BMW Onboarding Portal. Aufbau und Funktionen im Überblick
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- Leon Kurzmann
- vor 6 Jahren
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1 BMW Onboarding Portal Aufbau und Funktionen im Überblick
2 INHALTSVERZEICHNIS 1 EINLEITUNG Die Registrierung Partnerstammdaten Ansprechpartner Downloads Der Administrationsbereich Unternehmensdaten bearbeiten Admin Benutzer ebox Benutzer Verwaltung Accounts Benachrichtigung Downloads & Ansprechpartner Kennwort ändern Version 1.1 2
3 1 EINLEITUNG Das Onboarding-Portal bietet die Möglichkeit, alle im Rahmen der Umstellung auf den elektronischen Belegaustausch enthaltenen Arbeitsschritte zentralisiert und übersichtlich vorzunehmen. Es ist unterteilt in zwei Bereiche: Die eigentliche Registrierung für die Umstellung auf den elektronischen Belegaustausch und den Administrationsbereich nach erfolgter Registrierung. In diesem können Anpassungen der Kontakt- und Geschäftsdaten vorgenommen sowie die Zugänge zum ebox Partner Archiv verwaltet werden. Im Folgenden werden die einzelnen Funktionen des Onboarding-Portals beschrieben und deren Anwendung erläutert 1.1 Die Registrierung Wird ein Zeichnungsberechtigter von BMW für die Registrierung zur Umstellung auf den elektronischen Belegaustausch für den Geschäftspartner angelegt, erhält dieser eine entsprechende Einladung via . In dieser wird der Zeichnungsberechtigte aufgefordert, innerhalb der kommenden sieben Werktage die Registrierung im Onboarding Portal vorzunehmen. Der Versand des Kennwortes erfolgt in einer separaten . Die in der Einladung angegebene URL führt auf die Startseite des Geschäftspartnerbereiches: Version 1.1 3
4 Über die im Kopfbereich dargestellten Landesflaggen erfolgt die Sprachauswahl: Für die Registrierung ist zuvor die Anmeldung mit den persönlichen Zugangsdaten erforderlich. Diese erfolgt über die entsprechende Maske, welche sich nach einem einfachen Klick auf das Feld öffnet. Sollte der Geschäftspartner das Kennwort vergessen haben, so kann über die Funktion unter Angabe des Benutzernamens und der -Adresse ein neues Kennwort beantragt werden. Version 1.1 4
5 Nach erfolgreicher Anmeldung wird der Geschäftspartner auf die Registrierungsseite geführt. Im Kopfbereich der Registrierungsseite wird die Umstellung auf den elektronischen Belegaustausch inhaltlich erläutert und die einzuhaltenden Schritte übersichtlich dargestellt. Außerdem werden die im Anschluss an die erfolgreiche Registrierung an den Geschäftspartner versendeten Informationen und Bestätigungen aufgelistet. Die unter dem Kopfbereich befindlichen Reiter Partnerstammdaten, Ansprechpartner und Downloads bieten die Möglichkeit, den jeweils gewünschten Bereich auszuwählen. Unter erfolgt die eigentliche Registrierung. Unter können die in Bezug auf den elektronischen Belegaustausch relevante Kontaktdaten eingesehen werden. Unter lassen sich alle in Bezug auf den elektronischen Belegaustausch relevanten Dokumente einsehen und herunterladen Partnerstammdaten In den Partnerstammdaten sind die Unternehmensdaten, die Kontaktdaten des Zeichnungsberechtigten und der für die per versendeten Rechnungsbelege hinterlegte Empfänger enthalten. Bei Einladung des Geschäftspartners durch den Kunden sind ggf. bereits Felder vorausgefüllt. Alle weiteren Angaben werden vom Geschäftspartner ergänzt, wobei die Pflichtfelder mit einem roten Sternchen (*) gekennzeichnet sind Version 1.1 5
6 Im Fußbereich der Registrierungsseite erfolgen die Bestätigung der SAP Deutschland SE & Co. KG Nutzungsbedingungen sowie die Einverständniserklärung hinsichtlich der Umstellung auf den elektronischen Belegaustausch. Nachdem alle Pflichtfelder in den Partnerstammdaten ausgefüllt sowie Bestätigung und Einverständnis mit dem erforderlichen Haken versehen wurden, wird über das Feld die Registrierung abgeschlossen. Nach der erfolgreich abgeschlossenen Registrierung erhält der Geschäftspartner drei automatisch generierte s mit den folgenden Inhalten: Die Registrierungsbestätigung Absender: Empfänger: Die Adresse des Geschäftspartners, der die Registrierung vorgenommen hat Version 1.1 6
7 Die Zugangsdaten zum ebox Partner Archiv, wobei der Versand des Kennwortes in einer separaten E- Mail erfolgt Absender: Empfänger: Die Adresse des Geschäftspartners, der die Registrierung durchgeführt hat Die Adresse des Zeichnungsberechtigten Der Benutzername für das ebox Partner Archiv setzt sich aus BMW-Partner-Nr._Nachname zusammen. Das Kennwort wird vom System automatisch generiert. Es setzt sich aus acht Zeichen zusammen, welche mindestens einen Großbuchstaben, einen Kleinbuchstaben sowie eine Zahl enthalten müssen. Version 1.1 7
8 Nachdem die Registrierung über das Feld folgende Maske: abgeschlossen wurde, erscheint im Portal die Ein Klick auf das Feld führt den Geschäftspartner in dessen Administrationsbereich. Version 1.1 8
9 1.1.2 Ansprechpartner Unter diesem Reiter können alle in Bezug auf den elektronischen Belegversand relevanten Kontaktdaten eingesehen werden. Version 1.1 9
10 1.1.3 Downloads Hier können alle in Bezug auf den elektronischen Belegversand relevanten Dokumente eingesehen werden. 1.2 Der Administrationsbereich Der Administrationsbereich ist unter der gleichen URL erreichbar wie der Registrierungsbereich: Der Administrationsbereich ermöglicht die Bearbeitung der bei der Registrierung eingegebenen Unternehmens- und Kontaktdaten, die Verwaltung der Benutzer für das ebox Partner Archiv und bietet die Möglichkeit, das Kennwort für den Zugang zum Administrationsbereich zu ändern. Des Weiteren können hier die in Bezug auf den elektronischen Belegversand relevanten Dokumente und Kontaktdaten eingesehen werden. Der Zeichnungsberechtigte kann als einziger einen weiteren Administrator anlegen, der die Verwaltung der Benutzer für das ebox Partner Archiv im Auftrag des Zeichnungsberechtigten übernehmen kann. Version
11 1.2.1 Unternehmensdaten bearbeiten Hier können die Unternehmensdaten eingesehen und vom Zeichnungsberechtigten bearbeitet werden. Version
12 1.2.2 Admin Benutzer Diese Funktion erlaubt die Anlage eines weiteren Administrators durch den Zeichnungsberechtigten. Dieser weitere Administrator verfügt über Sichtrechte im gesamten Administrationsbereich und kann die Verwaltung der Benutzer für das ebox Partner Archiv im Auftrag des Zeichnungsberechtigten übernehmen ebox Benutzer Verwaltung Dieser Bereich ermöglicht die Verwaltung der Zugänge zum ebox Partner Archiv. Hierüber erfolgt das Ändern, Entsperren und Löschen bestehender Benutzer sowie das Anlegen neuer Benutzer. Mit der Option lässt sich bei einem bestehenden Benutzer mittels Hinterlegung einer neuen Adresse der Empfänger der Rechnungsbelege ändern. Ebenso können Vor- und Nachname modifiziert sowie ein neues Kennwort für den Zugang zum ebox Partner Archiv vergeben werden. Version
13 Die Option erlaubt die Reaktivierung eines gesperrten Zugangs zum ebox Partner Archiv. Dies kann bei mehrmaliger Eingabe falscher Benutzerdaten erforderlich sein. Nach erfolgreich durchgeführter Entsperrung gibt das System eine entsprechende Meldung aus. Das Kennwort bleibt hierbei unverändert. Die Option erlaubt das dauerhafte Entfernen eines bestehenden Benutzers für das ebox Partner Archiv. Vor Umsetzung dieser Anweisung vergewissert sich das System, ob dies tatsächlich die gewünschte Aktion ist. Version
14 Die Option ermöglicht die Anlage eines weiteren Benutzers für das ebox Partner Archiv für das Unternehmen des jeweiligen Geschäftspartners. Dieser erhält die Zugangsdaten zum ebox Partner Archiv im Anschluss an die erfolgreich vorgenommene Anlage des Benutzers via . Version
15 Accounts Benachrichtigung Hier haben der Zeichnungsberechtigte sowie der Administrator die Möglichkeit, bis zu fünf Empfänger für die unterschiedlichen Rechnungssteller / Prozesse zu hinterlegen Downloads & Ansprechpartner Hier finden Sie alle relevanten Dokumente und Kontakte in Bezug auf den elektronischen Belegversand, welche auch bereits bei der Registrierung unter dem jeweiligen Reiter eingesehen werden konnten (siehe Ansprechpartner und Downloads). Version
16 1.2.6 Kennwort ändern Hier kann das Kennwort für den Zugang zum Administrationsbereich geändert werden. Version
17 Nach erfolgreicher Änderung des Kennwortes gibt das System eine entsprechende Meldung aus. Eine Bestätigung via erfolgt nicht. Version
18 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP SE or an SAP affiliate company. SAP and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP SE (or an SAP affiliate company) in Germany and other countries. Please see for additional trademark information and notices. Some software products marketed by SAP SE and its distributors contain proprietary software components of other software vendors. National product specifications may vary. These materials are provided by SAP SE or an SAP affiliate company for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and SAP SE or its affiliated companies shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP SE or SAP affiliate company products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty. In particular, SAP SE or its affiliated companies have no obligation to pursue any course of business outlined in this document or any related presentation, or to develop or release any functionality mentioned therein. This document, or any related presentation, and SAP SE s or its affiliated companies strategy and possible future developments, products, and/or platform directions and functionality are all subject to change and may be changed by SAP SE or its affiliated companies at any time for any reason without notice. The information in this document is not a commitment, promise, or legal obligation to deliver any material, code, or functionality. All forwardlooking statements are subject to various risks and uncertainties that could cause actual results to differ materially from expectations. Readers are cautioned not to place undue reliance on these forwardlooking statements, which speak only as of their dates, and they should not be relied upon in making purchasing decisions.
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