EU-Hochschulbüro Praxishandbuch EU-Projektförderung. 2. Besonderheiten bei der Abrechnung von Marie Curie-Projekten im 7. FRP

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1 2. Besonderheiten bei der Abrechnung von Marie Curie-Projekten im 7. FRP Stand: August 2014 I. MC Initial Training Networks (ITN) 1) DIREKTE KOSTEN Allgemein Erstattung in der Regel mittels Pauschalsätzen (Lump sums & flat rates) Erstattungsfähige Kosten: o Tatsächlich während der Projektlaufzeit bei den Vertragspartnern angefallen, o Laut internen Buchhaltungsregeln aufgezeichnet, o Notwendig und wirtschaftlich vertretbar, o Im Vertrag mit den entsprechenden Annexen und in den Finanzhilfevereinbarungen festgelegt, Nicht erstattungsfähige Kosten: o Wechselkurs- und Kapitalverluste. Grundgehalt (Monthly living allowance) Bei der monthly living allowance handelt es sich um das Grundgehalt für den/die Wissenschaftler/in. Die in dem Merkblatt aufgeführten Beträge beziehen sich auf die Kostenkategorien für 2012: Researcher categories EUR/year (Stand 2012/2013) Early stage researcher < 4 years Experienced researcher 4-10 years Experienced researcher > 10 years Seite 1 von 6

2 Die Berechnung der Personalkosten erfolgt über einen mit dem jeweiligen Arbeitsprogramm festgelegten Pauschalsatz für Early Stage Researcher und Experienced Researchers, eine Abrechnung der tatsächlich entstandenen Kosten ist daher nicht notwendig. Die Höhe der Fördersätze können Sie dem jeweils relevanten Arbeitsprogramm entnehmen. Die Angleichung der Personalkosten erfolgt über einen länderspezifischen Korrekturfaktor (94,8 % für 2012/2013). Erfahrene Wissenschaftler/innen können zwischen 3 Monaten und 2 Jahren eingestellt werden. Für alle Wissenschaftler/innen wird eine Vollzeitbeschäftigung erwartet. Da die TVL-Verträge nicht anwendbar sind, erhalten die Wissenschaftler/innen einen Dienstvertrag nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch. Die EU gibt keine besonderen Vorgaben zur Vertragsform vor. Nach Abschluss des Vertrages geht der EU, über den Koordinator, eine Bestätigung der Konformität (Declaration of conformity) zu. Bestandteil des Vertrages sind die Finanzhilfevereinbarung und der Career Development Plan (bei Vertragsverhältnissen > 6 Monate). Die Wissenschaftler/innen unterliegen einer Sozialversicherungspflicht, die Minimalforderung der EU ist eine Krankenversicherung (inkl. Mutterschutz, Unfall, Invalidität). Die monatliche Vergütung (Living allowance und mobility allowance) sind Arbeitgeberbruttobeträge und steuer- und sozialversicherungspflichtig. Wenn der/die Wissenschaftler/in an eine ausländische Institution entsendet wird, ist die Krankenkasse entsprechend zu informieren, damit der Versicherungsschutz auch während des Auslandsaufenthalts weiterbesteht. Die Auszahlung des Gehaltes erfolgt in der Regel durch die Gasteinrichtung, auch während der Entsendungszeiten in andere Einrichtungen. Aussetzung des Projekts/Elternzeit: Eine zeitweilige Aussetzung des Projekts bzw. Teilzeitarbeit ist möglich: o Aus persönlichen, familiären oder beruflichen Gründen, insbesondere bei Elternzeit o Entsprechende Projekt-/Anstellungsverlängerung Eine Kostenerstattung von gesetzlich vorgeschriebenen Zahlungen (ggf. Erhöhung der Maximalzuwendung nur auf Antrag möglich). Die über das Projekt finanzierten Wissenschaftler/innen müssen Stundennachweise über die Arbeit im Projekt führen. Die Stundennachweise werden über die gesamte Seite 2 von 6

3 Arbeitszeit verlangt, um Doppelfinanzierungen auszuschließen. Bitte verwenden Sie die Vorlage des Timesheets, dass das EU-Büro des BMBF und die Nationalen Kontaktstellen mit der Europäischen Kommission abgestimmt haben (eine Vorlage finden sie hier: oder im EU-Büro). Bei der Abrechnung können die von der EU vorgesehenen Pauschalen abgerechnet werden. Mobilitätszulage (Monthly mobility allowance Familienstandabhängiger Zuschlag) Monatlicher Pauschalbetrag für die Lebenshaltungs- und Reisekosten (personal household, relocation and travel expenses of the researcher and her/his family in the host country). 700 Euro für Wissenschaftler/innen ohne Familie, Euro für Wissenschaftler/innen mit Familie, die Anpassung erfolgt wie bei dem Gehalt mit dem jeweils gültigen länderspezifischen Korrekturfaktor (94,8 % für 2012/2013). Forschende mit Familie sind verheiratet oder leben in einer der Ehe gleichgestellten Verbindung und/oder sorgen für Kinder. Referenzdatum für den Familienstand ist in der Regel das Einstellungsdatum. Bei der Abrechnung können die von der EU vorgesehenen Pauschalen abgerechnet werden. Zuschuss zu Forschung, Training und Programmdurchführung (Contribution to the training expenses of eligible researchers and research/transfer of knowledge programme expenses) Die Pauschale steht der jeweiligen (Gast)Institution für die entstehenden Kosten der Wissenschaftler/in zu. Die Pauschale beträgt Euro pro Monat und pro Forschermonat (Person). Der Zuschuss kann für Forschungskosten (Chemikalien, Bücher, Zeitschriften, Software, Labormaterial, Hilfskräfte, Laptops,...), Reiseaktivitäten (Teilnahme an Konferenzen, Workshops, Meetings, Trainings, ), Ausschreibungen, Publikationskosten, Studiengebühren für Doktoranden, Mitgliedsbeiträge, etc. verwendet werden. Bei der Abrechnung können bzw. sollten die von der EU vorgesehenen Pauschalen abgerechnet werden. Seite 3 von 6

4 Managementkosten (Management activities - Real cost category) Die Erstattung beträgt max. 10 % der zuschussfähigen Summe der EU. Der Großteil des Budgets verbleibt i.d.r. beim Koordinator. Die Managementkosten werden gemäß der tatsächlich entstandenen Kosten abgerechnet. Mehrwertsteuer Ausgewiesene Mehrwertsteuer ist nicht erstattungsfähig, d.h. sie muss aus eigenen Mitteln finanziert werden. 2) INDIREKTE KOSTEN OVERHEADS Gemeinkosten (Overhead) Die EU erstattet eine Pauschale von max. 10% der direkten Kosten, außer für Unteraufträge. Verwendung der Overheadpauschale Da es sich bei dem Overhead um eine von der EU gezahlte Pauschale handelt, müssen die Ausgaben gegenüber der EU und einer Rechnungsprüfung durch die EU nicht nachgewiesen werden. Von der Gesamtpauschale werden im Vorfeld alle nicht förderfähigen Kosten abgezogen (Restabschreibungen). Der verbleibende Rest wird wie folgt laut Präsidiumsbeschluss (vom , sowie vom ) aufgeteilt: 50% - Zentraler Einbehalt zur Finanzierung des Programmhaushalts des Präsidiums, 20% - an die jeweilige Fakultät bzw. den jeweiligen Budgetkreis, 30% - an die jeweilige Projektleitung bzw. das jeweilige Forschungszentrum. Seite 4 von 6

5 II. MC International Research Staff Exchange Scheme (IRSES) 1) DIREKTE KOSTEN Die Abrechnung erfolgt anhand von Pauschalsätzen nach folgender Berechnung: mtl. Pauschalsatz pro entsandtem/r Wissenschaftler/in * Anzahl der Monate (taggenau!) Der Pauschalsatz ist abhängig von den Angaben im jeweiligen Arbeitsprogramm: Work Programme Unit cost , , ,900 standard 2,100 long distance (*) 1,900 standard 2,100 long distance (*) 1,900 standard 2,100 long distance (*) * An additional long distance allowance of 200 EUR per seconded staff member per month is paid to cover higher travel costs for countries located a long distance from Europe, i.e. Argentina, Australia, Brazil, Canada, Chile, China, India, Japan, Mexico, New Zealand, Rep. of Korea, South Africa, United States. Please note that no allowance is granted for incoming secondments from industrialised countries with EU International agreements on Science and Technology (i.e. Australia, Canada, Japan, Rep. of Korea, New Zealand, United States, Macao, Hong Kong). Entsandt werden können nur Mitarbeiter der Universität. Es müssen die folgenden Kriterien erfüllt sein: Der/Die Wissenschaftler/in steht während des gesamten Zeitraums seiner/ihrer Mobilität in einem Arbeitsverhältnis mit der Universität. Der/Die Wissenschaftler/in erhält (zusätzlich zum Grant) ein Gehalt, d.h. der Grant darf NICHT in eine Gehaltszahlung umgewandelt werden. Der/Die Wissenschaftler/in kann einer der folgenden Kategorien zugeordnet werden: Early-stage researchers (ESR) < 4 years Experienced researcher (ER) 4-10 years Seite 5 von 6

6 Definition Early-Stage Researcher (Nachwuchswissenschaftlerinnen und - wissenschaftler/ Doktorandinnen und Doktoranden): Early-stage researchers sind definiert als Forschende in den ersten vier Jahren (Vollzeit- Äquivalent) ihrer Forscherlaufbahn, beginnend mit dem Datum des Erwerbs eines Abschlusses, der formal erlaubt, ein Promotionsstudium aufzunehmen, und dies entweder im Land, in dem der Abschluss erworben wurde oder in dem Land, in dem die Forschungsausbildung gegeben würde, unabhängig davon, ob eine Promotion angestrebt ist. Forschende mit einer abgeschlossenen Promotion, unabhängig von deren Dauer, zählen nicht mehr als early-stage researchers. Definition Experienced Researcher (erfahrene Forscherinnen und Forscher): Experienced researchers müssen entweder eine abgeschlossene Promotion haben oder mindestens vier Jahre Forschungserfahrung (Vollzeit-Äquivalent) aufweisen können. Mindestens eine der beiden Qualifikationen muss zum Zeitpunkt des Ablaufs der Bewerbungsfrist eines Bewerbungsaufrufs (bzw. bei institutionell ausgerichteten Maßnahmen zum Zeitpunkt der Rekrutierung) erfüllt sein. In dieser Gruppe erfolgt für die Finanzierung noch eine Unterscheidung zwischen Forschenden mit bis zu zehn Jahren Forschungserfahrung nach der Graduierung und solchen mit mehr als zehn Jahren. 2) INDIREKTE KOSTEN OVERHEADS Bei IRSES-Projekten erfolgt KEINE Berechnung von Overheads. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass auf allen Investitionsgütern, Präsentationen, Berichten, Webseiten, etc. das EU-Emblem erscheinen muss ( Dieses Merkblatt kann nur einen ersten Überblick geben und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Bitte wenden Sie sich an das EU-Hochschulbüro, wenn Sie für einen EU-Antrag Ihre Projektkosten kalkulieren oder Fragen zur Abwicklung haben. Wir unterstützen Sie gern! Ihre Ansprechpartnerinnen: Dr. Anne Clausen, Tel. 0441/ , anne.clausen@uni-oldenburg.de Dörte Dannemann, Tel. 0441/ , doerte.dannemann@uni-oldenburg.de Seite 6 von 6