Rechnungen leicht gemacht: Die Rechnungsvorschriften. 2.1 Was ist eigentlich eine Rechnung?

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1 Rechnungen leicht gemacht: 2 Die Rechnungsvrschriften 2.1 Was ist eigentlich eine Rechnung? Wer arbeitet, will auch Geld dafür eine Selbstverständlichkeit. Ebens selbstverständlich sllte es für den Unternehmer sein, zeitnah für seine Waren der Leistungen eine Rechnung zu stellen. Denn häufig tauchen Liquiditätsprbleme deshalb auf, weil in der Buchhaltung nicht diszipliniert gehandelt wird. Ist als der Auftrag erledigt und die Leistung erbracht, ist es Zeit, eine Rechnung zu schreiben. Wer erst spät eine Rechnung stellt, gibt sich selbst nach außen den Anschein, sein Geschäft nachlässig zu führen. Zur Prfessinalität zählt auch, bei Leistungen, die Sie über einen längeren Zeitraum erbringen, Aknt-Zahlungen anzufrdern. Hier sind mehrere Spielarten möglich etwa eine Aufteilung des Hnrars der mnatliche Abrechnungen. Wichtig ist, dass am Ende eine Abschlussrechnung gestellt wird. Es existieren zahlreiche Bestimmungen, welche Angaben in Rechnungen enthalten sein müssen. Wie eine Rechnung aber genau aussehen sllte, dafür gibt es keine einheitliche Vrlage. Sie können sich selbst ein Muster mit Firmenlg bauen, Ihre Rechnungen auf Geschäftsbriefpapier ausdrucken der eine Sftware nutzen, die alle wesentlichen Bestandteile autmatisch generiert. Sie müssen eine Rechnung auch nicht zwingend in tabellarischer Frm darstellen; dies kann sinnvll sein, wenn Sie verschiedene Prdukte abrechnen, bei einer Rechnung für eine Beratung ist die Textvariante die bessere Lösung. Entscheidend ist: Eine Rechnung ist ein Fir- Springer Fachmedien Wiesbaden 2014 C. Elter, Rechnung stellen Umsatz sichern, DOI / _2 15

2 16 2 Rechnungen leicht gemacht: Die Rechnungsvrschriften mendkument Ihres Unternehmens, mit dem Sie über eine Lieferung der Leistung abrechnen. Die Angaben darin sllten vllständig und krrekt sein (Abschn. 2.2). Das Wrt Rechnung muss laut Umsatzsteuergesetz gar nicht in Ihrer Abrechnung auftauchen. Wie Sie das Dkument bezeichnen, mit dem Sie Ihre Arbeit abrechnen, ist völlig unerheblich. Es reicht aus, wenn sich aus dem Inhalt des Dkuments ergibt, dass der Unternehmer einen Auftrag abrechnet. Aber Achtung: Schriftstücke, die sich wie Mahnungen ausschließlich auf den Zahlungsverkehr beziehen, sind keine Rechnungen. Rechnungen können Sie in Papierfrm der als elektrnisches Dkument (Kap. 3), zum Beispiel als pdf-datei, versenden. Rechnungen sind Geschäftsbriefe. Gleich, b Sie Ihre Rechnungen per Brief der verschicken: Es müssen als auch Angaben über die Rechtsfrm den Sitz des Unternehmens gegebenenfalls die Registernummer der Gesellschaft swie das Registergericht vrhanden sein. Je nachdem, b das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist der nicht, b es sich um einen Einzelunternehmer, eine Freiberuflerin der eine GbR handelt, sind zusätzliche Angaben zu beachten. Vrschriften für Geschäftsbriefe Grundsätzlich gilt: Alle Unternehmen, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, müssen in ihrem externen Schriftverkehr gleich b ausgedruckt der am PC mit ihren Vr- und Zunamen und ihrer Anschrift firmieren. In einer GbR müssen Angaben zu allen Gesellschaftern gemacht werden. Neben dem persönlichen Namen sind Zusätze erlaubt etwa ein Hinweis auf die Branche, ein Slgan der der Name des Geschäfts. Für Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, gelten besndere gesetzliche Vrgaben. Dazu zählen die Firmierung, wie sie im Register steht, die Handelsregisternummer, Rechtsfrm und mögliche Zusätze, Ort der Niederlassung swie das Registergericht. W genau auf dem Dkument die Angaben stehen müssen, ist nicht vrgeschrieben. Hier haben Sie beim Layut freie Hand. Allerdings müssen die Angaben lesbar sein. Rechnungen dienen als Beweis dafür, wer für wen einen Auftrag ausgeführt hat, wie viel Geld er dafür bekmmt und in welcher Höhe Umsatzsteuer erhben wird. Dazu zählt auch, dass der leistende Unternehmer den Steuerbetrag zur Fälligkeit seiner Umsatzsteueranmeldung ans Finanzamt zahlen muss natürlich gegebenenfalls abzüglich der Vrsteuer, als der selbst gezahlten betrieblichen Umsatzsteuer (Kap. 4).

3 2.2 Der Frm halber Pflichtangaben in Rechnungen 17 Achtung: Die Pflicht, eine Rechnung auszustellen, ist nicht an die Steuerpflicht geknüpft. Das bedeutet, dass Sie auch über steuerbefreite Umsätze eine Rechnung schreiben müssen. Ausgenmmen davn sind lediglich Leistungen nach 4 Nr. 8 bis 28 UStG, wenn sie nach 2008 erbracht wrden sind. Zu diesen steuerbefreiten Leistungen hne die Möglichkeit des Vrsteuerabzugs gehören zum Beispiel Mietumsätze, Geldgeschäfte der auch bestimmte Leistungen vn Ärzten. Allerdings kann es durchaus sein, dass eine Abrechnung hier aus zivilrechtlichen Gründen erfrderlich ist. Übrigens: Wenn Sie Ihre Waren der Dienstleistungen an ein anderes Unternehmen verkaufen, sind Sie sgar verpflichtet, binnen sechs Mnaten eine Rechnung auszustellen. Bei Privatleuten gilt dies nur dann, wenn Sie Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken etwa über planerische Leistungen der Bauüberwachung erbracht haben. Halten Sie sich nicht daran, stellen als gar keine Rechnung aus der sind damit zu spät dran, drht eine Geldbuße vn bis zu Der Frm halber Pflichtangaben in Rechnungen Rechnungen schreiben könnte s einfach sein. Aber seit einigen Jahren existieren umfangreiche Frmvrschriften für Rechnungen, die es einzuhalten gilt. Hintergrund der frmalen Regelungen ist, das Geschäftsgebaren zwischen Unternehmen transparenter zu machen. Mit anderen Wrten: Die Finanzbehörden sllen hne größeren Aufwand nachprüfen können, b die Umsatzsteuer krrekt erhben wurde. Aber auch für Unternehmer sind die Vrschriften wichtig. Denn nur mit einer Rechnung, die sämtliche vrgeschriebenen Pflichtangaben enthält, kann derjenige, der die Rechnung bezahlt, die darin enthaltene Umsatzsteuer als Vrsteuer beim Finanzamt geltend machen (Kap. 4). 7 7 Achten Sie auch darauf, dass Ihre Eingangsrechnungen den Anfrderungen des Finanzamts entsprechen. Denn fehlerhafte Rechnungen der Belege, auf denen bestimmte Pflichtangaben fehlen, gefährden Ihren Vrsteuerabzug. In bestimmten Fällen können mangelhafte Rechnungen sgar dazu führen, dass Ihnen der Betriebsausgabenabzug bei der Einkmmensteuer verlren geht. Wenn Sie eine mangelhafte Rechnung bekmmen haben, infrmieren Sie den Aussteller der Rechnung über die Fehler, die Sie festgestellt haben und frdern Sie eine krrekte Rechnung an (Abb. 2.1).

4 18 2 Rechnungen leicht gemacht: Die Rechnungsvrschriften Ihre Rechnung (Nr. ) vm Sehr geehrte Damen und Herren, wir bestätigen den Eingang der. a. Rechnung, die wir grundsätzlich auch gerne begleichen wllen. Vraussetzung für unseren Vrsteuerabzug ist allerdings, dass die Rechnung nach den 14, 14a UStG ausgestellt wurde (vgl. Abschnitt 192 Abs. 3 Umsatzsteuer-Richtlinien 2005). Leider entspricht Ihre Rechnung den neuen gesetzlichen Angaben nicht, weil unsere Firmenbezeichnung nicht richtig der unvllständigist; die krrekte Adressierung lautet:... Ihre Firmenbezeichnung u. E. nicht richtig der unvllständig ist; die krrekte Bezeichnung lautet u. E.: das Ausstellungsdatum fehlt; Ihre Steuernummer der Umsatzsteuer-Identifikatinsnummer fehlt; die frtlaufende Rechnungsnummer fehlt; die Angabe der Liefermenge der der Umfang der snstigen Leistung fehlt; die Angabe der handelsüblichen Bezeichnung des Liefergegenstandes der der Art der snstigen Leistung fehlt; der Liefer- der Leistungszeitpunkt fehlt; das Nettentgelt nicht ausgewiesen wurde; das Nettentgelt nicht nach Steuersätzen/einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt wurde; ein Hinweis auf unsere Vereinbarung zur Entgeltsminderung (Bnus, Sknt u. dgl.) fehlt; der Steuersatz nicht angegeben wurde; der Steuerbetrag nicht angegeben wurde; der Hinweis auf die Steuerbefreiung fehlt; der Hinweis auf unsere Steuerschuldnerschaft und/der der alleinige Ausweis des Nettbetrages laut 13b UStG fehlt; bei Rechnungen in Frm einer Gutschrift die Angabe unserer Steuernummer der Umsatzsteuer-ID-Nummerals leistendes Unternehmenfehlt; Sie erhalten daher die bisherige Rechnung in der Anlage zurück mit der Bitte, die Beanstandungen zu krrigieren und uns eine berichtigte Rechnung zu übersenden. Mit freundlichen Grüßen Anlage Abb. 2.1 Musterschreiben für Rechnungskrrektur. (Quelle: Carmela Jörß)

5 2.2 Der Frm halber Pflichtangaben in Rechnungen 19 Aber auch Kleinunternehmer, die nch keine Umsatzsteuer erheben müssen, sllten sich vn Beginn an an die Regelungen halten. Denn eine gut geführte Buchhaltung fängt mit einwandfreien Rechnungen an. Kleinunternehmer sind Sie laut 19 Abs. 1 UStG, wenn Ihre Brutt-Umsätze im vrangegangenen Kalenderjahr nicht überstiegen haben und im laufenden Kalenderjahr vraussichtlich nicht übersteigen werden. (Abschn. 4.7) Es gibt viele Punkte, die Sie unbedingt beachten müssen und andere, die in einer Rechnung stehen sllten, aber nicht vn der Finanzverwaltung vrgeschrieben sind. Zudem wird unterschieden, b es sich um eine s genannte Kleinbetragsrechnung (bis 150 ) der eine höhere Rechnung handelt. Bei Rechnungen über 150 sind die Frmalien umfangreich. Diese Vrgaben sind im Umsatzsteuergesetz fest gelegt. Flgende Punkte müssen enthalten sein: Name und Adresse des leistenden Unternehmers Name und Adresse des Kunden Steuernummer der die Umsatzsteuer-Identifikatinsnummer des leistenden Unternehmens Ausstellungsdatum Frtlaufende Rechnungsnummer Menge und Art der Lieferung der Leistung Zeitpunkt/Zeitraum der Leistung Nettentgelt Minderung des Entgelts Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag (s man umsatzsteuerpflichtig ist) Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Privatpersnen Name und Adresse des leistenden Unternehmers Hier müssen Sie Ihren Namen und Anschrift vllständig aufführen. Die Finanzverwaltung hat in ihren Bestimmungen festgelegt, dass sich Name und Adresse des Leistenden aus den Bezeichnungen, die Sie auf Ihre Rechnungen drucken,

6 20 2 Rechnungen leicht gemacht: Die Rechnungsvrschriften eindeutig feststellen lassen müssen. Betreiben Sie kein Einzelunternehmen, sndern führen eine Persnengesellschaft der GmbH, muss der Name der Gesellschaft in der Rechnung stehen Name und Adresse des Kunden Auch hier müssen sich Name und Anschrift des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen. Eine Grßkundenadresse mit eigener Pstleitzahl der ein Pstfach können jedch die Anschrift ersetzen. Aber Achtung: Es reicht nicht aus, die Rechnung an einen Dritten mit dem Zusatz c/ zu adressieren Steuernummer der die Umsatzsteuer- Identifikatinsnummer des leistenden Unternehmens Es genügt, eine der beiden Steuernummern anzugeben. Wer nch keine Umsatzsteuer-Identifikatinsnummer (USt-ID) hat, diese aber hnehin benötigt der künftig auf seinen Rechnungen angeben möchte, kann die USt-ID beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Das kstet nichts und geht auch elektrnisch: (Menü Vergabe ). Das Bundeszentralamt für Steuern nimmt natürlich auch schriftliche Anträge an. Ntwendige Angaben, wenn Sie eine USt-ID haben möchten sind: Ihr Name und Ihre Adresse, das Finanzamt, das für Ihre Umsatzsteuer zuständig ist und die Steuernummer, unter der Ihre Umsatzsteuerangelegenheiten drt geführt werden. Wenn Ihre Leistungen per Gutschrift abgerechnet werden, ist darauf zu achten, dass auf der Gutschrift Ihre USt-ID genannt wird und nicht etwa die des Unternehmens, das die Gutschrift ausstellt. In Fällen der Steuerschuldumkehr muss zusätzlich die USt-ID des Leistungsempfängers angegeben werden (Abschn. 5.3). Achtung: Auch bei Dauerleistungen als zum Beispiel bei Mieten müssen die ursprünglichen Verträge die Steuernummer der USt-ID enthalten (Abschn. 2.7). Stellen Sie für einen Dritten, als für einen vermittelten Umsatz, die Rechnung etwa, weil Sie eine Tankstelle betreiben der Inhaber eines Reisebürs sind muss auf dem Dkument auch die Steuernummer der eigentlich leistenden Firma stehen, im Beispiel als der Mineralölgesellschaft der des Reiseunternehmens.

7 2.2 Der Frm halber Pflichtangaben in Rechnungen Frtlaufende Rechnungsnummer Um diesen Punkt gab es in den vergangenen Jahren immer wieder Verwirrung vr allem, weil lange nicht klar war, b Rechnungsnummern nur der Reihe nach und vn 1 beginnend an vergeben werden müssen. Das Bundesfinanzministerium hat jedch inzwischen klargestellt, dass es entscheidend ist, dass die Rechnung einmalig ist. Die Rechnungsnummer darf als nicht zweimal verwendet werden. Alles andere bleibt dem Unternehmer überlassen (Abschn. 2.4) Menge und Art der Lieferung der Leistung Hier ist eine eindeutige Bezeichnung erfrderlich. Im Klartext heißt das: Die Leistung muss auf diese Weise leicht nachprüfbar sein. Kann ein fachkundiger Dritter nicht erkennen, wrüber abgerechnet wurde, ist der Vrsteuerabzug hinfällig. Bezeichnungen allgemeiner Art etwa Beratungsleistungen der EDV-Arbeiten reichen als nicht aus. Sind Abkürzungen der Verweise auf Gebühren- der Hnrarrdnungen dem Auftraggeber bekannt, dürfen diese aber in der Rechnung verwendet werden. Nicht immer muss die erbrachte Leistung in der Rechnung selbst detailliert beschrieben werden. Der Bundesfinanzhf hat geurteilt, dass in der Rechnung auf andere Geschäftsunterlagen verwiesen werden kann, um die abgerechnete Leistung zu identifizieren (Az. V R 28/13). Diese Dkumente müssen nicht unbedingt der Rechnung beigefügt sein. Sie müssen aber existieren und Sie müssen in der Rechnung die Unterlagen genau bezeichnen Zeitpunkt/Zeitraum der Leistung Hier reicht es in aller Regel völlig aus, wenn Sie den Kalendermnat angeben. Es gibt Fälle, in denen das Liefer- der Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum identisch ist. Dies gilt zum Beispiel dann, wenn in einem Geschäft etwas verkauft und bar bezahlt wird. Auch hier muss das Datum genannt werden, alternativ ist die Frmulierung Lieferdatum entspricht Rechnungsdatum erlaubt. 7 7 Das Leistungsdatum ist zwingend erfrderlich. Diese Rechtslage hat das Finanzgericht Nürnberg bestätigt (Az. 2 K 360/11). Im zugrunde liegenden Fall hatte ein Steuerpflichtiger beim Finanzamt Eingangsrechnungen eingereicht, auf denen kein Leistungsdatum enthalten war. Die Finanzverwaltung lehnte daraufhin den Vrsteuerabzug ab.

8 22 2 Rechnungen leicht gemacht: Die Rechnungsvrschriften Das Gericht schlss sich dieser Sichtweise an. Achten Sie als unbedingt darauf, einen Leistungszeitpunkt der die Frmulierung Sweit nicht anders angegeben, entspricht das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum in die Rechnung aufzunehmen. Dies ist laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass ebenfalls gestattet. Wenn sich aus einem Lieferschein das entsprechende Leistungsdatum ergibt, dürfen Sie darauf verweisen. Achtung: Sie müssen in slchen Fällen klarstellen, dass das Lieferscheindatum dem Leistungsdatum entspricht. Die einfache Angabe des Lieferscheindatums genügt nicht. Bei Leistungen ist entscheidend, wann selbige als ausgeführt gilt. Aber es gibt einige Fälle, in denen es schwierig sein kann, den genauen Leistungszeitpunkt zu bestimmen. Hier eine kleine Hilfestellung: Wird etwas abgehlt als zum Beispiel im Einzelhandel verkauft, ist Zeitpunkt der Lieferung die Übergabe der Ware an den Käufer. Bei snstigen Leistungen, wie sie Freiberufler zum Beispiel häufig erbringen, ist der Zeitpunkt grundsätzlich durch die Abnahme des Kunden definiert. Haben Sie die Bearbeitung eines Gegenstandes übernmmen und dabei selbst beschaffte Hauptstffe verwendet, ist der Zeitpunkt dieser Werklieferung die Fertigstellung und Abnahme des fertigen Werks durch Ihren Auftraggeber. Rechnen Sie eine Vrauszahlung auf den Auftrag ab, müssen Sie den Leistungszeitpunkt natürlich nicht angeben, da er ja nch nicht feststeht. Allerdings muss aus der Rechnung klar hervrgehen, dass hier eine nch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird. Außerdem muss es später eine zusammenfassende Schlussrechnung geben (Abschn ) Nettentgelt Das Entgelt ist immer der Nettbetrag als die Rechnungssumme hne Umsatzsteuer. Haben Sie Leistungen zu unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen erbracht der Leistungen, die zum Teil vn der Umsatzsteuer befreit sind, müssen die einzelnen Psitinen aufgeteilt werden. Ansnsten genügt der Nettbetrag in einer Summe.

9 2.2 Der Frm halber Pflichtangaben in Rechnungen Minderung des Entgelts Haben Sie Bni der Sknti vereinbart der einen Rabatt angebten, müssen Sie dies in die Rechnung schreiben. Es reicht ein Hinweis wie Es bestehen Rabattder Bnusvereinbarungen der Aus unseren aktuellen Rahmenvereinbarungen ergeben sich Entgeltminderungen. Achtung: Diese Angaben müssen leicht und eindeutig nachprüfbar sein. Im Zweifelsfall müssen Sie die Vereinbarung zeitnah vrlegen können. Halten Sie als derartige Rabattknditinen unbedingt schriftlich fest. Beim Sknt muss lediglich die Przentzahl angegeben werden, zum Beispiel 2 % Sknt bei Zahlung bis. Den exakten Betrag müssen Sie nicht nennen Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag, Steuerbefreiung Hier geben Sie den regulären Mehrwertsteuersatz der je nach Leistung den ermäßigten Steuersatz an. Falls es sich um mehrere Leistungen handelt, die demselben Umsatzsteuersatz unterliegen, dürfen Sie erst einmal die Gesamtsumme bilden und darauf den Steuersatz ermitteln und ausweisen. Ist die Lieferung der Leistung steuerbefreit, müssen Sie darauf ebenfalls hinweisen. Wenn Sie Leistungen abrechnen, die vn der Umsatzsteuer befreit sind, müssen Sie keine Paragrafen in Ihre Rechnung schreiben. Sie müssen als nicht beispielsweise die Vrschriften des Umsatzsteuergesetzes nennen der gar aus der EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie zitieren. Frmulieren Sie einfach umgangssprachlich, was der Grund für die Steuerbefreiung ist. Beispiele dafür sind steuerfreie Ausfuhr der steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Nach 4 Nr. 20 UStG sind auch bestimmte kulturelle Leistungen bestimmter Leistungserbringer umsatzsteuerbefreit. Nehmen Sie die Kleinunternehmerregelung (Kap. 4) in Anspruch, müssen Sie darauf zwar nicht ausdrücklich hinweisen. Es ist aber dch sinnvll, dazu einen Passus in die Rechnung aufzunehmen. Kntrlliert Ihr Auftraggeber Ihre Rechnung beim Psteingang, wundert er sich möglicherweise, warum keine Umsatzsteuer

10 24 2 Rechnungen leicht gemacht: Die Rechnungsvrschriften in der Rechnung genannt wird und fragt erst einmal bei Ihnen nach, mit der Flge, dass Sie länger auf Ihr Geld warten müssen. Wenn Sie als die Kleinunternehmerregelung anwenden, versehen Sie Ihre Ausgangsrechnungen einfach mit der Standardfrmulierung: Umsatzsteuer wird nicht erhben, da die Kleinunternehmerregelung nach 19 UStG angewendet wird. Wenn Sie den Begriff Kleinunternehmer vermeiden wllen, reicht flgender Satz: Gemäß 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer. Achtung: Sind Sie im umsatzsteuerrechtlichen Sinne Kleinunternehmer, dürfen Sie keine Umsatzsteuer in Ihrer Rechnung ausweisen! Tun Sie es dch, müssen Sie dem Finanzamt den Umsatzsteuerbetrag weiterreichen. Zugleich hat Ihr Auftraggeber keine Chance, diese Summe selbst als Vrsteuer geltend zu machen. Denn nur der berechtigte Ausweis der Umsatzteuer ermöglicht den Vrsteuerabzug. Kleinunternehmer müssen zwar keine Umsatzsteuer erheben. Daraus flgt aber nicht, dass sie nicht ein kntrllierendes Auge auf ihre Rechnungen und die darin enthaltenen Angaben werfen müssen. Denn auch Kleinunternehmer sind Unternehmer, sie müssen als die Pflichtangaben in Rechnungen beachten Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Privatpersnen Schreiben Sie Privatleuten eine Rechnung im Zusammenhang mit einem Grundstück, sind Ihre Kunden verpflichtet, die Belege (der eine andere beweiskräftige Unterlage) zwei Jahre lang aufzubewahren. Wer das nicht tut, handelt sich möglicherweise ein Bußgeld bis zu 500 ein. Daher müssen Sie als Unternehmen Verbraucher darauf hinweisen, dass derartige Rechnungen zwei Jahre lang aufbewahrt werden müssen. Dazu eignet sich beispielsweise flgende Frmulierung: Als Privatpersn sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren. Die Frist beginnt am 31. Dezember des Jahres, in dem diese Rechnung ausgestellt wurde. 2.3 Kleinbetragsrechnungen Für kleinere Beträge gilt weniger Bürkratie. Bis zu einem Rechnungsbetrag vn 150 müssen nicht sämtliche Pflichtangaben genannt werden. Trtzdem gibt es einige Punkte, die in jedem Fall enthalten sein müssen:

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