NEUE KONTEN IN ORGAMAX ANLEGEN

Transkript

1 NEUE KONTEN IN ORGAMAX ANLEGEN Inhalt 1 Einführung Weitere Konten anlegen Neue abweichende Erlöskonten anlegen Ein neues Erlöskonto wurde erstellt, trotzdem wird nicht darauf gebucht Ist-Versteuerung aktiv? Wurde das Konto korrekt ausgewählt? Einführung In orgamax stehen Ihnen die gängigsten Konten des Kontenrahmens SKR03 und SKR04 zur Verfügung. Damit sind im Normalfall alle Konten abgedeckt, die Sie zur Verbuchung benötigen. Eine ausführliche Dokumentation zum Kontenplan finden Sie in unserem PDF-Handbuch (Menüpunkt Hilfe -> PDF-Handbuch öffnen ) an der Seite 180. Auch die Bearbeitung bestehender Konten ist dort beschrieben. Manchmal ist es allerdings notwendig, ein weiteres Konto anzulegen. In diesen Fällen ist es möglich, neue Konten auf Basis bestehender Konten anzulegen. Dieses Vorgehen werde ich nun beschreiben. Hinweis: Nicht alle Konten lassen sich in gleichem Maß bearbeiten wie andere. Hinweis: Alle Änderungen im bestehenden Kontenrahmen sollten immer mit Ihrem Steuerberater abgesprochen werden. 1

2 2 Weitere Konten anlegen Ich werde hier nun beschreiben, wie der Kontenplan um neue Konten ergänzt werden kann. Den Kontenplan finden Sie unter Stammdaten > Finanzbuchhaltung -> Kontenplan bearbeiten. Dabei wird auf der linken Seite die Kontonummer der beiden Kontenrahmen SKR03 und SKR04 angezeigt. Mit welchem Kontenrahmen Sie letztendlich arbeiten, können Sie unter dem Menüpunkt Stammdaten -> Meine Firma -> Einstellungen -> Steuer-Einstellungen auswählen. Wichtig ist, dass als Art der steuerlichen Verbuchung die Variante 3: Steuerliche Verbuchung anhand des SKR03/SKR04 eingestellt ist: 2

3 Zur besseren Übersicht später bei der Zuordnung können Sie auch direkt darunter den Haken bei Konto in der Kategorienliste anzeigen auswählen. In meinem Beispiel möchte ich nun ein weiteres Telefon-Konto anlegen, weil dieses Konto für einen weiteren Mitarbeiter anders abgerechnet werden soll. Informieren Sie sich nun bei Ihrem Steuerberater, welches Konto als Grundlage für dieses neue Konto dienen soll. In diesem Fall gibt es bereits ein Standard-Telefonkonto (4920 im SKR03), das Sie oben über die Suchmaske finden. Um nun auf Basis dieses Kontos ein neues Konto anzulegen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie es mit der rechten Maustaste an und klicken Sie auf Konto kopieren : Dieses Konto wird nun unser neues Konto Telefon 2. Die Kontonummer kann hier frei vergeben werden, solange noch kein anderes Konto unter dieser Nummer vorhanden ist. Da in diesem Fall das Telefon sowohl privat als auch geschäftlich genutzt wird, gebe ich in den entsprechenden Privatanteil ein. Rechts oben kann festgelegt werden, ob dieses Konto nachher bei der Verbuchung sichtbar oder unsichtbar ist. Dabei wird unterschieden in: Unsichtbar Dieses Konto bleibt unsichtbar. Für selbst angelegte Konten nicht empfehlenswert. Kontenliste Standard Dieses Konto steht bei der Verbuchung direkt unter der Kategorie zur Verfügung. Kontenliste Erweitert Dieses Konto steht zur Verbuchung nicht direkt unter der Kategorie zur Verfügung, sondern erst nach Klick auf Weitere in der Liste der Kategorien. Hinweis: Nicht für alle Konten lässt sich diese Einstellung vornehmen. 3

4 Mein neues Konto sieht nun wie folgt aus: Mit OK bestätigen Sie die Eingabe. Jedoch kann es vorkommen, dass noch weitere Änderungen an diesem selbst angelegten Konto erforderlich sind. Dafür steht Ihnen die erweiterte Bearbeitung zur Verfügung. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das neue Konto und wählen dort Kontendetails bearbeiten. Im nächsten Fenster erhalten Sie folgende Meldung: Bestätigen Sie diese Meldung nach Zurkenntnisnahme mit Ja. 4

5 Im Folgenden Fenster sehen Sie nun die ausführlichen Kategorie-Einstellungen : Stellen Sie hier nun alles noch den Vorgaben ein. Je nach Art des Kontos kann diese Maske anders ausfallen. Suchen Sie zur Not nach einer Alternative als Grundlage für Ihr selbst angelegtes Konto, wenn Ihr neues Konto nicht die gewünschten Vorgaben bietet. Löschen Sie in diesem Fall Ihr neu angelegtes Konto und erstellen Sie ein Neues. 5

6 Hier nochmal die Schritte in der Zusammenfassung: Beraten Sie sich mit Ihrem Steuerberater, welches Konto als Grundlage für Ihr neues Konto gelten soll. Öffnen Sie bei Unklarheiten zuerst die Kontendetails, um genau zu sehen, welche Grundeinstellungen und Möglichkeiten dieses Konto bietet. Kopieren Sie das Konto, welches als Grundlage dient. Bearbeiten Sie das neue Konto entsprechend der Vorgaben des Steuerberaters und benennen Sie es um. Nun können Sie auf Ihre selbst angelegtes Konto buchen. 6

7 3 Neue abweichende Erlöskonten anlegen Auch das Anlegen weiterer abweichender Erlöskonten ist möglich. Wenden Sie sich auch hier im Vorfeld an Ihren Steuerberater und fragen an, welches Konto als Grundlage genommen werden kann. Zur Auswahl stehen sämtliche Konten, die in der hier gelb markierten Auswahl unter Stammdaten -> Meine Firma -> Einstellungen -> Steuer-Einstellungen angeboten werden: 7

8 Suchen Sie anhand der Bezeichnung das Konto aus dem Kontenplan heraus. Ich verwende das Konto 8125(SKR03) als Grundlage für ein neues Erlöskonto. Über die Suche im Kontenplan konnte ich das passende Konto ermitteln: Wichtig: Verwenden Sie nie ein Konto als Grundlage, wo ganz am Ende der Bezeichnung ein offen steht. Das Konto kann jetzt per Rechtsklick kopiert werden, das kopierte Konto erhält automatisch eine neue Kontonummer. Aus der Liste des Kontenplans können Sie dann per Rechtsklick die Kontendetails dieses Kontos bearbeiten: 8

9 Ändern Sie hier alle notwendigen Daten. Der Text auf Rechnungen ist der Text, der später unten im Schlusstext auf der Rechnung dargestellt wird, sofern es sich um eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer handelt und dieses selbst erstellte Konto entweder speziell für diese Rechnung oder generell als Konto für Umsatzsteuer befreite Rechnungen ausgewählt ist. 9

10 Um dieses neue Konto generell als Standard für Umsatzsteuer befreite Rechnungen auszuwählen, begeben Sie sich wieder unter Stammdaten - > Meine Firma -> Einstellungen -> Steuer-Einstellungen und wählen hier das neue Konto aus. Klicken Sie nicht auf den Button vor Umsatzsteuer befreit, da ansonsten alle neuen Rechnungen ohne Mehrwertsteuer erstellt werden. Beachten Sie auch, dass diese Einstellung nicht rückwirkend für die bereits geschriebenen Rechnungen gilt. 10

11 4 Ein neues Erlöskonto wurde erstellt, trotzdem wird nicht darauf gebucht 4.1 Ist-Versteuerung aktiv? Sofern Sie der Ist-Versteuerung unterliegen, wird mit Erstellung der Rechnung nicht direkt auf das endgültige Erlöskonto gebucht, sondern erst einmal auf ein offenes Standard-Erlöskonto. Erst mit Zahlungseingang (und somit der Fälligkeit der Umsatzsteuer) wird auf das gewünschte Konto gebucht. Ob die Ist-Versteuerung bei Ihnen aktiv ist, sehen Sie unter Stammdaten -> Finanzbuchhaltung -> Standard FiBu-Konten : Dies lässt sich auch anhand eines Beispiels zeigen. In diesem Fall ist die Ist-Versteuerung aktiv. Als abweichendes Erlöskonto für Umsatzsteuer befreite- Rechnungen ist das Konto 8125 (SKR03) bzw (SKR04) Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen 4 Nr. 1b UStG ausgewählt. Was passiert nun, sobald die Rechnung erstellt wurde? 11

12 Die Rechnung wird bei aktiver Ist-Versteuerung nicht direkt auf das Konto 8125 gebucht, sondern auf das Konto 8022 (bzw im SKR04). Dabei handelt es sich um das Konto Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen 4 Nr. 1b UStG offen. Sobald dann die Rechnung auf vollständig bezahlt gesetzt wird, wird auf das endgültige Konto 8125 umgebucht gebucht. In der Kontenübersicht unter Finanzen -> Rechnungs- und Buchhaltungslisten -> Kontenübersicht erhalten Sie jederzeit einen Überblick darüber, auf welches Konto gebucht wird. 4.2 Wurde das Konto korrekt ausgewählt? Sofern das falsche Konto angesprochen wird, die Ist-Versteuerung aber nicht aktiv ist, sollten Sie die dazugehörige Rechnung noch einmal prüfen. Vielleicht ist das gewünschte Konto hier gar nicht ausgewählt. Begeben Sie sich dazu in der Rechnung in den Reiter Erweitert und dort unten zu Sonstiges : Wie Sie sehen können, ist hier für abweichendes Erlöskonto MwSt-frei (5 Positionen) das abweichende Erlöskonto ausgewählt. Aber auch darunter sind 7 Positionen gelistet, allerdings noch mit dem Standardkonto. Als Faustregel gilt hier: Überall, wo 1 oder mehr Positionen gelistet sind, muss auch das gewünschte Erlöskonto ausgewählt werden: 12