten melden Legen Sie fest, ob eine Prüfung auf doppelt erfasste Rechnungen erfolgen soll. Bei aktivierter Option wird in der Buchungserfassung geprüft, ob eine Buchung in den folgenden Eigenschaften übereinstimmt: Umsatz Beleg1 Datum Liegt eine Übereinstimmung vor, erfolgt ein entsprechender :

5 Seite 5 3. Beim Buchen sofort ausziffern Wenn Sie Rechnungsbetrag und Zahlungsbetrag mit identischer Belegnummer verbucht haben, können diese automatisch ausgeziffert werden. Voraussetzung ist, dass sich ein Belegsaldo von Null Euro ergibt. Aktivieren Sie die Option <Beim Buchen sofort ausziffern>. In der Buchungserfassung erscheint eine entsprechende Meldung. Erscheint die Abfrage nach dem sofortigen Ausziffern nicht, aktivieren Sie den Wahldialog»Buchungserfassung: Frage nach dem sofortigen Ausziffern«:»FIBU Optionen Wahldialoge verwalten«. Nr Zusatzmodul OPOS: Buchen

6 Seite 6 4. Skontoprüfung durchführen. Keine Prüfung wenn Skonto größer als Bei angehakter Option wird beim Verlassen des Skontofelds automatisch die Skontoprüfung aufgerufen. Legen Sie einen Prozentwert fest, damit z. B. beim Verbuchen von Anzahlungen die Skontoprüfung nicht aufgerufen wird. 5. Skonto bei Gutschriften berücksichtigen (Sammelbuchung) Legen Sie fest, ob bei einer Sammelbuchung der Skontobetrag bei der Verteilung auch von Gutschriften gezogen werden soll.

7 Seite 7 6. Personenkonto an Personenkonto automatisch buchen mit folgendem Zwischenkonto Damit Sie eine Buchung Personenkonto an Personenkonto ausziffern können, muss eine Zwischenbuchung über einen durchlaufenden Posten erfolgen. Mit der Option <Personenkonto an Personenkonto automatisch buchen mit folgendem Zwischenkonto> wird die Zwischenbuchung automatisch erstellt und auf das hinterlegte Zwischenkonto gebucht. Nr Zusatzmodul OPOS: Buchen

8 Seite 8 7. Fälligkeit bei Gutschriften ermitteln Damit Gutschriften mit abweichenden Belegnummern bei einem Zahlungs- und Mahnlauf korrekt berücksichtigt werden, muss bei Gutschriften ein Fälligkeitsdatum ermittelt werden. Bei aktivierter Option ermittelt sich die Fälligkeit für Gutschriften auf Grundlage der im Personenkonto hinterlegten Zahlungsbedingung. Achtung Wenn die Option nicht aktiviert ist, wird als Fälligkeitsdatum immer das Buchungsdatum verwendet! Damit nachträglich eingerichtete oder geänderte Fälligkeiten in bereits erfasste Buchungen übernommen werden, müssen die OP-Buchungen initialisiert werden:»bearbeitung OP-Buchungen initialisieren Option: Fälligkeiten neu berechnen« Vorbelegung für neue Debitoren»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: OPOS«In den Mandanten-Programmdaten hinterlegen Sie eine Vorbelegung für neue Debitoren. Bei der Neuanlage eines Debitoren werden die hier erfassten Daten vorbelegt. In den Debitoren können Sie die Daten jederzeit ändern. Änderungen werden nicht in bereits angelegte Debitoren übernommen Darstellung OP-Konto»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: OPOS Gruppierung: Darstellung OP-Konto«Option Erläuterung Gültig für Ausgezifferte Belege ausblenden Buchungen gerafft anzeigen Wenn die Option gesetzt ist, werden nur Buchungen angezeigt, die nicht ausgeziffert sind. Offene Posten mit gleicher Belegnummer und gleichem Buchungsdatum werden zusammengefasst (d. h. gerafft) angezeigt. OP-Konto OP-Suche OP-Konto OP-Suche OP-Liste Sammelbuchung Buchungen zusammengefasst anzeigen Manuell zusammengefasste Buchungen werden zusammengefasst angezeigt. Auf den Auswertungen ist jeweils nur die zusammengefasste Buchung zu sehen. OP-Konto OP-Liste Sammelbuchung OP-Suche

9 Seite Ausziffern mit Kleindifferenz Ausziffern mit Kleindifferenz»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: OPOS«Über die Kleindifferenzen ist eine Auszifferung von offenen Posten möglich, wenn der Zahlbetrag kleiner als der Rechnungsbetrag ist. Der Differenzbetrag wird auf die hinterlegten Ausbuchungskonten gebucht. Die Kleindifferenz kann sowohl in Form eines Betrags (Kleindifferenz in Euro) als auch in Form eines Prozentwerts (Kleindifferenz in %) erfasst werden Personenkonten anlegen Debitoren anlegen Um die Funktionen der Offenen-Posten-Verwaltung nutzen zu können, müssen Debitoren erfasst werden. Überblick 1. Debitoren-Erfassung 9 2. Register Debitor Register OP-Daten Register Adresse Register Bank Register Mandatsverwaltung (SEPA) Debitoren-Erfassung 1.»Stammdaten Buchungserfassung Debitoren-Erfassung«. 2.. Die Mussangaben richten sich nach dem Nutzungsumfang. Sie beschränken sich im Minimalfall auf die Registerkarte»Debitor«: Debitorennummer Fibu-Kontenbezeichnung Kurzbezeichnung

10 Seite Register Debitor Feld Erläuterung Debitorennummer USt-IdNr. <USt-IdNr. prüfen> Die erfasste Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird bei einer Buchung in der Buchungserfassung automatisch in den Buchungssatz übernommen. Es werden nur ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummern geprüft. Dazu muss ein Internetzugang am Rechner verfügbar sein. 3. Register OP-Daten Erfassen Sie die Stammdaten, die die Bearbeitung der Debitoren-Buchungen im OP-Bereich steuern.

11 Seite 11 Bei der Neuanlage wird immer die Vorbesetzung aus den Mandanten-Programmdaten übernommen:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: OPOS«. Vorbelegt werden: Kontoauszug Mahnschlüssel Mahnlimit in Euro Sprache der Mahnung Zahlungsbedingung e Die Zahlungsbedingungen werden im Info Nr Zahlungsverkehr beschrieben. Damit nachträglich eingerichtete oder geänderte Fälligkeiten aus Personenkonten in bereits erfasste Buchungen übernommen werden, müssen die OP-Buchungen initialisiert werden:»bearbeitung OP-Buchungen initialisieren Option: Fälligkeiten neu berechnen«. 4. Register Adresse Feld Adressdaten Notiz Erläuterung Die Adressdaten sind für das Mahnwesen unbedingt erforderlich und können über die Druckvorschau genauer eingestellt werden. Das Notizfeld bietet Ihnen die Möglichkeit, individuelle Notizen verknüpft mit einem Personenkonto zu speichern. Nr Zusatzmodul OPOS: Buchen

12 Seite Register Bank Die Bankverbindung ist für die Verwendung des Zahlungsverkehrs zwingend erforderlich.»hauptmenü Bearbeitung Zahlungsbearbeitung Zahlungen aus offenen Posten bereitstellen«lastschriften. Nr Zahlungsverkehr 6. Register Mandatsverwaltung (SEPA) Hierüber werden Lastschriftmandate sowie Vorankündigungen erstellt und verwaltet. Gläubigerdaten:»Stammdaten Mandanten-Adressdaten Register: Bank«. Schuldnerdaten: Stammdaten des gerade geöffneten Debitors. Nr SEPA-Lastschriften Kreditoren anlegen Um die Funktionen der Offenen-Posten-Verwaltung nutzen zu können, müssen Kreditoren erfasst werden. Überblick 1. Kreditoren-Erfassung Register Kreditor Register OP-Daten Register Adresse Register Bank Kreditoren-Erfassung 1.»Stammdaten Buchungserfassung Kreditoren-Erfassung«. 2.. Die Mussangaben richten sich nach dem Nutzungsumfang. Sie beschränken sich im Minimalfall auf die Registerkarte»Kreditor«: Kreditorennummer Fibu-Kontenbezeichnung Kurzbezeichnung

13 Seite Register Kreditor Feld Erläuterung Kreditorennummer USt-IdNr. <USt-IdNr. prüfen> Die erfasste Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird bei einer Buchung in der Buchungserfassung automatisch in den Buchungssatz übernommen. Es werden nur ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummern geprüft. Dazu muss ein Internetzugang am Rechner verfügbar sein. 3. Register OP-Daten Erfassen Sie die Stammdaten, die die Bearbeitung der Kreditoren-Buchungen im OP-Bereich steuern.

14 Seite 14 Feld Kreditlimit Kundennummer Erläuterung Das Kreditlimit kann über die OP-Liste oder das OP-Konto ausgewertet werden. Weitere Informationen zur Auswertung des Kreditlimits finden Sie im Info Nr Zusatzmodul OPOS: Auswertungen. Das Feld dient der Erfassung einer Kundennummer, die von der Kreditorennummer abweicht. Die Kundennummer wird beim Zahlungsverkehr im Verwendungszweck angegeben. Zahlungsbedingungen Nr Zahlungsverkehr Damit nachträglich eingerichtete oder geänderte Fälligkeiten aus Personenkonten in bereits erfasste Buchungen übernommen werden, müssen die OP-Buchungen initialisiert werden:»bearbeitung OP-Buchungen initialisieren Option: Fälligkeiten neu berechnen«. 4. Register Adresse Feld Notiz Erläuterung Das Notizfeld bietet Ihnen die Möglichkeit, individuelle Notizen verknüpft mit einem Personenkonto zu speichern. Nr Zusatzmodul OPOS: Buchen

15 Seite Register Bank Die Bankverbindung des Kreditoren ist für die Verwendung des Zahlungsverkehrs zwingend erforderlich.»hauptmenü Bearbeitung Zahlungsbearbeitung Zahlungen aus offenen Posten bereitstellen«überweisung. Nr Zahlungsverkehr 3.4. Personenkonten bearbeiten Einzelnes Personenkonto bearbeiten 1.»Stammdaten Buchungserfassung Debitoren-/Kreditoren-Erfassung«. 2. Personenkonto mit Doppelklick öffnen. Damit nachträglich eingerichtete oder geänderte Fälligkeiten aus Personenkonten in bereits erfasste Buchungen übernommen werden, müssen die OP-Buchungen initialisiert werden:»bearbeitung OP-Buchungen initialisieren Option: Fälligkeiten neu berechnen«. Mehrere Personenkonten gleichzeitig bearbeiten Für die Bearbeitung mehrerer Personenkonten verwenden Sie die Funktion zum Reorganisieren. 1.»Stammdaten Buchungserfassung Debitoren-/Kreditoren-Erfassung«. 2. Betroffene Personenkonten markieren. 3.»Bearbeiten Reorganisieren«. Damit nachträglich eingerichtete oder geänderte Fälligkeiten aus Personenkonten in bereits erfasste Buchungen übernommen werden, müssen die OP-Buchungen initialisiert werden:»bearbeitung OP-Buchungen initialisieren Option: Fälligkeiten neu berechnen«.

16 Seite Details OP-Buchungen initialisieren»hauptmenü Bearbeitung OP-Buchungen initialisieren«beim Initialisierungslauf können in einem Schritt in OP-Konten durchgeführte Bearbeitungsvorgänge für alle Konten oder für einzelne Kontenbereiche aktualisiert werden Personenkonten reorganisieren»stammdaten Buchungserfassung Debitoren-/Kreditoren-Erfassung Bearbeiten Reorganisieren«Mit der Reorganisation können mehrere Personenkonten gleichzeitig bearbeitet werden. Es können folgende Feldinhalte bearbeitet werden: Postleitzahl Kontoauszugsschlüssel Mahnschlüssel Mahnlimit Mahnsprache Kreditlimit Zahlungsbedingungen Zahlungsart Hausbank

17 Seite 17 Beispiel Die Fälligkeitstage der Ausgangsrechnungen sollen verändert werden. Im Rahmen einer Reorganisation wird die aktuell hinterlegte Zahlungsbedingung Nummer»20«durch die Nummer»10«ersetzt. Lösung 1.»Stammdaten Buchungserfassung Debitoren-Erfassung«. 2. Betroffene Debitoren markieren. Tipp Verwenden Sie eine der folgenden Tastenkombinationen: <Strg+A> = Es werden alle Personenkonten markiert. <Strg+linke Maustaste> = Es können gezielt einzelne Personenkonten markiert werden. 3.»Bearbeiten Reorganisieren«.

18 Seite 18 4.»Zahlungsbedingungen«auswählen. 5.»Alter Inhalt«wählen. Alternativ kann über das Auswahlsymbol werden. auf alle Zahlungsbedingungen (<Alle>) eingestellt 6.»Neuer Inhalt«wählen. 7. <Starten>. Damit nachträglich eingerichtete oder geänderte Fälligkeiten aus Personenkonten auch für bereits erfasste Buchungen übernommen werden, müssen die OP-Buchungen initialisiert werden:»bearbeitung OP-Buchungen initialisieren Option: Fälligkeiten neu berechnen« Debitorenabgleich Ein Mandant kann in der Kanzlei-Erfassung als Kanzleimandant definiert werden:»arbeitsplatz Bestand Kanzleidaten bearbeiten Register: Zusatzangaben«. Zusätzlich kann im Register»Zusatzangaben«der Debitorenabgleich aktiviert werden. Damit wird ein Mandant automatisch als Debitor in der FIBU angelegt. Nr OP-Konto im ARBEITSPLATZ 5. Wichtige Informationen Nr Mahnwesen Nr Zusatzmodul OPOS: Buchen Nr Zusatzmodul OPOS: Auswertungen

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