MICROSOFT WORD XP. In diesem Dokument lernen Sie die wichtigsten Techniken für den Umgang mit grossen Dokumenten kennen. Alex Jung

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1 MICROSOFT WORD XP GROSSE DOKUMENTE In diesem Dokument lernen Sie die wichtigsten für den Umgang mit grossen Dokumenten kennen. Alex Jung

2 GROSSE DOKUMENTE Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Für Fragen und Anregungen wenden Sie sich an den Autor. Alex Jung

3 MICROSOFT WORD XP HINWEIS ZU DEN TASTATUR-UNTERSCHIEDEN DEUTSCHLAND/ÖSTERREICH SCHWEIZ. Die Tastaturen in Deutschland und Österreich unterscheiden sich häufig von denjenigen in der Schweiz, wo andere (englische) Tasten verwendet werden. Der Einfachheit halber werden im vorliegenden Handbuch die deutschen Begriffe verwendet, also z.b. STRG (Steuerung) anstatt CTRL (Control). Nachstehend eine Tabelle mit den wichtigsten Tasten. Deutsche Tastatur Schweizer Tastatur (Feststellen) Alex Jung

4 GROSSE DOKUMENTE Inhaltsverzeichnis In jedem grossen Dokument gibt es ein Inhaltsverzeichnis. Wenn Sie mit den Formatvorlagen Überschrift 1 bis 9 arbeiten, dann ist das generieren eines solchen sehr einfach. Wichtig ist zu wissen und das gilt für alle Verzeichnistypen dass die Formatvorlagen für die Verzeichnisse andere sind, als diejenigen im Text! Das Inhaltsverzeichnis wird mit den Formatvorlagen Verzeichnis 1 bis 9 erstellt. Im Text verwenden Sie jedoch Überschrift 1 bis 9. Somit können Verzeichnisse ganz anders formatiert werden, als die im Text verwendeten Formatvorlagen Inhaltsverzeichnis erstellen Das Inhaltsverzeichnis wir normalerweise aufgrund der Texte, die mit den Formatvorlagen Überschrift 1 bis 9 formatiert wurden. Wählen Sie Menü EINFÜGEN REFERENZ INDEX UND VERZEICHNISSE Folgender Dialog erscheint: Abb. 26:Inhaltsverzeichnis erstellen Seite 44 Grosse Dokumente Alex Jung

5 Unter der Dropdown-Schaltfläche Ebenen können Sie auswählen, wie viele Ebenen im Inhaltsverzeichnis angezeigt werden sollen. Das bedeutet, dass Sie bei z.b. 5 verwendeten Ebenen (Überschrift 1 bis 5) lediglich die ersten 2 (also Überschrift 1 und 2) im Inhaltsverzeichnis angezeigt bekommen. Interessant ist die Schaltfläche Optionen. Abb. 27:Dialog Inhaltsverzeichnis Optionen Hier wird festgelegt, welche Formatvorlagen für die Generierung des Inhaltsverzeichnisses berücksichtigt werden. Üblicherweise sind dies die Formatvorlagen Überschrift 1 bis 9, denn dies sind ja auch Ihre Kapitelüberschriften. Es ist so natürlich auch möglich, aus anderen Formatvorlagen ein Verzeichnis zu generieren. Die Option Verzeichniseintragsfelder In den meisten Fällen werden Sie mit Formatvorlagen als Basis für Ihr Inhaltsverzeichnis arbeiten. Um Text in Ihr Verzeichnis aufzunehmen, welcher nicht mit einer der oben ausgewählten Formatvorlagen formatiert ist, müssen Sie vor den entsprechenden Text ein Verzeichniseintragsfeld einfügen. Ein sog. TC-Feldeintrag. { TC "Text" [Schalter ] } Diesen Eintrag können Sie über das Menü EINFÜGEN FELD unter der Kategorie TC finden. Dort sind unter den Optionen auch die Schalter beschrieben. Wenn Sie ein Inhaltsverzeichnis nur aufgrund von TC-Feldeinträgen generieren möchten, dann desaktivieren Sie die Option Formatvorlagen. Alex Jung Grosse Dokumente Seite 45

6 GROSSE DOKUMENTE Ein Beispiel finden Sie in diesem Dokument. Im vorliegenden Inhaltsverzeichnis finden Sie folgende Einträge: Abb. 28:Inhaltsverzeichnis mit TC-Feld Die drei Einträge unterhalb Seitenlayout haben keine Kapitelnummerierung, denn es sind keine Kapitel. Dennoch wollte ich sie der Übersichtlichkeit halber im Inhaltsverzeichnis aufnehmen. Deshalb habe ich die Texte mit einem TC-Feld belegt und im TOC (Inhaltsverzeichnis) Feld bestimmt, dass sie mit der Formatvorlage Verzeichnis 5 für das Inhaltsverzeichnis verbunden werden sollen (Optionsschalter \l 5 ). Die Formatvorlage Verzeichnis 5 habe ich dann dahingehend abgeändert, dass der Eintrag auch unterhalb von Seitenlayout richtig eingerückt wird. Alles klar? Soweit zum Inhaltsverzeichnis. Seite 46 Grosse Dokumente Alex Jung

7 Abbildungsverzeichnis Einträge erstellen Abbildungsbezeichnungen sind ein Muss in einem professionell gestalteten Dokument. Nicht nur werden Abbildungen beschrieben, sondern man kann sich wiederum mit Querverweisen auf diese Bezeichnungen beziehen. Also z.b. siehe Abb. 123 Bezeichnungen (nicht nur für Abbildungen) erstellen Sie wie folgt: Wählen Sie Menü EINFÜGEN REFERENZ BESCHRIFTUNG Folgender Dialog erscheint: Abb. 29:Dialog Beschriftung Im Feld Beschriftung steht die letzte Bezeichnung, welche Sie verwendet haben, mit der nächsten Nummer. Hinter diese Bezeichnung können Sie nun den die Abbildung beschreibenden Text einfügen. Klicken Sie anschliessend auf OK. Alex Jung Grosse Dokumente Seite 47

8 GROSSE DOKUMENTE Vielleicht möchten Sie aber eine neue Bezeichnung erstellen. Klicken Sie im obigen Dialog auf Neue Bezeichnung Abb. 30:Beschriftung hinzufügen Geben Sie der Beschriftung einen Namen, z.b. Bild und Klicken Sie auf OK Seite 48 Grosse Dokumente Alex Jung

9 Im Dialog unter Abb. 29 wird nun im Beschriftungsfenster Bild 1 angezeigt. Für jede Abbildung, Tabelle usw. müssen Sie immer zuvor in der Liste die entsprechend zu verwendende Bezeichnung auswählen. Über die Schaltfläche Nummerierung können Sie die Art der Nummerierung anpassen. Abb. 31:Dialog Nummerierung der Beschriftung Unter Format können Sie das Zahlenformat bestimmen. 1,2,3, a,b,c, A,B,C, i,ii,iii, (römische Ziffern) I,II,III, (römische Ziffern) Die Option Kapitelnummer einbeziehen erlaubt es, eine Verbindung zu einer Überschrift-Nummer herzustellen. Einen kleinen Haken haben die Bezeichnungen. Man kann sie, einmal definiert, nicht mehr ändern sondern nur löschen und neu erstellen. Bereits eingefügte Bezeichnungen stimmen in den Nummerierungen nicht mehr mit der neuen überein. Also Vorsicht. Alex Jung Grosse Dokumente Seite 49

10 GROSSE DOKUMENTE Eine komfortable Art, Grafiken und Tabellen automatisch beim Einfügen mit Bezeichnungen zu belegen ist die Option Autobeschriftung. Abb. 32:Dialog AutoBeschriftung Hier können Sie für bestimmte Objekte (z.b. Word Tabellen) automatisch eine Beschriftung zuordnen. Wenn immer Sie eine Word Tabelle einfügen, wird die Beschriftung automatisch generiert. Sie müssen nur noch den Text ergänzen. Tabelle 1 Wie Figura zeigt Soweit zu den Beschriftungen. Wie Sie das Verzeichnis erstellen, sehen Sie im nächsten Kapitel. Seite 50 Grosse Dokumente Alex Jung

11 Abbildungsverzeichnis erstellen Wählen Sie Menü EINFÜGEN REFERENZ INDEX UND VERZEICHNISSE Folgender Dialog erscheint: Abb. 33:Abbildungsverzeichnis Wählen Sie unter der Dropdown-Schaltfläche Titel die entsprechende Beschriftung aufgrund derer das Verzeichnis erstellt werden soll. Behalten Sie die Einstellungen wie oben angezeigt bei und klicken Sie auf OK. Alex Jung Grosse Dokumente Seite 51