KfW-Zuschussportal: Anleitung zur Einreichung von Rechnung(en)

Transkript

1 In diesem Dokument geben wir Ihnen nützliche Tipps, wie Sie Ihre Rechnung(en) im KfW-Zuschussportal ( leicht und richtig einreichen, so dass die Auszahlung Ihres KfW-Zuschusses reibungslos funktioniert. 1. Allgemeine Hinweise 1.1 Welche Anforderungen werden an eine Rechnung gestellt? Die Rechnung muss in deutscher Sprache vorliegen Die umgesetzten Maßnahmen inklusive der Arbeitsleistung sind ersichtlich Die Höhe der förderfähigen Kosten für diese Maßnahmen ist angegeben. Die Adresse des Investitionsobjektes ist angegeben Die Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer der Firma, die die Rechnung ausgestellt hat, ist erkennbar Achtung: Das Datum der Rechnung darf nicht vor dem Datum Ihrer Zusage liegen. Diese Rechnungen können wir nicht anerkennen. Im Rahmen der KfW-Zuschüsse werden ausschließlich Vorhaben gefördert, für die vor Umsetzung der Maßnahme eine Förderung beantragt wurde. 1.2 Was müssen Sie bei der Erstellung der hochzuladenden Datei(n) beachten? Scannen Sie Ihre Rechnung(en) und erstellen Sie eine PDF-Datei pro Rechnung. Hierzu können Sie auch Ihr Smartphone oder Tablet mit einer Software (z.b. Scan-App) nutzen. Alternativ können Sie jede Seite Ihrer Rechnung mit der Fotofunktion Ihres Smartphones oder Tablets abfotografieren. In diesem Fall erhalten Sie pro Seite eine Bilddatei (JPG-Datei). Der Scan der Rechnung oder das Foto sollten gerade ausgerichtet und gut lesbar sein sowie eine ausreichende Bildqualität aufweisen. Verwenden Sie im Dateinamen keine Umlaute oder Sonderzeichen, wie z. B. ß, ä, (),! usw. Eine Datei darf dabei nicht größer als 5 MB sein, und alle Dateien zusammen dürfen nicht größer als 20 MB sein. 1.3 Was muss ich beim Upload der Datei(n) beachten? Die Datei darf nicht größer als 5 MB sein. Das Dateiformat muss JPG oder PDF sein. Der Dateiname darf keine ungültige Zeichen (z. B. Umlaute oder Sonderzeichen) enthalten. Die Datei darf keine Schadsoftware/Viren enthalten. 1.4 Ich kann meine PDF-Datei nicht hochladen. Was kann ich tun? Sie können das Dokument abfotografieren und anschließend im JPG-Format hochladen. Je nachdem, welche PDF-Software Sie verwenden, ist es in einigen Fällen auch möglich, das Dokument nochmal abzuspeichern und dabei das Format PDF auszuwählen. 1

2 2. Eingescannte Rechnung (PDF) einreichen - Schritt für Schritt Anleitung 2.1 Rechnung einreichen beginnen Hier sehen Sie die Oberfläche um uns Ihre Rechnung zu übermitteln. Laden Sie bitte Ihre erste Rechnung hoch, indem Sie auf Dateien auswählen klicken Datei auswählen (erste Rechnung) Wählen Sie bitte die gewünschte PDF-Datei für Ihre Rechnung aus. 2

3 Wichtiger Hinweis: Ihnen liegen zu Ihrem Vorhaben mehrere unterschiedliche Rechnungen vor? Wählen Sie bitte hier ausschließlich die Datei für die erste Rechnung aus. Wichtiger Hinweis: Ihre Rechnung liegt in mehreren PDF Dateien vor? Bitte erstellen Sie eine PDF-Datei, da nur diese übermittelt werden kann. Alternativ können Sie Ihre Rechnung mit Ihrem Smartphone oder Tablet abfotografieren und als JPG- Dateien einreichen (siehe Schritte im Kapitel 3) Erste Rechnung hochladen Die ausgewählte Rechnungsdatei (PDF-Datei) wird im Zuschussportal angezeigt. Über den Button "Hochladen" starten Sie den Upload der ersten Rechnung. Jetzt sehen Sie, dass Ihre erste Rechnung erfolgreich bei der KfW hochgeladen wurde Rechnungsbezeichnung für die erste Rechnung vergeben Vergeben Sie jetzt einen Namen für Ihre erste Rechnung. Diese Information wird von uns nicht ausgewertet, sie dient ausschließlich zu Ihrem Überblick. Wichtiger Hinweis: Sie wollen nur eine Rechnung einreichen? Dann klicken Sie bitte auf Weiter und gelangen sofort auf die nächste Seite zur Angabe Ihrer Bankverbindung. 3

4 Wichtiger Hinweis: Sie wollen mehrere Rechnungen einreichen? Dann Klicken Sie bitte auf Weitere Rechnung hochladen. Und fahren mit den nächsten Schritten (siehe Kapitel 2.2) dieser Anleitung fort Gespeicherte Rechnung (Ansicht, wenn Ihre erste Rechnung hochgeladen wurde) Sie haben Ihre erste Rechnung erfolgreich an die KfW übermittelt. Bei Bedarf können Sie sich die übermittelte Rechnung nochmals durch Klick auf die Bezeichnung (im Beispiel Musterrechnung 1) anschauen. 2.2 Zweite Rechnung übermitteln Laden Sie bitte Ihre zweite Rechnung hoch, indem Sie auf Dateien auswählen klicken. 4

5 2.2.1 Datei auswählen (zweite Rechnung) Wählen Sie bitte die gewünschte PDF-Datei für Ihre zweite Rechnung aus Zweite Rechnung hochladen Die ausgewählte Rechnungsdatei (PDF-Datei) wird im Zuschussportal angezeigt. Über den Button "Hochladen" starten Sie den Upload der zweiten Rechnung. Jetzt sehen Sie, dass Ihre zweite Rechnung erfolgreich bei der KfW hochgeladen wurde. 5

6 2.2.3 Rechnungsbezeichnung für zweite Rechnung vergeben Vergeben Sie jetzt einen Namen für Ihre zweite Rechnung. Diese Information wird von uns nicht ausgewertet, sie dient ausschließlich zu Ihrem Überblick. Wichtiger Hinweis: Sie haben alle Rechnungen eingereicht? Dann klicken Sie bitte auf Weiter und gelangen sofort auf die nächste Seite zur Angabe Ihrer Bankverbindung. Wichtiger Hinweis: Sie wollen weitere Rechnungen einreichen? Dann Klicken Sie bitte auf Weitere Rechnung hochladen und wiederholen Sie bitte pro Rechnung die Schritte unter 2.2. dieser Anleitung. 6

7 3. Abfotografierte Rechnung (JPG-Dateien) einreichen - Schritt für Schritt Anleitung 3.1 Rechnung einreichen beginnen Hier sehen Sie die Oberfläche um uns Ihre Rechnung zu übermitteln Datei auswählen (erste Rechnung) Laden Sie bitte Ihre Rechnung hoch, indem Sie auf Dateien auswählen klicken. 7

8 Wichtiger Hinweis: Hat Ihre abfotografierte Rechnung mehrere Seiten? Dann liegt Ihnen für jede Seite der Rechnung eine separate JPG-Datei vor. Wichtiger Hinweis: Durch Festhalten der STRG-Taste können Sie mehrere JPG-Dateien zum Hochladen auswählen. Wählen Sie nun die JPG-Dateien für Ihre Rechnung aus (im Beispiel besteht die Rechnung aus drei Seiten) Erste Rechnung hochladen Jetzt werden Ihnen die ausgewählten Dateien angezeigt. Über den Button "Hochladen" starten Sie den Upload. 8

9 Nun sehen Sie, dass Ihre Rechnung erfolgreich bei der KfW hochgeladen wurde Rechnungsbezeichnung für die erste Rechnung vergeben Vergeben Sie jetzt einen Namen für Ihre erste Rechnung. Diese Information wird von uns nicht ausgewertet, sie dient ausschließlich zu Ihrem Überblick. Wichtiger Hinweis: Sie wollen nur eine Rechnung einreichen? Dann klicken Sie bitte auf Weiter und gelangen sofort auf die nächste Seite zur Angabe Ihrer Bankverbindung. Wichtiger Hinweis: Sie wollen mehrere Rechnungen einreichen? Dann Klicken Sie bitte auf Weitere Rechnung hochladen und fahren mit den nächsten Schritten dieser Anleitung fort. 9

10 3.1.4 Gespeicherte Rechnung (Ansicht, wenn Ihre erste Rechnung hochgeladen wurde) Sie haben Ihre erste Rechnung erfolgreich an die KfW übermittelt. Bei Bedarf können Sie sich die übermittelte Rechnung durch Klick auf die Bezeichnung (im Beispiel Musterrechnung 1) nochmals anschauen. Sofern Sie noch weitere Rechnungen hochladen wollen, wiederholen Sie bitte pro Rechnung die Schritte im Kapitel 3.1 dieser Anleitung. Sobald Sie alle Rechnungen übermittelt haben, klicken Sie bitte auf Weiter und gelangen sofort auf die nächste Seite zur Angabe Ihrer Bankverbindung. 10