Digitaler Lohnnachweis

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1 Digitaler Lohnnachweis Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweisen 3.1. Stammdatenabfrage 3.2. Stammdatenimport 3.3. Erstellung des Lohnnachweises 4. Details 4.1. Meldegründe 4.2. Stornierung der Stammdatenabfrage 4.3. Stornierung des Lohnnachweises 4.4. Unterjährige Mandatsübernahme 4.5. Allgemeiner Hinweis zur Kommunikation mit den Berufsgenossenschaften 5. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Im Info erfahren Sie, wie Sie das Meldeverfahren zur Erstellung des digitalen Lohnnachweises an die Berufsgenossenschaft in Agenda LOHN einrichten und durchführen. 2. Voraussetzungen Allgemein Die gesetzliche Unfallversicherung führt mit dem digitalen Lohnnachweis ab 2017 ein elektronisches Meldeverfahren ein. Das neue Meldeverfahren läuft in drei Schritten ab: 1. Abfrage der Stammdaten 2. Elektronische Rückübermittlung der Stammdaten und Verarbeitung in LOHN 3. Erstellung und Übermittlung des digitalen Lohnnachweises Das neue elektronische Lohnnachweisverfahren wird erstmalig im Jahr 2017 für das Meldejahr 2016 eingeführt. Die Datenannahmestelle ist die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV). Übergangsphase In der Übergangsphase 2016 und 2017 muss der Arbeitgeber den neuen digitalen Lohnnachweis erstellen und zusätzlich den bisher bekannten Entgeltnachweis im Online-, Papier- oder Fax- Verfahren abgeben. Die tatsächliche Berechnung der Beiträge erfolgt auf der herkömmlichen Basis. Ab dem Meldejahr 2018 genügt die Abgabe des digitalen Lohnnachweises. Die digitalen Lohnnachweise müssen bis zum 16. Februar des Folgejahres für ein Meldejahr übermittelt werden. Stammdatendienst der DGUV Bevor ein Unternehmen die Lohnnachweise für ein Meldejahr elektronisch übermitteln kann, muss ein automatisierter Abgleich der Stammdaten mit der zentralen Stammdatendatei der DGUV erfolgen. Der Spitzenverband der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) hat für den Abgleich ab einen Stammdatendienst eingerichtet. Die Berufsgenossenschaften müssen die dafür notwendigen Daten an die DGUV melden (Mitgliedsnummer, Gefahrtarifstellen usw.). Ab Mitte November 2016 erhalten die Arbeitgeber für den automatischen Stammdatenabgleich die folgenden Zugangsdaten: Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers Mitgliedsnummer des Arbeitgebers PIN Hinweis Wird die Lohnabrechnung bei einem externen Dienstleister wie z. B. Steuerkanzlei oder Lohnbuchhaltungsbüro erstellt, müssen die Zugangsdaten an den Dienstleister weitergegeben werden. Die Stammdaten können Sie in LOHN frühestens ab dem ersten Dezember eines Jahres für das Folgejahr abfragen.

3 Seite 3 Erstellung Lohnnachweis Der jährliche und unterjährige Lohnnachweis wird nur erstellt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind: 1. Die Stammdaten müssen von der zuständigen Unfallversicherung für das zu meldende Veranlagungsjahr rückgemeldet sein. 2. Für den Beitragsmaßstab des bei der Unfallversicherung gemeldeten Betriebes gilt: Entgelt Arbeitsstunden Anzahl der Versicherten»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: BG«.

4 Seite Vorgehensweisen Stammdatenabfrage Stammdatenabfrage bei Neuanlage eines Mandanten Bei Neuanlage eines Mandanten wird die Stammdatenabfrage zur Berufsgenossenschaft erst erstellt, wenn ein sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer angelegt ist. LOHN prüft, ob SV-pflichtige Arbeitnehmer angelegt sind und erstellt die Stammdatenabfrage automatisch: Bei erneutem Öffnen des Mandanten. Bei erneutem Abspeichern des BG-Satzes. Versenden Sie die Daten wie gewohnt über das Agenda-Rechenzentrum Automatische Stammdatenabfrage Die Stammdatenabfrage für das kommende Jahr wird automatisch erstellt, vorausgesetzt Sie befinden sich mindestens in der Abrechnungsperiode Dezember und der erste Dezember ist erreicht. Beim Öffnen eines Mandanten erscheint folgende Meldung:

5 Seite 5 Vorgehensweise 1. Die Option <Möchten Sie mit diesen Daten die Stammdatenabfrage für XXXX erstellen?> ist automatisch vorbelegt. <Weiter>. 2. Es erscheint folgender Hinweis: 3. <OK> klicken und Daten wie gewohnt über das Agenda-Rechenzentrum versenden. 4. Die Protokolle der gemeldeten Daten finden Sie unter:»auswertungen Allgemeine Auswertungen Jahresordner Lohnnachweis«. Status Lohnnachweisverfahren Nach erfolgreichem Versenden der Abfrage sehen Sie den aktuellen Status:»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: BG«

6 Seite Rückübermittlung In der Regel wird die Abfrage der Stammdaten von der Berufsgenossenschaft innerhalb einer Stunde (längstens innerhalb eines Tages) beantwortet. Der Abruf erfolgt über»transfer DEÜV- Verarbeitungsergebnisse abrufen«. Beim Öffnen des Mandanten werden die Verarbeitungsergebnisse in die Mandanten-Programmdaten übernommen. Automatischer Import Die Rückmeldung zum Abgleich der Stammdaten enthält folgende Informationen: Gültigkeit der Mitgliedsnummer Arbeitgeber Beitragsmaßstab Entgelt Arbeitsstunden Versicherte Einwohnerzahlen Privathaushalte Sonstige Unternehmen Gültige Gefahrentarifstellen Der Beitragsmaßstab wird anhand der Arbeitgeberdaten von den Berufsgenossenschaften festgelegt. Die Rückmeldungen sind in den Mandanten-Programmdaten einsehbar. Öffnen Sie den angezeigten BG-Satz mit Doppelklick:»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: BG«.

7 Seite 7 Anzeige der rückübermittelten Gefahrentarife in den Mandanten-Programmdaten:»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: BG«. Das Protokoll in den Allgemeinen Auswertungen wird um die importierten Abfrageergebnisse ergänzt:»auswertungen Allgemeine Auswertungen Jahresordner Lohnnachweis«.

8 Seite Stammdatenimport Personaldaten ab Meldejahr 2017 Für die Erstellung des Lohnnachweises dürfen ab dem Veranlagungsjahr 2017 nur noch Gefahrentarife verwendet werden, die von der Berufsgenossenschaft rückübermittelt wurden. LOHN prüft ab der Lohnperiode Januar 2017 automatisch, ob in den Personaldaten nur Gefahrentarife hinterlegt sind, die in den rückübermittelten Stammdaten enthalten sind. Bei der Übernahme in die Personaldaten unterscheidet LOHN folgende Konstellationen:»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: BG«. 1. Es wurde ein Gefahrentarif rückübermittelt Ist nur ein Gefahrentarif in der Rückübermittlung enthalten, wird dieser automatisch in die Personaldaten aller beschäftigten Arbeitnehmer in die erste Gefahrentarifstelle übernommen. Sofern dort ein anderer Gefahrentarif hinterlegt ist, wird dieser vorher gelöscht. Eingetragene Gefahrentarife in der 2. Gefahrentarifstelle werden gelöscht. 2. Es wurde mehr als ein Gefahrentarif rückübermittelt Bei dieser Konstellation löscht LOHN ab der Lohnperiode Januar 2017 nur die Gefahrentarife aus den Personaldaten, die nicht in der Rückübermittlung enthalten sind. Wurde ein Gefahrentarif gelöscht, wird der Arbeitnehmer auf fehlerhaft gestellt. Der Gefahrentarif muss manuell aus den rückübermittelten Gefahrentarifen ausgewählt werden. Meldung nach Import der UV-Meldungen Nachdem die UV-Stammdaten in die Mandanten-Programmdaten importiert wurden, erscheint folgende Hinweismeldung: 1. Ab Meldejahr 2017 Klick auf <OK>.

9 Seite 9 2. Import der UV-Stammdaten in die Personaldaten Hinweis Durch das Importieren der UV-Stammdaten wird die bereits durchgeführte Monatsberechnung zurückgesetzt. Importieren Sie die UV-Stammdaten zu einem späteren Zeitpunkt, wird beim Monatsabschluss der Import der UV-Stammdaten automatisch durchgeführt. 3. Protokoll der importierten Personaldaten 1. Mit der Option <Ja> zeigen Sie das Importprotokoll sofort auf dem Bildschirm an. Mit der Option <Nein> zeigen Sie das Protokoll unter dem nachfolgendem Pfad. Klick auf <Weiter>. 2.»Transfer Rückmeldungen SV-Daten Druck Importprotokoll Rückmeldungen«. 3. Doppelklick auf»uv-stammdaten«.

10 Seite Protokoll der importierten UV-Stammdaten Durch den Import in die Personaldaten werden fehlerhafte Gefahrentarifstellen überschrieben und mit der korrekten Gefahrentarifstelle befüllt Abweichende Gefahrtarifstelle Weichen die Betriebsnummern der Berufsgenossenschaft und des rückgemeldeten Gefahrentarifs voneinander ab, müssen Sie die Option <Abweichender Gefahrentarif> in den Personaldaten aktivieren und den entsprechenden Gefahrentarif auswählen.»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: BGStammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: BG«

11 Seite Erstellung des Lohnnachweises Jährlicher Lohnnachweis Monatsberechnung Januar Der jährliche Lohnnachweis wird mit der Monatsberechnung Januar für das vorherige Veranlagungsjahr erstellt. LOHN erzeugt die Standardmeldung des jährlichen Lohnnachweises automatisch mit dem Meldegrund»UV01 Umlagelohnnachweis«. Das Protokoll der»beitragsabrechnung Lohnnachweis«finden Sie unter:»auswertungen Allgemeine Auswertungen Jahresordner Lohnnachweis«. Beitragsabrechnung Lohnnachweis Die Werte in den Spalten»BG-Brutto tatsächlich«und»bg-stunden tatsächlich» enthalten die ungekürzten Werte. Sie entsprechen der Berufsgenossenschaftsliste und dem Jahreslohnkonto. Die Werte in den Spalten»BG-Brutto Höchst-JAE«und»BG-Stunden Voll-ARW«sind auf die Höchstwerte der Berufsgenossenschaft gekürzt.

12 Seite 12 Nach Erstellung des digitalen Lohnnachweises wird der»status Lohnnachweisverfahren«im BG- Stamm automatisch auf»lohnnachweis erstellt«gesetzt.»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: BG« Unterjähriger Lohnnachweis Der unterjährige Lohnnachweis wird für folgende Meldetatbestände ab dem Meldejahr 2017 mit der Monatsberechnung erstellt: Betriebsaufgabe Systemwechsel Unternehmerwechsel (Änderung der AG-Betriebsnummer) zwingend neue Mandantennummer Zuständigkeitswechsel der Berufsgenossenschaft (andere BG) Änderung in den Mandanten-Programmdaten Änderung der Mitgliedsnummer Änderung in den Mandanten-Programmdaten Beendigung aller Beschäftigungsverhältnisse bei Fortführung des Unternehmens automatische Ermittlung durch LOHN Insolvenz Mandanten-Programmdaten Register: Insolvenz Austritt wegen Insolvenz

13 Seite 13 Betriebsaufgabe 1.»Stammdaten Betriebsstätten«. 2. <Betriebsaufgabe> aktivieren und <Speichern>. 3.»Bearbeitung Monatsberechnung«.

14 Seite 14 Systemwechsel 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: SV«. 2. <Abmeldung Systemwechsel zum Letzten des aktuellen Monats> aktivieren und <Speichern>. 3.»Bearbeitung Monatsberechnung«. Hinweis Erstellt der nachfolgende Berater die Lohnabrechnung mit Agenda LOHN, handelt es sich bei der Übernahme nicht um einen Systemwechsel. Nr Agenda LOHN: Neues Mandat per Agenda-Sicherung anlegen Auswertung Das Protokoll der»beitragsabrechnung Lohnnachweis«finden Sie unter:»auswertungen Allgemeine Auswertungen Jahresordner Lohnnachweis«.

15 Seite Versand»Transfer DEÜV-Dateien senden«mit Klick auf gelangen Sie zum Inhalt der Meldung. Mit Klick auf <Senden> wird der Lohnnachweis über das Agenda Rechenzentrum versendet. Nach dem Versand wird der Status im BG-Stamm automatisch auf»lohnnachweis versendet«gesetzt.»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: BG«Hinweis Im DEÜV-Protokoll ist die Lohnnachweismeldung mit 0,00 dargestellt. Die zur Unfallversicherung übermittelten Werte entnehmen Sie der <Beitragsabrechnung Lohnnachweis> unter:»auswertungen Allgemeine Auswertungen Jahresordner Lohnnachweis«.

16 Seite Details Meldegründe Meldegrund Beschreibung UV01»Umlagelohnnachweis«Standardmeldung (Jahresmeldung Erstellung Januar) UV05»Lohnnachweis bei Einstellung Unternehmen/Wechsel UV- Träger/Änderung der Mitgliedsnummer«UV06»Lohnnachweis bei Beendigung einer meldenden Stelle/Beendigung aller svpflichtigen Beschäftigungsverhältnisse«UV08»Lohnnachweis bei Insolvenzverfahren«Meldung bei Einstellung oder Beendigung des Betriebes (Betriebsaufgabe im jeweiligen Abrechnungsmonat) oder bei Wechsel des UV- Trägers oder unterjährige Änderung der Mitgliedsnummer Änderung der formellen Zuständigkeit (Systemwechsel im jeweiligen Abrechnungsmonat) oder Austritt des letzten svpflichtigen Beschäftigten Meldung wird im Monat des Insolvenzereignisses erstellt Die erstellten Meldungen sind je Meldetatbestand unter Spalte»Inhalte anzeigen«aufgeführt.»transfer DEÜV-Dateien senden«in der Umlagelohnnachweis Betriebsaufgabe Systemwechsel Hinweis Erstellt der nachfolgende Berater die Lohnabrechnung mit Agenda LOHN, handelt es sich bei der Übernahme nicht um einen Systemwechsel: Nr Agenda LOHN: Neues Mandat per Agenda-Sicherung anlegen.

17 Seite Stornierung der Stammdatenabfrage Achtung Durch Stornierung einer bereits versendeten Stammdatenabfrage melden Sie sich bei der Berufsgenossenschaft von der Teilnahme am elektronischen Lohnnachweisverfahren ab. Sie müssen die Berufsgenossenschaft in den Mandanten-Programmdaten neu anlegen und bei den Arbeitnehmern mit der zugehörigen Gefahrentarifstelle hinterlegen. Anschließend führen Sie eine Stammdatenabfrage durch. Vorgehensweise 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register BG«2. BG mit Doppelklick öffnen. 3. Option <Abfrage Stammdaten stornieren> aktivieren. 4. Beim Abspeichern des Dialogs erscheint der Hinweis: Die Protokolle der gemeldeten Daten finden Sie unter»auswertungen Allgemeine Auswertungen Jahresordner Lohnnachweis«.

18 Seite Stornierung des Lohnnachweises Korrekturen für bereits abgegebene Lohnnachweise müssen auf elektronischem Wege erstellt und versendet werden. Bevor ein korrigierter Lohnnachweis erstellt wird, muss der bereits versendete Lohnnachweis storniert werden. LOHN storniert automatisch den versendeten Lohnnachweis, wenn sich Nachberechnungen des UVpflichtigen Entgelts oder Änderungen bezüglich der Berufsgenossenschaft ergeben. Wenn Sie die Anzahl der Arbeitsstunden ändern, wird eine Stornierung nur bei Verwendung des Beitragsmaßstabs»Arbeitsstunden«erstellt.

19 Seite Unterjährige Mandatsübernahme Erfassen Sie bei einer unterjährigen Übernahme eines neuen Mandats die BG-Vorträge. Dadurch ermittelt LOHN im nächsten Lohnnachweis korrekt die Höchst-Jahresentgeltgrenze (Höchst- JAE) und den Vollarbeiterrichtwert (Voll-ARW). Diese Werte wurden bereits mit dem Lohnnachweis des Vorberaters gemeldet.»stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Festbezüge Schaltfläche: Lohnkontovorträge«

20 Seite Allgemeiner Hinweis zur Kommunikation mit den Berufsgenossenschaften Wenden Sie sich bei Unklarheiten im Lohnnachweisverfahren (wie z. B. der Gültigkeit der Mitgliedsnummer, der rückübermittelten Gefahrentarife oder Ähnlichem) direkt an die Berufsgenossenschaft. Es wurde dazu von der DGUV ein neues Verfahren über ein Online- Kontaktformular eingeführt. Der Aufruf des Kontaktformulars wurde direkt in LOHN integriert:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: BG«. Befüllen Sie das Kontaktformular der DGUV mit den vollständigen Daten. 5. Wichtige Informationen Nr Meldeverfahren an die Berufsgenossenschaft Nr BG Verkehr