GUTSCHRIFTEN MIT ORGAMAX ERSTELLEN

Transkript

1 GUTSCHRIFTEN MIT ORGAMAX ERSTELLEN Inhalt Einführung Erstellung einer Gutschrift über den vollen Rechnungsbetrag Erstellung einer Gutschrift über bestimmte Rechnungspositionen Gutschrift von Teil- und Sammelrechnungen Erstellung einer manuellen Gutschrift Verbuchen von Gutschriften als Guthaben eines Kunden Verbuchen einer Rechnung mit einer Gutschrift Rechnungsbetrag ist größer als der Betrag der Gutschrift Gutschriftbetrag höher als der Betrag der Rechnung Restbetrag aus offener Gutschrift als Kundenguthaben verbuchen Stornierung einer Abschlagsrechnung Bezeichnung der Gutschrift ändern (Stornorechung/Rechnungskorrektur) Einführung Dieses How-To befasst sich mit den verschiedenen Möglichkeiten zur Gutschrift und Stornierung von Rechnungen. Auch das Verbuchen mit Kundenguthaben oder einer Rechnung sowie die Stornierung von Abschlagsrechnungen wird hier beschrieben. 1

2 1 Erstellung einer Gutschrift über den vollen Rechnungsbetrag Die einfachste Variante ist die, eine Gutschrift zu einer 1:1-Rechnung zu erstellen (also zu einer Rechnung, zu der es nur einen Lieferschein und einen Auftrag gibt). Klicken Sie dazu in der Rechnungsübersicht (unter Verkauf -> Rechnungen ) mit der rechten Maustaste auf die Rechnung, zu der Sie die Gutschrift erstellen möchten. Wählen Sie dann Rechnung stornieren / Gutschrift zur Rechnung erstellen : Sofern die Rechnung noch offen ist, erscheint eine Meldung, ob diese Gutschrift als Stornovorgang gebucht werden soll. Bestätigen Sie diesen Dialog mit Ja, werden sowohl die noch offene Rechnung als auch die Gutschrift automatisch über das Verrechnungskonto auf vollständig bezahlt gesetzt. Klicken Sie auf Nein, bleiben Rechnung und Gutschrift offen und können selbstständig, beispielsweise mit einer entsprechenden Zahlung, verrechnet werden. Diese Dialogbox erscheint nicht, wenn die Rechnung schon vollständig bezahlt wurde: 2

3 Wählen Sie Ja, um den Vorgang so einfach wie möglich abzuwickeln. Es öffnet sich nun die Gutschrift: Diesen Vorgang können Sie direkt über OK schließen, wenn sich die Gutschrift über den vollen Rechnungsbetrag und alle Positionen der Rechnung beläuft. 3

4 2 Erstellung einer Gutschrift über bestimmte Rechnungspositionen Sollen beispielsweise im Rahmen einer fehlerhaften Warenlieferung nur bestimmte Positionen einer Rechnung gutgeschrieben werden, ist auch dies möglich. Erstellen Sie zuerst wie unter dem vorherigen Punkt beschrieben eine Gutschrift zur Rechnung. Somit werden in der Gutschrift erst einmal alle Positionen der Rechnung aufgeführt. Sie können nun in der Eingabemaske die Artikel, die nicht Teil der Gutschrift sind, einfach löschen. Markieren Sie dazu die überflüssigen Positionen und löschen diese über das rote X oben in der Eingabemaske: Die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert. Sie können auch die Anzahl der gutzuschreibenden Positionen beeinflussen. Haben Sie beispielsweise einen Artikel 20 Mal abgerechnet, es sollen aber nur 5 Stück gutgeschrieben werden, so verändern Sie die Anzahl von -20 auf -5. Wichtig hierbei ist, dass die Anzahl der Artikel bei Gutschriften immer negativ sein muss. 4

5 3 Gutschrift von Teil- und Sammelrechnungen Seit orgamax 16 ist es möglich, auch Teil- und Sammelrechnungen per Rechtsklick zu stornieren. Da nicht sichergestellt ist, dass die Ware auch tatsächlich Ihr Lager mit der Erstellung der usprünglichen Rechnung verlassen hat, wird nur bei Stornierung von Teil- und Sammelrechnungen kein negativer Lieferschein erstellt und die Positionen nicht wieder im Lager eingebucht. Es ist also gegeben falls notwendig, den Lagerbestand der stornierten Positionen im Nachhinein manuell zu korrigieren. Dies ist nur notwendig, wenn Sie mit der Lagerbestandsführung arbeiten und die Ware mit Rechnungserstellung das Lager auch wirklich verlassen hat. Öffnen Sie dazu direkt unter Stammdaten -> Artikel die Artikel, die storniert wurden, begeben sich im Artikel in den Reiter Einkauf/Lager und klicken dort auf Aktuellen Bestand erfassen oder auf Lagerbewegungen, um die Ware manuell im Lager wieder einzubuchen: Bei Gutschrift und Storno einer gesamten Rechnung ist dies nicht notwendig. 5

6 4 Erstellung einer manuellen Gutschrift Falls eine manuelle Gutschrift (ohne Bezug zu einer Basisrechnung) erstellt werden soll, ist dies schnell geschehen. Eine Gutschrift ist nämlich für orgamax im Grunde genommen nur eine Rechnung mit negativem Gesamtbetrag und der Druckvorlage für Gutschriften anstatt der Rechnungsvorlage. Begeben Sie dafür sich zuerst in den Bereich Verkauf -> Rechnungen und erstellen eine neue Rechnung. Wählen Sie nun oben in der Druckansicht Ihre Gutschrift-Vorlage aus. Im Normalfall der Standardvorlage Gutschrift : Wählen Sie wie gehabt den Kunden aus und begeben Sie sich in die Eingabemaske der Artikel. Hier können Sie manuell alle Artikel eintragen, die gutgeschrieben werden sollen. Wichtig ist an dieser Stelle, dass die Anzahl negativ eingetragen werden muss. Sollen beispielsweise 2 Stück des Artikels MK-0002 gutgeschrieben werden, sieht dies in der Eingabemaske so aus: In der fertigen Gutschrift wird dieser Betrag positiv dargestellt, da eine Gutschrift sich immer über einen positiven Betrag beläuft, da dieser ja letztendlich gutgeschrieben wird. Sofern Sie den Einleitungs- und Schlusstext noch auf eine Gutschrift anpassen möchten, klicken Sie in der Druckansicht in den Einleitungstext. Hier können Sie entweder den vorhandenen Text einfach überschreiben oder durch Klick auf Anderen Textbaustein verwenden direkt den Textbaustein für Gutschriften auswählen. Danach können Sie die Gutschrift über OK schließen. In der Rechnungsübersicht unter Verkauf -> Rechnungen wird nun diese Gutschrift mit negativer Summe brutto beziehungsweise Summe netto gelistet. Somit haben Sie eine manuelle Gutschrift erstellt. 6

7 5 Verbuchen von Gutschriften als Guthaben eines Kunden Hier die einzelnen Schritte, die zur Verbuchung von Gutschriften zum Kundenguthaben notwendig sind: Erstellen Sie zuerst über einen Rechtsklick auf die gewünschte Rechnung eine Gutschrift. In dieser Gutschrift können, sofern notwendig, einzelne Positionen angepasst oder auch komplett gelöscht werden, sofern nicht alle Rechnungspositionen gutgeschrieben werden sollen. Schließen Sie daraufhin die Gutschrift. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gutschrift und wählen Rechnung auf vollständig bezahlt setzen. Wählen Sie als Herkunft der Zahlung das Verrechnungskonto. Hinweis: Wurde die Gutschrift zuvor nicht gedruckt, muss über einen Rechtsklick der Druckstatus der Rechnung auf ausgedruckt gesetzt werden. Begeben Sie sich anschließend unter Finanzen -> Zahlungen Bank/Kasse in das Verrechnungskonto. Hier muss jetzt eine entsprechende Gegenbuchung erstellt werden (Ziel ist es, das Verrechnungskonto auszugleichen). Klicken Sie dazu unten rechts auf Neue Einnahme. Tragen Sie hier den Kunden als Empfänger und jetzt als Betrag den positiven Rechnungsbetrag ein. Wählen Sie die Kategorie Zahlung vom Kunden und klicken darunter auf den Button Rechnung / Kundenkonto suchen. Klicken Sie im folgenden Fenster auf den Reiter Kundenkonten -> Alle Kundenkonten : 7

8 Wählen Sie den entsprechenden Kunden aus und bestätigen dies mit OK. Ein Fenster wird sich öffnen, in dem Ihnen die Verbuchung des Betrags als Kundenguthaben, oder auch (sofern vorhanden), mit einer bereits vorhandenen offenen Rechnung vorgeschlagen wird. Für den Fall, dass nun ein Guthaben beim Kunden vorhanden ist, wird sich beim Schließen einer neuen Rechnung für den Kunden folgendes Fenster öffnen: Bestätigen Sie dies, um die Rechnung mit dem Kundenguthaben automatisch zu verrechnen. Hinweis: Wird ein Kundenguthaben mit einer Rechnung verrechnet, wird im Ausdruck der Rechnung trotzdem der ursprüngliche volle Rechnungsbetrag dargestellt. Damit der Kunde nicht den vollen Rechnungsbetrag zahlt, tragen Sie einfach den Rechnungsbetrag abzüglich des Guthabens manuell im Schlusstext der Rechnung ein. So sieht der Kunde direkt, dass er nicht mehr den eigentlichen kompletten Rechnungsbetrag zahlen muss. 8

9 6 Verbuchen einer Rechnung mit einer Gutschrift Hier gibt es zwei verschiedene Situationen. Zum einen kann der Rechnungsbetrag höher als der Gutschriftbetrag ausfallen, was meistens der Fall ist. Zum anderen kann der Gutschriftbetrag höher als der Rechnungsbetrag ausfallen. Wir beginnen mit dem ersten Fall. 6.1 Rechnungsbetrag ist größer als der Betrag der Gutschrift Sie benötigen zuerst Rechnung und Gutschrift für ein- und denselben Kunden. Ob die Gutschrift aus der Rechnung oder manuell erstellt wurde, spielt dabei keine Rolle. Wichtig ist, dass sowohl Rechnung als auch Gutschrift noch offen sind, die Gutschrift darf daher nicht als Stornovorgang angelegt worden sein. In diesem Fall gibt es eine Rechnung über 1.000,00 und eine Gutschrift über 800,00, die miteinander verrechnet werden sollen: 9

10 Setzen Sie jetzt die offene Gutschrift per rechter Maustaste auf vollständig bezahlt und wählen Sie als Herkunft das Verrechnungskonto: Erstellen Sie jetzt über Neu Einnahme eine Gegenbuchung in gleicher Höhe, allerdings positiv (Ziel ist es, dass im Anschluss auch das Verrechnungskonto wieder ausgeglichen ist). Wählen Sie als Kategorie Zahlung vom Kunden und klicken unten auf Rechnung / Kundenkonto suchen : 10

11 Klicken Sie auf den Reiter Offene Rechnungen und darunter auf Alle offenen Rechnungen. Wählen Sie in der Liste der offenen Rechnungen die Rechnung aus, die mit der Gutschrift verrechnet werden soll: Bestätigen Sie mit OK. Da der Rechnungsbetrag höher ist als der Betrag der Gutschrift, werden Sie im Anschluss gefragt, wie der Minderbetrag gehandhabt werden soll. orgamax schlägt hier automatisch vor, die Rechnung als teilweise bezahlt zu setzen, wodurch später der noch ausstehende Betrag dieser Rechnung zugeordnet werden kann. 11

12 Schließen Sie nun die Zahlung und begeben Sie sich zurück in die Übersicht des Verrechnungskontos. Werden im Verrechnungskonto beide Zahlungen als komplett zugeordnet (also grün) markiert, ist die Gegenbuchung erfolgreich verlaufen: Die Gutschrift ist somit vollständig bezahlt und die Rechnung trägt den Status teilweise bezahlt. 12

13 6.2 Gutschriftbetrag höher als der Betrag der Rechnung Das Vorgehen ist hier ähnlich wie im vorherigen Fall, nur sind hier die Schritte umgekehrt. Grundvoraussetzung ist auch hier, dass sowohl Rechnung als auch Gutschrift noch offen sind: Setzen Sie nun die Rechnung per rechter Maustaste auf vollständig bezahlt und wählen als Herkunft das Verrechnungskonto. 13

14 Erstellen Sie jetzt über Neu Ausgabe eine Gegenbuchung in gleicher Höhe, allerdings negativ (Ziel ist es, dass im Anschluss auch das Verrechnungskonto wieder ausgeglichen ist). Wählen Sie als Kategorie Zahlung an Kunde und klicken unten auf Rechnung / Kundenkonto suchen : 14

15 Klicken Sie auf den Reiter Offene Rechnungen und darunter auf Alle offenen Rechnungen. Wählen Sie in der Liste der offenen Rechnungen die Gutschrift aus, die mit der Rechnung verrechnet werden soll: Bestätigen Sie dieses Fenster und die folgende Meldung mit OK: 15

16 Im Verrechnungskonto sollten nun beide Zahlungen als komplett zugeordnet (also grün) markiert sein. Die Verrechnung von Rechnung und Gutschrift war in diesem Fall erfolgreich. Da der Betrag der Gutschrift höher als der der Betrag der Rechnung ist, wird die Gutschrift den Status teilweise bezahlt tragen. Diese noch offene Gutschrift müssen Sie selbst im Auge behalten. Alternativ kann auch der noch offene Restbetrag der Gutschrift direkt als Kundenguthaben zugeordnet werden. Auch hier ist der Weg über das Verrechnungskonto. 16

17 6.3 Restbetrag aus offener Gutschrift als Kundenguthaben verbuchen Dieses Beispiel bezieht sich auf den vorherigen Punkt Gutschriftbetrag höher als der Betrag der Rechnung, daher befinden sich auf dem Verrechnungskonto bereits zwei Zahlungen, mit denen die Gutschrift und die Rechnung miteinander verrechnet wurden. Dies ist aber keine Grundvoraussetzung. Die Gutschrift trägt den Status teilweise bezahlt. Setzen Sie die teilweise bezahlte Gutschrift per Rechtsklick auf vollständig bezahlt (Herkunft Verrechnungskonto ). Auf dem Verrechnungskonto befindet sich nun eine entsprechende Zahlung in Höhe des restlichen Gutschriftbetrags (hier rot markiert): 17

18 Erstellen Sie jetzt eine neue Einnahme über den positiven Restbetrag der Gutschrift (in diesem Fall ). Wählen Sie als Kategorie Zahlung vom Kunden und klicken unten auf Rechnung / Kundenkonto suchen : Klicken Sie hier auf den Reiter Kundenkonten und darunter Alle Kundenkonten. Wählen Sie in der Liste der Kundenkonten den Kunden aus, dem das Guthaben zugeordnet werden soll: 18

19 Bestätigen Sie dieses Fenster und die folgende Meldung mit OK. Der Betrag wird nun dem Kundenguthaben zugeordnet. In der Auflistung des Verrechnungskonto sollten nun die einzelnen Zahlungen grün markiert sein (also den Status komplett zugeordnet besitzen): Um sicherzustellen, dass dem Kunden das Guthaben korrekt zugeordnet wurde, können Sie den Kunden sicherheitshalber auch einmal über die Stammdaten öffnen. Im Reiter Statistik innerhalb des Kunden sehen Sie dann den aktuellen Kontostand des Kunden. 19

20 7 Stornierung einer Abschlagsrechnung Sofern die Schlussrechnung noch nicht erstellt worden ist, können auch einzelne Abschläge per Rechtsklick storniert werden. Es wird somit eine neue negative Rechnung und im Auftrag eine negative Abschlagsdefinition erstellt: Es kann nun ein neuer Abschlag definiert und erstellt werden. 20

21 8 Bezeichnung der Gutschrift ändern (Stornorechung/Rechnungskorrektur) Falls Sie eine andere Bezeichnung als Gutschrift verwenden möchten, bietet orgamax Ihnen die Möglichkeit, kostenfreie Online-Vorlagen der Gutschrift mit anderer Bezeichnung herunterzuladen. So gehen Sie dabei vor: Öffnen Sie dazu eine bestehende Gutschrift. Besitzen Sie den Vorlagendesigner nicht: Klicken Sie in der Druckansicht auf Vorlagen Online. Besitzen Sie den Vorlagendesigner: Klicken Sie in der Druckansicht auf Vorlagengestaltung und danach auf Weitere Vorlagen online suchen. In dieser Ansicht scrollen Sie nun nach rechts. Hier finden Sie die neuen Vorlagen Stornorechnung, (Waren-) Rückgabe- Gutschrift und Rechnungskorrektur : Wählen Sie hier die Vorlage mit der gewünschten Bezeichnung aus. Durch Klick auf Download wird diese in Ihr System übertragen und steht Ihnen ab jetzt zur Verfügung. 21

22 Sie können nun in der Druckansicht eines Vorgangs durch Klick auf Vorlage die Vorlage mit der gewünschten Bezeichnung auswählen: Hinweis: Diese Einstellung gilt nur für den aktuell geöffneten Vorgang. Zusätzlich gibt es noch die Möglichkeit, eine andere Vorlage als die Standardvorlage Gutschrift als Standard in orgamax zu hinterlegen, so dass automatisch die gewünschte Vorlage für alle neuen Vorgänge erscheint. Begeben Sie sich dazu unter den Menüpunkt Stammdaten -> Meine Firma -> Ausgabeoptionen. Hier kann im Bereich Gutschriften eine neue Vorlage als Standard definiert werden: Übernehmen Sie die Änderungen mit OK. 22