CONTROLPANEL ACCOUNTVERWALTUNG. Inhalt. Accountverwaltung controlpanel.wu.ac.at

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1 ACCOUNTVERWALTUNG CONTROLPANEL Inhalt Verwaltung von elektronischen Rechten... 2 Elektronische Stellvertretung einrichten (Account delegieren)... 3 Account aktivieren... 4 Account verlängern... 6 Account-Protocol... 7 Zugriffsrechte verwalten... 8 User zu einer Gruppe hinzufügen... 9 User aus einer Gruppe entfernen WLAN-Rechte delegieren WLAN-Kennungen einrichten , IT-SERVICES, Support Center WU Vienna, Welthandelsplatz 1, 1020 Vienna, Austria All rights reserved.

2 2 Verwaltung von elektronischen Rechten Im Controlpanel können Sie über den Menüpunkt Erweiterte Rechte Accounts von Dritten Ihre elektronischen Berechtigungen verwalten. Die Einträge sind nur sichtbar, wenn Sie die entsprechende Berechtigung besitzen. Die Menüpunkte Account aktivieren, Account verlängern und Account-Protokoll ermöglichen berechtigten Personen die Verwaltung von Accounts in ihrem Department bzw. Bereich. Die Berechtigung hierzu wird analog zu den Berechtigungen der automationsunterstützten Abwesenheitsverwaltung vergeben. Mit der Funktion Account delegieren können berechtigte Personen ihre elektronischen Rechte zur Verwaltung von Accounts an Stellvertreter/innen weitergeben. Diese sind in weiterer Folge zur Aktivierung und Verlängerung von Mitarbeiterkennungen berechtigt. Analog dazu kann mit dem Menüpunkt Erweiterte Rechte WLAN WLAN-Rechte delegieren das Recht zur Erstellung von temporären WLAN Kennungen an Stellvertreter/innen weitergegeben werden. Unter Erweiterte Rechte Zugriffsrechte verwalten können Besitzer/innen einer Gruppe Zugriffsrechte steuern, indem neue Mitglieder hinzugefügt bzw. bestehende Mitglieder entfernt werden. Hinweis: Personen, die eine elektronische Stellvertretung erhalten haben, können diese nicht weitervergeben.

3 3 Elektronische Stellvertretung einrichten (Account delegieren) Wählen Sie in der linken Navigation Erweiterte Rechte Accounts von Dritten Account delegieren In der Liste Kandidaten sehen Sie jene Mitarbeiter/innen, für die Sie eine Stellvertretung einrichten können. Personen, denen Sie Ihre elektronischen Rechte bereits übertragen haben, werden unter Bereits delegiert angezeigt. Rechte entziehen Rechte erteilen Um einer Person Stellvertretungsrechte zu erteilen, setzen Sie in der Liste Kandidaten ein Häkchen links vor dem/der gewünschten Mitarbeiter/in (1) und klicken dann auf die Schaltfläche Speichern (2). Wollen Sie einer Person die Stellvertretung entziehen, entfernen Sie das Häkchen in der Liste Bereits delegiert (3) und klicken auf die Schaltfläche Speichern (4).

4 4 Account aktivieren Wollen Sie den Account z.b. einer neuen Mitarbeiterin bzw. eines neuen Mitarbeiters aktivieren, so wählen Sie bitte den Menüpunkt Erweiterte Rechte Accounts von Dritten Account aktivieren in der linken Navigation. Sie können Mitarbeiter/innen unter folgenden Registerblättern aktivieren: Aktive Accounts mit Anstellung User/innen mit aktivem Dienstverhältnis, deren Account aktiviert werden kann. Abgelaufene Accounts User/innen, deren Account abgelaufen ist. Die Aktivierung Aktiver Accounts mit Anstellung ist frühestens sieben Tage vor Dienstantritt möglich. Durch das Aktivieren (1) wird ein Passwort gesetzt und das Accountdatenblatt als PDF bereitgestellt (2). Der/Die Aktivierende kann dieses ausdrucken und dem/der neuen Mitarbeiter/in übergeben.

5 5 Um einen Abgelaufenen Account zu aktivieren, geben Sie in der Zeile der entsprechenden Person ein neues Ablaufdatum ein und wählen Sie die Schaltfläche Aktivieren aus. Das Accountdatenblatt wird Ihnen wie beim Aktivieren von Accounts bereitgestellt (vgl. Seite 4). Hinweis: Abgelaufene Accounts können maximal ein Jahr verlängert werden. Im Registerblatt Aktive Accounts ohne Anstellung (nicht abgebildet) sehen Sie jene User/innen, die in keinem Dienstverhältnis stehen und deren Account manuell verlängert wurde (vgl. Menüpunkt Account verlängern auf Seite 6).

6 6 Account verlängern Um Accounts von Mitarbeiter/innen Ihres Departments / Ihrer Abteilung manuell zu verlängern, wählen Sie den Menüpunkt Erweiterte Rechte Accounts von Dritten Account verlängern in der linken Navigation. Die folgenden Registerblätter zeigen Ihnen die administrierbaren Accounts: Accounts mit baldigem Ablauf Zeigt nur jene Benutzer/innen, deren Accounts innerhalb der kommenden 30 Tage ablaufen werden. Alle aktiven Accounts Alle Benutzer/innen Ihres Departments / Ihrer Abteilung mit aktivem Dienstverhältnis. Hinweis: Accounts können maximal ein Jahr verlängert werden. Legen Sie das neue Ablaufdatum für die gewünschte Person in der Spalte Neues Ablaufdatum fest (1). Bestätigen Sie die Änderung mit Klick auf die Schaltfläche Speichern (2). Damit wird der Account der jeweiligen Person bis zum gewählten Datum verlängert. Wird eine Person, die Ihrer Verwaltungseinheit zugeordnet sein sollte, nicht angezeigt, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung, damit diese die Zuordnung vornehmen kann. Kontakt: pa-sekretariat@wu.ac.at.

7 7 Account-Protocol Unter dem Menüpunkt Erweiterte Rechte Accounts von Dritten Account-Protokoll erhalten Sie Informationen, welche Aktionen durch Sie bzw. Ihre Stellvertreter/innen durchgeführt wurden. NÄCHSTE SEITE: Zugriffsrechte verwalten

8 8 Zugriffsrechte verwalten Für einzelne Datei-Verzeichnisse, Mailboxen oder SharePoint-Seiten liegt die Verantwortung für die Zugriffsverwaltung standardmäßig bei jenen Personen, die das Objekt beantragt haben (=Dataowner). Die Verwaltung der Zugriffsrechte erfolgt durch Hinzufügen oder Entfernen von Personen zu entsprechenden Gruppen im Controlpanel. Die Gruppennamen referenzieren auf die jeweiligen Verzeichnisse, Mailboxen oder SharePoint-Seiten. Synonym wird daher auch von Gruppenverwaltung gesprochen. Hinweis: Für einige Gruppen konnten noch keine Dataowner protokolliert werden. Sollte Ihnen eine Gruppe nicht angezeigt werden, melden Sie dies bitte dem Helpdesk: help.wu.ac.at Um Zugriffsrechte zu verwalten, wählen Sie den Menüpunkt Erweiterte Rechte Zugriffsrechte verwalten in der linken Navigation. Sie können Zugriffsrechte auf folgenden Registerblättern verwalten: W-Laufwerk Mailboxen Andere Gruppen Beispiel: share.its-projekte.write Am Laufwerk W: gibt es das Verzeichnis its-projekte. Mitglieder der Gruppe können Dateien öffnen, erstellen und löschen. Beispiel: perm.mbx.test Es gibt eine Exchang box mit Namen test. Mitglieder der Gruppe haben vollen Zugriff auf diese Mailbox. Beispiel: team-its-projekte Mitglieder haben vollen Zugriff auf diese SharePoint-Seite, d.h. sie können Inhalte lesen, schreiben und löschen.

9 9 User zu einer Gruppe hinzufügen Um eine Person zu einer Gruppe hinzuzufügen, wählen Sie unter Erweiterte Rechte Zugriffsrechte verwalten das benötigte Registerblatt aus. Klicken Sie rechts neben der betreffenden Gruppe auf den Bleistift (1) um die Gruppe zu bearbeiten. Unter Mitglieder hinzufügen suchen Sie jetzt die/den gewünschten Mitarbeiter/in mit ihrem/seinem Benutzernamen (2). Tipp: Verwenden Sie das Prozent-Zeichen als Platzhalter in der Suche, wenn Sie den gesuchten Benutzernamen nicht genau wissen. In den Suchergebnissen setzen Sie links neben der gewünschten Person ein Häkchen (3) und klicken auf die Schaltfläche Ausgewählte Mitglieder hinzufügen (4).

10 10 User aus einer Gruppe entfernen Um eine Person einer Gruppe zu entfernen, wählen Sie unter Erweiterte Rechte Zugriffsrechte verwalten das benötigte Registerblatt aus. Klicken Sie rechts neben der betreffenden Gruppe auf den Bleistift (1). Setzen Sie ein Häkchen links neben jener Person, der Sie die Zugriffsrechte entziehen möchten (2). Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Ausgewählte Mitglieder entfernen (3).

11 11 WLAN-Rechte delegieren Wählen Sie in der linken Navigation Erweiterte Rechte WLAN WLAN-Rechte delegieren Nun sehen Sie jene Mitarbeiter/innen, die Sie zum Erstellen von temporär gültigen WLAN-Kennungen berechtigen können (Kandidaten) bzw. jene Personen, für die Sie bereits eine derartige Berechtigung eingerichtet haben (Bereits delegiert). Rechte entziehen Rechte erteilen Um einer Person Stellvertretungsrechte zu erteilen, setzen Sie in der Liste Kandidaten ein Häkchen links vor dem/der gewünschten Mitarbeiter/in (1) und klicken dann auf die Schaltfläche Speichern (2). Wollen Sie einer Person die Stellvertretung entziehen, entfernen Sie das Häkchen in der Liste Bereits delegiert (3) und klicken auf die Schaltfläche Speichern (4).

12 12 WLAN-Kennungen einrichten Unter dem Menüpunkt Erweiterte Rechte WLAN WLAN Accounts verwalten können Sie temporäre WLAN-Zugänge an der WU anlegen. Diese sind maximal 7 Tage gültig und können von Usern zeitgleich genutzt werden. Klicken Sie Hinzufügen (1), geben Sie folgende Daten ein und klicken Sie die Schaltfläche Speichern. Beschreibung (2) Beginn-Datum (3) z.b. Bezeichnung einer Veranstaltung, Name der nutzenden Person Tag an dem die WLAN-Kennung erstmalig benötigt wird Ende-Datum (4) Damit wird sofort eine WLAN-Kennung generiert, die in der Tabelle neu aufscheint. Um die Anmeldedaten (Username und Passwort) auszudrucken oder zu speichern klicken Sie auf die Schaltfläche PDF (5). Mit den Anmeldedaten kann eine Verbindung zum Netzwerk wu-conference hergestellt werden. Wenn Sie eine beliebige Seite im Webbrowser aufrufen, werden Sie automatisch auf eine Loginseite geleitet. Hier geben Sie einmalig die erhaltenen Anmeldedaten ein.